Table of contents
- Was ist Freelancer-Offboarding?
- Warum Checklisten für das Offboarding von Mitarbeitern die Arbeit von Freelancern nicht vollständig abdecken
- Checkliste für das Offboarding von Freelancern – 8 Schritte zum Schutz von Projektdateien
- Wie kann ich den Zugriff auf vertrauliche freigegebene Daten steuern?
- Kann ich Berechtigungen für freigegebene Dateien festlegen?
- Kann ich nachverfolgen, wer auf freigegebene Dokumente zugegriffen hat?
- Was sollten Sie tun, wenn Projektdateien geändert, gelöscht oder überschrieben wurden?
- So unterstützt Dropbox Sie beim sicheren Offboarding von Freelancern
- Das Projekt abschließen, ohne die Kontrolle über die Arbeit zu verlieren
Freelancer helfen Marketing-Teams dabei, schneller und flexibler zu arbeiten. Sie entwerfen vielleicht eine Kampagne, bearbeiten ein Video, erstellen ein Angebot, schreiben einen Markteinführungsplan oder helfen bei der Arbeit für Kunden, wenn Ihr Team zusätzliche Unterstützung braucht.
Doch wenn die Arbeit abgeschlossen ist, ist das Projekt erst dann wirklich fertig, wenn die Dateien wieder dort sind, wo sie hingehören, und die Zugriffsberechtigungen bereinigt wurden. Freelancer haben möglicherweise Einblick in Informationen wie:
- Ordner
- Briefs
- Entwürfe
- Finale Exporte
- Freigegebene Links
- Rechnungen
- Client Dateien
- Vertrauliche Projektinhalte
Wenn der Zugriff nach Vertragsende weiterhin möglich ist, verlieren Sie leicht den Überblick darüber, was geteilt wurde, wer es noch bearbeiten kann und wo sich die endgültige Version befindet.
Unsere Offboarding-Checkliste hilft Ihnen, die Zusammenarbeit mit Freelancern und Auftragnehmern mit weniger Rätselraten abzuschließen. Mit Dropbox können Sie finale Dateien sammeln, Zugriffe entfernen, geteilte Links überprüfen und das Projekt so ablegen, dass Sie es später leicht wiederfinden. Wählen Sie ein Abo und vereinfachen Sie den Offboarding-Prozess.
Was ist Freelancer-Offboarding?
Das Offboarding von Freelancern ist der Prozess des Abschließens von Vertragsarbeiten, indem finale Arbeitsergebnisse zusammengetragen, der Projektkontext gesichert, administrative Aufgaben erledigt und der Zugriff auf Dateien, Ordner, Tools oder geteilte Links entfernt werden. Es handelt sich um eine Aufgabe, die immer häufiger vorkommt: Laut einer McKinsey-Umfrage aus dem Jahr 2022 betrachten sich bis zu 36 % der berufstätigen Amerikaner als Freelancer oder anderweitig unabhängige Arbeitskräfte.
Das Offboarding von Freelancern ähnelt dem Offboarding von Mitarbeitern, konzentriert sich aber oft stärker auf projektspezifische Aspekte. Statt um Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und interne HR-Schritte geht es beim Offboarding von Freelancern meist um einige praktische Fragen:
- Haben Sie alle endgültigen Dateien, für die Sie bezahlt haben?
- Weiß Ihr Team, wo die Arbeit gespeichert ist?
- Kann der Freelancer weiterhin vertrauliche Projektinhalte ansehen, bearbeiten oder herunterladen?
Eine gute Checkliste für das Offboarding von Freelancern bietet Ihnen eine wiederholbare Methode, um diese Fragen zu beantworten, bevor das Projekt in einem obskur benannten Ordner verschwindet.
Warum Checklisten für das Offboarding von Mitarbeitern die Arbeit von Freelancern nicht vollständig abdecken
Sie sollten einen Offboarding-Prozess für Mitarbeiter nicht auf Freelancer anwenden. Eine Standard-Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitern deckt in der Regel Firmeneigentum, interne Konten, Austrittsgespräche, die letzte Gehaltszahlung und den Wissenstransfer ab.
Diese Schritte können nützlich sein, doch Freelancer bergen ein anderes Risiko. Freelancer arbeiten oft mit verschiedenen:
- Unternehmens-Ordner
- Personal Arbeitsbereiche
- E-Mail-Anhänge
- Links für Dateiübertragungen
- Kreative Tools
Während ein Projekt aktiv ist, benötigen sie möglicherweise Bearbeitungszugriff, doch nach der endgültigen Übergabe brauchen sie diesen Zugriff eventuell nicht mehr. Und wenn ein geteilter Link aktiv bleibt, können Projektinhalte weiterhin zugänglich sein, selbst nachdem Sie jemanden aus einem Ordner entfernt haben.
Deshalb sollte sich das Offboarding von Freelancern darauf konzentrieren, den Content-Kreislauf zu schließen – die Arbeit einzusammeln, die richtigen Personen zu behalten und den Zugriff für Personen zu entfernen, die ihn nicht mehr benötigen.
Checkliste für das Offboarding von Freelancern – 8 Schritte zum Schutz von Projektdateien
Verwenden Sie diese Offboarding-Checkliste immer dann, wenn die Zusammenarbeit mit Freelancern, Auftragnehmern oder Agenturen endet. Sie können sie an Designprojekte, Marketingkampagnen, Kundenlieferungen, Videobearbeitungen, Beratungsleistungen und alle Projekte anpassen, bei denen externe Personen mit Business-Inhalten arbeiten. So gehen Sie richtig vor:
1. Bestätigen Sie, dass das Projekt abgeschlossen ist
Bevor Sie den Zugriff entfernen, sollten Sie sicherstellen, dass die eigentliche Arbeit abgeschlossen ist. Bestätigen Sie den endgültigen Umfang, das Lieferdatum, verbleibende Dateiversionen, die Schlussrechnung sowie alle Verwendung oder Lizenzdetails im Vertrag.
Dies ist auch der richtige Moment, um eine einfache Übergabefrage zu stellen: „Gibt es etwas, das wir später benötigen, aber noch nicht im finalen Ordner vorhanden ist?“
Dazu können Arbeitsdateien, Rohmaterial, Schriftarten, Rechercheunterlagen, bearbeitbare Vorlagen, Quelldateien, Exporteinstellungen oder Dokumentationen gehören. Prüfen Sie den Vertrag und treffen Sie eine Entscheidung.
2. Einen finalen Ordner für Ergebnisse erstellen
Erfassen Sie Projektdaten an einem zentralen Ort in Ihrem Cloud-Speicher, den Ihr Team verwaltet. Ein endgültiger Ordner könnte Folgendes enthalten:
- Final genehmigte Dateien
- Quelldateien und Arbeitsdateien
- Verträge, Rechnungen und Briefings
- Meetingnotizen und Entscheidungsprotokolle
- Feedback von Clients oder Stakeholdern
- Exportierte Versionen zur Übermittlung
Mit freigegebenen Ordnern können Sie Projektdateien zusammenhalten und verwalten, wer sie ansehen oder bearbeiten darf. Mit Dropbox können Sie außerdem Berechtigungen festlegen für freigegebene Dateien und Ordner, einschließlich Anzeige- und Bearbeitungszugriff.
3. Eigentumsrecht an den benötigten Dateien bestätigen
Stellen Sie sicher, dass die fertigen Dateien an einem vom Unternehmen kontrollierten Speicherort liegen und nicht nur im eigenen Arbeitsbereich des Freelancers. Das ist besonders wichtig für bearbeitbare Dateien, die Ihr Team möglicherweise später wiederverwenden muss.
Geben Sie sich zum Beispiel nicht mit einer fertigen PDF-Datei zufrieden, wenn Sie im nächsten Quartal die bearbeitbare Designdatei benötigen. Begnügen Sie sich nicht mit einem finalen Videoexport, wenn zukünftige Bearbeitungen die Projektdatei, Beschriftungen, Audiospuren oder Rohclips erfordern.
Ziel ist es, dass die Arbeit auch nach Abschluss des Beitrags des Freelancers wertvoll und einfach zu nutzen bleibt.
4. Projektkontext sichern, bevor er verloren geht
Dateien allein erzählen nicht immer die ganze Geschichte. Bitten Sie den Freelancer um eine kurze Übergabenotiz, die Folgendes erläutert:
- Wo endgültige Dateien gespeichert werden
- Welche Datei die genehmigte finale Version ist
- Welche Tools, Vorlagen oder Plug-ins wurden verwendet
- Was sich während der letzten Überarbeitungsrunde geändert hat
- Alle bekannten Probleme, offenen Fragen oder nächsten Schritte
Die meisten Freelancer sind das gewohnt, und es kann später viel Nachbearbeitung ersparen, insbesondere wenn ein Teammitglied das Projekt Monate nach Vertragsende erneut aufnehmen muss.
5. Ordner- und Dateiberechtigungen überprüfen
Prüfen Sie als Nächstes, wer auf den Ordner zugreifen kann und was diese Personen damit tun dürfen. Während eines laufenden Projekts benötigt ein Freelancer möglicherweise Bearbeitungszugriff. Nach der Lieferung benötigen sie eventuell nur für einen kurzen Prüfzeitraum Anzeigezugriff oder gar keinen Zugriff mehr.
Mit in Dropbox geteilten Dateien und Ordnern können Sie Nutzerrollen wie Eigentümer, Editor und Betrachter festlegen. Mit „Darf bearbeiten“ kann eine Person Dateien in einem Ordner hinzufügen, bearbeiten, löschen, teilen oder herunterladen, während „Darf ansehen“ einer Person das Ansehen, Herunterladen, Teilen und Kommentieren ermöglicht, ohne Dateien hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen.
Schließen Sie das Projekt ab und behalten Sie dabei die Kontrolle.
Mit den Dateiberechtigungen von Dropbox können Sie den Zugriff von Freelancern entfernen, sensible Dateien Protect und die endgültigen Ergebnisse sicher in den Händen Ihres Teams behalten – so bleiben beim Offboarding keine losen Enden zurück.
6. Zugriff von Freelancern auf freigegebene Dateien und Ordner entfernen
Wenn das Projekt abgeschlossen ist, entfernen Sie den Zugriff auf freigegebene Dateien und Ordner, die der Freelancer nicht mehr benötigt. Wenn Sie in Dropbox ein Mitglied aus einem freigegebenen Ordner entfernen, verliert diese Person den Zugriff auf den Ordner und seine enthaltenen Dateien. Sie können auch entscheiden, ob die Person eine Kopie des Ordners behält. Diese Kopie wird jedoch nicht mehr mit anderen Konten synchronisiert.
Dies ist der Teil der Checkliste, den man manchmal als „Zugriff widerrufen“ bezeichnet, was ziemlich dramatisch klingt. Die alltägliche Variante ist jedoch einfacher – entfernen Sie den Zugriff, wenn die Arbeit erledigt ist.
7. Überprüfen Sie geteilte Links, Passwörter, Ablaufdaten und Downloads
Wenn Sie eine Person aus einem Ordner entfernen, deckt das nicht immer alle Wege ab, auf denen eine Datei geteilt wurde. Geteilter Link verdient eine eigene Überprüfung. Achten Sie auf Links, die zur Überprüfung, Freigabe, Kundenlieferung oder zum Dateitransfer gesendet wurden. Entscheiden Sie, welche Links bleiben sollen, welche ablaufen und welche entfernt werden sollen.
Dropbox unterstützt geteilte Links mit Steuerungsoptionen wie Passwortschutz und Ablaufdaten, und Team-Admins können Standard-Ablaufdaten für geteilte Team-Links festlegen. Nachdem ein Link abgelaufen ist, wird jemandem, der ihn aufruft, angezeigt, dass der Link abgelaufen ist.
Dieser Schritt ist besonders wichtig für Inhalte unter Embargo, unveröffentlichte kreative Arbeiten, Preisdateien, Strategiedokumente, Kundenlisten und alles, was durch eine Geheimhaltungsvereinbarung abgedeckt ist.
8. Archivieren Sie das Projekt und dokumentieren Sie den Abschluss
Sobald die Zugriffsrechte bereinigt sind, archivieren Sie das Projekt an einem Ort, an dem Ihr Team es später wiederfinden kann. Fügen Sie eine kurze Notiz hinzu, die Folgendes aufzeichnet:
- Wo die finalen Dateien liegen
- Diese Personen haben weiterhin Zugriff
- Welche geteilten Links aktiv bleiben
- Wann der Zugriff des Freelancers entzogen wurde
- Alle Dateien, die während des Offboardings wiederhergestellt, zurückgeholt oder ersetzt wurden
Das erleichtert Ihr nächstes Projekt. Es bietet Ihrem Team außerdem eine klare Aufzeichnung, falls ein Client, Manager oder Teammitglied fragt, wo etwas hingekommen ist.
Was sollten Sie tun, wenn Projektdateien geändert, gelöscht oder überschrieben wurden?
Falls Projektdateien während der Übergabe geändert, gelöscht oder überschrieben wurden, überprüfen Sie die Dateiaktivität und den Versionsverlauf, bevor Sie das Projekt abschließen.
Das kann helfen, wenn kurz vor dem Ziel etwas schiefläuft. Vielleicht wurde ein finales Deck mit einer älteren Version überschrieben, vielleicht hat ein Designer nicht verwendete Assets gelöscht, die Ihr Team noch benötigt, oder vielleicht hat ein Auftragnehmer finale Dateien in den falschen Ordner hochgeladen.
Die Funktionen für Versionsverlauf und Wiederherstellung in Dropbox helfen Ihnen, an einer Datei oder einem Ordner vorgenommene Änderungen anzuzeigen, Versionen zu vergleichen und frühere Versionen wiederherzustellen. Der verfügbare Zeitraum für den Versionsverlauf hängt von Ihrem Abo ab. Führen Sie dies aus, bevor Sie den Zugriff vollständig entfernen:
- Aktuelle Aktivitäten prüfen—achten Sie auf Änderungen, die während der finalen Übergabephase vorgenommen wurden
- Bestätigen Sie die genehmigte Version– stellen Sie sicher, dass die Datei, die Ihr Team verwenden möchte, die richtige ist
- Bei Bedarf wiederherstellen– wenn eine Datei versehentlich geändert wurde, nutzen Sie den Versionsverlauf, um sie zurückzuholen
Dropbox hilft Teams außerdem, Dateien nach versehentlichen Bearbeitungen oder gelöschten Arbeiten wiederherzustellen.
So unterstützt Dropbox Sie beim sicheren Offboarding von Freelancern
Mit dem Cloud-Speicher von Dropbox können Sie finale Dateien sammeln, die Übergabe organisieren, Berechtigungen für geteilte Dateien verwalten, geteilte Links überprüfen und Änderungen aufzeichnen.
Denken Sie an den Abschluss in drei Jobs.
- Arbeit sammeln– Nutzen Sie freigegebene Ordner, um fertige Ergebnisse, Quelldateien, Briefings, Rechnungen und Notizen an einem Ort zu speichern, den Ihr Team kontrolliert
- Zugriff steuern– geben Sie Freelancern während der laufenden Arbeit die richtige Zugriffsebene und entfernen Sie den Zugriff, ändern Sie Dateiberechtigungen oder überprüfen Sie geteilte Links, sobald sie beendet ist
- Halten Sie das Projekt wiederherstellbar– nutzen Sie Versionsverlauf und Dateiwiederherstellung, Betrachterinfos und Freigabedetails, um Dateiaktivitäten leichter nachzuvollziehen
Das Offboarding von Freelancern ist einfacher, wenn Projektinhalte bereits an einem gemeinsamen Ort liegen. Das bedeutet weniger Zeitaufwand für die Suche nach finalen Dateien und mehr Gewissheit, dass das Projekt tatsächlich abgeschlossen ist.
Das Projekt abschließen, ohne die Kontrolle über die Arbeit zu verlieren
Eine Checkliste für das Offboarding von Freelancern muss konsistent sein. Sammeln Sie die finalen Dateien, speichern Sie den Kontext, überprüfen Sie die Berechtigungen, entfernen Sie Zugriffe, prüfen Sie geteilte Links und archivieren Sie das Projekt.
Mit Dropbox können Sie das Offboarding von Freelancern vereinfachen – vom ersten Briefing bis zur finalen Übergabe. Danach schließen Sie das Projekt ab und behalten dabei die richtigen Zugriffsrechte bei. Wählen Sie ein Dropbox-Abo und starten Sie noch heute durch.
Häufig gestellte Fragen
Ja. In Dropbox können Sie den Zugriff auf freigegebene Dateien widerrufen, indem Sie den Freelancer aus der freigegebenen Datei oder dem freigegebenen Ordnerentfernen – oder indem Sie dessen Dateiberechtigungen ändern, falls er weiterhin eingeschränkten Zugriff benötigt. Wenn Sie in Dropbox jemanden aus einem freigegebenen Ordner entfernen, wird dessen Zugriff auf diesen Ordner und die darin enthaltenen Dateien entfernt.
Ja. Mit Dropbox können Sie Berechtigungen festlegen für freigegebene Dateien und Ordner – einschließlich der Frage, ob jemand Inhalte anzeigen oder bearbeiten darf. Verwenden Sie Bearbeiten-Zugriff für die aktive Zusammenarbeit, Nur betrachten-Zugriff für die Überprüfung und entfernen Sie den Zugriff, wenn das Projekt endet.
Teilen Sie vertrauliche Daten zunächst nur mit Personen, die sie wirklich benötigen. Nutzen Sie anschließend die passende Berechtigungsstufe, fügen Sie Steuerungsoptionen für geteilte Links hinzu, z. B. Passwortschutz oder – sofern verfügbar – ein Ablaufdatum, und überprüfen Sie nach Abschluss des Projekts die externe Freigabe.
Sie können je nach Abo und Einstellungen die Betrachterinfo einsehen, Dateiaktivitäten überwachen und die Aktivitäten beim Teilen im Team in Dropbox verfolgen. Manche Team-Admins können außerdem Berichte zum externen Teilen erstellen, um Inhalte zu überprüfen, die außerhalb des Teams geteilt wurden.
