Unabhängig von unserer Abteilung oder Funktion erstellen wir in unserem Arbeitsleben eine große Menge an Dateien und Dokumenten. Doch sobald wir sie erstellt haben, können unsere Dokumente im riesigen Inhaltsökosystem unseres Unternehmens leicht verloren gehen. Wie können wir sie also leichter finden?
Ein Dokumentenmanagementsystem kann Ihnen helfen, Workflows zu optimieren, Effizienz und Produktivität zu steigern und Ihrem Team wertvolle Zeit zu sparen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Dokumentenmanagementsystem ist und welche Vorteile es bietet. Außerdem geben wir Ihnen einige Top-Tipps, um die richtige Lösung für sich zu finden.
Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement ist der Prozess des Erfassens, Speicherns, Archivierens, Verfolgens und Abrufens der elektronischen Dokumente Ihres Unternehmens. Hierzu zählen PDFs, Textverarbeitungsdateien, Videos und Scans von Papierdateien wie Quittungen.
Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem können Sie sich den Papierkram vom Hals schaffen und die Bearbeitung von Inhalten wie PDFs, das Teilen von Dateien für E-Signaturen und andere wichtige Geschäftsabläufe vereinfachen.
Ein Dokumentenmanagementsystem (oder „DMS“) ermöglicht Ihnen, verschiedene Dokumenttypen aus unterschiedlichen Quellen wie E-Mails, Onlineformularen und gemeinsam genutzten digitalen Dateien zu erfassen und an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort zu speichern.
Warum Sie ein digitales Dokumentenmanagementsystem benötigen
Sie benötigen ein klares, aber umfassendes System, um die Dokumentensicherheit zu gewährleisten und ein effizientes Dokumentenmanagement sicherzustellen.
Heutzutage erzeugen wir alle in unserem Arbeitsleben durch die Interaktion mit Kunden, Kollegen und anderen Beteiligten enorme Datenmengen. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem trägt dazu bei, unsere Dateien und Ordner zugänglich, aber sicher zu halten, während wir sie im Rahmen unserer Workflows und Projekte erstellen, empfangen und teilen.
Welche Vorteile bietet das Dokumentenmanagementsystem?
Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems bietet Ihrem Unternehmen eine Reihe wichtiger Vorteile.
1. Teamwork und Zusammenarbeit
Wenn Teammitglieder den genauen Speicherort der Dateien und Ordner kennen, die sie für ihre Arbeit benötigen, ist die Zusammenarbeit in Echtzeit viel einfacher. Verabschieden Sie sich vom Hin und Her beim Teilen von Dokumenten zur Eingabe per E-Mail und über andere Kommunikationstools!
Es vereinfacht außerdem die externe Weitergabe von Inhalten an den Kunden und andere Beteiligte und fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem das Dokument an einem sicheren Ort gespeichert und der Zugriff auf bestimmte Personen beschränkt wird.
2. Einfacher Zugriff
Auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem kann viel einfacher zugegriffen werden als auf ein lokales System auf Papierbasis vor Ort, das auf einen einzigen Standort beschränkt ist. Mit einem digitalen System, insbesondere einem auf Cloudbasis, können Sie und Ihre Teammitglieder von überall und auf jedem Gerät auf Dokumente zugreifen.
Ganz gleich, ob Sie von Zuhause arbeiten oder unterwegs einige Aufgaben abhaken, Sie können den Verlust von Unterlagen vermeiden, indem Sie sicher auf Dateien zugreifen, die sicher im Cloud-Speicher aufbewahrt werden.
Ein zentralisierter Speicherort für Ihre Dokumente erleichtert außerdem das Auffinden von Dateien erheblich – keine über verschiedene Ordner und Unterordner verstreuten Dokumente mehr, bei denen es zwangsläufig zu Zugriffsproblemen kommt.
3. Höhere Sicherheit
Integrierte Sicherheitsfunktionen wie Senden und Nachverfolgen mit Dropbox ermöglichen Ihnen, Zugriffsberechtigung festzulegen und zu überwachen, wann, wo und wie Dokumente angezeigt, bearbeitet und geteilt wurden.
Admins können den Zugriff auf Dokumente auf Personen beschränken, die diese benötigen. So werden vertrauliche Informationen geschützt und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützt.
Ordnungsgemäßes Dokumentenmanagement wird in vielen Branchen zur gesetzlichen Pflicht und ein robustes Dokumentenmanagementsystem kann Ihnen helfen, Prüfern gegenüber nachzuweisen, dass Sie die relevanten Gesetze und Vorschriften einhalten.
4. Höhere Effizienz und Produktivität
Mit einem umfassenden Dokumentenmanagementsystem müssen Sie keine Zeit mit der Suche nach Dateien auf verschiedenen Geräten, Apps oder Browser-Tabs verschwenden.
Und wenn Sie dies mit intelligenten KI-Tools wie Dropbox Dash ergänzen, können Sie alles, was Sie brauchen, unabhängig vom Metadaten- oder Dateiformat mit nur wenigen Klicks finden – und sparen so wertvolle Zeit und Mühe.
Worauf Sie bei einem Dokumentenmanagementsystem achten sollten
Bei der Auswahl einer Dokumentenmanagementsoftware für Ihr neues System müssen Sie auf mehrere wichtige Features achten, darunter:
Versionskontrolle und Prüfprotokolle – sehen Sie, wie das aktuelle Dokument entstanden ist und welche Unterschiede es zu früheren Versionen gibt
Sicherheit und Zugriffskontrolle – schützen Sie wichtige Dokumente mit Passwörtern und Dateiverschlüsselung
Workflow-Automatisierung – beschleunigen Sie zeitaufwändige Aufgaben wie das Erstellen und Verwalten von Ordnern
Zusammenarbeit – speichern Sie Dokumente an einem zentralen Ort, um Ihren Kollegen die gleichzeitige Arbeit an Dateien zu erleichtern
Einfaches Suchen, Durchsuchen und Abrufen von Dateien – wählen Sie ein Tool mit optimierter Nutzererfahrung, das Ihnen hilft, das richtige Dokument zu finden, wenn Sie es brauchen
Das von Ihnen gewählte System sollte sich außerdem nahtlos in Ihren Dokumentenmanagementworkflow einfügen, sodass Sie und Ihr Team Ihre Dokumente problemlos weiter erstellen, teilen und verwalten können.
Ein einheitliches, zentralisiertes Dokumentenmanagementsystem
Dropbox ist der ideale zentrale Punkt für das Speichern, die Zusammenarbeit, das Sammeln von Feedback und die Verwaltung Ihrer Projektdateien. Mit Dropbox können Sie ganz einfach Dokumente erstellen, bearbeiten und mit Ihren Teammitgliedern teilen und jederzeit und überall darauf zugreifen.
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