Så ... hvad betyder det?
At have en enkelt kilde til sandhed (Single Source of Truth eller SSOT) er en betegnelse for praksissen med at samle alle virksomhedsdata ét sted. Ideen er, at alle i virksomheden derefter kan træffe afgørende forretningsbeslutninger baseret på gensidigt tilgængelige data. Det betyder, at der ikke er nogen arbejdssiloer, der afspærrer folk fra vigtige oplysninger. Hvis din virksomhed arbejder ud fra én version af sandheden, vil intet være skjult for nogen, og I vil alle være på samme bølgelængde. Når dine optegnelser er tilgængelige et centralt sted, kan du forhindre, at du selv og dine kolleger farer vild i adskillige versioner af sandheden/den samme fil.
Forbud mod løgnene
Det er kun positivt, hvis hele dit team arbejder med den opfattelse, at intet fejes under tæppet eller går tabt i administration. Det er også den mest optimale måde at håndtere data på og vigtigt, hvis der et utal af kilder til disse data. Det er som, hvis alle virksomhedens oplysninger var i en tilstand af nirvana.
Viden er magt, og jo flere oplysninger du kan dele med dine medarbejdere, jo mere information har virksomheden. "Sandhed" betyder ikke nødvendigvis, at alle de data, som du har i din eneste kilde til sandheden, skal være nøjagtige, men at det samlet set giver dig et mere korrekt billede af din virksomhed.
For eksempel har dit brand måske to hundrede tusinde følgere, som vist ved sociale mediemålinger. Men når du laver en undersøgelse, finder du ud af, at en fjerdedel af dine følgere befinder sig i et land, du ikke sender til, og at en god del af dem er bots. Du har brug for begge disse informationskilder for at få det bedste overordnede billede af dit brand og for at finde ud af, hvordan du kan afhjælpe denne situation. For eksempel, nu hvor du ved, at de fleste af dine følgere er internationale, kan du enten fokusere på lokale tiltag eller seriøst overveje at udvide dine forsendelsesdestinationer. Du har derfor klatret op ad vejen til forbedring af din forretning.
Oplysning via datahåndtering
En SSOT kan kun opnås, hvis alle dine data er samlet ét centralt sted, og hvis du har passende processer, der sikrer, at de forbliver opdaterede. I kan alle blive enige om at placere jeres dokumenter i én central mappe, men hvad så? Du skal som virksomhed være dedikeret til denne idé og sikre, at data altid er opdaterede og klar til adgang. Overvej at tilføje følgende arbejdsgange til dine forretningsprocesser:
Arbejd fra skyen
Ved hjælp af skyen er vores arbejde blev ændret på en lang række måder. Det giver dig og dit team adgang til dokumenter uanset hvor, og det med de samme dokumenter, ikke gamle versioner.
Overvej interne vejledninger
Selvfølgelig kender dit team virksomheden og din virksomhedskultur, for de oplever den hver dag, de går ind ad døren (eller logger på). Men tænk også på, hvor mange gange du har spurgt en kollega om noget, som du godt ved, du har spurgt om før. “Hvilket leveringsformat skal jeg bruge?”, “hvor skal jeg sende den her faktura hen?”, “er Bo stadig ansvarlig for kreditorer?” og så videre. Brug en dag eller to på at samle de dokumenter, som ikke vedrører kunder eller markedet, men som retter sig mod, at medarbejdere kan gøre deres job bedre.
Gør tingene klare
Kvartalsvise mål, indtægter og teamkvoter kan være vigtige, men at snakke om de tal er ikke altid den mest engagerende måde at præsentere data på. Du kan vælge en bedre måde at dokumentere virksomhedens resultater på, som er letforståelig og altid ajour, så dit team kan følge med i jeres succes. Det kan være så enkelt som bare et delt dokument, hvor mål noteres og opdateres løbende, så teams altid kan følge med i status og resultater.
Tænk på det større billede
At data er lettilgængelige for alle medarbejdere efter behov, på samme måde som i et data-warehouse, handler ikke kun om virksomhedens kultur men om bedre forretningsprocesser. Det er ikke kun kernemedarbejderne, der drager fordel af åben kommunikation. Til syvende og sidst har du også brug for interessenter og beslutningstagere, som kender al information i alle de informationskilder, som du bruger. Gennemsigtighed er afgørende i disse tider. Det gælder ikke kun CRM-systemer og i forhold til virksomhedens sociale ansvar, men også i forhold til den måde, som dine medarbejdere opfatter produktet på og hvordan det påvirker deres fortsatte loyalitet. Det skal alt sammen overvejes, når du vælger din kilde til sandheden.
At skabe en kilde til sandhed
Hvert team arbejder på deres egen måde. Du har måske din egen virksomhedskultur og et overordnet koncept for arbejdsprocesserne, men økonomiafdelingen følger ikke de samme arbejdsgange som marketingafdelingen. Den måde, som et team opfatter virksomheden og dens data på, vil være helt anderledes end et andet teams, og begge vil adskille sig fra en administrerende direktørs. En enkelt sandhedskilde er således upartisk. Det betyder også, at du undgår, at de samme filer overskrives, med deraf følgende forvirring og tilbageslag.
Dropbox kan hjælpe dig med at skabe en kilde til sandhed og sikre, at kun de seneste oplysninger er tilgængelige, fordi alt opdateres i realtid. Med funktioner som versionshistorik på Dropbox kan du se, hvad der er blevet redigeret og ændret, og hvis du ikke kan lide den nye version, kan du bare gå tilbage til en tidligere version. Hvis noget ændrer sig, vil andre teammedlemmer på filen blive underrettet. Har du ved et uheld slettet noget fra din eneste kilde til sandhed og er bekymret for, at du ikke kan erstatte det? Det behøver du ikke at være. Med Dropbox kan du gendanne alle filer, der er slettet de sidste 30 dage. Så kan du have ro i sindet, vel vidende at du altid kan vende tilbage til tidligere versioner, hvis der skulle ske noget uventet, mens du arbejder.
Du kan endda konfigurere automatiseringer for delte mapper i Dropbox. De standardiserer navngivning, sortering og tagging, hvilket giver mindre plads til brugerfejl og minimerer arbejdet for dit team.
Forskellige teams, forskellige systemer, en sandhed
Uanset hvor velorienteret du tror, at du er om dine medarbejdere, processer eller en del af din virksomhed, så er det altid muligt, at du ikke kender alle detaljerne. Måske betyder det, at din online tilstedeværelse ikke er så organisk, som du troede i første omgang, eller at dine medarbejdere arbejder med en version af en given fil, som du troede var ændret for lang tiden siden. Alt det kan du undgå med en enkelt kilde til sandheden. Uanset om det er mennesker eller data, som du mangler information om, så kan din kilde til sandheden hjælpe med at afdække virkeligheden i forhold til dit produkt.
