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Enviar un archivo o video largo por correo electrónico, aunque sea “demasiado grande”

8 minutos de lectura

2 de noviembre de 2024

Fotografía de una persona enviando archivos grandes de un proyecto de video a sus colegas por correo electrónico mientras trabaja de forma remota.

Limitaciones de los archivos adjuntos de correo electrónico

Antes de entrar en las soluciones, vale la pena tomarse un momento para entender por qué a menudo no funciona adjuntar un archivo directamente en un correo electrónico.

Tamaño del archivo

Como ya hemos mencionado, los límites de tamaño de archivo son un inconveniente importante al enviar archivos como adjuntos en un correo electrónico .

Los límites exactos de archivo varían, pero la mayoría se encuadran entre 10-25 MB. Por ejemplo, echa un vistazo a los límites de tamaño del archivo adjunto para algunas de las plataformas de correo electrónico más populares:

  • Gmail: 25 MB
  • Microsoft Outlook: 20 MB
  • iCloud Mail: 20 MB
  • ProtonMail: 25 MB
  • AOL Mail: 25 MB
  • Yahoo! Mail: 25 MB
  • GMX: 50 MB

Si bien estos están bien para compartir documentos, hojas de cálculo u otros formatos de archivo pequeños, las imágenes y videos de alta resolución superarán rápidamente el tamaño de archivo permitido.

Seguridad

No obstante, no se trata solo de la conveniencia de compartir archivos de mayor tamaño. El proceso de enviar archivos como adjuntos de correo electrónico también conlleva implicaciones de seguridad.

Para ilustrar esto, veamos un ejemplo. Imagina que tienes un maletín con todos los archivos que te gustaría enviar. Adjuntar estos archivos a un correo electrónico equivale a arrojar estos sobre una pared al destinatario, que está de pie del otro lado.

Tan pronto como hayas tirado ese maletín, se te queda fuera de las manos, incluso si te das cuenta de que has enviado los archivos equivocados o se los has enviado a la persona equivocada.

Ahora, imagina el mismo escenario, solo que estás dejando el maletín en un casillero remoto protegido por PIN. No solo el destinatario puede acceder al casillero y abrirlo con los detalles que compartiste, sino que también puedes cambiar de forma remota el código de acceso o cambiar el destinatario por completo.

Es un ejemplo simple, pero uno que ayuda a ilustrar con exactitud por qué los archivos adjuntos en los correos electrónicos pueden generar desafortunados riesgos de seguridad cuando inevitablemente ocurren errores. Mediante el uso de herramientas externas, proporcionas una capa adicional de seguridad y control, que te brindará tranquilidad al compartir tu trabajo.

Acceso y control de versiones

Nos ha pasado a todos: acabas de pulsar Enviar en un correo electrónico importante, solo para darte cuenta de que hay un error en el archivo o video adjunto.

Con el uso compartido de archivos basado en la nube, simplemente puedes corregir el error en el archivo compartido sin necesidad de enviar otro correo electrónico. Del mismo modo, las soluciones modernas de uso compartido de archivos brindan mucho más control en cuanto a quién puede acceder a tus archivos y qué pueden hacer con ellos.

Entonces, si estás compartiendo tu edición más reciente y necesitas asegurarte de que los gestores de cuentas puedan verla, pero solo tus compañeros editores pueden modificarla, todo lo que debes hacer es establecer permisos de acceso para cada destinatario.

Desde luego, si buscas herramientas avanzadas de control de versiones y comentarios, una plataforma de comentarios de video especialmente diseñada, como Dropbox Replay, podría ser la solución ideal para tus necesidades. Para los documentos y otros tipos de archivos, las herramientas de colaboración de contenido disponibles en Dropbox facilitan la tarea de proporcionar y procesar comentarios.

Revisa y aprueba los proyectos creativos con mayor rapidez

Comparte tu última edición, revisa y resuelve comentarios y obtén la aprobación final, todo en una misma herramienta.

Cómo enviar archivos y videos grandes por correo

Enviar un video o archivo grande por correo es simple gracias a la variedad de opciones disponibles para ti.

En esta parte de la guía, cubriremos los siguientes tres métodos, los cuales funcionarán según tu objetivo:

  • Compártelo a través del almacenamiento en la nube, con un vínculo a archivos que se encuentren en tu almacenamiento en la nube de Dropbox o su equivalente.
  • Envía una copia descargable por separado, con una herramienta de transferencia de archivos grandes como Dropbox Transfer.
  • Adjunta un archivo comprimido, si no es posible compartir un vínculo, pero sacrificarás parte de la calidad.

Compártelo a través de la nube

Con una solución de almacenamiento en la nube como Dropbox, puedes enviar videos largos y otros archivos sin tener que cargar ni adjuntar nada. Simplemente copia un vínculo al archivo que se encuentra en tu almacenamiento en la nube, pégalo en tu correo electrónico y haz clic en Enviar, ¡y listo!

Cuando compartes un vínculo a un archivo que se encuentra en tu almacenamiento en la nube, compartes el acceso al mismo archivo que ves cuando lo abres. Esto significa que el destinatario del vínculo podrá ver cualquier cambio que realices, incluso si lo realizas después de haber enviado el correo electrónico.

Esto puede ser perfecto para compartir un archivo de trabajo en curso con un colega o colaborador.

Si no quieres que alguien edite el archivo, también puedes establecer privilegios de acceso. Esto te da un control total sobre quién puede ver tu video, así como qué pueden hacer con él.

Envía una copia usando una herramienta de transferencia de archivos grandes

Si no necesitas todas las características que ofrece el almacenamiento en la nube, pero sí necesitas entregar materiales en su versión final, las herramientas de transferencia de archivos grandes como Dropbox Transfer son la plataforma ideal para enviar videos largos.

Simplemente arrastra y suelta en la ventana de carga de Dropbox Transfer archivos que sumen hasta 250 GB, selecciona tus opciones y comparte, ya sea enviando un correo electrónico con el vínculo directamente desde Transfer o copiando manualmente el vínculo en un correo electrónico propio. Entonces tu destinatario podrá descargar una copia de los archivos desde el vínculo que reciba.

Captura de pantalla de la interfaz de usuario de Dropbox Transfer. El cursor del mouse apunta a la opción para enviar un archivo mp4 a través de Dropbox Transfer.

Adjunta un archivo comprimido

Siempre que sea posible, una solución de uso compartido de archivos basada en vínculo como las dos cubiertas anteriormente será tu mejor opción para enviar archivos de video y otros archivos grandes que necesites transferir.

No obstante, puede haber situaciones en las que no puedas usar un vínculo para compartir tu archivo o video. Si ese es el caso, puedes considerar la compresión como una forma de reducir el tamaño del archivo para que se ajuste a los límites de tu cliente de correo electrónico.

La compresión de archivos y videos es en realidad un proceso que consiste en eliminar algunos detalles, o hacerlos más pequeños, para reducir el tamaño general del archivo. Esto podría incluir lo siguiente:

  • Reducir la resolución de una imagen o video, de 4K a 1080p, por ejemplo.
  • Reducir la velocidad de fotogramas de video, haciendo que parezca más entrecortado y menos claro como resultado.
  • Reducir la calidad de un archivo de audio al reducir la tasa de bits o la velocidad de muestreo.
  • Cambiar otros factores técnicos, como colores o codificación

Si quieres comprimir un video, hay algunas formas de hacerlo:

  • Usar software integrado, como QuickTime, si estás usando una Mac
  • Emplear herramientas de terceros, como VLC Media Player
  • Enviar videos o archivos a una carpeta .zip, que puede ayudar a la hora de enviar colecciones de archivos.

Advertencia: La calidad de tu video o archivo se reducirá al usar la compresión para reducir el tamaño del archivo.

Si la calidad del video es importante para ti, considera utilizar el uso compartido de vínculos de almacenamiento en la nube o, en su defecto, una herramienta de transferencia de archivos como Dropbox Transfer.

Envía videos y archivos grandes por correo electrónico sin que pierdan calidad, con Dropbox

Ya sea que quieras enviar una copia o compartir un vínculo para colaborar, Dropbox cubre todas tus necesidades a la hora de compartir archivos grandes y enviar videos largos por correo electrónico.

Para comenzar, comparte un vínculo desde tu almacenamiento en la nube o dirígete a Dropbox Transfer y comienza a agregar archivos.

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