Probleme beim Digital Asset Management – und Alternativen

Die meisten Marketing- und Kreativteams nutzen Digital Asset Management(DAM)-Systeme. Doch wenn Sie schon einmal 15 Minuten damit verbracht haben, schlecht benannte Ordner durchzugehen oder versehentlich ein veraltetes Logo wiederverwendet haben, dann wissen Sie, dass ein DAM-System nicht automatisch Vorteile für Sie oder Ihr Team bedeutet. 

Damit stellt sich die Frage, ob Sie ein solches System überhaupt benötigen. Vermutlich schon, doch lässt sich das DAM deutlich optimieren.

Im Grunde geht es beim Digital Asset Management darum, wie Sie Folgendes für Ihre kreativen Assets erledigen:

• Speichern
• Organisieren
• Zugriff
• Pflege

Assets können je nach Branche Fotos, Vorlagen, Kampagnenvideos, Designdateien und zahlreiche weitere Ressourcen umfassen. DAM sollte die Zusammenarbeit, die Wiederverwendung wichtiger Inhalte und die Einhaltung der Markenrichtlinien erleichtern. 

Allerdings sind die meisten Enterprise-DAM-Plattformen überfrachtet, teuer und zu komplex für Kreativteams, die einfach nur zügig arbeiten und ihr Projekt auf Kurs halten möchten. Wenn Ihr Team ständig zwischen verschiedenen Tools wechselt, nach Assets sucht oder Arbeit doppelt erledigt, schadet Ihr DAM-System eventuell mehr als es nützt.

In diesem Leitfaden wird ein vielfach unbeachtetes Problem mit DAM-Software erläutert: Mitunter ist sie schlicht überflüssig.

Dropbox ist kein DAM-System und nicht als Ersatz für ein solches System gedacht. Wenn Sie jedoch nach einer unkomplizierten und intuitiven Alternative für die Speicherung von Dateien mit intelligenten Tools wie Dropbox Dash suchen, erhalten Sie mit Dropbox eine solide Option. Sie vereinfachen Ihren Arbeitsalltag und profitieren zugleich davon, dass Kreativassets (ohne zusätzlichen Aufwand) organisiert, zugänglich und bereit für die Freigabe sind. 

5 Vorteile von DAM-Systemen

Niemand behauptet, dass DAM-Systeme überflüssig sind oder etwas sind, das nur große Agenturen mit 20-köpfigen Kreativteams benötigen – alle Marketing- oder Kreativteams können von organisierten Assets profitieren. 

Die richtigen Systeme verhindern Chaos, sparen Zeit und sorgen dafür, dass alle dieselben Vorgaben einhalten. So geht‘s:

1. Markenkonsistenz

Der offensichtlichste Vorteil ist, dass DAM-Systeme Inkonsistenzen verhindern. Ob aktuelles Logo, Produktfotos oder neueste Markenrichtlinien – befindet sich alles an einem Ort, lassen sich Assets organisiert und aktuell halten.

Werden die Markenrichtlinien stets eingehalten, tritt das Team professioneller auf und Ihr Kunde profitiert von einem optimalen Erlebnis. Veraltete Logos in neuen Präsentationen oder markenfremde Farben in Kampagnenmaterialien gehören damit der Vergangenheit an.

2. Zeitersparnis

Ein gut organisiertes System sorgt dafür, dass die am häufigsten verwendeten Dateien jederzeit griffbereit sind – Schluss mit dem endlosen Durchsuchen von Ordnern oder dem erneuten Herunterladen von Anhängen aus Slack. In geschäftlicher Hinsicht ist dies vermutlich der größte Vorteil von DAM-Systemen.

Die 5- bis 10-minütigen Verzögerungen, die sich im Laufe des Tages anhäufen, entfallen. Addiert man diese Einsparungen über eine Woche, einen Monat oder ein Jahr, verlängert sich die produktive Zeit Ihres Team um Stunden oder sogar Tage.

3. Zusammenarbeit

Mit einer zentralen Datenquelle ist sichergestellt, dass Designer, Marketingexperten, Content Creator und alle anderen Beteiligten mit derselben Datei arbeiten – statt mit unterschiedlichen, in E-Mail-Threads verstreuten Versionen.

Ist jederzeit klar, welche Datei die richtige ist, arbeiten Teams und Abteilungen reibungsloser zusammen – bei der Übergabe vom Kreativteam ans Medienteam oder anderen Abläufen.

4. Einfache Wiederverwendung vorhandener Assets

DAM-Systeme sorgen dafür, dass herausragende Ergebnisse nicht in Vergessenheit geraten. Mit dem richtigen System lassen sich High-Performance-Inhalte leicht auffinden und wiederverwenden – ob ein Bild aus einer früheren Kampagne oder eine bewährte Vorlage.

Dank der Zugänglichkeit von Assets in einem DAM-Tool, beispielsweise über Sammlungen für bestimmte Personen im Team, verringert sich der Aufwand – da gute Arbeit gespeichert ist und von anderen wiederverwendet, erweitert oder einfach als Inspiration genutzt werden kann.

5. Audit-Trails/Versionsverlauf

Beim Umgang mit Feedback und Genehmigungen ist der Versionsverlauf Ihr bester Freund. Mit DAM haben Sie einen Überblick über Änderungen und darüber, wer die Bearbeitungen durchgeführt hat, die sich ggf. rückgängig machen lassen. Das erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt dafür, dass sich Kampagnenmeilenstein leichter erreichen lassen.

Der entscheidende Vorteil von Audit-Trails und Versionsverlauf ist die Zurechenbarkeit. Im System lässt sich neben anderen Einzelheiten leicht erkennen, wer was wann hochgeladen hat. Das verhindert Fehler.

Die Vorteile sind beträchtlich, erfordern jedoch kein teures Enterprise-DAM-System mit komplexen Berechtigungen und schwieriger Einarbeitung. Ein einfaches, intuitives Tool wie Dropbox kann die gleiche Wirkung erzielen – ohne Ihr Team auszubremsen.

Fünf Probleme herkömmlicher DAM-Tools

Digital Asset Management sollte insbesondere Kreativ- und Marketingteams die Arbeit erleichtern. Bei vielen herkömmlichen DAM-Systemen scheint die Bedienung des Tools jedoch mehr Zeit zu fordern als die Erledigung der eigentlichen Aufgaben. 

Enterprise-DAM-Systeme sind mitunter eher hinderlich. Hier sind einige der größten Probleme, denen sich Teams gegenüber sehen:

1. Komplexität und schwierige Einarbeitung

Bestimmte DAM-Plattformen sind so überfrachtet mit Features, dass man allein für den Upload von Dateien eine eigene Schulung benötigt. Sie sind für Governance in Großunternehmen konzipiert, jedoch nicht für den Alltag agiler Marketingteams.

Die meisten Kreativteams benötigen die Funktionen von Enterprise-DAM-Systemen nicht. Verfügt Ihr Unternehmen über derartige Funktionen, werden diese nicht oder nur unvollständig genutzt.

2. Mangelhafte Benutzeroberfläche oder inkonsistente Struktur

Wenn Ihr System aussieht wie eine Excel-Datei aus dem Jahr 2005, wird die Suche nach den gewünschten Inhalten schnell unübersichtlich. Auch die Navigation durch verwirrende Menüs oder eine unübersichtliche Benutzeroberfläche kann einen Kreativ-Workflow zum Erliegen bringen.

Kreativteams sind eben keine Technikteams, die möglicherweise ein matrixähnliches Datenfeld bevorzugen. Leiter von Kreativteams benötigen eine hochgradig intuitive Plattform mit grafischer Benutzeroberfläche, damit diese optimal eingesetzt werden kann.

3. Wartungskosten

Zahlreiche herkömmliche DAM-Systeme erfordern einen Administrator oder IT-Spezialisten in Vollzeit für das Benutzermanagement, die Beseitigung von Problemen in den Metadaten und die Gewährleistung des reibungslosen Systembetriebs. Für weltweit tätige Großunternehmen mag das in Ordnung sein, für kleinere Teams, die gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten, ist dies jedoch keine Option.

Mit einem vereinfachten DAM-System können Kreativteams das Management selbst übernehmen. Dropbox hilft Ihnen bei der Benennung und Sortierung von Dateien, die Sie in Ihren Cloud-Speicher hochladen. Dadurch profitieren Sie von einem einheitlichen und gut organisierten System.

4. Mangelnde Flexibilität

Starre Ordnerstrukturen, eingeschränkte Sortieroptionen und keine Möglichkeit, die Grafikdateien schnell anzuzeigen? Das ist ein absolutes No-Go für Design- und Inhaltsteams, die schnell mit Grafiken arbeiten müssen und keine Zeit haben, zu ermitteln, was sich hinter Dateinamen verbirgt.

Die meisten Enterprise-DAM-Plattformen verhalten sich eher wie Datenbanken, statt wie eine Bibliothek, die Inhalte visuell präsentiert. Sie sehen eine Liste von Dateien und nicht, worum es sich bei den einzelnen Dateien handelt. Das beeinträchtigt die Effizienz deutlich.

5. Kosten

DAMs sind nicht billig. Einrichtung, Schulung und laufender Support für ein umfassendes Enterprise-DAM-System verschlingen mitunter Mittel, die für Kampagnenmaterialien, die Vergrößerung des Teams oder sonstiges verwendet werden könnten.

Sollten Sie nicht alle Features eines DAM-Systems regelmäßig nutzen und dieses folglich nicht voll ausschöpfen, geben Sie unnötig Geld aus. Kostengünstigere Alternativen sind für Kreativteams häufig besser geeignet.

Dropbox bietet Cloud-Speicher mit Features für die Zusammenarbeit, die nicht nur mit der IT-Abteilung im Sinn entwickelt wurden. Unsere Lösung ermöglicht Teams dank der intuitiven Benutzeroberfläche, einer flexiblen Struktur und einer für Kreativaufgaben geeigneten Vorschau das reibungslose Assetmanagement.

CMS oder DAM – wo liegt der Unterschied?

Content-Management-Systeme (CMS) sind leicht mit Digital Asset Management(DAM)-Tools zu verwechseln – insbesondere, wenn man beides nutzt. Sie erfüllen bei Kreativworkflows jedoch vollkommen unterschiedliche Zwecke:

• CMS dienen für das Management und die Veröffentlichung von Live-Inhalten wie Blogbeiträgen, Landingpages, Website-Texten und Medien, die bereits genehmigt wurden.
• Ein DAM-Tool nutzt Ihr Team für die Speicherung und Organisation von sowie den Zugriff auf grundlegende Kreativdateien wie Logos, Vorlagen, Kampagnen-Assets, Videos, Designdateien und alles andere, was Sie zur Umsetzung Ihrer Ideen benötigen.

Man kann es sich so vorstellen: Ein CMS ist der Ort für fertige Inhalte. Ein DAM-Tool enthält Inhalte, die sich noch in Arbeit befinden oder als Ausgangsmaterial für weitere Arbeiten dienen. Die meisten Marketingteams brauchen beide Arten von Systemen, doch nur Großunternehmen benötigen ein umfangreiches DAM-System. 

Möchte Ihr Team einfach nur organisiert arbeiten, die Konsistenz der Dateien gewährleisten und die richtige Version eines Designs finden, ist eine einfach zu organisierende Plattform wie Dropbox genau das Richtige – mit deutlich weniger Komplexität, Kosten und Ineffizienz.

Einfaches Management digitaler Assets mit Dropbox

Herkömmliche DAM-Systeme sind für agile Kreativ- und Marketingteams mitunter überdimensioniert. Hier kommen weniger komplexe DAM-Alternativen ins Spiel, die den Prozess vereinfachen.

Im Folgenden finden Sie Beispiele dafür, wie Dropbox alle wesentlichen Funktionen für das Management digitaler Assets ohne Komplexität, aufwendige Einarbeitung oder hohe Kosten bietet:

• Integrierter Versionsverlauf und entsprechende intelligente Berechtigungen: Bei Dropbox sehen Sie genau, was sich wann geändert und wer die Aktualisierung vorgenommen hat. Außerdem können Sie mit wenigen Klicks Datei- und Ordnerberechtigungen festlegen und anpassen.
• Keine aufwendige Einarbeitung: Kreativteams können sofort loslegen. Eine spezielle Schulung oder die Einrichtung durch ein IT-Team ist nicht erforderlich. Das Tool ist intuitiv genug für Freiberufler oder Einzelunternehmer, eignet sich jedoch ebenso für den Einsatz in Agenturen.
• Günstig: Dropbox bietet flexible Preise für Unternehmen jeder Größe – mit vielen Optionen für Einzelnutzer, Teams und Enterprise-Kunden.
• Universelle Suche und KI-Tools: Sie haben den Dateinamen vergessen? Kein Problem. Die KI-gestützte universelle Suche von Dropbox Dash durchsucht den Dateiinhalt und nicht nur die Titel – so finden Sie das richtige Asset sofort.
• Flexible, agile Sammlungen mit Inhalten: Dash organisiert Dateien, Links und Inhalte von Gruppen in einem zentralen, gemeinsamen Speicher – ohne dass der Quellspeicherort der Dateien geändert wird. Damit eignet sich das Tool hervorragend für Leiter von Kreativteams, die beispielsweise eine Sammlung genehmigter Produktbilder zusammenstellen möchten, aus denen Designer für einen bestimmten Creative Brief auswählen können.

Wenn Ihr Team einfacher organisiert bleiben, schneller vorankommen und ohne Chaos zusammenarbeiten möchte, bietet Dropbox alle Vorteile eines DAM-Tools – ohne den damit verbundenen Aufwand.

Reibungsloses Management von Kreativassets mit Dropbox

Nicht jedes Kreativteam benötigt (oder will) ein komplexes DAM-System, das wochenlange Einarbeitung und hohen Wartungsaufwand erfordert. Sie müssen einfach nur benötigte Inhalte schnell finden, freigeben und Projekte ohne Chaos auf Kurs halten können.

Dropbox ermöglicht genau das. Sie erhalten eine sichere, unkomplizierte Möglichkeit für die Suche nach und die Verwaltung von digitalen Assets – ohne zusätzliche Software oder aufwendige Einarbeitung. Sie profitieren von intelligenterer Zusammenarbeit, kürzeren Bearbeitungszeiten und einem reibungslosen Workflow.

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