Stellen Sie sich das Teilen von unverschlüsselten Dateien wie das Versenden eines persönlichen Briefes auf einer Postkarte vor. Alle, die diese abfangen, können den Inhalt lesen. Dadurch gefährden Sie Ihre Finanzdatensätze, Kundendaten und rechtlichen Dokumente.
Die Bedrohung nimmt immer weiter zu. Cyberangriffe werden häufiger und kostspieliger. Laut McKinsey steigt der durch Cyberangriffe verursachte Schaden im Jahr 2025 im Vergleich zu 2015 voraussichtlich um 300 %. Darüber hinaus verarbeiten Unternehmen inzwischen mehr vertrauliche Dateien als je zuvor. Sicherheit ist heute nicht mehr optional, sondern ein Muss.
Aus diesem Grund ist Verschlüsselung unerlässlich. Mit integrierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE), sicherer Dateifreigabe und strengen Zugriffskontrollen bietet Dropbox Ihnen umfassende Sicherheit beim Versenden vertraulicher Dateien, um sie vor Hackern, nicht autorisierten Nutzern und Datenlecks zu schützen.
Neugierig geworden? Erfahren Sie im Folgenden, wie einfach die Freigabe verschlüsselter Dateien mit Dropbox ist.
So schützt Verschlüsselung Ihre Dateien
Mit Verschlüsselung wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen auf Dateien zugreifen können. Der Zugriff durch Hacker oder nicht autorisierte Nutzer ist nicht möglich und Datenschutzverletzungen wie die Kompromittierung von Finanzdokumenten, Rechtsverträgen oder anderen vertraulichen Daten werden verhindert.
Bevor wir näher auf den sicheren Versand von verschlüsselten Dateien in Dropbox eingehen, finden Sie hier zunächst einen Überblick über die Funktionen und warum diese für Unternehmen, die vertrauliche Informationen verarbeiten, unverzichtbar sind.
Wie funktioniert Verschlüsselung?
Bei der Verschlüsselung werden Dateien geschützt, indem sie in Code umgewandelt werden. Nur Personen mit dem richtigen Schlüssel können die Dateien entschlüsseln und lesen. Ohne den Schlüssel bleiben Dateien gesperrt und können nicht gelesen werden.
Wer Unternehmensdaten schützen muss, ist auf Verschlüsselung angewiesen. Sie ist für Sicherheit und Datenschutz unerlässlich.
Verschlüsselung schützt vor Rufschädigung, finanziellen Verlusten und behördlichen Sanktionen in Ihrer Branche.
Wie funktioniert Verschlüsselung?
Es gibt zwei wichtige Verschlüsselungsmethoden, eine für die Dateifreigabe und eine für gespeicherte Dateien:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE): Bei der Dateifreigabe werden in E2EE-Ordnern gespeicherte Dateien verschlüsselt, bevor sie freigegeben werden. Werden diese Dateien abgefangen, können die Daten nicht gelesen werden, selbst von Dropbox nicht. Diese Option eignet sich hervorragend für Unternehmen, die hochsensible Dokumente verarbeiten, wie z. B. Finanzinstitute, Kanzleien und Organisationen im Gesundheitswesen.
- Verschlüsselung von gespeicherten/übermittelten Daten: Im Dateispeicher werden die auf Cloud-Servern gespeicherten Daten durch Verschlüsselung geschützt und sind somit für nicht autorisierte Nutzer nicht lesbar. Bei der Verschlüsselung von übermittelten Dateien sind die Daten während der Übertragung zwischen Gerät und Server geschützt. Ein Abfangen wird verhindert. Dies bietet Schutz für Dateien in normalen Workflows.
Die Verschlüsselung von gespeicherten und übermittelten Daten gehört zu den standardmäßigen Cloud-Speicher-Schutzmaßnahmen. Die E2EE bietet zusätzliche Sicherheit für Unternehmen, die strenge Datenschutzvorschriften einhalten müssen, sowie weitere Vorteile.
Warum Verschlüsselung für Unternehmen so wichtig ist
Bei Verschlüsselung geht es nicht nur um Sicherheit. Im Folgenden finden Sie weitere Vorteile für Ihr Unternehmen:
- Compliance: Halten Sie mit integrierter Verschlüsselung mühelos DSGVO-, HIPAA- und andere Sicherheitsbestimmungen ein.
- Besserer Datenschutz: Verhindern Sie Datenlecks, Verstöße und Cyberangriffe und schützen Sie vertrauliche Unternehmensinformationen.
- Effiziente Zusammenarbeit: Sorgen Sie für sichere Remote-Arbeit, indem Sie die zwischen Teams und externen Partnern ausgetauschten Daten schützen.
Bei Dropbox finden Sie Optionen für Verschlüsselung, sichere Dateifreigabe und einfache Zusammenarbeit in einem praktischen Tool.
6 Möglichkeiten, verschlüsselte Dateien sicher zu teilen
Die Herausforderungen im Bereich Datensicherheit werden mit dem Wachstum Ihres Unternehmens komplexer: Immer mehr Mitarbeitende teilen Dateien mit externen Personen, Compliance-Vorschriften werden strenger und Cyberbedrohungen nehmen zu.
Mit Dropbox ist Verschlüsselung unkompliziert, skalierbar und in Ihren Workflow integriert – selbst wenn Sie Dateien außerhalb Ihres Unternehmens versenden. Es reicht tatsächlich ein einziger Klick:
- Speichern Sie vertrauliche Dateien in einen E2EE-Ordner oder erstellen Sie einen neuen Ordner. Klicken Sie neben dem Ordner auf Diesen Ordner Ende-zu-Ende verschlüsseln.
- Stellen Sie den Empfängern einen sicheren Schlüssel für den Zugriff auf den Ordner bereit.
- Geben Sie den Ordner für die Empfänger frei – nur autorisierte Nutzer können die Daten entschlüsseln.
Auf der Seite mit den E2EE-Funktionen finden Sie weitere Informationen darüber, wie Sie Ihre Dateien in Dropbox vor dem Versand verschlüsseln können und welche anderen Sicherheitsfunktionen Sie bei der Registrierung für ein Dropbox Enterprise-Konto erhalten.
Im Folgenden sind sechs Möglichkeiten aufgeführt, wie die verschlüsselte Dateifreigabe in Dropbox noch sicherer wird:
1. Zugriff über Freigabelinks kontrollieren
Laden Sie Ihre Datei hoch und generieren Sie einen verschlüsselten Freigabelink, auf den nur autorisierte Empfänger zugreifen können. Dies ist in vielen Fällen nützlich, z. B. wenn Finanzteams Finanzberichte sicher an externe Personen weitergeben müssen. Die Informationen bleiben vertraulich und gleichzeitig wird die Teamarbeit erleichtert.
2. Ablaufdatum für Links festlegen
Sie können in Dropbox ein Ablaufdatum für geteilte Links festlegen. Der Zugriff ist daher nur für einen festgelegten Zeitraum möglich. Ein Marketingteam kann beispielsweise einem Kunden ein Kampagnendokument senden, das nach Projektende nicht mehr zugänglich ist. Es handelt sich generell um eine gute Sicherheitspraxis, wenn geteilte Links nur für einen bestimmten Zeitraum gültig sind.
3. Passwort hinzufügen
Hierbei handelt es sich um eine bewährte Methode der Authentifizierung. Das Festlegen eines Passworts für freigegebene Dateien in Dropbox ist einfach. So können Sie ebenfalls sicherstellen, dass nur berechtigte Personen eine Datei öffnen können. Dies hilft z. B. der Rechtsabteilung beim Versand vertraulicher Verträge. Die Dateien können sicher mit Kunden geteilt werden, ohne zu riskieren, dass vertrauliche Informationen abgefangen werden.
4. Digitales Wasserzeichen hinzufügen
In Dropbox können Sie auch Wasserzeichen zu Dateien hinzufügen. Diese Wasserzeichen können die IP-Adresse des Empfängers, dessen E-Mail-Adresse oder den Zeitpunkt des Dateizugriffs anzeigen. Eine Option, die z. B. für Fotografen hilfreich ist, die ihren Kunden erste Entwürfe vorstellen. Denn durch das Wasserzeichen ist es für andere nicht möglich, die Fotos ohne Berechtigung zu verwenden oder weiterzugeben.
5. Zugriff über Nutzerberechtigungen einschränken oder zulassen
In Dropbox können Sie differenzierte Berechtigungen festlegen und steuern, wer Dateien anzeigen, bearbeiten oder herunterladen kann. Personalabteilungen können z. B. den Zugriff auf Personalakten einschränken, sodass nur berechtigte Personen (wie Vorgesetzte) vertrauliche Dokumente einsehen können. Systemadmins können so Berechtigungen einfach festlegen und sicherstellen, dass Zugriffsrechte nach dem Need-to-know-Prinzip vergeben werden.
6. Aktivitäten im Blick behalten
Admins können außerdem nachverfolgen, wann eine Datei in der Dropbox-Verwaltungskonsole geöffnet, angezeigt oder heruntergeladen wird. Eventuell möchte ein Designteam, das Dateien mit geistigem Eigentum freigibt, den Zugriff überwachen und sicherstellen, dass die vertraulichen Elemente geschützt bleiben – als zusätzliche Sicherheitsebene, um nicht autorisierten Zugriff auf Ihre Dateien zu verhindern.
Verschlüsselte Dateien mit Dropbox senden
Der Schutz von Unternehmensdaten sollte unkompliziert sein. Ob Finanzdatensätze, Kundendaten oder rechtliche Dokumente – Sie müssen vertrauliche Informationen schützen, ohne dass Ihr Workflow darunter leidet.
Hier kommt Dropbox ins Spiel. Mit integrierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE), sicherer Dateifreigabe und anpassbaren Zugriffskontrollen können Sie die Arbeit Ihres Teams schützen und bleiben gleichzeitig produktiv. Sicherheit ist in Dropbox integriert. Darüber hinaus passen sich unsere Tools an das Wachstum Ihres Unternehmens an.
Testen Sie die verschlüsselte Dateifreigabe in Dropbox. Denn Sicherheit und Datenschutz müssen nicht kompliziert sein.
Häufig gestellte Fragen
Verwenden Sie einen Dienstanbieter für die sichere Dateifreigabe wie Dropbox, der E2EE-Ordner, Dateiverschlüsselung sowie weitere Sicherheitsfunktionen bereitstellt.
Verschlüsseln Sie Dokumente vor der Weitergabe und verwenden Sie einen Dienstanbieter für die sichere Dateifreigabe, der Zugriffskontrollen und weitere Sicherheitsfunktionen bereitstellt.
Ja. Jedoch nur, wenn auf dem Gerät die erforderliche Entschlüsselungssoftware installiert ist.
Nein. Auf verschlüsselte Dateien kann genauso zugegriffen werden wie auf normale Dateien.
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