Cómo mejorar la etiqueta de las videoconferencias

¿Qué es la videoconferencia?

Videoconferencia es cualquier tipo de telecomunicación entre dos o más personas a través de audio y video. Los trabajadores remotos y las personas que viven lejos de sus familiares y amigos probablemente ya sean todos unos expertos en videollamadas. Además, con el aumento en la cantidad de personas que trabajan desde casa y de forma remota, la comunicación con los compañeros de trabajo mediante videoconferencia se vuelve cada vez más común.

¿Por qué necesitamos las normas de etiqueta para videoconferencias?

Si consideramos lo omnipresente que está actualmente el software de videoconferencia, podríamos pensar que a estas alturas ya se conoce bien el protocolo adecuado. Aunque no suele ser un problema comunicarse por FaceTime con familiares o amigos desde la comodidad de tu cama, no ocurre lo mismo con las herramientas de comunicación en el lugar de trabajo, como Microsoft Teams, que requieren mayor planificación tanto por decoro como por eficacia. Puede que seas un experto en organizar reuniones en la oficina, pero la barrera virtual agregada de la videoconferencia puede implicar un desafío para algunas personas.

Cuando se trabaja desde la casa, puede ser fácil distraerse o desconcentrarse, y las reuniones por videoconferencia no son la excepción. Si bien podría generar ternura que el perro de un miembro del equipo ingrese en la sala, ese adorable animal también podría ser una pequeña distracción. La misma lógica se aplica a los participantes desinteresados que claramente no escuchan ni prestan atención a la reunión.

Reglas básicas para las normas de etiqueta para videoconferencias

El primer paso para tener videollamadas productivas es asegurarse de que sean funcionales, tanto desde el punto de vista tecnológico como humano. Por lo tanto, para que te asegures de aprovechar al máximo las reuniones por videollamada con tus compañeros de trabajo, creamos la siguiente lista de verificación con algunas de las sugerencias más importantes que conviene tener en cuenta en relación con las videollamadas:

Revisa tu conexión a Internet y tu hardware con anticipación

Darás una imagen poco profesional e irresponsable si intentas iniciar una reunión, pero tu micrófono o cámara web no funcionan. Cuando hayas programado una reunión con anticipación, revisa siempre con tiempo que tu configuración para videoconferencias funciona y no dos minutos antes de que comience la reunión. Prueba el micrófono incorporado o los auriculares para corroborar que el software los detecta.

También debes probar si tu conexión a Internet puede soportar una videoconferencia. No sería bueno que se cortara la conexión en un momento crítico o en la mitad de la conversación.

Si tu conexión no es lo suficiente buena, muchas aplicaciones te permiten limitar la calidad del video que estás recibiendo o desactivarlo para que puedas seguir participando en forma audible. Aunque no estés en el video con todos los demás, lo más importante es poder participar y seguir. Ten en cuenta que algunas personas pueden optar por no utilizar la opción de video por diversas razones, especialmente si están en un espacio compartido con niños o mascotas, o simplemente no quieren que se los vea en ese momento. Eso también está bien.

Vístete

Todos lo hicimos al menos una vez: levantarnos de la cama y pasar directamente a la computadora portátil para la reunión de equipo de las 9 de la mañana. Sin embargo, asistir a una reunión por videoconferencia en piyamas quizás no sea la mejor imagen profesional que desees dar. Si quieres que te tomen en serio en una llamada por videoconferencia, vístete como corresponde. Si bien no es necesario que te vistas con un atuendo formal, asegúrate de estar vestido como corresponde teniendo en cuenta que te verán los miembros de tu equipo. Demostrarás que realmente te importa la reunión y, si usas una prenda que no sea ropa deportiva, realmente podrás proyectar la actitud correcta para lograr una conversación productiva y enfocada con tus colegas.

Busca tu espacio tranquilo

No todos cuentan con una oficina privada exclusiva que les permita trabajar desde casa, pero es importante que puedas encontrar o crear un espacio tranquilo para hacer videoconferencias. Aunque para ti los familiares, compañeros de cuarto o mascotas que deambulan por la sala no sean una distracción mientras trabajas, algunos de tus asistentes pueden pensar distinto. Entonces, cuando te prepares para una videoconferencia, asegúrate de que estás en un lugar donde nadie pueda deambular o distraerte. Podrás concentrarte en tus colegas mientras ellos hablan y eliminar el ruido de fondo cuando tú hables.

Enmarca la escena

Ahora que estás en un lugar privado y vestido adecuadamente para tu videollamada, presta atención a tu entorno y a cómo este se ve en la cámara.

De nada valdrá tu preparación si el lugar está demasiado oscuro para que tus colegas puedan ver o si lo único que verán es una pila de platos sucios en el fregadero. Tómate un momento para limpiar y ordenar el espacio que te rodea. Abre las cortinas o enciende las luces, o si el problema es tu decoración visualmente descuidada, usa una "pantalla verde" o fondo virtual para ocultarla. Google Meet, por ejemplo, te permite desenfocar el fondo o reemplazarlo con una imagen o un video, sin necesidad de pantalla verde.

Si no hablarás, desactiva tu audio

Una vez que la reunión finalmente esté en marcha, uno de los aspectos más importantes de la participación en videollamadas es mantener silenciado tu micrófono cuando no estés hablando. Incluso si encontraste un lugar tranquilo para la reunión, tu micrófono seguirá captando si te mueves, toses o empiezas a teclear.

Lo último que quieres es que alguien tenga que repetir lo que dijo debido a una interrupción accidental, o que te pille, aunque sea por un instante, trabajando en otro asunto a mitad de la reunión. La mayoría de los programas de videoconferencia disponen de un botón para silenciarte a ti mismo o silenciar la llamada, solo asegúrate de reactivar el audio cuando vayas a hablar de nuevo.

Mira a la cámara

Cuando estás en una videollamada, puede parecer que lo más sensato es mirar las imágenes de video de las otras personas que participan en la reunión. Sin embargo, si quieres que los demás participantes te presten atención mientras hablas, debes mirar directamente a la cámara.

Incluso si no puedes ver a tus compañeros, si miras a la cámara, eso ayuda a crear la sensación de comunicación cara a cara, lo que ayudará a que ellos presten atención y realmente escuchen lo que estás diciendo. Si quieres poder verlos mientras hablas, coloca el video en pantalla directamente junto a la cámara para que ambos estén a la altura de los ojos. Esto no es un problema para la mayoría de las computadoras portátiles, pero es posible que tengas que reorganizar tu configuración si estás trabajando en una computadora de escritorio.

Presta atención y concéntrate

Por supuesto que, cuando participes en una videoconferencia, lo más importante que puedes hacer es concentrarte en la reunión que se está desarrollando. Es mucho más fácil desconectarte de una reunión, y salirte con la tuya al hacerlo, si estás en una videoconferencia que si te encuentras en la oficina. Esto significa que depende de ti participar como si estuvieras en la oficina, aunque estés sentado frente a la computadora portátil en tu dormitorio.

Mantener la concentración en casa es algo que puedes lograr de la misma manera que en la oficina: por ejemplo, tomar notas puede ayudarte a asimilar y responder a lo que se está discutiendo. Sin embargo, también debes evitar la tentación de cambiar de pestaña a otra actividad o simplemente mirar tu teléfono. Aunque creas que eres bueno haciendo varias cosas a la vez, si te distraes, no sacarás mucho provecho de la reunión.

Cómo establecer una videoconferencia de forma efectiva

Una vez que conozcas los aspectos básicos de cómo deben organizarse las videoconferencias, no deberías tener ningún problema para preparar y celebrar videollamadas con tus colegas. Sin embargo, al igual que ocurre cuando estás en la oficina, se requiere un poco más de esfuerzo para lograr que tus reuniones por videollamada sean efectivas y que ese tiempo sea productivo. Por lo tanto, cuando estés planificando reuniones con tus colegas, asegúrate de contar con todos los materiales que necesitas. Piensa en cómo lograr que las personas que participen en la reunión de forma remota interactúen.

Siempre prepara un cronograma

El primer paso para que una reunión sea efectiva, ya sea dentro o fuera de la oficina, es contar con un cronograma definido. Este aspecto solo ayuda mucho para lograr el éxito de una videoconferencia.

Con la plantilla de agenda de reunión disponible en Dropbox, podrás elaborar de forma fácil y rápida una agenda para compartir que resuma los puntos básicos de la reunión. Quienes hayan sido invitados a la reunión pero no puedan asistir podrán revisar este documento posteriormente.

Comparte archivos e información antes de la reunión

Si esperas recibir aportes y colaboración de tu equipo en una videollamada, es importante que le des el contexto para que lo haga. Si bien en la oficina podrías simplemente hacer circular una planilla o escribir en la pizarra, las videoconferencias requieren de una mayor planificación anticipada.

Prepara y comparte los archivos o documentos que necesitarás antes de la reunión, para que tus compañeros no se queden con dudas. Cuando todos estén conectados, también puedes compartir tu pantalla para revisar juntos el documento, de modo que todos estén en la misma página. Mejor aún, puedes compartir ese archivo directamente desde Dropbox en la reunión de video, donde los miembros del equipo podrán agregarle comentarios en tiempo real.

Envía las invitaciones por anticipado

Si estás en la oficina, para lograr que las personas se dirijan a una sala de reuniones, solo tienes que acercarte a su escritorio y preguntarles si disponen de 10 minutos. Sin embargo, puede ser mucho más difícil conseguir que las personas participen cuando se trabaja desde casa, aunque se utilice Slack u otras aplicaciones de chat para oficinas.

Si deseas que las personas participen en tu videoconferencia, debes avisarles con anticipación. Si no lo haces, es probable que no estén en su escritorio y que no hayan tenido el tiempo necesario para leer el cronograma. Dales a todos el tiempo que necesiten para prepararse para la videoconferencia y tanto tú como tu equipo lograrán el éxito.

Colaboración mediante videoconferencias

Mientras los equipos remotos adquieren mayor popularidad, las videollamadas ya no son simplemente un reemplazo de las reuniones y se convirtieron en algo habitual para muchas empresas. Dado que la videoconferencia desempeña un papel cada vez mayor en nuestra vida personal y laboral, es fundamental usar la tecnología correctamente.

Así que la próxima vez que programes una reunión por videoconferencia para las 10:00 am, utiliza nuestro protocolo de videoconferencia para que tu reunión sea un éxito. Una preparación para una videoconferencia animará a tu equipo a participar y, en última instancia, potenciará tu trabajo en equipo online mientras trabajas de forma remota.