Lista de verificación para dar de baja a freelancers: cerrar el trabajo de un proyecto de forma segura

Los freelancers ayudan a los equipos de marketing a avanzar con mayor rapidez y flexibilidad. Pueden diseñar una campaña, editar un video, elaborar una propuesta, redactar un plan de lanzamiento o ayudar a entregar el trabajo del cliente cuando el equipo necesita más manos.

Pero cuando el trabajo termina, el proyecto no está realmente finalizado hasta que los archivos vuelven a su lugar y se depura el acceso. Un freelancer puede tener acceso a información como:

• Carpetas
• Resúmenes
• Borradores
• Exportaciones finales
• Vínculos compartidos
• Facturas
• Archivos de clientes
• Contenido confidencial del proyecto

Si el acceso permanece abierto después de que finalice el contrato, puede perder el control de lo que se compartió, de quién puede seguir editándolo y de dónde se encuentra la versión final.

Nuestra lista de verificación de cierre le ayuda a finalizar el trabajo con freelancers y contratistas con menos conjeturas. Con Dropbox, puede recopilar los archivos finales, quitar el acceso, revisar los vínculos compartidos y mantener el proyecto fácil de encontrar más adelante. Elija un plan y simplifique el proceso de desvinculación.

¿Qué es la desvinculación de freelancers?

La desvinculación de freelancers es el proceso de cerrar el trabajo por contrato mediante la recopilación de los entregables finales, el almacenamiento del contexto del proyecto, la resolución de las tareas administrativas y la eliminación del acceso a archivos, carpetas, herramientas o vínculos compartidos. Es una tarea cada vez más común, según una encuesta de McKinsey de 2022 que sugiere que hasta el 36 % de los estadounidenses empleados se consideran freelancers o trabajadores independientes.

La desvinculación de trabajadores independientes es similar a la de empleados, pero el enfoque suele centrarse más en el proyecto. En lugar de nómina, prestaciones y trámites internos de RR. HH., la desvinculación de trabajadores independientes suele reducirse a unas pocas preguntas prácticas:

• ¿Tiene todos los archivos finales por los que pagó?
• ¿Su equipo sabe dónde está el trabajo?
• ¿El freelancer aún puede ver, editar o descargar contenido confidencial del proyecto?

Una buena lista de verificación para la desvinculación de freelancers ofrece una forma reutilizable de responder esas preguntas antes de que el proyecto desaparezca en una carpeta con un nombre poco claro.

Por qué las listas de verificación de baja de empleados no cubren del todo el trabajo de los freelancers

No debería aplicar un proceso de desvinculación de empleados a los freelancers. Una lista de verificación Standard para la desvinculación de empleados suele abarcar la propiedad de la empresa, las cuentas internas, las entrevistas de salida, el pago final y la transferencia de conocimientos. 

Esos pasos pueden ser útiles, pero los freelancers generan un tipo de riesgo diferente. Los freelancers suelen trabajar en:

• Carpetas de la empresa
• Espacios de trabajo personales
• Archivos adjuntos de correo electrónico
• Vínculos para la transferencia de archivos
• Herramientas de creación

Es posible que tengan acceso de edición mientras un proyecto está activo, pero quizás no necesiten ese mismo acceso después de la entrega final. Y si un vínculo compartido permanece activo, el contenido del proyecto puede seguir siendo accesible incluso después de que quite a alguien de una carpeta.

Por eso, la desvinculación de freelancers debe centrarse en cerrar el ciclo del contenido: recopilar el trabajo, mantener a las personas adecuadas y quitar el acceso a quienes ya no lo necesitan.

Lista de verificación para la desvinculación de freelancers: 8 pasos para proteger los archivos del proyecto

Use esta lista de verificación de finalización de proyectos cada vez que concluya un trabajo freelance, de un contratista o de una agencia. Puede adaptarla para proyectos de diseño, campañas de marketing, entregables para clientes, ediciones de video, trabajos de consultoría y cualquier proyecto en el que personas externas manejen contenido de Business. Te mostramos cómo hacerlo bien:

1. Confirmar que el proyecto está Completado

Antes de quitar el acceso, asegúrese de que el trabajo esté terminado. Confirme el alcance final, la fecha de entrega, las revisiones pendientes, la factura final y los detalles de uso o licencia que figuran en el contrato.

Este también es el momento de hacer una pregunta simple sobre la entrega: “¿Hay algo que necesitaremos más adelante y que aún no esté en la carpeta final?”.

Esto puede incluir archivos de trabajo, material sin editar, fuentes, notas de investigación, plantillas editables, archivos fuente, configuración de exportar o documentación. Analice el contrato y tome una decisión.

2. Crea una carpeta final de entregables

Recopile los datos del proyecto en un solo lugar dentro de su almacenamiento en la nube que controla su equipo. Una carpeta final podría incluir lo siguiente:

• Archivos finales aprobados
• Archivos de origen y archivos de trabajo
• Contratos, facturas e informes
• Notas de reuniones y registros de decisiones
• Comentarios de clientes o partes interesadas
• Versiones exportadas para entrega

Con las carpetas compartidas, puede mantener juntos los archivos de un proyecto y controlar quién puede verlos o editarlos. Dropbox también le permite configurar permisos para los archivos y las carpetas compartidas, incluido el acceso para ver y editar.

3. Confirmar la propiedad de los archivos que necesita

Asegúrese de que los archivos finales se encuentren en una ubicación controlada por la empresa, y no solo en el espacio de trabajo del freelancer. Esto es especialmente importante para los archivos editables que el equipo podría necesitar reutilizar más adelante.

Por ejemplo, no se detenga en un PDF terminado si necesitará el archivo de diseño editable el siguiente trimestre. No se conforme con una exportación de video final si las ediciones futuras requerirán el archivo del proyecto, las leyendas, las pistas de audio o los clips sin editar.

El objetivo es garantizar que el trabajo siga siendo valioso y fácil de usar una vez que se complete la parte del freelancer.

4. Guarda el contexto del proyecto antes de que desaparezca

Los archivos por sí solos no siempre cuentan toda la historia. Solicite al freelancer una breve nota de traspaso que explique lo siguiente:

• Dónde se almacenan los archivos finales
• ¿Qué archivo es la versión final aprobada?
• Qué herramientas, plantillas o plug-ins se usaron
• Qué cambió durante la última ronda de revisiones
• Cualquier problema conocido, pregunta pendiente o paso siguiente

La mayoría de los freelancers está acostumbrada a hacer esto, y puede ahorrar mucho seguimiento posterior, sobre todo cuando un compañero de equipo necesita reanudar el proyecto meses después de que finalice el contrato.

5. Revisa los permisos de archivos y carpetas

A continuación, verifique quién puede acceder a la carpeta y qué puede hacer con ella. Durante un proyecto activo, es posible que un freelancer necesite acceso para Editar. Tras la entrega, es posible que solo necesite acceso de visualización durante un breve período de revisión, o que no necesite ningún tipo de acceso.

Los archivos y las carpetas que se comparten en Dropbox permiten establecer roles como propietario, editor y lector. La opción “Puede editar” permite agregar, editar, eliminar, compartir o descargar archivos en una carpeta, mientras que “Puede ver” permite ver, descargar, compartir y comentar sin agregar, editar ni eliminar archivos.

6. Quitar el acceso del freelancer a los archivos y carpetas compartidos

Cuando se cierre el proyecto, quite el acceso a los archivos y las carpetas compartidos que el freelancer ya no necesite. En Dropbox, quitar a un miembro de una carpeta compartida significa que esa persona pierde el acceso a la carpeta y a los archivos que contiene. También puede elegir si conserva una copia de la carpeta, pero esa copia ya no se sincronizará con otras cuentas.

Esta es la parte de la lista de verificación que a veces se denomina “revocar el acceso”, lo cual suena bastante dramático. Sin embargo, la versión cotidiana es más sencilla: quite el acceso cuando el trabajo esté terminado.

7. Verifique los vínculos compartidos, las contraseñas, las fechas de vencimiento y las descargas

Quitar a una persona de una carpeta no siempre cubre todas las formas en que se compartió un archivo. Los vínculos compartidos merecen su propia revisión. Busque enlaces que se hayan enviado para revisión, aprobaciones, entrega a clientes o transferencia de archivos. Decida qué enlaces deben permanecer, cuáles deben caducar y cuáles deben eliminarse. 

Dropbox admite vínculos compartidos con controles como protección con contraseña y fechas de vencimiento, y los administradores de equipo pueden establecer fechas de vencimiento predeterminadas para los vínculos compartidos del equipo. Cuando un vínculo vence, quien lo visite verá que el vínculo ha vencido.

Este paso es especialmente importante para el contenido embargado, los trabajos creativos sin publicar, los archivos de precios, los documentos de estrategia, las listas de clientes y todo aquello que esté cubierto por un acuerdo de confidencialidad.

8. Archivar el proyecto y documentar el cierre

Una vez que se haya limpiado el acceso, archive el proyecto en un lugar donde el equipo pueda encontrarlo más adelante. Agregue una nota breve que registre lo siguiente:

• Dónde se encuentran los archivos finales
• Quiénes tienen acceso todavía
• Qué vínculos compartidos permanecen activos
• Cuando se eliminó el acceso del freelancer
• Todos los archivos recuperados, restaurados o reemplazados durante el proceso de baja

Esto facilita el siguiente proyecto. También le brinda al equipo un registro claro en caso de que un cliente, un gerente o un compañero pregunte dónde quedó algo.

¿Cómo controlo el acceso a los datos confidenciales que se comparten?

Puede controlar el acceso a los datos compartidos confidenciales limitando los permisos, usando el acceso de solo ver cuando sea posible, agregando controles de vínculos como contraseñas o fechas de vencimiento cuando estén disponibles y revisando el uso compartido externo cuando finalice el proyecto.

Para los proyectos freelance, concéntrese en cuatro hábitos de control de acceso:

• Comparta solo lo que el freelancer necesite: por ejemplo, un diseñador que trabaja en recursos para redes sociales no necesita acceder a archivos de precios, contratos ni carpetas de clientes no relacionadas
• Use el acceso de solo ver para las revisiones: si alguien solo necesita revisar un archivo o descargar una versión aprobada, probablemente no necesite acceso de edición
• Agrega controles de enlaces para los archivos confidenciales: las contraseñas y las fechas de vencimiento pueden ayudar a reducir el acceso una vez que finaliza el período de revisión o entrega
• Revisa los accesos tras la entrega: cuando finalice el proyecto, revisa las carpetas compartidas y los enlaces antes de archivar el trabajo

Esto es especialmente importante para el contenido confidencial. Dropbox le ofrece varias formas de administrar quién puede ver o editar los archivos que comparte. La configuración de los vínculos compartidos también puede agregar otra capa de control con contraseñas y fechas de vencimiento, según su plan.

¿Puedo configurar permisos para los archivos compartidos?

Puede configurar permisos para archivos y carpetas compartidos a fin de que las personas puedan ver o editar el contenido, según cómo lo comparta y su plan de Dropbox.

Esta simple regla ayuda mucho: darle a cada persona el nivel de acceso más bajo que necesite para realizar su trabajo. Esto podría significar:

• Durante un proyecto: darle a un diseñador freelance acceso de edición a una carpeta de campaña
• Después de la entrega final: cambiarlos al acceso de solo ver durante un breve periodo
• Una vez que el proyecto esté totalmente cerrado: quitar el acceso por completo

Antes de finalizar la baja, verifique desde dónde proviene el acceso. Un freelancer podría acceder a un archivo directamente, a través de una carpeta compartida o mediante una carpeta principal más amplia. Trabaje desde la carpeta del proyecto hacia afuera para no dejar el acceso abierto por accidente.

¿Puedo auditar quién accedió a los documentos compartidos?

Puede supervisar fácilmente la información sobre lectores, la actividad de los archivos y la actividad de uso compartido del equipo en Dropbox, según su plan y su configuración.

La información sobre lectores puede mostrar si alguien está Viendo ahora un archivo, y algunos planes pueden mostrar cuándo lo vio por última vez. Los clientes de algunos planes Business, por ejemplo, pueden consultar quién vio un archivo y cuándo se abrió por última vez. En las cuentas de equipo, ciertos administradores también pueden:

• Supervisar la actividad de uso compartido general
• Generar informes de uso compartido externo
• Gestionar el contenido compartido externamente

Los informes pueden incluir detalles como qué se compartió, el nivel de acceso, la contraseña o el estado de vencimiento, quién compartió el contenido y si el contenido se vio o se editó. Antes de cerrar el proyecto del freelancer, revise lo siguiente:

1. Quién sigue teniendo acceso a los archivos y carpetas compartidos.
2. Qué vínculos compartidos siguen activos.
3. Si se compartió contenido confidencial fuera del equipo.
4. Si algo parece inesperado, como ediciones tardías, descargas o archivos eliminados.

No es necesario convertir cada desvinculación de un freelancer en una revisión forense. El objetivo es confirmar que el contenido de un proyecto esté donde corresponde y que los accesos sigan coincidiendo con el trabajo.

¿Qué debe hacer si los archivos del proyecto se modificaron, eliminaron o sobrescribieron?

Si los archivos del proyecto se cambiaron, eliminaron o sobrescribieron durante la entrega, revise la actividad de los archivos y el historial de versiones antes de cerrar el proyecto.

Esto puede ayudar cuando algo sale mal cerca de la meta. Quizás una presentación final se sobrescribió con una versión anterior, quizás un diseñador eliminó recursos sin usar que el equipo aún necesita, o quizás un contratista cargó los archivos finales en la carpeta equivocada.

Las funciones de historial de versiones y recuperación de Dropbox le permiten ver los cambios realizados en un archivo o una carpeta, comparar versiones y restaurar versiones anteriores. La ventana de historial de versiones disponible depende de su plan. Haga esto antes de quitar el acceso por completo:

• Revise la actividad reciente: busque los cambios realizados durante el período final de entrega
• Confirma la versión aprobada: asegúrate de que el archivo que tu equipo planea usar sea el correcto
• Restaure si es necesario: si un archivo se modificó por error, use el historial de versiones para recuperarlo

Dropbox también ayuda a los equipos a restaurar y recuperar archivos después de ediciones accidentales o trabajo eliminado.

Cómo Dropbox le ayuda a desvincular a los freelancers de forma segura

Con el almacenamiento en la nube de Dropbox, puede recopilar los archivos finales, organizar la transferencia, administrar los permisos de los archivos compartidos, revisar los vínculos compartidos y llevar un registro de los cambios.

Piense en el cierre en tres trabajos.

• Reúne el trabajo: usa las carpetas compartidas para mantener las entregas finales, los archivos de origen, los briefs, las facturas y las notas en un solo lugar que tu equipo controla
• Controle el acceso: otorgue a los freelancers el nivel de acceso adecuado mientras el trabajo esté activo y quite el acceso, cambie los permisos de los archivos o revise los vínculos compartidos una vez que finalice
• Mantén el proyecto recuperable: usa el historial de versiones y la recuperación de archivos, la información sobre lectores y los detalles de uso compartido para comprender más fácilmente la actividad de los archivos

La desvinculación de freelancers es más sencilla cuando el contenido del proyecto ya se encuentra en un mismo lugar compartido. Esto significa menos tiempo persiguiendo los archivos finales y más confianza en que el proyecto está realmente cerrado.

Cierre el proyecto sin perder el control del trabajo

Una lista de verificación de cierre para freelancers debe ser coherente. Recopile los archivos finales, guarde el contexto, revise los permisos, quite el acceso, verifique los vínculos compartidos y archive el proyecto.

Con Dropbox, puede simplificar la desvinculación de freelancers desde la primera instrucción hasta la entrega final, y luego cerrar el proyecto con los accesos adecuados aún vigentes. Elija un plan de Dropbox para comenzar hoy mismo.