Cinco formas de respaldar el cumplimiento de RR. HH. con Dropbox

Recursos Humanos (RR. HH.) se ocupa de todo tipo de información personal y confidencial: datos de salud, detalles de salarios y beneficios, comentarios internos, resultados de encuestas y mucho más. Los equipos de RR. HH. más efectivos son los que recopilan, organizan y almacenan esta información, al transformar bits de datos en elementos procesables que pueden impulsar objetivos empresariales, mejorar las funciones y procesos internos, y atraer talento externo.

Pero con un gran poder viene una gran responsabilidad, y proteger la información confidencial de los empleados y los datos comerciales confidenciales es esencialmente eso. Además, también es vital proteger esta información para fines de cumplimiento. RR. HH. tiene el deber con los empleados de una organización y también debe garantizar que sigan las reglamentaciones empresariales y de seguridad. Y ahí es donde entra Dropbox. Estas son cinco formas en que Dropbox puede proteger los datos confidenciales y respaldar el cumplimiento de RR. HH.: 

1. Controlar el acceso a archivos y carpetas confidenciales

Una de las primeras y más simples formas de controlar la información privada es limitar quién tiene acceso a los datos. Con los permisos de archivos detallados de Dropbox, es fácil controlar quién puede acceder a carpetas y archivos, y qué tipo de permisos de acceso tienen para cada uno. Al utilizar permisos de grupo, puedes compartir una hoja de cálculo con los salarios de un equipo específico con su gerente sin dar acceso al equipo a la carpeta donde se encuentra la hoja de cálculo (es decir, una carpeta que contiene hojas de cálculo con toda la información salarial). 

Asimismo, la Consola de administración y las funciones de Teams del producto de firma electrónica de Dropbox, llamado Dropbox Sign también ofrecen permisos de acceso restringido a documentos esenciales que requieren una firma con validez legal. Con Dropbox Sign, es fácil obtener firmas con validez legal en acuerdos con empleados, como cartas de oferta, acuerdos de confidencialidad, contratos y cláusulas de no competencia. Estos documentos son a prueba de manipulaciones y cuentan con un registro de auditoría que permite rastrear con facilidad su trayectoria en caso de disputas legales.

2. Crear capas de protección

La protección de los datos se presenta en varias modalidades. En primer lugar, está el mejor sistema de seguridad de su clase, que incluye el estándar de cifrado avanzado de 256 bits, la capa de sockets seguros y la seguridad de la capa de transporte para proteger los datos en tránsito entre las aplicaciones de Dropbox y los servidores, un sólido programa de recompensas por vulnerabilidades de seguridad, verificación en dos pasos y mucho más. En segundo lugar, existen múltiples formas en que RR.HH. y otros usuarios puedan agregar más capas de protección. El uso del sistema de archivos en la nube de Dropbox permite enviar vínculos de solo lectura, que permiten al destinatario ver, comentar y descargar el archivo, pero no editarlo, mientras que la adición de la verificación en dos pasos a los documentos garantiza que solo el destinatario previsto pueda ver los materiales confidenciales de RR.HH.

3. Administrar dispositivos de forma proactiva y realizar un seguimiento de cómo se comparten los datos

Una cosa es saber quién puede ver un archivo o carpeta. Otra es saber quién ha accedido a la información. Con Dropbox, un vistazo rápido te proporcionará esta información, ya que cualquier persona que esté viendo el archivo tendrá su avatar en color, mientras que aquellos con permisos de visualización y edición que no estén viendo el archivo en ese momento tendrán sus avatares en gris. Además, verificar quién ha visto, editado, movido o modificado un archivo es tan fácil como abrir el archivo y hacer clic en Actividad en la barra lateral derecha. También es posible cerrar sesión de forma remota en una cuenta de Dropbox y, para los usuarios de Plus, Family, Professional o Business, también es posible eliminar de forma remota todos los archivos de Dropbox al cerrar sesión de manera remota. No tienes que preocuparte de que la información de los dispositivos perdidos o robados caiga en manos equivocadas.

4. Proteger con contraseña archivos y carpetas individuales

Una hoja de cálculo contiene la información personal de cada empleado de la empresa. Debe protegerse al máximo. ¿Por qué no ir más allá de la ya sólida infraestructura de seguridad y agregar una contraseña a un archivo, carpeta o documento de Dropbox? Solo podrán acceder a ella aquellos que tengan la contraseña. Si el departamento de RR.HH. debe enviar el archivo, tampoco se puede abrir sin la contraseña. Como ventaja adicional, establece una fecha de vencimiento para el vínculo compartido, de modo que nadie pueda descargar o ver el archivo después de la fecha de vencimiento aunque tenga la contraseña. Simple, efectivo y seguro.

5. Monitorear y detectar comportamientos sospechosos y filtraciones de datos

Los equipos de RR. HH. que utilizan Dropbox Advanced o Enterprise pueden configurar alertas para problemas, como la detección de ransomware, la eliminación masiva o el movimiento de datos, la presencia de malware, demasiados intentos de inicio de sesión y más. Estas alertas son clave para detectar los problemas de manera temprana y hacer frente a cualquier posible caída. Las prácticas de seguridad de Dropbox facilitan el rastreo de los detalles, mostrando información, como quién es el responsable, qué sucedió, cuándo sucedió y qué archivos, carpetas o personas se vieron afectados. Cualquiera en RR. HH. sabe que los datos pueden ser liberados. Lo que importa es cómo se trata la filtración y la calidad de la respuesta general. Así es como RR. HH. construye y mantiene la confianza en toda la organización. 

Con las herramientas y la tecnología adecuadas, asegurar las prácticas de RR. HH. no tiene por qué ser difícil. Pero es esencial para el éxito de una organización. Los empleados individuales deben tener la tranquilidad de que su información esté segura, protegida y que solo puedan acceder a ella quienes la necesiten. Los líderes empresariales deben saber que cumplen con las reglamentaciones empresariales y de seguridad. El costo de las filtraciones de datos es demasiado grande, tanto de reputación como financieramente, para arriesgarse a prácticas de RR. HH. poco sólidas.