Sind asynchrone Meetings die Zukunft der Arbeit?

Flexiblere Arbeitsmöglichkeiten – einschließlich Hybrid- und Virtual-First-Teams – bleiben erhalten. Laut einer Studie von PwC möchten seit der Pandemie 83 % der Mitarbeiter mindestens einen Tag pro Woche remote arbeiten.

Da immer mehr Unternehmen auf Remote-Arbeit umsteigen, werden Technologien zur Kommunikation und Zusammenarbeit immer wichtiger. Video-Meetings sind jetzt eine gängige Methode, um Remote-Teams dauerhaft zu verbinden und sie interagieren zu lassen.

Dennoch können Video-Meetings chaotisch sein – ganz zu schweigen davon, dass sie anstrengend sind, wenn sie überhand nehmen. Langsame Internetverbindungen, sich überschneidende Gespräche und ein allgemeiner Mangel an Produktivität sind nur einige der Probleme, denen Remote-Mitarbeiter bei Videokonferenzen gegenüberstehen.

Eine Studie von Atlassian hat ergeben, dass 72 % aller Meetings ineffektiv sind. 80 % der Teilnehmer an der Umfrage von Atlassian gaben sogar an, dass sie produktiver wären, wenn sie weniger Zeit in Meetings verbringen würden. Das gilt besonders, wenn diese unproduktiv sind oder nur dazu führen, dass ein Folgemeeting angesetzt wird. Niemand will ein Meeting, in dem es darum geht, weitere Meetings anzusetzen.

Wie können Sie also die Vorteile virtueller Meetings nutzen, ohne Abstriche bei Produktivität, Teamengagement und Konnektivität zu machen? Hier kommen asynchrone Meetings ins Spiel.

Beginnen wir mit den Grundlagen ... was meinen wir mit „asynchron“?

Asynchrone Kommunikation findet dann statt, wenn die Zeitverzögerung zwischen der Bereitstellung von Informationen und der Antwort des Empfängers deutlich ist.

Ein klassisches Beispiel für asynchrone Kommunikation sind E-Mails – Nachrichten erfordern keine sofortige Antwort und es gibt einen zeitlichen Abstand oder Verzögerungen im Austausch.

Einfach ausgedrückt findet ein asynchrones Meeting nicht in Echtzeit statt. Es wird bis zu einem gewissen Grad organisiert und geplant, erfordert jedoch keinen Zeitplan. Die Kommunikation kann in eine Richtung erfolgen, z. B. ein aufgezeichnetes Trainingsvideo, oder mit mehr Interaktionen, wie z. B. On-Demand-Videonachrichten.

Asynchrone Video-Meetings werden nicht live gestreamt – sie werden stattdessen aufgezeichnet, damit sie später angesehen werden können. 

Was ist der Unterschied zwischen asynchronen und synchronen Meetings?

Sie fragen sich vielleicht, was asynchrone Meetings besonders macht. Nun, wenn Sie schon eine Weile remote gearbeitet haben, waren wahrscheinlich die meisten Ihrer Besprechungen synchron. Dies bedeutet, dass sie live stattfanden und die Teilnehmer gleichzeitig aktiv sein mussten.

Wie bei asynchronen Meetings können Sie bei synchronen Meetings auch dann mit Kollegen und Kunden in Kontakt treten, wenn sich nicht alle am selben Standort befinden. Synchrone Meetings müssen jedoch geplant werden, und eine Aufzeichnung der Besprechung kann zur späteren Bezugnahme verwendet werden.

Zusammengefasst:

• Synchrone Meetings finden in Echtzeit statt – Live-Videokonferenzen auf Plattformen wie Zoom erfordern ein wechselseitiges Gespräch zwischen den Teilnehmern. Die Teilnehmer gehen die Besprechungsmaterialien gemeinsam durch und das Feedback wird direkt gegeben.
• Asynchrone Meeting sind das Gegenteil – sie werden nicht live gestreamt und die Kommunikation findet nicht in Echtzeit statt. Asynchrone Video-Meetings werden aufgezeichnet und geteilt, damit die Inhalte später weitergegeben und angezeigt werden können.

Welche Vorteile bieten asynchrone Meetings?

Asynchrone Meetings bieten Unternehmen neue Möglichkeiten, Innovationen zu entwickeln und flexibler zu werden. Schauen wir uns einige Gründe an, warum asynchrone Meetings Ihrem Unternehmen zugute kommen würden.

Mehr Flexibilität

Asynchrone Meetings sind ein Muss für hybride, verteilte und in erster Linie virtuelle Remote-Teams. Durch die Vermeidung der Schwierigkeiten im Zusammenhang mit persönlichen Besprechungen können Unternehmen ihren Talentpool und ihre Rekrutierungsmöglichkeiten über die Grenzen des Büros hinaus erweitern.

Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen auch, über verschiedene Zeitzonen und Plattformen hinweg zu arbeiten. Wenn Sie Kunden in anderen Ländern haben, müssen Sie sich bei der Planung eines Meetings keine Gedanken darüber machen, ob es für ein Team zu früh und für ein anderes zu spät ist.

Wenn Sie den Druck einer sofortigen Reaktion verringern, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Teammitglieder ein Burnout erleiden, wenn konkurrierende Belastungen und Anforderungen in Bezug auf die Zeit bestehen.

Auf persönlicher Ebene zeigt ein asynchroner Ansatz, dass Sie Ihren Teammitgliedern vertrauen. Sie zeigen, dass Sie ohne den ständigen Kontakt von Vorgesetzten oder Managern Vertrauen in ihre Fähigkeiten haben, ihre Aufgaben zu erfüllen.

Sie können die Kontrolle über Ihren Zeitplan wiedererlangen und die Zeit sparen, die Sie für obligatorische Meetings aufwenden würden. (Das kann produktiv sein oder auch nicht!) Teammitglieder können sich eine Videokonferenz zu ihrer bevorzugten Zeit und an ihrem bevorzugten Ort in ihrem eigenen Tempo ansehen.

Mehr Produktivität

Im Vergleich zur synchronen Kommunikation – und ihrem scheinbar endlosen Strom von Benachrichtigungen – gibt es weniger Unterbrechungen bei der asynchronen Arbeit.

Da Sie asynchrone Inhalte konsumieren können, wann es Ihnen passt, haben Sie die Möglichkeit, eine Videokonferenz nachzuholen, wenn Sie sich während des Arbeitstages am produktivsten fühlen oder wenn Sie einen Moment haben, um sich wirklich zu konzentrieren.

Asynchrone Meetings ermöglichen es Ihnen, bei der Arbeit und der Zusammenarbeit mit Kollegen eher proaktiv als reaktiv zu handeln. Sie müssen sich nicht beeilen, ein Video anzusehen, oder den Druck verspüren, so schnell wie möglich auf ein Meeting zu reagieren.

Ohne Müdigkeit nach dem Meeting, wie Sie sie nach Live-Videoanrufen manchmal erleben, sind Sie frischer und besser vorbereitet. Wenn es Ihnen möglich ist, ein asynchrones Meeting mit voller Aufmerksamkeit anzusehen – und Sie die Möglichkeit haben, das Video anzuhalten oder zurückzuspulen –, wird jedes Feedback, das von Ihnen erwartet wird, genauer und fokussierter.

Darüber hinaus ermöglichen es asynchrone Meetings mehr Kollegen, sich an Diskussionen zu beteiligen. Mehrere Stimmen oder dominierende Persönlichkeiten bei synchronen Videokonferenzen können ruhigere Teammitglieder in den Schatten stellen. Die asynchrone Alternative fördert eine bessere Beteiligung und Zusammenarbeit.

Sind asynchrone Meetings also die Zukunft der Arbeit?

Laut einer 2020 von Buffer durchgeführten Studie fällt es 20 % der Remote-Mitarbeiter schwer, mit ihrem Team zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren. Buffer hat die Studie seither jedes Jahr wiederholt und dabei festgestellt, dass die Herausforderungen für Remote-Mitarbeiter in Bezug auf Zusammenarbeit und Kommunikation jedes Jahr abgenommen haben (bis auf 15 % im Jahr 2023). Trotzdem gibt es noch einiges zu tun, damit virtuelle Teams besser zusammenarbeiten können.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, bieten asynchrone Meetings möglicherweise eine Lösung – sie eliminieren viele der Einschränkungen synchroner Meetings und geben Teams mehr Flexibilität. Asynchrone Meetings unterstützen Sie bei Innovationen und der Anpassung Ihres Unternehmens in Zeiten der Verschiebung von Arbeitskulturen sowie beispielloser Herausforderungen an die Produktivität.

Das Gleichgewicht zwischen synchronen und asynchronen Meetings ist wichtig

Synchrone Meetings müssen nicht vollständig ersetzt werden – aber sie sollten auch nicht mehr Ihre Priorität sein. Einige Teammitglieder und Kunden bevorzugen möglicherweise persönliche Gespräche anstelle von aufgezeichneten Videos. Außerdem müssen Sie die Verzögerung bei der Reaktionszeit im Zusammenhang mit asynchronen Meetings für Projekte mit engen Fristen beachten.

Idealerweise sollten Sie ein Gleichgewicht finden, mit Tools, die Ihrem Unternehmen das Wachstum im Einklang mit Ihren langfristigen Zielen ermöglichen. Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Anzahl unnötiger Meetings zu verringern, und sehen Sie dann weiter.

Effizientere Meetings mit Dropbox

Da Remote- und Hybridarbeit immer weitere Verbreitung finden, sind Videokonferenzen für viele Unternehmen die neue Normalität. Das bedeutet jedoch nicht, dass alle Mitarbeiter bei jeder Videokonferenz anwesend sein müssen, damit sie keine wichtigen Informationen verpassen.

Dropbox lässt sich nahtlos in gängige Videokonferenztools wie Zoom und Microsoft Teams integrieren und ermöglicht so das automatische Hochladen von Meeting-Aufzeichnungen in den Cloud-Speicher. Erstellen Sie einfach einen Dropbox-Ordner speziell für Meeting-Aufzeichnungen und teilen Sie diesen mit Ihrem Team, damit alle jederzeit und überall auf die Aufzeichnungen zugreifen können.

Ihre Teams am Standort und außerhalb werden es Ihnen danken, wenn Sie ihnen die Möglichkeit geben, ihre Zeitpläne selbst zu bestimmen und sich auf die Arbeit zu konzentrieren, anstatt an Meetings teilzunehmen, die nicht ihre unmittelbare Aufmerksamkeit erfordern.