So Scannen Sie ein Dokument auf einem iPhone oder einem Android-Mobilgerät

In welchen Fällen empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumenten-Scanners?

Auch wenn die Digitalisierung voranschreitet, haben gedruckte Dokumente noch immer ihren Platz. Jedoch trägt niemand gern einen Haufen Papier mit sich herum.

Daher bietet sich sowohl privat als auch beruflich die Verwendung eines Dokumenten-Scanners an:

• Schutz unersetzlicher alter Fotos, handgeschriebener Briefe oder juristischer Unterlagen vor Beschädigung oder Verlust
• Digitale Kopie zum einfachen Zugriff auf Dokumente und zu deren gemeinsamer Nutzung von überall aus
• Platzersparnis durch die Digitalisierung gedruckter Unterlagen
• Erstellung einer digitalen Sicherungskopie wichtiger Dokumente
• Schnelles Auffinden spezifischer Informationen in gescannten Dokumenten mit OCR-Suchfunktionen

 

Folgendes wird häufig gescannt:

• Privat: Fotos, Geburtsurkunden, Pässe, Versicherungspolicen, Steuererklärungen, medizinische Unterlagen und Testamente
• Beruf: Verträge, Rechnungen, Quittungen, Visitenkarten und Projektunterlagen
• Studium: Notizen, Hausarbeiten, Zeugnisse und Lehrbücher

Gescannte Fotoabzüge lassen sich digital speichern und teilen. Mit moderner Scantechnologie können Sie wertvolle Abzüge problemlos in hochwertige digitale Bilder umwandeln. Das ist die perfekte Möglichkeit zum Hochladen, Organisieren und Teilen von Familienfotos.

So scannen Sie Dokumente mit einem Mobilgerät und speichern diese auf einem Computer

Ihr Smartphone ist viel mehr als nur ein Kommunikationsgerät. Mit den richtigen Anwendungen und Techniken lassen sich gedruckte Dokumente problemlos digitalisieren.

Sie müssen nicht länger Dokumente zusammensuchen und den Scanner zum Laufen bringen. Es gibt drei bessere Möglichkeiten:

1. Foto von Ihrem Dokument machen

Sie können die Kamera Ihres Smartphones verwenden und ein Bild von Ihrem Dokument machen. Das ist zwar eine der einfachsten Möglichkeiten, hat aber auch Nachteile. Erstens ist sie nicht vollständig sicher. Zweitens kann es schwierig sein, ein Foto, das nur auf Ihrem Telefon gespeichert ist, auf mehreren verschiedenen Geräten zu verwenden. Es ist auch schwieriger, hochwertige Bilder Ihrer Papierdokumente zu erstellen. Am Ende verlieren Sie vielleicht sogar Zeit, wenn Sie es immer wieder wiederholen müssen.

2. Foto machen und eine Scan-App verwenden

Apps zum Scannen von Dokumenten sind gut geeignet, um ein Bild in einen qualitativ hochwertigen Scan umzuwandeln. Diesen können Sie dann als PDF, PNG, JPG, TIFF usw. speichern oder senden. Dies eröffnet Ihnen eine Vielzahl neuer Möglichkeiten, im Alltag Dokumente zu scannen, ohne dafür in den Copyshop, die Bibliothek oder das Büro zu müssen. Das funktioniert sowohl bei neuen als auch bei alten Scans.

3. Einfach mithilfe einer Scan-App scannen

Der Dokumenten-Scanner von Dropbox bietet Ihnen mehr Features und Sicherheit als das Aufnehmen von Fotos, funktioniert aber genauso einfach. 

Mit der App können Sie Dateien über die Kamera Ihres Geräts scannen und direkt in Ihrem Dropbox-Konto speichern. Sie können von Ihrem Smartphone oder Computer aus darauf zugreifen, egal, ob Sie iOS oder Windows verwenden. 

Sie können einen Scan auch wiederholen, ohne von vorne zu beginnen – sehr hilfreich, wenn Sie einen Stapel Dokumente vor sich haben. Außerdem müssen Sie sich dank einfacher iPhone-Backuplösungen nie wieder Sorgen um den Verlust oder die Beschädigung von Dokumenten machen.

So scannen Sie Dokumente mit dem iPhone

 

Mit der Notizen-App

1. Öffnen Sie die Notizen-App auf Ihrem iPhone.
2. Erstellen Sie eine neue Notiz oder öffnen Sie eine vorhandene.
3. Tippen Sie auf das Kamerasymbol und wählen Sie Dokumente scannen aus.
4. Positionieren Sie das Dokument im Sichtfeld der Kamera. Die App scannt das Dokument automatisch.
5. Passen Sie ggf. die Ecken an und speichern Sie den Scan als Notiz.

Die Notizen-App ist mitunter praktisch für schnelle Scans. Dropbox bietet beim Scannen von Dateien jedoch wesentlich mehr.

Mit der Dropbox-App

Der Dokumenten-Scanner von Dropbox bietet Ihnen mehr Features und Sicherheit als das Aufnehmen von Fotos. So geht‘s:

1. Öffnen Sie die App auf Ihrem iPhone.
2. Tippen Sie auf das Pluszeichen (+).
3. Tippen Sie auf Dokument scannen.
4. Machen Sie ein Foto von dem Inhalt, den Sie scannen möchten.
5. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor oder scannen Sie zusätzliche Seiten.
6. Tippen Sie auf Weiter.
7. Nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen an den Speichereinstellungen vor.
8. Tippen Sie auf Speichern.

Sie können von jedem Gerät aus darauf zugreifen und Scans wiederholen, ohne ganz von Neuem beginnen zu müssen. Außerdem lassen sich Dokumente dank des OCR-Features von Dropbox durchsuchen. Zudem stellt die Speicherung in der Cloud sicher, dass wichtige Dateien keinesfalls verloren gehen.

So scannen Sie Dokumente mit Android-Geräten

 

Mit Google Drive

1. Öffnen Sie die Google Drive-App.
2. Tippen Sie auf das Pluszeichen (+) und wählen Sie anschließend Scannen aus.
3. Positionieren Sie das Dokument im Sichtfeld der Kamera und scannen Sie es.
4. Passen Sie ggf. den Scanbereich an und speichern Sie den Scan in Drive.

Google Drive ist zwar gut für einfache Scans, bietet aber nicht die gleiche Sicherheit und Funktionalität wie spezielle Scan-Apps. So können erweiterte Funktionen wie OCR für durchsuchbaren Text und die einfache Integration in andere Produktivitätstools fehlen.

 

Mit der Dropbox-App

Der Dokumenten-Scanner von Dropbox bietet mehr Features und Sicherheit als das einfache Aufnehmen von Fotos. Die Verwendung ist ganz einfach:

1. Öffnen Sie die App auf Ihrem Android-Gerät.
2. Tippen Sie auf das Pluszeichen (+).
3. Tippen Sie auf Dokument scannen.
4. Fotografieren Sie das Dokument, das Sie scannen möchten, oder wählen Sie ein Bild auf Ihrem Mobilgerät aus. Wenn Sie den Scanvorgang wiederholen möchten, tippen Sie auf Neu aufnehmen. 
5. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor oder scannen Sie zusätzliche Seiten. Sie können das Bild zuschneiden, drehen oder einen Filter anwenden sowie gescannte Seiten hinzufügen bzw. löschen oder die Reihenfolge ändern.
6. Tippen Sie auf Weiter.
7. Nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen an den Speichereinstellungen vor.
8. Tippen Sie auf Speichern.

Sie können von jedem Gerät aus darauf zugreifen, Scans wiederholen, ohne ganz neu beginnen zu müssen, und profitieren von OCR, sodass sich Dokumente durchsuchen lassen. Zudem verfügen Sie dank dem sicheren Cloud-Speicher über eine einfach zugängliche Sicherheitskopie.

Warum ist OCR besser für gescannte Dokumente?

OCR steht für Optical Character Recognition, also optische Zeichenerkennung. Dieses Feature wandelt gescannte Texte in Textdaten um, die durchsucht werden können. Einer der Hauptvorteile von OCR ist die Organisation gescannter Dokumente. Die Dropbox-Scanner-App verwendet OCR, sodass Sie alle Dokumente, die Sie scannen, mit einer einfachen Stichwortsuche in Ihrem Dropbox-Konto finden können.

Wenn Sie einen Kontoauszug hochgeladen haben, der ein bestimmtes Datum enthält, dann suchen Sie einfach nach dem Datum und Sie finden Ihr Dokument im Handumdrehen. Durch die einfache Konvertierung in PDF-Dokumente und die einfache Auffindbarkeit und Suchfunktion benötigen Sie im Grunde keine Dokumente in Papierform mehr. Selbstverständlich können Sie die Notizen-App auch durch eine Scan-App mit OCR ersetzen und Dokumente und Notizen direkt digitalisieren.

So sorgen Sie für qualitativ hochwertige Scans

Egal für welche Scan-Methode Sie sich entscheiden, Sie müssen dafür sorgen, dass sich Ihre Dokumente in bestem Zustand befinden, um ein gestochen scharfes, klares Ergebnis zu erhalten:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente nicht zerknittert, gefaltet oder verfärbt sind.
• Stellen Sie sicher, dass keine Details verblasst sind.
• Sorgen Sie beim Scannen mit dem Smartphone für einen ruhigen Hintergrund.
• Wenn Sie mit einem Scanner ohne OCR arbeiten, sollten Sie auch auf die Auflösung achten. Sie wird in DPI (Dots per Inch), d. h. Punkte je Zoll, gemessen:
• Verwenden Sie für Fotos eine höhere oder sogar verlustfreie Auflösung von bis zu 600 dpi.
• Verwenden Sie für einfache Graustufendokumente 300 dpi, damit sie lesbar sind und die Dateien nicht zu groß werden.
• Jede Auflösung unter 300 dpi sieht auf Ihrem Bildschirm möglicherweise OK aus, ist jedoch verschwommen oder pixelig, wenn Sie später einen Ausdruck erstellen.

Mit einer Bildbearbeitungssoftware können Sie die Probleme mit Ihrem gescannten Dokument meist beheben, aber bis dies richtig gelingt, verschwenden Sie möglicherweise Zeit und Geld.

Scans speichern

Indem Sie Ihre Scans sicher in einem Cloud-Speicher aufbewahren, verhindern Sie, dass Ihre gescannten Bilder auf Ihrer Festplatte verloren gehen oder versehentlich gelöscht werden. Dies ist auch für Ihre persönlichen Dokumente ideal, zum Beispiel für Kontoauszüge, die Sie vielleicht auch scannen und als digitale Version aufbewahren möchten. Dropbox verfügt über einen Schutz, dank dem sichergestellt ist, dass nur Sie Zugriff darauf haben oder nur denjenigen Zugriff gewähren, die ihn benötigen. Mit Dropbox passt Ihr Aktenschrank auf Ihr Smartphone und begleitet Sie überallhin.