Best Practices für die Organisation und Freigabe von Markenressourcen

Als Teil eines Kreativteams in einem großen Unternehmen arbeiten Sie mit vielen Assets, Ressourcen und Partnern. Das ist großartig: So kann an mehreren Projekten gleichzeitig gearbeitet werden. Eine Agentur erstellt ein Video für eine neue Kampagne. Ein Studio arbeitet an einem E-Book über Thought Leadership und der dazugehörigen Rede für eine bevorstehende Konferenz. Ein Unternehmen für digitales Marketing erstellt ein Paket mit gesponserten Inhalten für die Website und die Social-Media-Plattformen eines beliebten Magazins.

Gleichzeitig wird die Arbeit so komplexer: Assets müssen sorgfältig organisiert und leicht auffindbar sein. Die richtigen Personen brauchen Zugriff, aber böswillige Dritte dürfen keinesfalls Zugriff erhalten. Externe Partner müssen wissen, welches das richtige Logo, die richtige Schriftart und die richtige Präsentationsvorlage ist. Wenn diese Ressourcen nicht aufzufinden und nicht sicher sind, wird es schwieriger, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten – vor allem, je mehr externe Partner involviert sind.

Als Teil eines Kreativteams in einem großen Unternehmen, das mit mehreren Agenturen an Marketing-Assets zusammenarbeitet, brauchen Sie einen intelligenten Prozess. Glücklicherweise hilft Dropbox dabei, Markenressourcen systematisch zu sammeln, zusammenzustellen und zu verteilen.

Assets systematisch verwalten

Als Erstes sollten Sie beim Erstellen eines Asset-Repositorys wissen, was genau enthalten sein soll. Machen Sie am besten eine Liste. Denken Sie an Assets wie Logos, Slogans, stilistische Richtlinien, Nachrichten, Vorlagen und mehr. Geben Sie externen Agenturen lieber Zugriff auf mehr Assets als sie auf den ersten Blick benötigen – dann müssen Sie nicht während der Produktion auf einen genehmigten Slogan oder eine SVG-Datei warten.

Schließlich muss nur noch die Ordnerstruktur eingerichtet werden. Eine Möglichkeit ist, einen übergeordneten Ordner zu erstellen, der Unterordner für bestimmte Assets enthält. Vielleicht heißt der übergeordnete Ordner „Digitale Assets“ mit einem Unterordner für Logos und einem anderen für grafische Slogans. Zur weiteren Organisation können Sie Unterordner im Logo-Ordner für die Sortierung von Logos nach Größe oder Verwendung erstellen. Natürlich haben Sie der Agentur mitgeteilt, welche Logos z. B. für soziale Medien verwendet werden, aber am besten kennzeichnen und sortieren Sie sie, damit es kurz vor Schluss keine Fragen mehr gibt.

Organisation von Dateien nach Projekt

Eine zuverlässige Ordnerstruktur für Teamprojekte besteht aus einem Ordner pro Projekt auf der obersten Ebene und einer stets gleichbleibenden Struktur von Unterordnern. Legen Sie eine eindeutige Namenskonvention und nummerierte Präfixe fest, damit die Ordner allen Beteiligten in der gleichen Reihenfolge angezeigt werden.

Zur Organisation gespeicherter Dateien nach Projekt erstellen Sie für jedes Projekt einen Ordner auf oberster Ebene und nutzen dann jedes Mal die gleiche Unterordnerstruktur (z. B. Briefing, Arbeitsdateien, Reviews und Endfassung). Benennen Sie die Projektordner einheitlich – zum Beispiel „Frühlingskampagne 01/2026“ usw. –, damit sie übersichtlich sortiert und leicht wiederzufinden sind.

Erstellen Sie bei freigegebenen Ordnern einen Ordner „Projekte“ auf oberster Ebene, speichern Sie dann jede Initiative in einem eigenen freigegebenen Projektordner und laden Sie nur die Teammitglieder oder Agenturen ein, die Zugriff auf das jeweilige Projekt benötigen. Verwenden Sie die gleichen internen Unterordner (Briefing, Arbeitsdateien, Reviews, Endfassung), damit die Mitarbeiter immer wissen, wo sie Benötigtes ablegen oder finden können. Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, verschieben Sie den jeweiligen Ordner in einen Unterordner „Archiv“, um die laufende Arbeit übersichtlich zu halten.

Zur effizienten Organisation von Kundendateien sollten Sie eine kundenorientierte Struktur nutzen, die Sie umfassend verwenden können – zum Beispiel: Kunden > [Kundenname] > [Projektname] > Interne Bearbeitung, Kundenfassung und Endfassung. Teilen Sie nur den Ordner „Kundenfassung“ (oder „Endfassung“), damit Kunden immer die aktuellen freigegebenen Dateien sehen, während Ihr Team Entwürfe und Feedback übersichtlich verwalten kann.

Assets sammeln und taggen

Verwenden Sie auch Tags für Ordner. Erstellen Sie einfach einen automatisierten Ordner, der Tags automatisch zu allem hinzufügt, was in diesem Ordner abgelegt wird. So wird das Auffinden von Assets vereinfacht.

Dropbox ermöglicht es Ihnen, Dateien und Ordner mit einfachen Tags zu versehen, nach denen Sie suchen und so zugehörige Assets schnell finden können. Sie können auch einen Ordner einrichten, bei dem alle hinzugefügten Inhalte automatisch das gleiche Tag erhalten, wodurch Ihre Bibliothek auch bei wachsendem Umfang übersichtlich bleibt.

Wenn ein #DigitalAsset-Tag zum Ordner „Digitale Assets“ hinzugefügt wird, erhält jedes Asset im Ordner dieses Tag. Das gilt auch für alles, das in Zukunft in Unterordnern von „Digitale Assets“ abgelegt wird. Ein #Logo für den Logo-Ordner funktioniert für die jeweiligen Unterordner genauso. Ein solches intelligentes Tagging-System spart später Zeit.

Jetzt müssen Assets den richtigen Personen zugeordnet werden. Bitten Sie Ihre Kollegen mit einer Dateianfrage darum, bestimmte Dateien hochzuladen, die automatisch an der richtigen Stelle abgelegt werden – auch wenn Ihre Kollegen keine eigene Dropbox haben. (Obwohl wir das nur empfehlen können.) Stellen Sie einfach die Dateianfrage und sehen Sie zu, wie die Assets dort erscheinen, wo sie hingehören. So ist alles am richtigen Platz.

Für Sie persönlich

Das Verwalten von Berechtigungen – festzulegen, wer Eigentümer ist und wer Lese- und Schreibzugriff hat – muss je nach Einzelfall entschieden werden. Aber in jedem Fall können Berechtigungen ganz einfach festgelegt werden. Funktionen wie die Zugriffsebene ändern, die Freigabe aufheben und Assets mit neuen Personen teilen sind nur einen Klick entfernt.

Darüber hinaus tragen die Verschlüsselung auf Unternehmensniveau von Dropbox sowie die Optionen für Passwortschutz dazu bei, dass Ihre Assets sicher und geschützt sind – unabhängig davon, wer Zugriff hat.

Um proprietäre Designs und Quelldateien sicher in der Cloud zu speichern, sollten Sie diese in einem Dropbox-Ordner aufbewahren, der nur nach Einladung aufgerufen werden kann. Nutzen Sie bei der Freigabe Sicherheitsvorkehrungen wie Passwortschutz, Ablaufdaten und Downloadkontrollen und verfolgen Sie über den Betrachterverlauf den Zugriff, der sich auch schnell widerrufen lässt.

Dank Versionsverlauf und Dateiwiederherstellung können Sie außerdem frühere Versionen von Dateien wiederherstellen, wenn Dateien versehentlich geändert oder gelöscht wurden.

Assets sicher versenden

Asset-Repository erfolgreich erstellt. Der erste Schritt ist geschafft. Jetzt der nächste: Verteilen Sie die Assets an die Partner, die sie brauchen, oder erteilen Sie Zugriff auf die interne Dropbox einer Organisation, damit externe Agenturen die Ressourcen nutzen können. Dafür gibt es mehrere sichere Möglichkeiten.

Mit Dropbox ist es ganz einfach, einen Ordner oder eine Datei zu teilen. Die freigebende Person kann sogar den Lese- und Schreibzugriff präzise steuern – alle Personen mit dem Link, Teammitglieder oder nur diejenigen mit einer Einladung – und auch bestimmen, wer weiteren Zugriff gewähren kann. 

Sie können auch Ordner oder Dateien mit Passwortschutz versehen, Ablaufdaten für Links festlegen und Downloads der freigegebenen Assets deaktivieren.

Wenn Sie den Zugriff auf Kundendateien einschränken müssen, können Sie diese über Dropbox mithilfe von Freigabelinks und Kontrollfunktionen wie Passwörtern, Ablaufdaten oder deaktivierten Downloads ganz nach Ihren Anforderungen teilen – und die Aktivitäten der Betrachter verfolgen, um eine bessere Übersicht zu erhalten.

Für zusätzlichen Schutz können Sie auch digitale Wasserzeichen hinzufügen, sodass geteilte Inhalte Details wie die E-Mail-Adresse und die IP-Adresse des Empfängers enthalten, um eine unbefugte Weitergabe zu verhindern.

Natürlich können Sie auch immer sehen, wer auf Ordner oder Dateien in einem Dropbox-Konto zugegriffen hat.

Sichere Versionskontrolle für dezentrale Teams

Um die Versionskontrolle für Marketingmaterialien in dezentralen Teams sicherzustellen, sollten alle mit einem freigegebenen Dropbox-Ordner arbeiten und der Bearbeitungszugriff auf die Personen beschränkt werden, die Änderungen vornehmen sollen.

Der Versionsverlauf und die Dateiwiederherstellung von Dropbox ermöglichen es Ihnen, frühere Versionen wiederherzustellen, falls Dateien überschrieben werden. Die Kontrolle von Freigabelinks, z. B. über Passwörter, Ablaufdaten und Downloadbeschränkungen, hilft Ihnen, Entwürfe sicher zu teilen.

Möglichkeit 2

Alternativ können Sie Dropbox Transfer verwenden, um eine Kopie einer Datei oder eines Ordners an einen externen Partner zu senden. 

Klicken Sie einfach im Drop-down-Menü „Teilen“ auf „Kopie senden“ und senden Sie sie dann per Link oder E-Mail. Transfer bietet auch Optionen für Passwortschutz, das Festlegen eines Ablaufdatums und für Download-Benachrichtigungen. So können Sie immer über die Sicherheit und den Status der Assets informiert sein.

Das Organisieren und Verteilen von Markenressourcen kann ganz unkompliziert sein: Mit einer durchdachten Methode, intelligentem Tagging und sicherem Teilen kann jede Organisation zusammen mit ihren Marketingpartnern ansprechende, wirkungsvolle Projekte erstellen.

Mit Dropbox können Sie mehr als nur Content speichern – dank Features wie freigegebenen Ordnern oder Dropbox Transfer können Sie die Dateien Ihrer Marke sicher organisieren, den Zugriff steuern und Inhalte zuverlässig übermitteln. Lernen Sie das breite Angebot an Dropbox-Features kennen und erfahren Sie, wie sich Ihr gesamter Workflow optimieren lässt.