Prácticas recomendadas para organizar y distribuir recursos de marca

Formar parte del equipo creativo de una gran empresa implica trabajar con muchos materiales, recursos y socios. Es un sistema muy útil, ya que permite trabajar en varios aspectos al mismo tiempo. Una agencia se encarga de preparar el vídeo para una campaña nueva; un estudio trabaja en un eBook sobre liderazgo de opinión y en el discurso de una ejecutiva para una conferencia que se celebrará pronto, y una empresa de marketing digital se ocupa de crear un paquete de contenido patrocinado que se publicará en el sitio web y las redes sociales de una revista conocida.

La parte negativa es que, como se implica a tantas partes, pueden surgir dificultades. Por un lado, hay que organizar meticulosamente los recursos para que se puedan encontrar con facilidad. Por otro lado, los materiales tienen que estar disponibles para las personas adecuadas, y hay que impedir que quienes tengan malas intenciones puedan ver contenido que no deberían poder ver. Además, los socios externos tienen que poder comprobar que el logotipo, la fuente y la plantilla de la presentación son los correctos. Si todos estos elementos básicos no están bien organizados o protegidos, será más difícil hacer un buen trabajo, sobre todo a medida que se vaya colaborando con más socios externos.

A quienes están en el equipo creativo de una gran empresa y trabajan con muchas agencias para crear recursos de marketing les interesa seguir un proceso eficiente. Por suerte, Dropbox es muy útil a la hora de sistematizar las operaciones para recopilar, ordenar y distribuir los recursos de una marca.

Sistematizar los recursos

Lo primero que hay que tener en cuenta si se quiere crear un repositorio de recursos es qué contendrá exactamente. Hacer una lista es una buena idea. Aquí pueden entrar, por ejemplo, logotipos, mensajes, directrices de estilo, documentos de mensajería o plantillas de documentos. Es mejor que les envíes a las agencias externas más recursos de los que creas que van a necesitar. De esta manera, no habrá problemas de producción porque, por ejemplo, un eslogan o un archivo SVG no se aprueba todo lo rápido que debería.

A partir de ahí, se trata de organizar la estructura de carpetas. Piensa en las carpetas de primer nivel y en las subcarpetas que contendrán los recursos en sí. Una carpeta de primer nivel puede llamarse, por ejemplo, “Recursos digitales”. Dentro, habrá una subcarpeta para logotipos y otra para eslóganes gráficos. Si quieres profundizar en este sistema, la carpeta de logotipos puede incluir subcarpetas de logotipos por tamaño o uso. Aunque ya hayas dicho que una marca secundaria es la que usa el equipo en las redes sociales, es mejor etiquetarla y sistematizarla para que no surjan dudas de última hora.

Organizar los archivos por proyecto

Una estructura de carpetas fiable para proyectos de equipo consiste en tener una carpeta principal por proyecto, con un conjunto coherente de subcarpetas cada vez. Usa una convención de nombres clara y prefijos numerados para que las carpetas se mantengan en el mismo orden para todos.

Para organizar los archivos almacenados por proyecto, crea una carpeta principal para cada proyecto y reutiliza la misma estructura de subcarpetas cada vez (por ejemplo: Resumen, Archivos de trabajo, Revisiones y Final). Nombra las carpetas de los proyectos de forma coherente —como 2026-01 Campaña de primavera, y así sucesivamente— para que se ordenen correctamente y sean fáciles de encontrar.

Para carpetas compartidas: crea una carpeta principal llamada Proyectos, y mantén cada iniciativa en su propia carpeta de proyecto compartida, invitando solo a los compañeros o agencias que necesiten acceso a ese proyecto. Usa las mismas subcarpetas internas (Resumen, Archivos de trabajo, Revisiones, Final) para que los colaboradores siempre sepan dónde colocar o encontrar lo que necesitan. Cuando un proyecto termine, mueve su carpeta a una subcarpeta de Archivo para mantener el trabajo activo ordenado.

Para organizar los archivos de clientes de manera eficiente, usa una estructura que priorice al cliente y que puedas repetir, por ejemplo, Clientes > [Nombre del cliente] > [Nombre del proyecto] > Trabajo en curso interno, Listo para el cliente y Final. Comparta únicamente la carpeta Listo para el cliente (o Final) para que los clientes vean siempre los archivos aprobados más recientes, mientras tu equipo mantiene los borradores y comentarios organizados.

Etiquetar y recopilar los recursos

No te olvides de usar etiquetas también para las carpetas. Una idea sencilla es crear una carpeta automatizada que se encargue automáticamente de añadir una etiqueta a todo el contenido que se coloque en ella. Así, los recursos se encontrarán sin problemas.

Dropbox te permite marcar archivos y carpetas con etiquetas simples, para que puedas buscar por etiqueta y encontrar rápidamente recursos relacionados. También puedes configurar una carpeta para que todo lo que le añadas tenga automáticamente la misma etiqueta, y mantener así tu biblioteca organizada a medida que crece.

Por ejemplo, si añades la etiqueta #RecursoDigital a la carpeta “Recursos digitales”, todos los recursos de la carpeta tendrán esa etiqueta, además de todo lo que se añada a sus subcarpetas. Con la etiqueta #Logotipo en la carpeta “Logotipos”, será lo mismo para todo el contenido de esa subcarpeta. Seguir un sistema de etiquetado eficiente permite ahorrar tiempo después.

Ahora, hablemos de colocar los recursos donde toque. Con una solicitud de archivos, es posible pedirles a los compañeros que suban archivos concretos y que estos se coloquen automáticamente en el sitio correcto aunque quienes los suban no tengan cuenta de Dropbox (¡Aunque deberían!) Solo hay que crear la solicitud de archivos, enviarla y dejar que los recursos se coloquen en su sitio. Todo queda bien colocado.

Confidencialidad

Para gestionar los permisos —es decir, determinar los propietarios y quiénes pueden editar y ver el contenido—, hay que ir caso por caso. Se tome la decisión que se tome, la implementación es fácil. Con un solo clic, se puede cambiar el nivel de acceso, cancelar el uso compartido, dejar que otras personas compartan el contenido y añadir funciones extra.

Además, el cifrado de nivel empresarial y la protección con contraseña de Dropbox ayudan a mantener los recursos protegidos, independientemente de quién pueda acceder a ellos.

Para guardar de forma segura diseños y archivos fuente propios en la nube, mantenlos en una carpeta de Dropbox a la que solo se pueda acceder por invitación. Cuando compartas, añade medidas de seguridad como protección con contraseña, fechas de vencimiento y controles de descarga, y utiliza el historial de visualización para seguir el acceso y revocarlo rápidamente.

El historial de versiones y la recuperación de archivos también pueden ayudarte a restaurar versiones anteriores si se modifican o eliminan archivos.

Enviar recursos con seguridad

El repositorio de recursos está creado. ¡Muy bien! El siguiente paso es distribuir los recursos entre los socios que los necesiten o dar acceso al Dropbox interno de la organización; así, las agencias externas podrán usarlos. Hay muchas formas seguras de hacerlo.

En Dropbox, compartir una carpeta o un archivo es muy fácil. Lo mejor es que la persona que comparta el contenido podrá controlar quién ve y edita la carpeta o el archivo (quienes tengan el enlace, los miembros del equipo o solo quienes tengan una invitación) y quién puede concederles acceso a otras personas. 

También es posible proteger con contraseña carpetas o archivos, establecer fechas de vencimiento para los enlaces y deshabilitar las descargas para que nadie pueda descargar el material compartido.

Si necesitas un acceso limitado a los archivos de los clientes, compártelos desde Dropbox mediante enlaces compartidos con controles como contraseñas, fechas de vencimiento o la deshabilitación de descargas, según proceda, y realiza un seguimiento de las visitas para una mayor supervisión.

Y si deseas mejorar la protección, también puedes añadir marcas de agua digitales para que el contenido compartido incluya detalles como el correo electrónico y la dirección IP del destinatario, y así desalentar el uso compartido no autorizado.

Además, obviamente, siempre se puede consultar quién ha visto cualquier carpeta o archivo de una cuenta de Dropbox.

Control de versiones seguro en equipos remotos

Para asegurar el control de versiones del material de marketing entre equipos remotos, haz que todo el mundo trabaje desde una carpeta compartida de Dropbox y limita el acceso de edición a las personas que deben realizar cambios.

El historial de versiones de Dropbox y la recuperación de archivos te permiten restaurar versiones anteriores si los archivos se sobrescriben, y los controles de enlaces compartidos, como contraseñas, fechas de vencimiento y restricciones de descarga, te ayudan a compartir borradores de forma segura.

Otra posibilidad

Dropbox Transfer también se puede usar para enviar una copia de un archivo o una carpeta a socios externos. 

Solo hay que hacer clic en “Enviar una copia” en el menú desplegable Compartir y, luego, elegir la opción de enlace o la de correo electrónico. Otra de las opciones que ofrece Transfer es proteger la copia con contraseña, establecer una fecha de vencimiento y recibir notificaciones de descarga para proteger mejor los recursos y tener más visibilidad de su estado.

Organizar y distribuir los recursos de una marca no tiene por qué ser complicado ni echarte para atrás. Aplicar un método bien diseñado, etiquetar el contenido de forma eficiente y compartir los materiales con seguridad sirve para que cualquier empresa y sus socios de marketing puedan colaborar y crear un trabajo espectacular y potente.

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