Sådan forbedres din etikette til videokonferencer

Hvad er videokonferencer?

Videokonferencer er enhver form for telekommunikation mellem to eller flere personer via video og lyd. Fjernarbejdere og de, der bor langt væk fra deres familie og venner, er sandsynligvis allerede eksperter i videoopkald. Og med det stigende antal mennesker, der arbejder hjemmefra og eksternt, bliver det kun mere og mere almindeligt at kommunikere med kolleger via videokonferencer.

Hvorfor har vi brug for etikette i forbindelse med videokonferencer?

I betragtning af hvor allestedsnærværende videokonferencesoftware er i dag, skulle man tro, at korrekt etikette ville være godt forstået nu om dage. Selvom det normalt ikke er noget problem at FaceTime familiemedlemmer eller venner fra sengens komfort, er det ikke tilfældet med kommunikationsværktøjer på arbejdspladsen – såsom Microsoft Teams – der kræver større omtanke for både orden og effektivitet. Du er måske ekspert i at afholde møder på kontoret, men den ekstra virtuelle barriere ved videokonferencer kan være en udfordring for nogle.

Det er nemt at blive distraheret eller miste fokus, når man arbejder hjemmefra, og møder via videkonferencer er ingen undtagelse. Selvom det kan være hyggeligt, at et teammedlems hund kommer ind i rummet, kan den lille, nuttede hundehvalp også godt være en smule forstyrrende. Det samme gælder uengagerede deltagere, der helt tydeligt ikke lytter eller er opmærksomme på mødet.

Grundlæggende regler for god etikette ved videkonferencer

Det første skridt til at have produktive videoopkald er at sikre, at de er funktionelle, både fra et teknisk og et menneskeligt perspektiv. Så for at sikre, at du får mest muligt ud af videomøder med dine kolleger, har vi sammensat en tjekliste med nogle af de vigtigste tips til videoopkaldsetikette:

Tjek din internetforbindelse og din hardware på forhånd

Du vil virke og føle dig uduelig og uprofessionel, hvis du prøver at starte et møde, men din mikrofon eller dit webkamera ikke fungerer. Når du har planlagt et møde i forvejen, skal du altid sørge for, at din videkonferenceopsætning fungerer, på forhånd – ikke to minutter før, mødet starter. Tjek din indbyggede mikrofon eller dit headset for at sikre, at den eller det er registreret af din software.

Du bør også teste, om din internetforbindelse kan opretholde en videokonference. Du ønsker ikke at blive afbrudt i et kritisk øjeblik eller midt i en samtale.

Hvis forbindelsen er ustabil, er der mange apps, der giver dig mulighed for at begrænse kvaliteten af den video, du modtager, eller slå den fra, så du stadig kan deltage i mødet via lyd. Selvom du ikke er på video med alle andre, er det vigtigste, at du stadig kan deltage og følge med. Vær opmærksom på, at nogle mennesker af forskellige grunde vil vælge videomuligheden helt fra, det gælder især, hvis de er i et rum, hvor der også er børn eller kæledyr, eller hvis de bare ikke har lyst til at blive set lige på det aktuelle tidspunkt. Det er også ok.

Klæd dig på

Vi har alle gjort det mindst én gang – væltet direkte ud af sengen og logget på computeren for at deltage i et teammøde klokken 9.00. Det er måske bare ikke lige det mest velegnede for din professionelle udstråling at deltage i et møde iført pyjamas. Hvis du vil tages alvorligt under en videokonference, skal du klæde dig på til det. Du behøver måske ikke nødvendigvis at klæde dig meget formelt på, men sørg i det mindste for, at du er velklædt nok til at blive set af dine teammedlemmer. Du vil for det første se ud som om, du ikke bare er ligeglad, og hvis du har noget andet på en joggingtøj, kan det hjælpe dig med at få det rette mindset til at deltage i en produktiv og fokuseret samtale med dine kolleger.

Find dit stille rum

Det er ikke alle, der har et separat kontor, hvor de kan arbejde hjemmefra, men det er vigtigt, at du kan finde eller skabe et fredeligt sted, hvor du kan deltage i videokonferencen. Selvom du ikke har familiemedlemmer, bofæller eller kæledyr i rummet, som kan forstyrre dig, mens du arbejder, så vil nogle af de andre mødedeltagere have det. Når du sætter dig ned for at deltage i en videokonference, skal du sørge for, at du sidder et sted, hvor der ikke er nogen, der pludselig kommer og forstyrrer dig. Du vil kunne fokusere på dine kolleger, mens de taler, og fjerne al baggrundsstøj, mens du selv taler.

Indram scenen

Nu hvor du er klædt på og har et privat sted til dit videoopkald, så vær opmærksom på dine omgivelser og hvordan de ser ud på kameraet.

Din forberedelse betyder ikke noget, om det er for mørkt til, at dine kolleger kan se det, eller om alt, hvad de kigger på, er en bunke beskidt service i vasken. Tag et øjeblik til at rydde op og indrette rummet omkring dig. Træk gardinerne fra, eller tænd lyset, eller hvis problemet er din visuelt uplejede indretning, så brug en grøn skærm eller virtuel baggrund til at skjule den. Med Google Meet kan du for eksempel sløre din baggrund eller erstatte den med et billede eller en video – uden behov for en grøn skærm.

Slå din mikrofonlyd fra, når du ikke taler

Når mødet endelig starter, er et af de vigtigste aspekter ved etikette for videoopkald at slukke din mikrofon, når du ikke taler. Selv når du har fundet et fredeligt sted til dit møde, vil mikrofonen stadig samle op, hvis du bevæger dig rundt, hoster eller begynder at skrive.

Det sidste, du ønsker, er, at nogen er nødt til at gentage sig selv på grund af en utilsigtet afbrydelse, eller at du bliver fanget i at arbejde på noget andet under mødet (uanset om det kun er for en kort bemærkning). De fleste typer videokonferencesoftware har en knap til at slå lyd fra for dig eller selve opkaldet – du skal bare huske at slå lyden til, når du taler igen.

Se på kameraet

Når du deltager i et videoopkald, kan det virke mest fornuftigt at se på videofeeds af andre deltagere i mødet. Men hvis du vil have andre mødedeltagere til at fokusere på dig skal du kigge direkte ind i kameraet.

Selvom du ikke kan se dine kolleger, medvirker det til en følelse af kommunikation ansigt til ansigt, hvis du kigger på kameraet, og det sikrer, at de er opmærksomme og virkelig lytter til det, du siger. Hvis du vil se dem, mens du taler, skal du placere videoen på skærmen direkte ud for kameraet, så de begge er på niveau med øjnene. På de fleste bærbare computere er det ikke noget problem, men du skal muligvis ændre opsætningen, hvis du arbejder på en stationær computer.

Vær opmærksom og hold fokus

Når du først er i videokonferencen, er det vigtigste, du kan gøre, selvfølgelig at fokusere på det møde, du har. Det er både meget nemmere at afbryde et møde under videokonferencer og slippe afsted med det end på kontoret. Det betyder, at det er dit ansvar at sikre, at du deltager, som om du var på kontoret, selvom du sidder på dit soveværelse med din bærbare computer.

At bevare fokus derhjemme kan opnås på samme måde som på kontoret. Hvis du tager noter, kan det f.eks. hjælpe dig med at tilegne dig og svare på det, der drøftes. Men du skal samtidig også kunne modstå fristelsen til at skifte fane til andre aktiviteter eller bare kigge på din telefon. Selvom du mener, du er god til at multitaske, vil du ikke få meget ud af mødet, hvis du bliver distraheret.

Sådan afholder du effektive videokonferencer

Når du har styr på den grundlæggende etikette i forbindelse med videokonferencer, bør du ikke have nogen problemer med at arrangere og afholde videomøder med dine kolleger. Men helt som på kontoret kræver det lidt mere at gøre jeres videomøder effektive og tiden produktiv. Det betyder, at du skal sørge for at have alle de nødvendige materialer, når du planlægger møder med kolleger. Tænk over, hvordan du engagerer eksterne mødedeltagere.

Sæt altid en dagsorden

Det første skridt mod at gøre alle møder effektive både på og uden for kontoret er at have en klar dagsorden. Det alene kan gøre en væsentlig forskel i forhold til at afholde en effektiv videokonference.

Med skabelonen til mødedagsorden, der er tilgængelig i Dropbox, er det nemt hurtigt at sammensætte en delbar dagsorden, der skitserer de væsentlige punkter for mødet. De, der er inviteret til mødet, men ikke kan deltage, vil også kunne gennemgå dokumentet efterfølgende.

Del filer og oplysninger før mødet

Hvis du forventer at få input og opleve samarbejde fra dit team under et videoopkald, er det vigtigt, at du giver dem de nødvendige forudsætninger for at gøre det. På kontoret kan du uddele et stykke papir eller skrive på et whiteboard, men videokonferencer kræver mere forudgående planlægning.

Forbered og del filer eller dokumenter, du skal bruge, inden mødet, så dine kolleger ikke behøver at gætte. Når I er på linjen, kan I også dele jeres skærm for at gennemgå dokumentet sammen, så alle er på samme side. Endnu bedre kan I derefter dele filen fra Dropbox til videomødet, hvor teammedlemmer kan tilføje til den i realtid.

Send invitationer ud på forhånd

På kontoret kan det at få folk ind i et mødelokale betyde blot at gå hen til deres skrivebord og spørge, om de har 10 minutter. Det kan dog være meget sværere at fange folks opmærksomhed, når man arbejder hjemmefra, selv når man bruger Slack eller andre chat-apps til kontoret.

Hvis du vil have, at medarbejderne deltager i din videokonference, skal du give dem besked på forhånd. Hvis du ikke gør det, er der en sandsynlighed for, at de ikke er ved deres skrivebord og ikke har tid til at læse dagsordenen. Hvis du giver alle den tid, de har brug for til at forberede sig på videokonferencen, er der større chance for, at du – og hele teamet – opnår succes.

Samarbejde via videokonference

Eksterne teams bliver mere og mere udbredte, og det betyder, at videopkald ikke længere blot er erstatninger for fysiske møder – de er efterhånden ved at blive normen for mange virksomheder. Og efterhånden som videokonferencer spiller en stadig større rolle både i privatlivet og arbejdslivet, bliver det afgørende, at vi formår at bruge teknologien korrekt.

Så næste gang du planlægger et videomøde til kl. 10, så brug vores videokonferenceetikette, så mødet bliver en succes. Forberedelse til en videokonference vil hjælpe med at engagere dit team i at deltage og i sidste ende styrke jeres online teamwork, mens I arbejder eksternt.