Si bien la gestión de proyectos es un proceso complejo, uno de los pasos cruciales es al mismo tiempo uno de los más sencillos: crear un documento del alcance del proyecto. En este tipo de documento, se describen los objetivos, las entregas, las tareas y los plazos del proyecto. Además, todas las personas que participan en el proyecto pueden usar este documento a modo de hoja de ruta.
En este artículo, te explicaremos en qué consiste la determinación del alcance del proyecto, por qué es importante y cómo confeccionar un documento del alcance del proyecto para que gestiones todos tus proyectos correctamente.
¿Qué es la determinación del alcance del proyecto?
Se entiende por “alcance” la cantidad total de tiempo y trabajo que se necesita para llevar a cabo un proyecto determinado. Para hacerlo, tienes que establecer el presupuesto o los costos, los objetivos, las entregas, las tareas y los plazos del proyecto.
Una vez que tengas en claro lo que abarca el proyecto, determinar el alcance debería ser un trabajo conjunto y de mutuo acuerdo entre tu equipo y tú, previo a la puesta en marcha del proyecto.
Para formalizarlo, crea una declaración del alcance del proyecto que pueda firmarse y conservarse para futura referencia. Se trata de un tipo de documento que, junto con el plan de trabajo, sustenta el proceso de gestión del proyecto y establece expectativas razonables para las partes interesadas.
¿Por qué es importante determinar el alcance del proyecto?
La determinación del alcance del proyecto es importante por distintos motivos. Te ayuda a realizar lo siguiente:
Fijar objetivos del proyecto más sensatos y factibles.
Mejora la eficiencia
Establecer presupuestos razonables o mejores estimaciones de costos para tu equipo.
Explicar bien lo que conlleva el proyecto a las partes interesadas pertinentes para que les resulte más fácil entenderlo y consultarlo.
Asegurarte de que todos los miembros del equipo estén en sintonía respecto a los objetivos y entregas del proyecto acordados.
Evitar que el proyecto se extienda más allá de lo acordado.
Proporcionar una hoja de ruta que los jefes o propietarios de proyecto puedan usar a la hora de programar y asignar tareas al equipo.
Cómo confeccionar un documento del alcance del proyecto
Si bien confeccionar un documento del alcance del proyecto es un proceso simple, es esencial que sigas algunos pasos clave para asegurarte de que sea exhaustivo y eficaz.
1. Define los objetivos del proyecto
Todo proyecto que sale adelante tiene un objetivo global, en el que se inscriben los motivos y los fundamentos del trabajo que realizas. Asimismo, facilita que todo el mundo siempre esté en sintonía para alcanzar un objetivo en común.
Determinar lo que quieres lograr a lo largo del ciclo de vida del proyecto es importante para ti, para tu equipo y para las partes interesadas. Este debería ser el primer paso en cualquier proceso de planificación de proyectos, ya que aporta claridad para la definición precisa del alcance en las fases que siguen.
Si no se define un objetivo claro, es muy posible que el proyecto se desvíe o que se pierda de vista su propósito.
2. Obtén comentarios de tu equipo
Tu equipo es el activo más importante y la fuente de información más eficaz que tienes. Son las personas que cuentan con la experiencia necesaria: pueden decirte el tiempo que suelen llevar ciertas tareas y la forma en que se articulan entre sí las distintas entregas. Recurre a tu equipo en los siguientes casos:
Obtener plazos y objetivos realistas.
Conocer las expectativas del proyecto, particularmente en lo que respecta a los comentarios de su equipo.
Discutir exclusiones: ¿alguna de las partes interesadas solicitó algo que quedaría excluido del alcance de este tipo de proyecto?
Con los comentarios de tu equipo, te resultará mucho más fácil establecer los hitos del proyecto y una hoja de ruta o línea de tiempo razonable.
Gracias a herramientas como Dropbox Paper, el equipo del proyecto puede colaborar fácilmente en los documentos en los que se define el alcance. Los miembros del equipo pueden agregar comentarios y hacer preguntas directamente en el documento de Paper, lo que mejora la comunicación y la comprensión grupal del proyecto cuyo alcance se está definiendo.
Además, cuando tu equipo colabora usando Dropbox, todos los materiales relacionados con el proyecto se mantienen seguros en un lugar centralizado.
3. Define los hitos y la hoja de ruta del proyecto
Los hitos dan una estructura clara a tu proyecto y constituyen uno de los elementos de mayor importancia para el alcance de tu trabajo. Les sirven a las partes interesadas para hacer un seguimiento del progreso y garantizar que el proyecto se ajuste a los plazos previstos.
Las partes interesadas pueden consultar el documento del alcance del proyecto para saber cuándo se realizarán las entregas clave y cuándo tendrán lugar las reuniones y otras fases importantes del proyecto. Puedes plasmar todo esto en una línea de tiempo o una hoja de ruta que incluya fechas de inicio y finalización claras para el proyecto en general, y los plazos para las tareas o entregas específicas.
Establecer un cronograma para los hitos y plazos puede ayudar a evitar que el proyecto se expanda, es decir, que los requisitos y las entregas del proyecto empiecen a aumentar con el tiempo y superen el alcance original. Con un flujo de trabajo y un procedimiento claros para la presentación y aprobación del proyecto, las partes interesadas podrán identificar mejor los posibles riesgos o problemas desde el principio y realizar ajustes a la hoja ruta antes de que la situación se agrave.
Para agilizar el proceso de definición del alcance del proyecto, Dropbox Paper ofrece una amplia gama de plantillas gratuitas que pueden adaptarse a distintos tipos de proyectos: desde planes de lanzamiento y hojas de rutas de productos hasta calendarios de contenido y planes de producción de videos.
4. Organiza la información pertinente
Una vez que hayas reunido toda la información necesaria y los comentarios de las personas que trabajarán en el proyecto, tendrás que plasmarlo todo en el documento del alcance del proyecto.
La siguiente es la información clave que debes incluir:
el nombre y la descripción del proyecto
el plazo
el jefe o el propietario del proyecto
otros miembros del equipo que trabajan en el proyecto y sus respectivos roles y obligaciones
el objetivo del proyecto
las entregas
las tareas incluidas en el alcance
cualquier tarea excluida del alcance
restricciones y consideraciones
recursos existentes
Las prácticas recomendadas a la hora de usar un documento del alcance del proyecto
Además de crear una declaración del alcance del proyecto, puedes seguir algunas prácticas recomendadas para asegurarte de que el proceso de determinación del alcance del proyecto sea eficaz. Entre estas, se encuentran las siguientes:
Explica tanto como sea posible los detalles del alcance del proyecto, como acciones cuantificables para informar sobre los logros del proyecto.
Determina primero los elementos clave, como los objetivos y las entregas, y luego ve hacia atrás para ajustar la línea de tiempo y la gestión de recursos del proyecto.
Aprovecha la experiencia de proyectos anteriores para mejorar todo lo posible el alcance de tu proyecto.
Haz que sea sencillo obtener la aprobación de las partes interesadas pertinentes por medio de la identificación de las restricciones, limitación o exclusiones y de los resultados del proyecto.
Determinación clara y eficaz del alcance del proyecto en todo momento
Dropbox es la plataforma centralizada ideal para almacenar y gestionar tus archivos de proyectos, así como para recibir comentarios al respecto. Para ganar la confianza de las partes interesadas, comparte rápidamente las actualizaciones y el progreso de tu proyecto, y permite que participen en todo el ciclo de vida del proyecto.
Al tenerlo todo en un solo lugar, tú y tu equipo pueden optimizar el proceso de gestión de proyectos y dedicar más tiempo al desarrollo de una estrategia sólida para la ejecución del proyecto. Además, no tendrán que perder tiempo buscando documentos o tratando de descubrir dónde se han guardado los materiales del proyecto.
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