Ausolan mejoró sus operaciones a escala con Dropbox

El reto: unificar a los equipos y ofrecer un servicio mejorado a los clientes

Ausolan es una gran empresa que lleva a cabo muchos proyectos diversos. Esta empresa cuenta con 17 oficinas y 16 centros de cocina en España, así como representación en Francia y Chile. A pesar de operar en un sector tradicional, Ausolan siempre ha destacado por su uso de la tecnología, dedicando sus esfuerzos a mejorar los procesos para ofrecer a clientes, empleados y miembros el mejor servicio posible. Ausolan ha introducido nuevas tecnologías en los últimos años como, por ejemplo, el sistema de gestión de pagos para escolares o la impresión de alimentos en 3D (se trata de un proceso de fabricación de productos alimenticios mediante varias técnicas de fabricación aditiva que todavía se encuentra en una fase preliminar).

La estrategia de crecimiento de la empresa se centra en dar respuesta a las necesidades de sus clientes a través de productos seguros, sanos, sostenibles y sabrosos, al tiempo que diversifican sus operaciones en nuevos negocios y mercados. Al ir creciendo, en la empresa se percataron de que necesitaban una herramienta tecnológica para optimizar la gestión de flujos de trabajo, mejorar la comunicación interna y acceder a la información corporativa y de los productos desde cualquier ubicación y dispositivo. Todo esto, en consecuencia, mejoraba su oferta a socios y clientes.

La solución: encontrar una solución de gestión de proyectos que tenga todo lo necesario

Muchos de sus empleados ya conocían Dropbox y por eso resultó ser una opción atractiva ya desde el principio. Después de probar otros proveedores del mercado, se dieron cuenta de que Dropbox destacaba por su facilidad de uso, interoperabilidad, facilidad de acceso y velocidad de sincronización. Eligieron Dropbox como solución.

Cuatro años después, esta es la solución que utilizan prácticamente todos los empleados para organizar, planificar y compartir su trabajo con los compañeros. La usan, por ejemplo, para comprar alimentos, preparar los menús para las instituciones educativas, gestionar las existencias en los hospitales, organizar eventos para las presentaciones de productos de los clientes o gestionar la logística de las entregas de catering. Todos los empleados que están involucrados en algún proyecto usan Dropbox y se benefician de la gran variedad de funciones que ofrece.

Dropbox también ha jugado un papel clave en el desarrollo de otros productos que actualmente están en manos del departamento de I+D de Ausolan:

• La economía circular: la herramienta facilita una forma sostenible de trabajar, minimizando el uso del papel y la necesidad de que los equipos viajen para asistir a reuniones.
• Industria 4.0: Ausolan puede coordinar el trabajo que se desarrolla en diferentes centros tecnológicos.
• Nuevos productos y alimentos: más interacción entre diferentes equipos de proyecto que trabajan en nuevas recetas y desarrollos con Dropbox como su plataforma colaborativa.

El director de sistemas de información y los líderes de equipo ofrecen formación interna en la que se enseña cómo usar y poner a prueba Dropbox. Se organizan de forma regular talleres para presentar la herramienta y para hablar de las mejoras que puedan resultar relevantes para sus trabajadores.

Dropbox ha sido muy importante para el equipo directivo de Ausolan al tener que empezar a trabajar a distancia de forma urgente y permitir que los empleados pudieran seguir con su actividad sin problemas desde varias ubicaciones. Ausolan trabajó como nunca para seguir ofreciendo sus servicios a escuelas, empresas, hospitales y otros sectores durante la pandemia. Y Dropbox fue fundamental para que todo siguiera sobre ruedas.

Estos son solo algunos de los ejemplos que demuestran el trabajo conjunto que desarrollaron Ausolan y Dropbox para poder seguir ofreciendo sus servicios a los clientes durante la pandemia:

• Departamento de programación: para este equipo, empezar a trabajar desde casa hubiera sido algo inimaginable hace años porque cada día gestionan grandes cantidades de información. Sin embargo, a pesar de las circunstancias, algunos miembros del equipo han podido trabajar a distancia y los resultados han sido muy satisfactorios. Esto ha sido posible gracias a Dropbox y a la nueva solución de recursos empresariales de Ausolan.
• Operadores: gracias a Dropbox, han podido acceder a la información que necesitaban directamente desde la nube. Los datos se categorizan y se organizan en varias carpetas y, lo más importante, estas pueden compartirse con los compañeros. Esto ha hecho posible la continuidad del negocio de forma eficaz y fiable, especialmente en lo relativo a las operaciones de cara al cliente.
• Prevención: con Dropbox ha sido mucho más fácil comunicar las nuevas medidas de salud a todos los empleados. Se creó una carpeta compartida a la que todos los empleados de la empresa podían acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar. De este modo, los empleados reciben la información oportuna sobre las decisiones que se van tomando para proteger su salud durante la pandemia.