Projektledelse er en kompleks proces, men ét af de vigtigste trin er også ét af de mest enkle: udarbejdelse af et projektomfangsdokument. Dette dokument beskriver målene, resultaterne, der skal afleveres, opgaverne og tidsfristerne for et projekt, og det fungerer som en køreplan for alle involverede parter.
I denne artikel forklarer vi, hvad projektomfang er, hvorfor det er vigtigt, og hvordan du skriver et projektomfangsdokument, der hjælper dig med at styre dine projekter.
Hvad er et projektomfang?
Et omfang er den samlede mængde tid og arbejde, der kræves for at gennemføre et specifikt projekt. Du skal definere projektets budget eller omkostninger, mål, resultater, der skal afleveres, opgaver og tidsfrister for at lave et projektomfang.
Når du ved, hvad der er inkluderet i projektet, bør definitionen af omfanget være en fælles indsats, der aftales mellem dig og dit team – før I begynder at arbejde på projektet.
For at gøre dette formelt kan I udarbejde en projektomfangserklæring, der kan underskrives og gemmes, så I nemt kan henvise til den. Dette er et dokument, der fungerer sammen med jeres arbejdserklæring til at støtte projektstyringsprocessen og til at sætte rimelige forventninger for interessenter.
Hvorfor er projektafgrænsning vigtig?
Udarbejdelse af et projektomfang er vigtig af flere årsager. Det hjælper dig med at:
opstille mere rimelige og opnåelige projektmål
øge effektiviteten
fastsætte rimelige budgetter eller bedre omkostningsskøn for dit team
beskrive for vigtige interessenter, hvad der indgår i projektet, så det er nemmere for dem at forstå og henvise tilbage til
sikre, at alle teammedlemmer er på bølgelængde og fokuserer på de aftalte mål eller projektresultater, der skal afleveres
forhindre, at projektet øges ud over det aftalte omfang
give en køreplan, som ledere eller projektejere kan bruge til at planlægge og uddelegere opgaver blandt teamet
Sådan skriver du et projektomfangsdokument
Det er en enkel proces at skrive et projektomfangsdokument. Men det er vigtigt at følge nogle nøgletrin for at sikre, at dokumentet er udførligt og effektivt.
1. Definer projektets mål
Et vellykket projekt har et overordnet mål – det besvarer spørgsmålene "hvorfor?" og "hvad betyder det?" i forhold til det arbejde, du udfører. Det er også med til at sikre, at alle er fokuserede og arbejder henimod et fælles mål.
At definere, hvad du ønsker at opnå i løbet af projektets livscyklus, giver vigtig kontekst for dig, dit team og dine interessenter. Dette bør være det første skridt i enhver projektplanlægningsproces, da det giver klarhed over senere trin i den endelige fastlæggelse af projektets omfang.
Uden et klart mål kan projektet let komme til at afspore eller miste sit formål af syne.
2. Få input fra dit team
Dit team er din vigtigste ressource og en effektiv kilde til viden. De har den relevante erfaring – og de kan fortælle dig, hvor lang tid bestemte opgaver normalt tager, og hvordan forskellige resultater er relateret til hinanden. Støt dig til dit team for at få overblik over følgende:
Realistiske tidsfrister og mål
Forventninger til projektet, især hvad angår feedback fra dit team
Undtagelser – har en interessent bedt om noget, der normalt ligger uden for omfanget af denne type projekt?
Med dit teams input bliver det meget nemmere at fastsætte projektets milepæle og en rimelig køreplan eller tidslinje.
Værktøjer som Dropbox Paper gør det nemt for dit projektteam at samarbejde om omfangsdokumenter. Teammedlemmer kan tilføje kommentarer for at stille spørgsmål direkte i Paper-dokumentet, hvilket forbedrer kommunikationen og gruppens forståelse af det projekt, der undersøges.
Og når dit team arbejder sammen i Dropbox, opbevares alle projektrelaterede materialer sikkert på ét centralt sted.
3. Definer projektets milepæle og køreplan
Milepæle giver en klar struktur over projektet og er et af de vigtigste elementer i dit arbejdsomfang. De udgør kontrolpunkter, der hjælper interessenter med at holde styr på fremskridtet, og sikrer, at projektet holder tidsplanen.
Interessenter kan henvise til projektets omfangsdokument for at få klarhed over, hvornår centrale dele af projektet vil blive leveret, hvornår møder vil afholdes, og andre vigtige trin i projektet. Du kan derefter kortlægge dette på en tidslinje eller et roadmap med klare start- og slutdatoer for projektet som helhed og deadlines for specifikke opgaver eller leverancer.
At have en oversigt over milepæle eller deadlines kan også hjælpe med at forhindre omfangsforskel – når projektkrav eller leverancer begynder at stige over tid og overstiger det oprindelige projektomfang. Med en klar arbejdsgang og procedure for projektlevering og -godkendelse kan projektets interessenter bedre identificere potentielle risici eller problemer tidligt og foretage justeringer i køreplanen, før tingene eskalerer.
For at fremme processen med at fastlægge projektomfang har Dropbox Paper et udvalg af gratis skabeloner, der er klar til brug til en række forskellige projekttyper – fra lanceringsplaner og produktkøreplaner til indholdskalendere og planer for videoproduktion.
4. Organiser de relevante oplysninger
Når du har indsamlet alle oplysninger og input fra de personer, der arbejder på projektet, er det tid til at samle det hele i dit projektomfangsdokument.
Vigtige detaljer at inkludere:
Projektets navn og beskrivelse
Tidsfristen
Projektets leder eller ejer
Andre teammedlemmer, der arbejder på projektet, og deres roller og ansvarsområder
Projektets mål
Resultatet/-erne, der skal afleveres
Opgaver, der er omfattet
Opgaver, der ikke er omfattet
Begrænsninger og overvejelser
Eksisterende ressourcer
Bedste praksis ved brug af et projektomfangsdokument
Udover at lave en projektomfangserklæring er der nogle bedste praksisser, du kan følge for at sikre, at din projektomfangsproces er effektiv. Det omfatter blandt andet:
Vær så specifik som muligt, hvad angår oplysningerne om projektomfanget, herunder målbare handlinger for rapportering af projektets resultat
Definer de vigtige elementer som mål og resultater først, og arbejd derefter baglæns for at finjustere projektets tidslinje og ressourcestyring
Lær af tidligere projekter for at sikre, at dit projektomfang bliver så godt som muligt
Gør det så nemt som muligt at få accept fra relevante interessenter ved tydeligt at identificere projektets begrænsninger, grænser eller undtagelser samt resultater
Et tydeligt, effektivt projektomfang – hver gang
Dropbox er den ideelle, centrale placering til opbevaring af, indhentning af feedback på og styring af dine projektfiler. Opnå tillid fra dine interessenter ved hurtigt at dele projektopdateringer og -fremskridt og ved at sørge for, at de er involverede under hele projektet.
Ved at have alt samlet ét sted kan du og dit team strømline projektstyringsprocessen og bruge mere tid på at udvikle og udføre en solid projektstrategi – og mindre tid på at jagte dokumenter eller bekymre sig om, hvor jeres projektmaterialer er gemt.
