Wahrscheinlich kommt Ihnen das folgende Szenario bekannt vor: Sie befinden sich mitten in einer arbeitsreichen Woche, sind im Stress, weil ein Projekt fertig werden muss, und das Kreativteam hat den endgültigen Videoschnitt exportiert. Sie müssen die Datei nur noch an eine E-Mail an die Kunden anhängen und auf „Senden“ klicken. Aber leider funktioniert das nicht – die Datei ist zu groß.
Viele von uns verwenden E-Mails tagtäglich bei der Arbeit. Müssen jedoch große Dateien versendet werden, lauert oft die böse Überraschung, dass dies nicht möglich ist.
Was also tun, wenn eine Datei sich als „zu groß“ erweist, um per E-Mail versendet zu werden?
In diesem Leitfaden wird erläutert, warum für E-Mails Dateigrößenbeschränkungen gelten. Zudem stellen wir drei Methoden vor, mit denen sich große Dateien und Videos per E-Mail senden lassen, darunter Datenübertragungstools wie Dropbox Transfer.
Aber bevor wir näher auf all dies eingehen, widmen wir uns zuerst der brennenden Frage: Ist das überhaupt möglich?
Können Sie große Dateien und Videos per E-Mail versenden?
Teilen über den Cloud-Speicher
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Kurze Zusammenfassung
- Sie teilen einen Link zu einer Datei in Ihrem Cloud-Speicher.
- Nutzer können so die neueste Version einer Datei anzeigen, einschließlich Änderungen, die seit der Freigabe des Links vorgenommen wurden.
- Wenn Nutzer Bearbeitungszugriff erhalten, können sie sogar mit Ihnen an der Datei zusammenarbeiten.
Einsatzbereiche
- Bei der Zusammenarbeit mit anderen
- Wenn Sie eine Videodatei teilen möchten, die sich in Arbeit befindet und weiter aktualisiert wird
Senden einer Kopie mit einem Datenübertragungstool
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Kurze Zusammenfassung
- Sie teilen einen Link zu einer herunterladbaren Kopie der Datei.
- Für zusätzliche Sicherheit legen Sie Zugriffsberechtigungen und ein Ablaufdatum für den Link fest.
- Downloadseiten mit individuellem Branding hinterlassen einen starken ersten Eindruck.
Einsatzbereiche
- Bei Bereitstellung fertiger Videoexporte und finaler Dateiversionen
- Wenn Sie Dateien senden möchten und der Empfänger Ihre Version im Cloud-Speicher nicht sehen soll
Anhängen einer komprimierten Datei
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Kurze Zusammenfassung
- Sie komprimieren das Video oder die Datei auf eine kleinere Größe, wobei die Bildqualität verringert wird.
Einsatzbereiche
- Wenn Sie einen E-Mail-Anhang verwenden müssen
- Tools zur Cloud-Speicherfreigabe und Datenübertragung bieten mehr Kontrolle und ermöglichen größere Dateigrößen
Einschränkungen von E-Mail-Anhängen
Bevor wir näher auf die Lösungen eingehen, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um zu verstehen, warum das direkte Anhängen einer Datei an eine E-Mail oft nicht funktioniert.
Dateigröße
Wie bereits erwähnt, sind Dateigrößenbeschränkungen ein großer Nachteil beim Versenden von Dateien als E-Mail-Anhang.
Die genauen Dateigrößenbeschränkungen variieren, aber die meisten liegen zwischen 10 und 25 MB. Werfen Sie zum Beispiel einen Blick auf die Größenbeschränkungen für angehängte Dateien, die auf einigen der beliebtesten E-Mail-Plattformen gelten:
- Gmail: 25 MB
- Microsoft Outlook: 20 MB
- iCloud Mail: 20 MB
- ProtonMail: 25 MB
- AOL Mail: 25 MB
- Yahoo! Mail: 25 MB
- GMX: 50 MB
Für das Teilen von Dokumenten, Tabellenkalkulationen oder anderen kleinen Dateiformaten sind diese Grenzen gar kein Problem. Hochauflösende Bilder und Videos dagegen überschreiten schnell die zulässige Dateigröße.
Sicherheit
Es geht jedoch nicht nur um den Komfort, größere Dateien teilen zu können. Das Versenden von Dateien als E-Mail-Anhänge hat auch Auswirkungen auf die Sicherheit.
Um dies zu verdeutlichen, sehen wir uns ein Beispiel an: Stellen Sie sich vor, Sie haben einen Aktenkoffer mit allen Dokumenten, die Sie verschicken möchten. Wenn Sie diese Dokumente an eine E-Mail anhängen, ist das in etwa damit vergleichbar, die Aktentasche über eine Mauer zu einem Empfänger zu werfen, der auf der anderen Seite steht.
Sobald Sie diese Aktentasche geworfen haben, haben Sie die Dinge nicht mehr in der Hand – auch wenn Sie feststellen, dass Sie die falschen Dokumente verschickt oder einer falschen Person etwas gesendet haben.
Stellen Sie sich jetzt das gleiche Szenario vor, mit einem Unterschied: Sie legen die Aktentasche in einem abgelegenen Schließfach mit Zahlencode ab. Der Empfänger bekommt mithilfe der von Ihnen geteilten Angaben Zugang zu dem Schließfach und kann es öffnen. Außerdem können Sie aus der Ferne den Zugangscode oder auch den Empfänger komplett ändern.
Dies ist ein vereinfachtes Beispiel, aber es veranschaulicht, warum genau Dateianhänge in E-Mails zu misslichen Sicherheitsrisiken führen können, da Fehler unausweichlich passieren. Durch die Verwendung externer Tools stellen Sie eine zusätzliche Sicherheits- und Kontrollebene bereit, sodass Sie sich beruhigt zurücklehnen können, wenn Sie Ihre Arbeiten teilen.
Zugriffs- und Versionskontrolle
Wir alle kennen das: Sie haben gerade bei einer wichtigen E-Mail auf Senden geklickt, nur um festzustellen, dass die angehängte Datei oder das angehängte Video einen Fehler enthält.
Mit der Cloud-basierten Dateifreigabe können Sie den Fehler in der freigegebenen Datei einfach beheben, ohne eine Folge-E-Mail senden zu müssen. In ähnlicher Weise bieten moderne Dateifreigabelösungen viel mehr Kontrolle darüber, wer auf Ihre Dateien zugreifen und wer was damit tun kann.
Wenn Sie also Ihre aktuelle Version mit dem Team teilen und dabei sicherstellen müssen, dass die Account Manager sie zwar sehen, aber nur Ihre Kollegen Anpassungen vornehmen können, müssen Sie lediglich die Zugriffsberechtigungen für jeden Empfänger festlegen.
Benötigen Sie fortschrittliche Tools für Versionskontrolle und Feedback, ist eine spezielle Video-Feedback-Plattform wie Dropbox Replay unter Umständen die ideale Lösung. Für Dokumente und andere Dateiformate stehen in Dropbox Tools für die Zusammenarbeit an Inhalten zur Verfügung, die die Bereitstellung und Umsetzung von Feedback erleichtern.
So versenden Sie große Dateien und Videos per E-Mail
Dank der Vielzahl an Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, ist das Versenden einer großen Datei oder eines großen Videos per E-Mail ganz einfach.
In diesem Teil des Leitfadens erklären wir die folgenden drei Methoden – welche für Sie ideal ist, hängt von Ihrem Verwendungszweck ab:
- Teilen über den Cloud-Speicher – mit einem Link zu Dateien auf Ihrem Dropbox-Cloud-Speicher oder einer vergleichbaren Lösung.
- Senden einer separaten, herunterladbaren Kopie – mit einem Tool wie Dropbox Transfer für die Übertragung großer Dateien
- Anhängen einer komprimierten Datei – wenn das Teilen eines Links nicht möglich ist; führt zu Qualitätseinbußen
Senden einer Kopie mit einem Tool für den Transfer großer Dateien
Wenn Sie nicht alle Features des Cloud-Speichers benötigen, aber dennoch finale Dateien bereitstellen müssen, sind Tools für die Übertragung großer Dateien wie Dropbox Transfer die ideale Plattform zum Senden großer Videos.
Ziehen Sie einfach in Dropbox Transfer Dateien mit einer Größe von bis zu 250 GB per Drag & Drop in das Upload-Fenster, wählen Sie die gewünschten Optionen aus und teilen Sie die Dateien – entweder durch Senden einer E-Mail mit dem Link direkt aus Transfer oder durch manuelles Kopieren des Links in eine eigene E-Mail. Der Empfänger kann dann über den erhaltenen Link eine Kopie der Dateien herunterladen.
Mit Dropbox Transfer haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Dateien und sind immer umfassend über deren Status informiert. Sie können Folgendes tun:
- Kopien zustellen, um unerwünschtes Bearbeiten zu verhindern
- Kontrollieren Sie den Zugriff durch Passwortschutz
- Ablaufdaten für Links festlegen, um Downloads zu fördern
- Zustellungsbestätigung durch Download-Benachrichtigungen
Warum warten, bis sich Ihr Kunde das Video ansieht, um einen ersten Eindruck zu hinterlassen? Mit Dropbox Transfer können Sie Ihre Download-Seite individuell gestalten – mit einem Hintergrundbild und Logo Ihrer Wahl.
Anhängen einer komprimierten Datei
Wo immer möglich, ist eine linkbasierte Dateifreigabelösung, wie die beiden oben beschriebenen, die beste Wahl für das Senden von Videodateien und anderen großen Dateien, die Sie übertragen müssen.
Mitunter lassen sich Daten oder Videos jedoch nicht mithilfe eines Links teilen. In solchen Fällen kann die Dateigröße durch Komprimierung auf unterhalb der Größenbeschränkungen Ihres E-Mail-Clients reduziert werden.
Bei der Komprimierung werden Datei- und Videoinhalte mit dem Ziel entfernt oder verkleinert, die Gesamtdateigröße zu reduzieren. Dies kann Folgendes umfassen:
- Reduzieren der Auflösung eines Bildes oder Videos, beispielsweise von 4K auf 1080p.
- Reduzieren der Frame-Rate des Videos, wodurch es abgehackter und weniger reibungslos erscheint.
- Reduzieren der Qualität einer Audiodatei durch Herabsetzen der Bitrate oder der Sample-Rate.
- Ändern anderer technischer Faktoren wie Farben oder Codierung
Wenn Sie ein Video komprimieren möchten, gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Verwendung integrierter Software wie QuickTime, wenn Sie einen Mac nutzen
- Verwendung von Tools von Drittanbietern wie dem VLC Media Player
- Senden von Videos an einen ZIP-Ordner, was beim Verschicken von Dateisammlungen hilfreich sein kann
Aber seien Sie gewarnt: Die Qualität Ihrer Datei oder Ihres Videos wird durch das Komprimieren reduziert, um die Dateigröße zu verringern.
Wenn Ihnen die Videoqualität wichtig ist, sollten Sie stattdessen die Nutzung einer Linkfreigabe über den Cloud-Speicher oder ein Dateitransfertool wie Dropbox Transfer in Betracht ziehen.
Senden großer Dateien und Videos mit Dropbox per E-Mail
Egal, ob Sie eine Kopie senden oder einen Link zur Zusammenarbeit teilen: Dropbox ist die Lösung für den Versand großer Dateien und langer Videos per E-Mail.
Legen Sie los: Teilen Sie entweder einen Link aus Ihrem Cloud-Speicher oder gehen Sie zu Dropbox Transfer und fügen Sie Dateien hinzu.
