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Prácticas recomendadas para organizar y distribuir recursos de marca

2 minutos de lectura

20 de enero de 2025

Sistematizar los recursos

Lo primero que hay que tener en cuenta si se quiere crear un repositorio de recursos es qué contendrá exactamente. Hacer una lista es una buena idea. Aquí pueden entrar, por ejemplo, logotipos, mensajes, directrices de estilo, documentos de mensajería o plantillas de documentos. Es mejor que les envíes a las agencias externas más recursos de los que creas que van a necesitar. De esta manera, no habrá problemas de producción porque, por ejemplo, un eslogan o un archivo SVG no se aprueba todo lo rápido que debería.

A partir de ahí, se trata de organizar la estructura de carpetas. Piensa en las carpetas de primer nivel y en las subcarpetas que contendrán los recursos en sí. Una carpeta de primer nivel puede llamarse, por ejemplo, “Recursos digitales”. Dentro, habrá una subcarpeta para logotipos y otra para eslóganes gráficos. Si quieres profundizar en este sistema, la carpeta de logotipos puede incluir subcarpetas de logotipos por tamaño o uso. Aunque ya hayas dicho que una marca secundaria es la que usa el equipo en las redes sociales, es mejor etiquetarla y sistematizarla para que no surjan dudas de última hora.

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Etiquetar y recopilar los recursos

No te olvides de usar etiquetas también para las carpetas. Una idea sencilla es crear una carpeta automatizada que se encargue automáticamente de añadir una etiqueta a todo el contenido que se coloque en ella. Así, los recursos se encontrarán sin problemas. 

Por ejemplo, si añades la etiqueta #RecursoDigital a la carpeta “Recursos digitales”, todos los recursos de la carpeta tendrán esa etiqueta, además de todo lo que se añada a sus subcarpetas. Con la etiqueta #Logotipo en la carpeta “Logotipos”, será lo mismo para todo el contenido de esa subcarpeta. Seguir un sistema de etiquetado eficiente permite ahorrar tiempo después.

Ahora, hablemos de colocar los recursos donde toque. Con una solicitud de archivos, es posible pedirles a los compañeros que suban archivos concretos y que estos se coloquen automáticamente en el sitio correcto aunque quienes los suban no tengan cuenta de Dropbox (¡Aunque deberían!) Solo hay que crear la solicitud de archivos, enviarla y dejar que los recursos se coloquen en su sitio. Todo queda bien colocado.

Un fotograma de un vídeo titulado “Cómo recopilar archivos de un grupo”, que muestra una ilustración de dos personas trabajando en un escritorio
Cómo recopilar archivos de un grupo - Dropbox

Confidencialidad

Para gestionar los permisos —es decir, determinar los propietarios y quiénes pueden editar y ver el contenido—, hay que ir caso por caso. Se tome la decisión que se tome, la implementación es fácil. Con un solo clic, se puede cambiar el nivel de acceso, cancelar el uso compartido, dejar que otras personas compartan el contenido y añadir funciones extra.

Además, el cifrado de nivel empresarial y la protección con contraseña de Dropbox ayudan a mantener los recursos protegidos, independientemente de quién pueda acceder a ellos.

Enviar recursos con seguridad

El repositorio de recursos está creado. ¡Muy bien! El siguiente paso es distribuir los recursos entre los socios que los necesiten o dar acceso al Dropbox interno de la organización; así, las agencias externas podrán usarlos. Hay muchas formas seguras de hacerlo.

En Dropbox, compartir una carpeta o un archivo es muy fácil. Lo mejor es que la persona que comparta el contenido podrá controlar quién ve y edita la carpeta o el archivo (quienes tengan el enlace, los miembros del equipo o solo quienes tengan una invitación) y quién puede concederles acceso a otras personas. 

También se pueden proteger las carpetas o los archivos con contraseña, establecer fechas de vencimiento para enlaces e inhabilitar las descargas para que nadie pueda descargar el material compartido. 

Además, obviamente, siempre se puede consultar quién ha visto cualquier carpeta o archivo de una cuenta de Dropbox.

Otra posibilidad

Dropbox Transfer también se puede usar para enviar una copia de un archivo o una carpeta a socios externos. 

Solo hay que hacer clic en “Enviar una copia” en el menú desplegable Compartir y, luego, elegir la opción de enlace o la de correo electrónico. Otra de las opciones que ofrece Transfer es proteger la copia con contraseña, establecer una fecha de vencimiento y recibir notificaciones de descarga para proteger mejor los recursos y tener más visibilidad de su estado.

Organizar y distribuir los recursos de una marca no tiene por qué ser complicado ni echarte para atrás. Aplicar un método bien diseñado, etiquetar el contenido de forma eficiente y compartir los materiales con seguridad sirve para que cualquier empresa y sus socios de marketing puedan colaborar y crear un trabajo espectacular y potente.

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