Endelig! Dit kreative bureau har fået en ny kunde efter måneder med samtaler frem og tilbage, justeringer af tilbudsmaterialer, justeringer af justeringerne, møder med marketingteamet, møder med ledelsen, møder med alle (eller deromkring), videoopkald og det endelige fysiske møde til gennemgang af detaljer og udveksling af håndtryk. Det er en stor kunde med masser af detaljer, der skal falde på plads, og det føles rigtig godt at have hevet den i land.
Nu begynder det rigtige arbejde.
Første skridt: Få styr på onboarding af kunden, så aktiver og arbejde ubesværet kan flyde frem og tilbage. En ubesværet og effektiv onboardingproces er et godt fundament for videreudvikling af et vellykket projekt. Nye kunder vil blive imponeret over enkeltheden og tankerne bag en effektiv og ubesværet oplevelse. Teamet har allerede kendskab til alt fra start, og der er systemer på plads til at sende og modtage yderligere filer og mapper. Teamet ved også, hvor de kan finde og tilgå det, de skal bruge, når de skal bruge det, mens de tager højde for sikkerhedsforanstaltninger, der forhindrer datalæk.
Her er nogle strategier til, hvordan du gør onboardingprocessen af kunder så nem som mulig.
Standardiser processen til oprettelse og underskrivning af kontrakter
Noget af det mest spændende ved at vinde nyt arbejde? Underskrivelse af kontrakten, der gør det officielt. En af de værste dele? Oprettelse af kontrakten.
Men med Dropbox Sign-skabeloner er det nemt at oprette en standardiseret kontrakt én gang og derefter bruge den igen og igen. Det er også smart at udvikle skabeloner til de forskellige typer planer, som din organisation bruger ofte. Det er et gennemprøvet og brugsklart system til nem onboarding af kunder.
(Og mens vi er her, hvorfor så ikke også bruge Dropbox Paper-skabeloner til kreative oplæg, projekter med videoproduktion og andre behov ? Den slags kedelige arbejde behøver ikke at være så kedeligt endda).
Opret en velkomstguide og sæt de rette forventninger
En ny klient er som et nyt forhold: begge parter er begejstrede for fremtiden, men også skeptiske over, hvor tingene kan føre sig hen.
Derfor er det vigtigt at sikre en god oplevelse fra start ved at oprette en velkomstguide, så kunden ved, hvad der er i vente. Guiden kan f.eks. fortælle, hvordan din organisation fungerer, en smule om organisationens principper og måske lidt humoristisk, der kan bryde isen.
Send det sikkert, og gennemgå derefter guiden. Glem ikke at inkludere tjeklister, så klienten forstår vejen frem.
Anmod og modtag filer (til den rigtige placering)
Når du onboarder en klient, er det sandsynligt, at du har brug for filer fra dem. Måske betyder det nogle af deres eksisterende aktiver, eller måske er det bare en datadump af information, som dit team kan undersøge.
Med filanmodninger kan dit team anmode om specifikke filer, og klienten kan uploade dem til din konto, selvom de ikke selv har Dropbox. Du skal blot oprette en ny anmodning, indtaste et par oplysninger, vælge den mappe, hvor filerne skal uploades, angive en deadline, og så sende anmodningen afsted. Anmodninger kan redigeres bagefter, hvis du har brug for at ændre oplysningerne.
Bare vent på at modtage filerne, og luk derefter anmodningen, når filerne er kommet.
Husk god datasikkerhed
I sagens natur vil onboarding af en ny klient omfatte en vis grad af proprietære data, der deles mellem parterne og derefter lagres på et par steder. Ingen ønsker at se data lække ud i verden, så det er vigtigt at opretholde sikkerheden.
Dropbox beskytter oplysninger på flere forskellige måder. Filer krypteres ved hjælp af 256-bit AES (Advanced Encryption Standard) for at beskytte dataene, mens de overføres mellem Dropbox-apps og serverne. Der testes også konstant for sikkerhedsbrister. Med Dropbox’ adgangskodebeskyttelse er det kun personer med adgangskoden, der har adgang til filen eller mappen, og angiver du udløbsdatoer for links, virker de kun i en begrænset periode.
Onboarding af en ny kunde kan – og skal – være nemt. Med en smule omtanke og forberedelse kan processen næsten køre af sig selv. Hvis dit bureau følger ovenstående trin, kan I hurtigt komme i gennem onboardingprocessen og komme i gang med det faktiske arbejde. Det er trods alt, det der er sjovt.
