¿Qué es una fuente confiable (SSOT)?

Entonces... ¿qué es una fuente confiable?

Única fuente de verdad (SSOT, por sus siglas en inglés) es un término que se refiere a la práctica de reunir todos los datos empresariales en una sola ubicación. La idea es que todos los miembros de la empresa puedan tomar decisiones cruciales para el negocio basándose en datos a los que todos pueden acceder. Eso significa que no hay silos en el trabajo que impidan que las personas conozcan información importante. Si tu empresa trabaja con una única versión de la verdad, no se le ocultará nada a nadie y todos podrán estar en sintonía. Al mantener los registros accesibles en un lugar centralizado, puedes evitar que tú y tus compañeros se pierdan entre varias versiones de la verdad o de un mismo archivo.

Poner fin a las mentiras

Siempre es positivo que todo tu equipo esté trabajando sabiendo que no se pueden esconder cosas bajo la alfombra ni que se perderán cosas por una administración confusa. Además, es la forma óptima de trabajar con tus datos y es fundamental si los datos provienen de muchas direcciones de varios canales. Considera que es un estado de nirvana para toda la información de tu empresa.

El conocimiento es poder y tener más información para compartir con cada miembro de tu equipo resultará en mayor inteligencia comercial. La "verdad" no necesariamente significa que todos los datos que has puesto en tu fuente confiable tienen que ser exactos, sino que, al verlos al unísono, proporcionan una visión más verdadera de tu negocio.

Por ejemplo, tal vez tu marca cuente con doscientos mil seguidores, según lo que indican las métricas de las redes sociales. Sin embargo, cuando haces una encuesta, descubres que una cuarta parte de tus seguidores se encuentran en un país al que no realizas envíos, y que una buena parte de ellos son bots. Necesitas estas dos fuentes de información para tener la mejor panorámica de tu marca y para descubrir cómo resolver esta situación. Por ejemplo, ahora que sabes que la mayoría de tus seguidores son internacionales, puedes orientar tus esfuerzos a la captación de clientes locales o analizar seriamente la posibilidad de ampliar tus destinos de envío. Al hacer esto, habrás dado un paso importante hacia la mejora empresarial.

Iluminación a través de la gestión de datos

Una SSOT puede lograrse solo si todos tus datos están en un lugar centralizado y si cuentas con procesos adecuados que permitan mantenerlos actualizados. Todos pueden ponerse de acuerdo en guardar sus documentos en una carpeta centralizada, ¿pero y luego qué? Debes poner todo el empeño en desarrollar esta idea como empresa, asegurándote de que los datos estén siempre actualizados y listos para que se acceda a ellos. Considera la posibilidad de agregar los siguientes flujos de trabajo a tus procesos empresariales:

Trabajar desde la nube

La nube ha ayudado a transformar el lugar de trabajo de infinitas maneras. Te permite a ti y a tu equipo acceder a los documentos desde cualquier lugar, y, mejor aún, pueden ser los mismos documentos, no versiones obsoletas.

Considerar guías internas

Sin dudas, tu equipo conoce tu empresa y la cultura empresarial: la viven cada día que pasan físicamente en el lugar de trabajo (o que trabajan de forma remota). Aun así, piensa en cuántas veces has enviado un mensaje a un compañero con una pregunta que sabes que ya habías hecho. “¿En qué formato tengo que enviarlo?”, “¿A dónde debo enviar esta factura?”, “¿Sigue Bob a cargo de las cuentas por pagar?”, etc. Tómate un día o dos para elaborar un recurso de documentación que no sea sobre tus clientes o tu mercado, sino para ayudar a que tu personal haga su mejor trabajo.

Dejar las cosas claras

Los objetivos trimestrales, los ingresos y las cuotas asignadas a los equipos pueden ser importantes, pero hablar de estas cifras no siempre es la forma más atractiva de presentar los datos. Encuentra una mejor manera de mostrar el progreso de tu empresa, una que sea fácil de procesar y esté siempre actualizada, para que tu equipo pueda ver cómo crece tu éxito. Puede ser tan simple como un documento compartido en el que se especifiquen y actualicen frecuentemente los objetivos, para que los equipos lo consulten cuando quieran comprobar cómo se está avanzando.

Considerar el panorama general

Disponer de datos a los que pueda acceder fácilmente cualquier persona que los necesite, como en un almacén de datos, no solo tiene que ver con la cultura empresarial sino con mejores procesos comerciales. No solo su equipo central se beneficia de los canales de comunicación abiertos. Después de todo, también es necesario que las partes interesadas y quienes toman las decisiones clave sepan todo lo que sabes de cada fuente de datos que utilizas. Hoy en día, la transparencia es fundamental, no solo en CRM y cuestiones como la responsabilidad social corporativa, sino también en la forma en que su propio equipo ve la marca y cómo eso impacta en su fidelidad continua. Tenga en cuenta todo esto cuando elabore su fuente de información.

Forjar una fuente de verdad

Cada equipo tiene su propia manera de hacer las cosas. Puede que tengas una cultura empresarial homogénea y un concepto general de los procesos de trabajo, pero el equipo de finanzas no puede operar sus flujos de trabajo de la misma manera que los equipos de marketing. La forma en la que un equipo ve el negocio y sus datos será muy diferente a como lo hace otro, y ambos serán diferentes a la forma en que el (la) director(a) general ve todo desde una perspectiva mucho más amplia. Una fuente confiable es, de esta manera, imparcial. También evita que se dupliquen los mismos archivos, lo que genera confusión y contratiempos.

Dropbox puede ayudarte a crear una fuente de información confiable y garantizarte que solo esté disponible la última versión de la información, ya que todo se actualiza en tiempo real. Con funciones como el historial de versiones en Dropbox, puedes ver lo que ha sido editado y cambiado, y, si no te gusta la nueva versión, simplemente vuelves a la versión anterior. Si algo se cambia, los demás miembros del equipo que estén en el archivo se enterarán. ¿Eliminaste por accidente alguna parte de tu fuente confiable y te preocupa que no haya forma de reemplazarlo? No tienes por qué preocuparte. Dropbox te permitirá recuperar cualquier archivo que hayas eliminado en los últimos 30 días. Esto te deja con la tranquilidad de que, si alguna vez tienes mala suerte cuando trabajas en tus archivos, siempre puedes volver a tiempos mejores.

Incluso puedes configurar automatizaciones para las carpetas compartidas en Dropbox para estandarizar los nombres, el orden y el etiquetado, lo que deja menos margen para los errores de usuario y alivia la carga de trabajo de tu equipo.

Diferentes equipos, diferentes sistemas, una verdad

Por muy bien informado que te sientas sobre cualquier equipo, proceso o área de tu negocio, siempre existe la posibilidad de que haya algo más que no sepas. Quizás esto significa que tu presencia online no es tan orgánica como pensabas al principio o que tu equipo está trabajando desde una versión de un archivo que pensabas que hace mucho tiempo se revisó. Una SSOT es garantía contra todo eso. Ya sea que se trate de personas o datos que no muestran una imagen clara, tu SSOT puede aportar luz y volver a hacer realidad tu marca.