La trampa de la administración de recursos digitales y qué utilizar en su lugar

La mayoría de los equipos de marketing y creativos utilizan algún tipo de sistema de administración de recursos digitales (DAM). Pero si alguna vez has perdido 15 minutos revisando carpetas con nombres mal definidos o has reutilizado accidentalmente un logotipo obsoleto, sabes que tener un sistema DAM no siempre significa que funcione para ti o tu equipo. 

Esto plantea la pregunta: ¿realmente lo necesitas? Probablemente, pero hay formas de hacer que los DAM sean menos molestos.

En esencia, la administración de recursos digitales se trata de cómo hacer lo siguiente con tus recursos creativos:

• Almacenamiento
• Organizar
• Acceso
• Mantener

Los recursos incluyen cosas como fotos, plantillas, videos de campaña, archivos de diseño y muchos otros recursos, dependiendo de tu sector. Una configuración DAM debería facilitar la colaboración, la reutilización de contenidos clave y mantener todo en sintonía con la marca. 

Sin embargo, la mayoría de las plataformas DAM empresariales son pesadas, costosas y excesivamente complejas para los equipos creativos, que solo quieren trabajar con rapidez y mantener los proyectos en marcha. Si tu equipo cambia constantemente de herramientas, busca recursos o duplica el trabajo, es posible que tu DAM esté haciendo más daño que bien.

En esta guía, analizaremos un problema oculto del software DAM del que nadie habla: es posible que no lo necesites.

Dropbox no es un DAM y no intenta reemplazarlo. Sin embargo, si buscas una alternativa de almacenamiento de archivos más ligera e intuitiva con herramientas inteligentes como Dropbox Dash, es una opción sólida. De esta manera, podrás simplificar tu día a día y, al mismo tiempo, mantener los recursos creativos organizados, accesibles y compartibles (sin gastos generales). 

5 beneficios de utilizar sistemas DAM

Nadie está diciendo que el DAM deba desaparecer, y no es algo que solo necesiten las grandes agencias con equipos creativos de 20 personas: cualquier equipo creativo o de marketing que maneje recursos puede beneficiarse de un poco más de orden. 

Los sistemas adecuados pueden reducir el caos, ahorrar tiempo y hacer que todos trabajen siguiendo las mismas pautas. Te mostramos cómo:

1. Coherencia de marca

La ventaja más evidente es que los sistemas DAM evitan la inconsistencia. Ya sea el logotipo más actualizado, una foto de producto o las últimas pautas de tu marca, tenerlo todo en un solo lugar ayuda a mantener los recursos ordenados y actualizados.

Si siempre mantienes la coherencia con tu marca, todos se verán más profesionales y tus clientes disfrutarán de la mejor experiencia. Se acabaron los logotipos obsoletos que se cuelan en las nuevas presentaciones o los colores que no encajan con la marca y que aparecen en los materiales de campaña.

2. Ahorro de tiempo

Un sistema bien organizado pone los archivos que más usas al alcance de tu mano, sin necesidad de buscar en interminables carpetas o volver a descargar archivos adjuntos de Slack. Probablemente, esta sea la ventaja más importante del DAM desde el punto de vista empresarial.

Se trata de eliminar esos retrasos de 5 a 10 minutos que se acumulan a lo largo del día. Si sumas ese ahorro a lo largo de una semana, un mes o un año, obtendrás horas o incluso días de productividad adicional por parte de tu equipo.

3. Colaboración

Una fuente principal de información veraz significa que los diseñadores, especialistas en marketing, creadores de contenido y cualquier otro tipo de parte interesada trabajan con el mismo archivo, en lugar de hacerlo con múltiples versiones diferentes que circulan por los mensajes de correo electrónico.

Ya no tendrás que preguntarte qué archivo es la versión correcta, lo que significa una transferencia más fluida entre equipos. Ya sea un equipo creativo que pasa su trabajo a un equipo de medios de comunicación, o cualquier otra combinación, los departamentos pueden trabajar juntos más fácilmente.

4. Fácil reutilización de recursos existentes

Los sistemas DAM pueden evitar que los grandes trabajos acumulen polvo digital. Con el sistema adecuado, es fácil encontrar y reutilizar contenido de alto rendimiento, ya sea una imagen de una campaña anterior o una plantilla probada y comprobada.

La accesibilidad de los recursos en un DAM, tal vez con colecciones específicas para determinadas personas de tu equipo, reduce la necesidad de volver a trabajar, ya que los buenos trabajos se almacenan y están listos para que las personas los reutilicen, los amplíen o simplemente los vean en busca de inspiración.

5. Registro de auditoría/historial de versiones

Cuando estás lidiando con comentarios y aprobaciones, el historial de versiones es tu mejor aliado. El DAM te permite ver qué cambió, quién hizo la edición y revertir los cambios si es necesario. Facilita la colaboración y hace que sea más fácil alcanzar los objetivos de las campañas.

Lo más importante de los registros de auditoría y el historial de versiones es la responsabilidad. Es fácil ver quién cargó qué, cuándo y otros detalles directamente en del sistema. Esto te proporciona una protección contra cualquier error.

La realidad es que estas ventajas son sustanciales, pero no requieren un costoso sistema DAM de nivel empresarial con permisos complejos y una curva de aprendizaje pronunciada. Una herramienta ligera e intuitiva como Dropbox puede generar el mismo impacto sin ralentizar el trabajo de tu equipo.

5 desafíos de las herramientas DAM tradicionales

La administración de recursos digitales debería facilitar la vida, especialmente a los equipos creativos y de marketing. Sin embargo, con muchos sistemas DAM tradicionales, puede parecer que estás luchando contra la herramienta en lugar de trabajar en tu lista de tareas pendientes. 

A veces, los sistemas DAM empresariales te frenan. Estos son algunos de los principales problemas a los que se enfrentan los equipos:

1. Complejidad y curvas de aprendizaje pronunciadas

Algunas plataformas DAM están tan repletas de características que se necesita una sesión de formación solo para cargar un archivo. Están diseñados para la gobernanza a nivel empresarial, pero no para las necesidades diarias de los equipos de marketing, que se mueven a gran velocidad.

La mayoría de los equipos creativos no necesitan las capacidades de los sistemas DAM empresariales, lo que significa que si tu sistema tiene estas características, simplemente estarán subutilizadas (o no se utilizarán en absoluto), por lo que nunca podrás sacarle el máximo provecho.

2. Interfaz de usuario deficiente o estructura incoherente

Cuando tu sistema parece una hoja de cálculo de 2005, encontrar lo que necesitas es como resolver un rompecabezas. Navegar por menús confusos o interfaces poco intuitivas también puede frenar el flujo de trabajo creativo. Esto es la kriptonita de la creatividad.

Los equipos creativos responden de manera diferente a los equipos técnicos, a quienes les puede gustar un campo de datos similar al de Matrix. Para los responsables de equipos en estos campos, es importante contar con una plataforma visual y muy intuitiva que les permita sacar el máximo provecho de ellos.

3. Gastos generales de mantenimiento

Muchas herramientas DAM tradicionales necesitan un administrador o especialista en TI a tiempo completo para gestionar los usuarios, solucionar problemas de metadatos y mantener el sistema en funcionamiento. Eso está bien para las marcas globales, pero es difícil para los equipos más pequeños que gestionan varios proyectos a la vez.

Con un sistema DAM simplificado, los equipos creativos pueden gestionarlo ellos mismos. Dropbox puede ayudarte a etiquetar o clasificar los archivos que cargas a tu almacenamiento en la nube, lo que facilita el mantenimiento de un sistema unificado y bien organizado.

4. Falta de flexibilidad

¿Estructuras de carpetas inflexibles, opciones de clasificación limitadas y sin posibilidad de obtener una vista previa de los archivos visuales rápidamente? Esto es un factor decisivo para los equipos de diseño y contenido, que necesitan trabajar de forma rápida y visual, sin perder tiempo descifrando nombres de archivos.

La mayoría de las plataformas DAM empresariales actúan más como una base de datos que como una biblioteca visual. Es casi como mirar una lista de archivos en lugar de ver realmente qué es cada archivo, lo que supone una gran diferencia en cuanto a eficiencia.

5. Costo

Los DAM no son baratos. Entre la configuración, la capacitación y el soporte continuo, un DAM empresarial con todas las características puede consumir un presupuesto que podría destinarse a recursos de campaña, crecimiento del equipo o cualquier otra cosa.

Si no utilizas todas las características de un sistema DAM de forma consistente y no aprovechas al máximo todas sus capacidades, estás perdiendo mucho valor. A menudo, las alternativas más económicas ofrecen más valor a los equipos creativos.

Dropbox ofrece almacenamiento basado en la nube con características de colaboración diseñadas para equipos humanos reales, no solo para departamentos de TI. Con una interfaz intuitiva, una estructura flexible y vistas previas que facilitan la creatividad, nuestra solución ayuda a los equipos a administrar los recursos sin sobrecargas.

CMS vs DAM: ¿cuál es la diferencia?

Es fácil confundir un CMS (sistema de administración de contenidos) con una herramienta DAM (administración de recursos digitales), especialmente cuando se utilizan ambos al mismo tiempo. Pero tienen propósitos muy diferentes en un flujo de trabajo creativo:

• Un CMS te ayuda a administrar y publicar contenido en tiempo real: piensa en publicaciones de blogs, páginas de destino, copias web y medios que ya han sido aprobados y publicados.
• Un DAM es el lugar donde tu equipo almacena, organiza y accede a los archivos creativos sin procesar: logotipos, plantillas, recursos de campaña, videos, archivos de diseño y cualquier cosa que uses para hacer que la magia suceda.

Piénsalo de esta manera: CMS = el lugar al que va el contenido cuando está terminado. DAM = donde reside el contenido vive mientras está en progreso (y también después). La mayoría de los equipos de marketing necesitan ambos, pero a menos que se trate de una empresa muy grande, es posible que no necesites un sistema DAM pesado. 

Si tu equipo solo necesita mantenerse organizado, mantener la coherencia de los archivos y encontrar la versión correcta de un diseño, una plataforma fácil de organizar como Dropbox puede hacer el trabajo a la perfección, con mucha menos complejidad, costo e ineficiencia.

Formas sencillas de administrar recursos digitales con Dropbox

Por si aún no lo sabías, los sistemas DAM tradicionales pueden ser excesivos para equipos de marketing y creatividad, que se mueven a gran velocidad. Ahí es donde entran en juego las alternativas DAM ligeras, que simplifican el proceso.

A continuación, se muestran algunas formas en las que Dropbox ofrece todos los elementos esenciales de la administración de recursos digitales sin complejidad, sin necesidad de aprender a utilizarlo y sin un precio elevado:

• Historial de versiones y permisos inteligentes integrados: Dropbox te permite ver exactamente qué ha cambiado, cuándo ha cambiado y quién ha realizado la actualización. También puedes configurar y ajustar fácilmente los permisos de archivos y carpetas con unos pocos clics.
• Sin curva de aprendizaje pronunciada: los equipos creativos pueden comenzar a trabajar sin necesidad de formación ni de un equipo de TI que lo configure todo. Es lo suficientemente intuitivo para un autónomo o un emprendedor individual, pero también lo suficientemente escalable para una agencia completa.
• Económico: ya sea que se trate de un equipo interno reducido o de un departamento creativo completo, los planes de precios de Dropbox son flexibles y ofrecen numerosas opciones para usuarios individuales, equipos y empresas.
• Herramientas de búsqueda universal e inteligencia artificial: ¿No recuerdas el nombre del archivo? No hay problema. La búsqueda universal basada en IA de Dropbox Dash analiza el contenido de los archivos, no solo los títulos, para que puedas encontrar el recurso adecuado al instante.
• Colecciones de contenido flexibles y ágiles: Dash agrupa archivos, vínculos y contenido relacionados en un espacio central compartible, sin cambiar la ubicación original de ningún archivo. Es ideal para directores creativos que, por ejemplo, deseen reunir una colección de imágenes de productos aprobadas para que los diseñadores puedan seleccionar las que necesiten para un proyecto determinado.

Si tu equipo necesita una forma más sencilla de mantenerse organizado, trabajar más rápido y colaborar sin caos, Dropbox te ofrece todas las ventajas de un DAM, sin complicaciones.

Utiliza Dropbox para administrar recursos creativos sin complicaciones

No todos los equipos creativos necesitan (o desean) un sistema DAM pesado que requiere semanas para implementarse y un ejército para mantenerlo. Solo necesitas una forma sencilla de encontrar lo que necesitas, compartirlo y mantener los proyectos en marcha, sin caos.

Dropbox te ofrece exactamente eso: una forma segura, fácil de buscar y sencilla de administrar tus recursos digitales, sin necesidad de software adicional ni pronunciadas curvas de aprendizaje solo una colaboración más inteligente, plazos de entrega más rápidos y un flujo de trabajo más fluido.

Utiliza una herramienta que realmente funcione para las mentes creativas y mantén a tu equipo alineado sin los dolores de cabeza administrativos. Si estás listo para evitar lo superfluo y administrar tus recursos como un profesional,elige un plan o prueba Dropbox de forma gratuita.