Muchos de nosotros pasamos una buena parte de nuestro tiempo haciendo “trabajo improductivo”. Según McKinsey, los trabajadores intelectuales pasan casi el 20 % de su tiempo buscando información interna o tratando de identificar a compañeros que puedan ayudar con tareas específicas.
Con un flujo de trabajo optimizado, puedes evitar esa pérdida de tiempo y mejorar significativamente tus procesos operativos. Al identificar y eliminar las tareas repetitivas o los problemas que te frenan, puedes mejorar la eficiencia y la productividad.
En esta guía, te presentaremos cinco estrategias simples para optimizar tu flujo de trabajo, para que puedas despedirte de la complejidad innecesaria y dar la bienvenida a un proceso simplificado que permita a tu equipo lograr más.
¿Cuáles son los beneficios de optimizar los flujos de trabajo?
La agilización de procesos te permite eliminar pasos innecesarios en tu día a día al deshacerte de tareas que consumen mucho tiempo, lo que, además, reduce errores. Entre los beneficios adicionales, se incluyen los siguientes:
- mayor productividad;
- Mayor eficiencia
- mejor comunicación;
- menos retrasos y plazos incumplidos;
- ventaja competitiva;
- mejor moral de los empleados;
- capacitación simplificada de empleados;
- responsabilidades y rendición de cuentas más claras.
Cinco maneras de optimizar los flujos de trabajo
Estas son cinco maneras de optimizar tus flujos de trabajo:
1. Identifica los procesos actuales que te están ralentizando
Algunas de las señales de que tu flujo de trabajo necesita optimización incluyen demoras y cuellos de botella que impiden que el proyecto se entregue a tiempo, mucho trabajo de repetición o iteraciones innecesarias de tareas y tecnología redundante que crea problemas adicionales en lugar de resolverlos.
Al evaluar tus flujos de trabajo actuales, considera lo siguiente:
- las personas, sistemas o herramientas involucradas;
- las tareas, pasos o actividades que se necesitan para lograr el resultado deseado del flujo de trabajo;
- la cantidad de tiempo que normalmente se toma para completar cada tarea o actividad;
- la información necesaria para mantener el flujo de trabajo en marcha;
- el disparador, la acción, el momento o la condición que pone en marcha el flujo de trabajo;
- el resultado previsto del flujo de trabajo.
Cuando haces de esto un esfuerzo colaborativo con otros, pueden trabajar juntos para identificar redundancias o elementos ineficientes en tu flujo de trabajo.
Con el uso compartido de archivos y las herramientas de colaboración que te ofrece Dropbox, puedes recopilar información de los miembros de tu equipo con mayor facilidad.
Por ejemplo, Dropbox permite que varios usuarios trabajen en el mismo archivo en tiempo real, lo que facilita una colaboración más fluida. Esta transparencia puede ayudar a identificar los cuellos de botella, ya que, si un miembro del equipo tarda constantemente más en completar una tarea, puede indicar un problema con su parte del flujo de trabajo.
Para determinar qué pasos del flujo de trabajo toman más tiempo y dónde se pueden realizar mejoras, Dropbox también te permite ver un registro de actividad detallado de todas las acciones realizadas en un archivo, como vistas, descargas y ediciones.
2. Define tus metas y objetivos
Una vez que hayas identificado los flujo de trabajo que requieren optimización, puedes comenzar a definir lo que quieres lograr con esta reestructuración y cómo planeas hacerlo.
Incluso si tu plan es de alto nivel al principio, pensar en las mejoras específicas que deseas realizar y por qué te ayudará a limitar tu enfoque hacia los resultados deseados.
Por ejemplo, si tu equipo tiende a trabajar en sprints con plazos mensuales continuos, tal vez tengas que agilizar el proceso de comentarios para que tu proyecto no se bloquee hacia el final del mes. Con herramientas de gestión de proyectos como Dropbox Paper, puedes crear una lista de tareas, asignar tareas a los miembros del equipo y definir los plazos en cuestión de segundos. A medida que se acerquen las fechas límite, Paper enviará notificaciones automáticas para que verifiques cómo avanzan las tareas del proyecto.
3. Utiliza plantillas y automatización del flujo de trabajo siempre que sea posible
La automatización de procesos puede ayudar a reducir el tiempo que dedicas a tareas manuales o repetitivas que te roban gran parte de la atención que podrías dedicar a actividades más productivas.
Con la automatización Dropbox , puedes configurar reglas y activadores para organizar automáticamente los archivos en carpetas designadas. Esto ahorra tiempo y esfuerzo a la hora de ordenar y mover manualmente los archivos, lo que garantiza que los documentos estén siempre en el lugar correcto.
Herramientas como Dropbox Dash pueden ayudarte a agrupar el contenido de tus archivos, aplicaciones, vínculos de explorador y otras fuentes en una "pila" organizada que puedes compartir con tu equipo. Dash usa IA para sugerir nuevas pilas y organizar los archivos en colecciones basadas en proyectos en función de tu actividad reciente.
Las plantillas de documentos también aceleran el proceso de creación de contenido: puedes usar plantillas para lo que quieras, desde especificaciones de productos hasta calendarios de contenido. Son una excelente manera de garantizar que, incluso cuando elimines ciertos pasos de tu flujo de trabajo, la calidad del trabajo no se vea afectada.
Para facilitar el acceso a la documentación del proceso y su uso compartido, Dropbox ofrece un espacio seguro y centralizado tanto para ti como para los miembros de tu equipo. Dropbox también se integra con las aplicaciones que ya usas y prefieres, como Zapier, Gmail y Outlook, para que puedas mantener todo en un solo lugar.
4. Comparte conocimientos y estadísticas
Documenta los cambios a tus procesos e investigaciones para poder comunicarlos fácilmente a los miembros nuevos y actuales del equipo. Esta documentación sirve como punto de referencia para todas las personas involucradas, lo que garantiza que todos estén en la misma página y comprendan los nuevos procedimientos.
Documentar tu flujo de trabajo también ayuda a acelerar el proceso de adopción del flujo de trabajo. Cuando los miembros del equipo tienen acceso a documentación clara y concisa, pueden adaptarse rápidamente a los nuevos procesos e incorporarlos a su flujo de trabajo diario. Esto, en última instancia, lleva al equipo a ser más eficiente y eficaz, ya que todos trabajan hacia los mismos objetivos.
Además, mantener un registro detallado de tu flujo de trabajo en Dropbox Paper ayudará a que el proceso de incorporación resulte más sencillo para los nuevos miembros del equipo. Al tener un registro completo, los nuevos empleados pueden ponerse al día rápidamente y comprender cómo se hacen las cosas dentro del equipo. Esto reduce la curva de aprendizaje para los nuevos empleados y garantiza que puedan contribuir al equipo lo más rápido posible.
5. Recopila comentarios
Los demás pueden aportar una nueva perspectiva a tu proceso y ofrecerte sugerencias para realizar mejoras que tal vez tú hayas pasado por alto. Al pedir su opinión a tus compañeros de equipo, supervisores o alguien en una posición similar en un equipo diferente, puedes obtener estadísticas y perspectivas valiosas que quizás no hayas considerado anteriormente.
Documentar tu proceso en Dropbox Paper y compartir los documentos con colegas significa que pueden colaborar en tiempo real, en cualquier dispositivo, en cualquier lugar. Es posible que puedan brindar comentarios sobre lo que tu nuevo flujo de trabajo propuesto hace bien y destacar sus fortalezas y beneficios potenciales. También pueden señalar áreas en las que se podría mejorar u optimizar el flujo de trabajo, y ofrecer sugerencias de mejoras o ajustes que podrían conducir a mejores resultados.
Involucrar a otras personas en tu organización también puede ayudar a garantizar la aceptación y el apoyo para el nuevo flujo de trabajo. Al involucrar a las partes interesadas clave en el proceso de toma de decisiones y buscar sus aportes, puedes aumentar la probabilidad de una implementación y adopción exitosas del nuevo flujo de trabajo.
Sugerencias para optimizar los flujos de trabajo
Estas son algunas sugerencias adicionales para optimizar tus procesos existentes y lograr una mejor eficiencia operativa:
- Piensa en el largo plazo: ¿los cambios que hagas ahora seguirán siendo efectivos a medida que tu negocio crezca y evolucione?
- Permite la flexibilidad: los cambios suceden muy rápidamente en los negocios, por lo que tener la capacidad de adaptarse y hacer ajustes según sea necesario es clave.
- Optimiza según las prioridades: identifica qué tareas son esenciales y qué puedes simplificar o automatizar.
- Documenta los cambios y los nuevos procesos: así, evitarás confusiones y garantizarás que todos sigan el flujo de trabajo correctamente.
- Prueba que el nuevo flujo de trabajo optimizado funcione antes de implementarlo más a fondo: de este modo, podrás solucionar cualquier problema de raíz y cerciorarte de que el proceso sea lo más eficaz posible.
Optimización y simplificación de los flujos de trabajo con Dropbox
Dropbox te ayuda a optimizar las ventas, el marketing y otros flujos de trabajo al automatizar los procesos, lo que evita que tengas que cambiar entre aplicaciones, además de reducir el tiempo que se suele invertir en el proceso de gestión de los comentarios sobre el contenido. Con herramientas prácticas como Dropbox Paper, puedes compartir ideas y contenido con mayor facilidad, así como recopilar comentarios de forma más directa.
Dropbox se integra con las aplicaciones que ya usas para brindarte todos los componentes esenciales de un flujo de trabajo optimizado: eficiencia y velocidad, claridad y uniformidad, y estructura y estandarización.
