¿Son las reuniones asíncronas el futuro del trabajo?

Las oportunidades de trabajo más flexibles, incluidos los equipos híbridos y predominantemente virtuales, llegaron para quedarse. Según un estudio realizado por PwC, el 83 % de los empleados quiere trabajar a distancia al menos un día a la semana desde la pandemia.

A medida que una mayor cantidad de empresas avanza hacia el trabajo a distancia, las tecnologías de comunicación y colaboración se vuelven esenciales. Las reuniones por video son ahora un método habitual para mantener conectados y comprometidos a los equipos remotos.

No obstante, las videoconferencias pueden ser caóticas, por no hablar de agotamiento cuando se acostumbran a excederse. La lentitud de las conexiones a Internet, el solapamiento de las conversaciones y la falta general de productividad son solo algunos de los problemas que los trabajadores remotos encuentran en las reuniones por video.

De hecho, un estudio de Atlassian indicó que las reuniones son ineficaces el 72 % de las veces. El 80 % de los encuestados de Atlassian incluso expresó que serían más productivos si dedicaran menos tiempo a las reuniones. Sobre todo cuando son poco productivas o dan lugar a que alguien sugiera una reunión de seguimiento. Nadie quiere una reunión para agendar más reuniones.

Entonces, ¿cómo puedes aprovechar las ventajas de las reuniones virtuales, sin sacrificar la productividad, el compromiso del equipo y la conectividad? Intro: con reuniones asíncronas.

Comencemos por los conceptos básicos… ¿qué queremos decir con “asincr.”?

La comunicación asíncrona se produce cuando una persona (o un grupo) proporciona información y puede transcurrir cierto tiempo antes de que los destinatarios den su respuesta.

Un ejemplo clásico de comunicación asíncrona es el correo electrónico: los mensajes no requieren una respuesta inmediata y hay brechas o retrasos en los intercambios.

En pocas palabras, una reunión asíncrona no se produce en tiempo real. Se organizará y planificará hasta cierto punto, pero no requerirá un horario. Las comunicaciones pueden ser unidireccionales, como un video de capacitación grabado previamente, o tener más interacciones, como los mensajes de video a solicitud.

Las reuniones de video asíncronas no se transmiten en vivo; en cambio, se graban para que se puedan ver y revisar más tarde. 

¿Cuál es la diferencia entre las reuniones asíncronas y síncronas?

Así pues, puede que te preguntes qué hace que las reuniones asíncronas sean diferentes. Pues bien, si has trabajado a distancia durante un tiempo, es probable que la mayoría de tus reuniones hayan sido síncronas. Esto significa que son en vivo y requieren que los participantes estén activos al mismo tiempo.

Al igual que las reuniones asíncronas, las reuniones síncronas te permiten relacionarte con colegas y clientes incluso cuando la ubicación es un problema. Sin embargo, las reuniones síncronas deben programarse y un registro de la reunión puede o no tomarse para referencia futura.

En resumen:

• Las reuniones síncronas se celebran en tiempo real. Las video-reuniones en vivo que se realizan en plataformas como Zoom requieren una conversación bidireccional entre los participantes. Los participantes revisan juntos los materiales de la reunión y hacen comentarios al momento.
• Las reuniones asíncronas son lo opuesto: no se transmiten en vivo y la comunicación no se produce en tiempo real. Las video-reuniones asíncronas se graban y se comparten para que el contenido se pueda compartir y ver en otro momento.

¿Cuáles son las ventajas de las reuniones asíncronas?

Las reuniones asíncronas suponen nuevas oportunidades para que las empresas innoven y se vuelvan más flexibles. Veamos algunas razones por las que las reuniones asíncronas podrían beneficiar a tu empresa.

Mayor flexibilidad

Las reuniones asíncronas son imprescindibles para los equipos remotos híbridos, distribuidos y con prioridad virtual. Ya que se evitan las molestias de las reuniones en persona, las empresas pueden ampliar su grupo de talentos y oportunidades de reclutamiento más allá de los límites de la oficina.

Este enfoque también te permite trabajar en diferentes zonas horarias y plataformas. Si tienes clientes en otros países, no tendrás que preocuparte por programar una reunión demasiado temprano para un equipo y demasiado tarde para otro.

Quitar la presión de una respuesta inmediata significa que los miembros del equipo tienen menos probabilidades de experimentar el burnout si hay tensiones y demandas competitivas en su tiempo.

En el plano personal, un enfoque asíncrono demuestra que confías en los miembros de tu equipo. Demuestra que tienes confianza en sus habilidades para cumplir con sus roles sin el contacto constante de supervisores o gerentes.

Puedes recuperar el control de tu horario y liberar el tiempo que pasarías en reuniones obligatorias (¡que pueden o no ser productivas!) Los miembros del equipo pueden ver una reunión por video a su propio ritmo, en el momento y lugar que les convenga.

Mayor productividad

En comparación con la comunicación síncrona y su flujo aparentemente interminable de notificaciones, hay menos interrupciones en el trabajo asíncrono.

Como puedes consumir contenido asíncrono cuando te convenga, tienes la oportunidad de ponerte al día en una reunión de video cuando te sientas más productivo durante la jornada laboral o cuando estés en el momento adecuado para concentrarte de verdad.

Las reuniones asíncronas te permiten ser más proactivo que reactivo en el trabajo y colaborar con tus compañeros.No tendrás que apresurarte para ver un video ni sentir la presión de responder a una reunión lo antes posible.

Sin la fatiga posterior a la reunión, que podrías experimentar después de las videollamadas en vivo, estarás más fresco y preparado. Cuando tengas la oportunidad de ver una reunión asíncrona prestándole toda tu atención (y tengas la posibilidad de pausar o retroceder el video), cualquier comentario que se espere de ti será más preciso y acertado.

Además, las reuniones asíncronas permiten que más compañeros contribuyan a los debates. Cuando hay múltiples voces o personalidades dominantes en las videollamadas síncronas, los miembros más callados del equipo pueden sentirse cohibidos. La alternativa asíncrona fomenta una mayor participación y colaboración.

Entonces, ¿son las reuniones asíncronas el futuro del trabajo?

En un estudio realizado en 2020 por Buffer, el 20 % de los trabajadores remotos señaló que tenían dificultades para colaborar y comunicarse con su equipo. Buffer repitió el estudio cada año desde entonces, y ha descubierto que los problemas que tienen los trabajadores remotos con la colaboración y la comunicación disminuyen año tras año, hasta el 15 % en 2023. De todos modos, todavía queda trabajo por hacer para que los equipos distribuidos funcionen mejor en conjunto.

Si esto te resulta familiar, las reuniones asíncronas pueden ser una solución: suprimen muchas de las limitaciones de las reuniones síncronas y brindan más flexibilidad a los equipos. Las reuniones asíncronas te ayudan a innovar y adaptar tu empresa en una época de cambios en las culturas laborales y de desafíos sin precedentes para la productividad.

Es importante que haya un equilibrio entre las reuniones sincrónicas y asincrónicas

Las reuniones síncronas no tienen que reemplazarse por completo, pero tampoco deberían ser tu prioridad. Algunos miembros del equipo y algunos clientes pueden preferir las conversaciones cara a cara en lugar de videos grabados. Además, deberás tener en cuenta la demora en el tiempo de respuesta asociada a las reuniones asíncronas cuando se trate de proyectos con plazos ajustados.

Sería ideal encontrar un equilibrio con herramientas que permitan que tu negocio crezca a la par de tus objetivos a largo plazo. Comienza por buscar formas de reducir las reuniones innecesarias, y continúa a partir de ahí.

Deja que Dropbox te ayude a eliminar la sensación de sincronización de las reuniones

Dado que el trabajo remoto e híbrido se ha convertido en un aspecto fundamental del lugar de trabajo, las video-reuniones se han convertido en la norma para muchas empresas. Sin embargo, eso no quiere decir que cada video-reunión signifique que todos deban dejar de trabajar para evitar perderse información importante.

Dropbox se integra a la perfección con herramientas comunes de video-reuniones como Zoom y Microsoft Teams, lo que facilita la carga automática de las grabaciones de reuniones al almacenamiento en la nube. Simplemente crea una carpeta de Dropbox dedicada para esas grabaciones y compártela con tu equipo para que puedan acceder a ellas en cualquier momento, estén donde estén.

Tus equipos, tanto cercanos como lejanos, te agradecerán que les permita tomar el control de sus agendas y concentrarse en realizar el trabajo en lugar de asistir a reuniones que no requieren su atención inmediata.