Uanset vores afdeling eller funktion genererer vi et stort antal filer og dokumenter i vores arbejdsliv. Men når vi først har oprettet dem, kan vores dokumenter nemt gå tabt i det store økosystem af indhold på tværs af vores virksomhed. Så hvordan gør vi det nemmere at finde dem?
Et dokumenthåndteringssystem kan hjælpe dig med at strømline arbejdsgange, øge effektiviteten og produktiviteten og spare dit team værdifuld tid.
I denne artikel undersøger vi, hvad et dokumenthåndteringssystem er, og hvilke fordele der er ved at bruge et – og giver nogle tips til at finde den rigtige løsning til dig.
Hvad er dokumenthåndtering?
Dokumenthåndtering er processen med indhentning, lagring, arkivering, sporing og hentning af din virksomheds elektroniske dokumenter. Det omfatter PDF-filer, tekstbehandlingsfiler, videoer og scanninger af papirbaserede filer som kvitteringer.
Med et digitalt dokumenthåndteringssystem kan du eliminere papirarbejde og gøre det nemmere at redigere indhold som PDF'er, dele filer til e-signaturer og andre vigtige forretningsprocesser.
Et dokumenthåndteringssystem (eller "DMS") giver dig mulighed for at indsamle forskellige typer dokumenter fra forskellige kilder, såsom e-mails, onlineformularer og delte digitale filer, og gemme dem på et sikkert og lettilgængeligt sted.
Hvorfor du har brug for et digitalt dokumenthåndteringssystem
Du har brug for et klart, men omfattende system for at garantere dokumentsikkerhed og sikre, at din dokumenthåndtering er effektiv.
I disse dage skaber vi alle en enorm mængde data i vores arbejdsliv, når vi interagerer med kunder, kolleger og andre interessenter. Et digitalt dokumenthåndteringssystem hjælper med at holde vores filer og mapper tilgængelige, men sikre, mens vi fortsætter med at oprette, modtage og dele dem som en del af vores arbejdsgange og projekter.
Hvad er fordelene ved at dokumenthåndteringssystem?
Implementering af et dokumenthåndteringssystem giver din virksomhed en række betydelige fordele.
1. Teamwork og samarbejde
Når teammedlemmer kender den nøjagtige placering af de filer og mapper, de skal bruge til deres arbejde, bliver samarbejde i realtid meget lettere. Sig farvel til den besværlige proces med deling af dokumenter til input over e-mail og andre kommunikationsværktøjer!
Det gør det også nemmere at dele indhold eksternt med kunder og andre interessenter og tilføjer et ekstra lag af sikkerhed ved at gemme dokumentet et sikkert sted og begrænse adgangen til bestemte personer.
2. Nem adgang
Det er meget nemmere at få adgang til et digitalt dokumenthåndteringssystem end et lokalt papirbaseret system, der er begrænset til en enkelt placering eller et enkelt sted. Med et digitalt system – især et, der er cloudbaseret – har du og dine teammedlemmer adgang til dokumenter hvor som helst og på enhver enhed.
Så uanset om du arbejder hjemmefra eller tjekker nogle opgaver af, mens du er på farten, kan du undgå at miste papirarbejde ved sikker adgang til filer, der opbevares sikkert i cloud-lagring.
Et centraliseret område til dine dokumenter gør det også meget nemmere at finde filer – ikke flere dokumenter spredt ud over forskellige mapper og undermapper med uundgåelige adgangsproblemer.
3. Bedre sikkerhed
Indbyggede sikkerhedsfunktioner som Dropbox send og spor gør det muligt at give adgangstilladelser og overvåge, hvornår, hvor og hvordan dokumenter er blevet set, redigeret og delt.
Administratorer kan kun give adgang til dokumenter til de personer, der har brug for det, hvilket beskytter følsomme oplysninger og understøtter overholdelse af lovgivningsmæssige krav.
Korrekt dokumenthåndtering er også ved at blive et juridisk krav i mange brancher, hvilket betyder, at et robust dokumenthåndteringssystem kan hjælpe med at vise revisorer, at du følger de relevante love og regler.
4. Forbedret effektivitet og produktivitet
Med et omfattende dokumenthåndteringssystem behøver du ikke spilde tid på at lede efter filer på andre enheder, apps eller browserfaner.
Og hvis du forbedrer dette med intelligente AI-værktøjer som Dropbox Dash, kan du finde alt, hvad du har brug for, med blot et par klik, uanset metadata eller filformat – hvilket sparer dig værdifuld tid og kræfter.
Hvad skal et dokumenthåndteringssystem kunne?
Når du vælger dokumenthåndteringssoftware til dit nye system, er der flere nøglefunktioner at kigge efter, herunder:
Versionskontrol og revisionsspor – se, hvordan det nuværende dokument blev til, og hvordan det adskiller sig fra tidligere versioner
Sikkerhed og adgangskontrol – filkryptering og mulighed for beskytte vigtige dokumenter med adgangskode
Automatisering af arbejdsgang – sæt tempoet op på tidskrævende opgaver såsom at oprette og administrere mapper
Samarbejde—gem dokumenter på et centralt sted, så det er nemt for dine kolleger at arbejde på filer på samme tid.
Nem filsøgning og -hentning – vælg et værktøj, som giver en ensartet brugeroplevelse og hjælper dig med at finde det rigtige dokument, når du skal bruge det
Dit valgte system bør også passe problemfrit ind i din dokumenthåndteringsworkflow – så du og dit team kan fortsætte med at oprette, dele og administrere jeres dokumenter uden problemer.
Et samlet, centraliseret dokumenthåndteringssystem
Dropbox er det ideelle centraliserede sted til lagring, samarbejde, få feedback på og administrere dine projektfiler. Med Dropbox er det nemt at oprette, redigere og dele dokumenter med dine teammedlemmer og få adgang til dem når som helst, uanset hvor du er.
