Prácticas recomendadas para organizar y distribuir los recursos de la marca

Cuando formas parte de un equipo creativo dentro de una organización grande, tienes que trabajar con una gran cantidad de activos, recursos y socios. Esto es muy bueno, porque significa que el trabajo puede avanzar en diferentes frentes al mismo tiempo: una agencia produce un video para una nueva campaña; un estudio trabaja en un libro electrónico de liderazgo intelectual y el discurso de acompañamiento que un ejecutivo pronunciará en una próxima conferencia; una firma de marketing digital crea un paquete de contenido patrocinado que se lanzará en el sitio web y las plataformas sociales de una prestigiosa revista.

Pero también hace las cosas más complejas porque hay demasiadas partes móviles. Los activos deben organizarse cuidadosamente y se los debe poder encontrar fácilmente . Las personas adecuadas necesitan poder acceder a ellas, y hay que impedir que actores hostiles vean algo que no deberían. Los socios externos necesitan saber que tienen el logo, la fuente y la plantilla de cubierta correctos. Si estas piezas y activos simples no están en su lugar—y seguros—la creación de trabajos de alta calidad se vuelve más difícil, especialmente a medida que crece el número de socios externos.

Si eres parte de un equipo creativo de una empresa grande y gestionas todos los activos de marketing en coordinación con varias agencias, necesitas establecer un proceso inteligente. Afortunadamente, Dropbox puede ayudar a sistematizar la recopilación, organización y distribución de los recursos de la marca.

Sistematizar activos

Lo primero a considerar a la hora de crear un repositorio de activos es definir con precisión lo que no puede faltar. Haz una lista. Ten en cuenta cosas como logos, eslogans, pautas de estilo, documentos de mensajería, plantillas de documentos y demás. Es mejor que le des a tus agencias externas más activos de los que crees que podrían necesitar, entonces esperar la aprobación de un eslogan o un archivo SVG no significará un atasco durante la producción.

A partir de ahí, se trata de configurar la estructura de las carpetas. Considera las carpetas de nivel superior, luego las subcarpetas donde vivirán activos específicos. Quizás una carpeta de nivel superior se llama Activos digitales con una subcarpeta para logos y otra para eslóganes gráficos. Yendo un paso más allá, la carpeta de logos podría tener subcarpetas para logos clasificados por tamaño o uso; claro, ya les dijiste que esta marca secundaria es lo que el equipo usa para las redes sociales, pero lo mejor es etiquetarlo y sistematizarlo para que no haya preguntas de último momento.

Organizar los archivos por proyecto

Una estructura de carpetas confiable para los proyectos del equipo es aquella que incluya una carpeta de nivel superior por proyecto, con un conjunto coherentes de subcarpetas en cada ocasión. Utiliza una convención de nombres clara y prefijos numerados para que las carpetas permanezcan en el mismo orden para todos.

Para organizar por proyecto los archivos almacenados, crea una carpeta de nivel superior para cada proyecto, y luego reutiliza la misma estructura de subcarpetas cada vez (por ejemplo, Resumen, Archivos de trabajo, Revisiones y Final). Asigna nombres a las carpetas de los proyectos de forma coherente (como Campaña de primavera 2026-01, etc.) para que queden ordenadas claramente y sean fáciles de encontrar.

Para las carpetas compartidas, crea una carpeta de nivel superior llamada "Proyectos", luego mantén cada iniciativa en su propia carpeta de proyecto compartida e invita solo a los compañeros de equipo o las agencias que necesiten acceso a ese proyecto. Utiliza las mismas subcarpetas internas (Resumen, Archivos de trabajo, Revisiones, Final) para que los colaboradores siempre sepan dónde colocar (o encontrar) lo que necesitan. Cuando un proyecto finalice, mueve su carpeta a una subcarpeta "Archivo" para mantener ordenado el trabajo activo.

Para organizar los archivos de los clientes de manera eficiente, utiliza una estructura centrada en el cliente que puedas repetir, por ejemplo, Clientes > [Nombre del cliente] > [Nombre del proyecto] > Trabajo interno en curso, Listo para el cliente y Final. Comparte únicamente la carpeta "Listo para el cliente" (o "Final") para que los clientes siempre vean los últimos archivos aprobados, mientras tu equipo mantiene los borradores y los comentarios perfectamente reservados.

Etiquetado y recolección de activos

Asegúrate de usar etiquetas para las carpetas, también. Es fácil crear una carpeta automatizada que agregue automáticamente la etiqueta a cualquier cosa que se coloque en esa carpeta, lo que facilita la localización de activos en el futuro.

Dropbox te permite identificar los archivos y carpetas con etiquetas sencillas, para que puedas buscar por etiqueta y encontrar rápidamente los recursos relacionados. También puedes configurar una carpeta para que a todo lo que agregues a ella se le asigne automáticamente la misma etiqueta, manteniendo así organizada tu biblioteca a medida que crece.

Por ejemplo, agregar una etiqueta #ActivoDigital a la carpeta de Activos digitales significa que cada activo que se incluya en la carpeta obtendrá esa etiqueta, así como cualquier elemento que se agregue a cualquier subcarpeta en el futuro. Una etiqueta #Logo en la carpeta de Logos hará lo mismo para todo lo que contenga esa subcarpeta. Un sistema de etiquetado inteligente te ahorrará tiempo después.

Centrémonos ahora en cómo lograr que los activos se guarden en los lugares correctos. Al usar una solicitud de archivos, es posible pedir a tus compañeros que carguen archivos específicos (que se colocarán automáticamente en el lugar correcto) incluso si no tienen su propio Dropbox. (¡Aunque deberían tenerlo!) Solo tienes que hacer la solicitud de archivos, enviarla y ver cómo los activos terminan donde deben estar. Todo en el lugar que le corresponde.

Confidencial

Gestionar los permisos, es decir, determinar quién es el responsable, quién puede editar y quién puede ver, debe hacerse caso por caso, pero sea cual sea la decisión, es fácil de implementar. Funciones como cambiar el nivel de acceso, dejar de compartir, permitir que otros usuarios compartan con gente nueva, entre otras, están a solo un clic de distancia.

Además, el cifrado de nivel empresarial y las opciones de protección con contraseña que ofrece Dropbox ayudan a mantener los activos seguros y protegidos, independientemente de quién tenga acceso a ellos.

Para almacenar de forma segura en la nube los diseños patentados y los archivos fuente, guárdalos en una carpeta de Dropbox a la que solo se pueda acceder con invitación. Al compartir, agrega medidas de seguridad como protección con contraseña, fechas de vencimiento y controles de descarga, y utiliza el historial de visualización para realizar un seguimiento del acceso y revocarlo rápidamente.

El historial de versiones y la recuperación de archivos también pueden ayudarte a restaurar versiones anteriores si se modifican o eliminan archivos.

Envío de activos de forma segura

Repositorio de activos creado. Bien, bien, bien. El siguiente paso es distribuir los activos a los socios que necesitan usarlos, o proporcionar acceso al Dropbox interno de una organización; para que las agencias externas puedan usar los recursos. Hay múltiples formas de hacer esto, de manera segura.

Con Dropbox, es fácil compartir una carpeta o un archivo. Mejor aún, la persona que los comparte puede controlar quién puede ver y editar la carpeta o archivo (los que tienen el vínculo, los miembros del equipo o solo las personas que recibieron una invitación), así como quién puede otorgar acceso a terceros. 

También es posible proteger con contraseña carpetas o archivos, establecer fechas de vencimiento para los vínculos e inhabilitar las descargas para que nadie pueda descargar el material compartido.

Si necesitas limitar el acceso a los archivos de los clientes, compártelos desde Dropbox usando vínculos compartidos con controles como contraseñas, fechas de vencimiento o descargas inhabilitadas según lo consideres conveniente, y monitorea la actividad de quienes ven el contenido para tener más control.

Para mayor protección, también puedes agregar marcas de agua digitales para que el contenido compartido incluya detalles como el correo electrónico y la dirección IP del destinatario y así desalentar el uso no autorizado.

Y, por supuesto, siempre es posible ver quién ha visualizado carpetas o archivos en una cuenta de Dropbox.

Control de versiones seguro al colaborar con equipos remotos

Para garantizar el control de versiones del material de marketing al trabajar con equipos remotos, mantén a todos trabajando desde una carpeta compartida de Dropbox y limita el acceso de edición a las personas que deban realizar cambios.

Las características de historial de versiones y recuperación de archivos que ofrece Dropbox te permiten restaurar versiones anteriores si los archivos se sobrescriben, y los controles para los vínculos compartidos, como las contraseñas, las fechas de vencimiento y las restricciones de descarga, te ayudan a compartir los borradores de forma segura.

Otra manera

Una segunda opción es utilizar Dropbox Transfer para enviar una copia de un archivo o carpeta a un socio externo. 

Simplemente haz clic en "Enviar una copia" en el menú desplegable Compartir y luego envíala por vínculo o correo electrónico. Con Transfer, también hay una opción para proteger la copia con contraseña, establecer una fecha de vencimiento y recibir notificaciones de descarga para mayor seguridad y visibilidad del estado de los activos.

Organizar y distribuir los recursos de una marca no tiene por qué ser difícil ni aterrador. Un método reflexivo, un etiquetado inteligente y un intercambio seguro ayudarán a cualquier organización y a sus socios de marketing a crear un trabajo hermoso e impactante en conjunto.

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