Was ist eine ZIP-Datei?

Unterstützen Sie Ihr Unternehmen dabei, mit ZIP-Dateien Speicherplatz zu sparen und die Übermittlung von E-Mails zu beschleunigen.

Was ist eine ZIP-Datei?

Das Komprimieren von Dateien ist am digitalen Arbeitsplatz nahezu unverzichtbar. Sie können so mehr Daten schneller als je zuvor verschicken – deshalb sind ZIP-Dateien ein bei so vielen Unternehmen auf der ganzen Welt so beliebtes Hilfsmittel. Aber eine ZIP-Datei?

ZIP-Dateien unter die Lupe genommen

ZIP ist ein weitverbreitetes Archivformat, das verwendet wird, um eine oder mehrere Dateien an einem Speicherort zu komprimieren. Dadurch reduziert sich ihre Gesamtgröße und es ist einfacher, die Dateien zu übermitteln oder an einem anderen Ort abzulegen. ZIP-Dateien funktionieren ähnlich wie Standardordner auf Ihrem Computer. Bei komprimierten Dateien sind die Ordnerinhalte allerdings verkleinert, sodass der auf Ihrem Computer weggenommene Speicherplatz geringer ausfällt. Wenn Sie also gerne wissen möchten, wie Sie Dateien kleiner machen können, sollten Sie sich unbedingt mit dem ZIP-Format vertraut machen.

Woran erkennen Sie nun eine ZIP-Archivdatei? Das ist ganz einfach. Immer, wenn Sie der Dateiendung .ZIP oder .zip am Ende einer Datei begegnen, haben Sie es mit einer ZIP-Datei zu tun. Das ZIP-Dateiformat gibt es schon eine ganze Weile. Ursprünglich erfunden wurde es 1986 von Phil Katz. Zunächst implementierte Katz ZIP-Dateien im PKZip-Programm seines Unternehmens, doch dann verbreitete sich ihre Nutzung rasend schnell. Heute gibt es zwar viele verschiedene Archivdateiformate, doch ist ZIP wohl nach wie vor das meistgenutzte – hauptsächlich wegen der Beliebtheit des Programms WinZip in den 1990ern.

Wie funktionieren ZIP-Dateien?

In ZIP-Dateien werden Daten mit weniger Bits verschlüsselt, sodass durch das Entfernen überflüssiger Daten die Dateigröße abnimmt. Dieses Verfahren wird auch als verlustfreie Datenkompression bezeichnet und gewährleistet, dass alle Originaldaten intakt bleiben. Sehen wir uns einmal ein kurzes Beispiel dazu an, wie das funktioniert.

Stellen Sie sich eine Datei vor, die folgende Sätze enthält:

  • Die praktische Speicher- und Freigabelösung für Ihr Unternehmen
  • Ihre Unternehmenslösung für die praktische Freigabe und Speicherung

Jedes Wort in dieser Datei kommt zweimal vor. Wenn jedes Zeichen und jedes Leerzeichen in der Datei nun einer Speichereinheit entspricht, wäre die gesamte Dateigröße 110 Einheiten. Wenn Sie aber einen Zahlencode für die ganze Datei erstellen können, lassen sich die Daten auf unterschiedlichen Wegen ausdrücken:

  • 1 – Die
  • 2 – praktische
  • 3 – Freigabe
  • 4 – und
  • 5 – Speicherung
  • 6 – Lösung
  • 7 – für
  • 8 – Ihr
  • 9 – Unternehmen

Anders ausgedrückt würde der Satz nun lauten: 123456789896712345. Das bedeutet, dass die ursprüngliche Dateigröße von 110 Einheiten auf nur 18 Einheiten reduziert werden konnte, was eine massive Speicherplatzeinsparung bedeutet. Beim ZIP-Dateiformat kommen verlustfreie Kompressionsalgorithmen zum Einsatz, um genau dieses Ziel zu erreichen. So können Sie die gleichen Informationen effizienter ausdrücken, indem Sie einfach überflüssige Daten aus der Datei entfernen.

ZIP-Dateien am Arbeitsplatz

Komprimierte Dateien können in Unternehmen auf vielerlei Weise eingesetzt werden. Sie sind unverzichtbar, wenn viele Dateien per E-Mail versandt werden sollen. Stellen Sie sich vor, Sie müssen einen umfangreichen Dateisatz an einen Kollegen oder Kunden schicken. Anstatt alle Dateien mühsam einzeln als E-Mail-Anhänge hochzuladen und jedes Mal warten zu müssen, bis eine Datei hochgeladen wurde, bevor Sie die nächste anhängen können, können Sie einfach alle Dokumente in einen einzigen ZIP-Ordner stecken und diesen an die Mail anhängen. Denken Sie aber auch an die potenziellen Speichermöglichkeiten, die das ZIP-Format eröffnet. Anstatt alle Unternehmensdateien in der ursprünglichen Größe abzulegen, kann ihre Komprimierung dazu beitragen, den von alten Dateien eingenommenen Speicherplatz wesentlich zu reduzieren.

Welche Vor- und Nachteile haben ZIP-Dateien?

Nun, da Sie etwas mehr über komprimierte Dateien wissen, sollten wir uns mit den möglichen Vor- und Nachteilen dieses Archivdateityps beschäftigen – insbesondere dahingehend, wie Sie Dateien verkleinern können. Zunächst gibt das ZIP-Format Nutzern offensichtlich die Möglichkeit, Speicherplatz zu sparen und die Leistung ihres Computers zu steigern. Außerdem bieten sie eine tolle Möglichkeit, E-Mail-Übertragungen zu verbessern, weil Sie E-Mails mit kleineren Dateien sehr viel schneller verschicken können. Mit dem ZIP-Format werden Ihre privaten Daten zudem verschlüsselt, was beim Versenden von Dateien über das Internet immer wichtig ist. Kurz gefasst: Mit diesem Dateiformat können Sie die Effizienz Ihrer Dateiverwaltung maximieren. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Dateien, die Sie komprimieren möchten, wählen Sie „Senden an“ – „ZIP-komprimierter Ordner“ aus und das war's auch schon.

ZIP-Archivdateien haben allerdings auch einige Nachteile, die Sie unbedingt kennen sollten. Der wichtigste davon ist: Die Dateien lassen sich nicht viel mehr komprimieren, als sie es bereits sind. Das gilt auch für MP3- und JPG-Dateien. Wenn Sie also häufig mit Video- oder Bilddateien arbeiten, hilft Ihnen das ZIP-Format unter Umständen nicht wirklich dabei, wesentlich Speicherplatz einzusparen. Dann wäre da noch der Sicherheitsaspekt komprimierter Dateien: Obwohl komprimierte Dateien bei Abschluss des Vorgangs verschlüsselt werden, wissen Sie nicht, was mit Ihren Daten passiert, wenn sie in eine Dateikompressionsanwendung geladen werden. Und es gibt keinen Weg, auf dem Sie verhindern können, dass sie in die falschen Hände geraten. Sie können selbstverständlich die vorinstallierten Komprimierungsfunktionen von Windows und Apple verwenden, aber bei Nutzung einer externen Komprimierungsanwendung von einem Drittanbieter ist der Datenschutz immer fraglich. Denken Sie auch daran, dass ZIP-Dateiendungen beschädigt werden können und beschädigte Daten sich manchmal sogar auf den ganzen ZIP-Ordner auswirken.

Was ist eine 7z-Datei?

Wenn Sie zum Thema ZIP-Dateien recherchieren, stoßen Sie höchstwahrscheinlich auch auf die Begriffe „7z-Datei“ und „7-ZIP“. Aber was ist denn eine 7z-Datei und inwiefern unterscheidet sie sich vom Format ZIP? 7z-Dateien ähneln anderen Archivformaten wie ZIP und RAR stark, weisen aber eine höhere Komprimierung auf. Das bedeutet, dass jede Datei weniger Megabyte hat und Nutzer noch mehr Speicherplatz sparen können. Zwar dauert die Verarbeitung von 7z-Dateien etwas länger, dafür ist das Format aber auch häufig das Archivformat der Wahl für alle, die gerne wissen möchten, wie sie Dateien am effektivsten verkleinern.

Welche Alternativen zu ZIP-Dateien gibt es?

Das ZIP-Format ist selbstverständlich nicht die einzige Lösung für die Frage, wie man seine Dateien am besten komprimiert. Es gibt jede Menge Archivformate, darunter RAR, TAR und 7z, sowie Archivierungs- und Dateikomprimierungssoftware wie WinRAR, ZIPx und PeaZip. Wie wir allerdings bereits erwähnt hatten, bringen ZIP-Dateien jede Menge potenzielle Nachteile mit sich, darunter lange Wartezeiten, Dateiduplikate, Dateigrößenbeschränkungen und Beschädigung.

Anstatt mit verschiedenen Dateikomprimierungs-Apps zu kämpfen, können Cloud-Speicher eine tolle Alternative zu ZIP-Dateien darstellen, weil eine Dateikomprimierung hier erst gar nicht notwendig ist. Bei Dropbox gibt es beispielsweise keinen langwierigen, aus mehreren Schritten bestehenden Prozess, der jedes Mal absolviert werden muss, um große Dateien zu versenden oder zu speichern. Verschicken Sie Dateien oder Ordner einfach in Originalgröße und ganz ohne Komprimierung, indem Sie auf die Freigabe klicken. Sie können Dateien mit einer Größe von bis zu 50 GB speichern und freigeben. Dropbox ist somit eine schnelle und zuverlässige Möglichkeit der Dateifreigabe, ohne dass Sie dabei unnötig Platz in Ihrem Posteingang, auf der Festplatte oder auf Ihrem Computer verbrauchen. Aber auch dann, wenn komprimierte Dateien für Sie ein absolutes Muss sind, ist Dropbox unter Umständen die ideale Plattform, weil sie ZIP- und RAR-Vorschauen unterstützt, die Komprimierung nach dem Hochladen ermöglicht und bei der Bearbeitung hilft.

Schlusswort

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass ZIP-Dateien eine von vielen Möglichkeiten sind, Daten effizienter zu speichern oder zu übermitteln. Sie sind aber nicht die einzige Lösung für Dateikomprimierung. Sehen Sie sich also unterschiedliche Komprimierungsoptionen an, um herauszufinden, welches Archivdateisystem Ihren Bedürfnissen am ehesten gerecht wird.