¡Por fin! Después de meses de ida y vuelta, RFP, retoques a la RFP, retoques a los retoques, reuniones con el equipo de marketing, reuniones con el equipo ejecutivo, reuniones con, bueno, todos, videollamadas y una última colaboración en persona para ultimar los detalles y estrecharse las manos, tu agencia creativa ganó un nuevo cliente. Es una cuenta grande con muchas partes que se mueven, y se siente genial haber aterrizado el avión.
Ahora, comienza el verdadero trabajo.
El primer paso: Incorporar al cliente para que los activos y el trabajo puedan fluir de un lado a otro sin problemas. Un proceso de incorporación fluido y eficiente proporciona una gran base a partir de la cual construir un proyecto exitoso. Un nuevo cliente quedará impresionado por la simplicidad y la atención de una experiencia sólida y fluida. Tu equipo sabrá que tienen todo lo necesario para comenzar, así como sistemas para enviar y recibir archivos y carpetas adicionales. También sabrán que pueden encontrar y acceder a lo que necesitan cuando lo necesitan, al tiempo que emplean prácticas de seguridad para evitar fugas de datos.
Aquí hay algunas estrategias para hacer que la incorporación de clientes sea lo más indolora posible.
Estandariza el proceso de creación y firma de contratos
¿Una de las partes más emocionantes de conseguir un nuevo trabajo? Firmar el contrato que lo hace oficial. ¿Una de las peores partes? Crear el contrato.
Sin embargo, con las plantillas de Dropbox Sign, es fácil crear un contrato estandarizado una sola vez y usarlo de forma repetida. También es recomendable crear plantillas para los diferentes tipos de horarios que tu organización utiliza con frecuencia. Es un sistema comprobado y fácil de usar que facilita el proceso de incorporación de clientes.
(Y ya que estamos aquí, ¿por qué no usar también las plantillas de Dropbox Paper para los resúmenes creativos, los proyectos de producción de video y otras necesidades? Ese tipo de trabajo monótono no tiene por qué ser tan, bueno, monótono.)
Compila una guía de bienvenida y establece expectativas
Un nuevo cliente es como una nueva relación: ambas partes están entusiasmadas con el futuro, pero también cautelosas sobre hacia dónde podrían ir las cosas.
Con esto en mente, es esencial que la experiencia comience con el pie derecho creando una guía de bienvenida para que el cliente sepa qué esperar. Esto puede incluir cómo funciona tu organización, un poco sobre los principios, y tal vez una o dos charlas para romper el hielo.
Envíala de forma segura, y luego recórrela paso a paso junto con el cliente. No olvides incluir listas de verificación para que el cliente entienda el camino a seguir.
Solicita y recibe archivos (y obténlos en la ubicación correcta)
Durante la incorporación de un cliente, es probable que necesites que te proporcione archivos. Puede que se trate de algunos de sus activos existentes, o tal vez sea solo una descarga masiva de información para que tu equipo la examine.
Con las solicitudes de archivos, tu equipo puede solicitar archivos específicos y el cliente puede cargarlos a tu cuenta incluso si no tiene Dropbox. Simplemente crea una nueva solicitud, ingresa algunos detalles, elige la carpeta donde se cargarán los archivos, establece una fecha límite y envía la solicitud. Las solicitudes se pueden editar después de enviarlas en caso de que necesites cambiar alguna información.
Todo lo que necesitas hacer es esperar que lleguen los archivos, luego cerrar la solicitud una vez que lo hagan.
No te olvides de la seguridad de los datos
Por su naturaleza, el proceso de incorporación de un nuevo cliente supondrá algún nivel de intercambio de datos confidenciales entre las partes, y luego el almacenamiento de estos en determinadas ubicaciones. Nadie quiere que esos datos se filtren al mundo, por lo que es fundamental mantener la seguridad.
Dropbox mantiene la información segura de diferentes maneras. Cifra los archivos con el estándar de cifrado avanzado de 256 bits para proteger los datos en tránsito entre las aplicaciones de Dropbox y sus servidores, a la vez que realiza pruebas constantemente para detectar vulnerabilidades en la seguridad. Con la protección con contraseña de Dropbox, solo las personas con la contraseña pueden acceder al archivo o carpeta, mientras que con la opción de establecer fechas de vencimiento para los vínculos, te aseguras de que estos solo funcionen durante un tiempo específico.
Incorporar a un nuevo cliente puede—y debe—ser indoloro. Con un poco de pensamiento y preparación, el proceso casi puede hacerse solo. Al seguir los pasos establecidos anteriormente, una agencia puede pasar rápidamente por el proceso de incorporación y meterse en los aspectos básicos y esenciales de hacer el trabajo creativo real. Esa, después de todo, es la parte divertida.
