¿Las reuniones asíncronas son el futuro del trabajo?

Las oportunidades de trabajo más flexibles, incluidos los equipos híbridos y lo que priorizan lo virtual, han llegado para quedarse. Según un estudio realizado por PwC, a raíz de la pandemia, al 83 % de los empleados les gustaría teletrabajar al menos un día a la semana.

A medida que más empresas adoptan el trabajo a distancia, las tecnologías de comunicación y colaboración se vuelven cada vez más necesarias. Las videoconferencias son ahora un método muy común para mantener a los equipos remotos conectados y comprometidos.

Sin embargo, las llamadas por videoconferencia pueden llegar a ser caóticas y agotadoras si se alargan mucho. Las conexiones a Internet lentas, las conversaciones superpuestas y la falta general de productividad son solo algunos de los problemas con los que tienen que lidiar los trabajadores remotos en relación con las reuniones virtuales.

De hecho, un estudio de Atlassian indicó que las reuniones son ineficaces el 72 % del tiempo. El 80 % de los encuestados por Atlassian incluso expresaron que serían más productivos si dedicaran menos tiempo a las reuniones, especialmente cuando son improductivas o dan lugar a que alguien sugiera una reunión de seguimiento. Nadie quiere una reunión para programar más reuniones.

Así pues, ¿cómo podemos aprovechar los beneficios de las reuniones virtuales sin que ello afecte a la productividad, el compromiso del equipo y la conectividad? La respuesta está en las reuniones asíncronas.

Empecemos por lo básico: ¿qué queremos decir con "asíncronas"?

La comunicación asíncrona se produce cuando una persona o un grupo proporcionan información y transcurre un lapso de tiempo antes de que los destinatarios den su respuesta.

Un ejemplo clásico de comunicación asíncrona es el correo electrónico: los mensajes no requieren una respuesta inmediata y hay espacios o demoras en los intercambios.

En pocas palabras, una reunión asíncrona no se produce en tiempo real. Podrá organizarse y planificarse hasta cierto punto, pero no se realizará en un horario establecido. Las comunicaciones pueden ser unidireccionales, como un vídeo de formación pregrabado, o contar con más interacciones, como los mensajes de vídeo a petición.

Las videoconferencias asíncronas no se transmiten en directo, sino que se graban para que se puedan ver y revisar más tarde. 

¿Cuál es la diferencia entre las reuniones asíncronas y las síncronas?

Así pues, puede que te estés preguntando qué distingue a las reuniones asíncronas de las demás. Si has teletrabajado durante un tiempo, es probable que la mayoría de tus reuniones hayan sido síncronas. Esto significa que se han realizado en directo y que han requerido que los participantes estuvieran activos al mismo tiempo.

Al igual que las reuniones asíncronas, las síncronas te permiten interactuar con los compañeros y los clientes aunque vuestra ubicación no sea la misma. Sin embargo, las reuniones síncronas requieren una programación horaria y puede que se graben o no para consultarlas más adelante.

En resumen:

• Las reuniones síncronas suceden en tiempo real. Las videoconferencias en directo en plataformas como Zoom requieren una conversación bidireccional entre los participantes. Los participantes revisan el material de la reunión juntos y los comentarios son inmediatos.
• Las reuniones asíncronas son todo lo contrario: no se transmiten en directo y la comunicación no se produce en tiempo real. Las videoconferencias asíncronas se graban y se comparten para que el contenido se pueda compartir y ver en otro momento.

¿Cuáles son los beneficios de las reuniones asíncronas?

Las reuniones asíncronas presentan nuevas oportunidades para que las empresas innoven y se vuelvan más flexibles. Veamos algunas razones por las que las reuniones asíncronas podrían beneficiar a tu empresa.

Mayor flexibilidad

Las reuniones asíncronas son imprescindibles para los equipos remotos híbridos o distribuidos y para aquellos que trabajan mayormente de forma virtual. Al evitar las complicaciones de las reuniones en persona, las empresas pueden ampliar su grupo de talentos y las oportunidades de contratación más allá de los límites de la oficina.

Este enfoque también permite trabajar en diferentes zonas horarias y plataformas. Si tienes clientes en otros países, no deberás preocuparte de si programas una reunión demasiado temprano para un equipo y demasiado tarde para otro.

Al evitarles la presión de tener que dar una respuesta inmediata, los miembros del equipo acabarán menos agotados si hay tensiones y demandas competitivas sobre el ritmo de trabajo.

Desde el punto de vista personal, un enfoque asíncrono demuestra que confías en los miembros de tu equipo. Les demuestras que confías en sus aptitudes para cumplir con sus funciones sin el contacto constante de los supervisores o responsables.

Podrás recuperar el control de tu calendario y liberar el tiempo que pasarías en reuniones obligatorias (que podrían o no ser productivas). Los miembros del equipo podrán ver las videoconferencias a su propio ritmo, en el momento y lugar que les resulte conveniente.

Mejor productividad

En comparación con la comunicación síncrona y su aparentemente interminable flujo de notificaciones, en el trabajo asíncrono se producen menos interrupciones.

Como puedes consultar el contenido asíncrono cuando más te convenga, tienes la oportunidad de ponerte al día con una videoconferencia en el momento más productivo de tu jornada laboral o cuando consideres que es el momento adecuado para concentrarte de verdad.

Con las reuniones asíncronas, los empleados son más proactivos en lugar de simplemente reaccionar a la hora de trabajar y colaborar con sus compañeros. No tendrás que apresurarte para ver un vídeo ni sentir la presión de responder a una reunión lo antes posible.

Sin el cansancio posterior que podrías experimentar después de las videollamadas en directo, trabajarás mejor y con mayor concentración. Si se te ofrece un margen para ver una reunión asíncrona con toda tu atención, y tienes la posibilidad de pausar o rebobinar el vídeo, cualquier comentario que debas hacer será más claro y específico.

Además, las reuniones asíncronas permiten que más compañeros contribuyan a los debates. Si hay varias voces o personalidades dominantes en una videollamada síncrona, los miembros más tranquilos del equipo pueden pasar desapercibidos. La alternativa asíncrona fomenta una mayor participación y colaboración.

Así pues, ¿son las reuniones asíncronas el futuro del trabajo?

Según un estudio realizado en 2020 por Buffer, el 20 % de los trabajadores remotos consideraban difícil colaborar y comunicarse con su equipo. Buffer ha repetido el estudio cada año desde entonces y ha concluido que las dificultades de los trabajadores remotos en materia de colaboración y comunicación disminuyen cada año, hasta el 15 % en 2023. De todos modos, todavía queda trabajo por hacer para que los equipos distribuidos trabajen mejor juntos.

Si esto te resulta familiar, las reuniones asíncronas pueden ofrecerte una solución: eliminan muchas de las limitaciones de las reuniones síncronas y ofrecen a los equipos más flexibilidad. Las reuniones asíncronas te ayudan a innovar y adaptar tu negocio en este momento en el que la cultura laboral está cambiando tanto y presenta desafíos sin precedentes para la productividad.

Es importante lograr un equilibrio entre reuniones síncronas y asíncronas

No obstante, no es necesario reemplazar las reuniones síncronas por completo; simplemente, no las priorices. Puede que algunos miembros del equipo y clientes prefieran conversaciones cara a cara en lugar de vídeos grabados. Además, tendrás que tener en cuenta el retraso en las respuestas de las reuniones asíncronas en el caso de los proyectos que tengan plazos ajustados.

Lo ideal es encontrar un equilibrio con herramientas que permitan que tu empresa crezca en consonancia con los objetivos a largo plazo. Comienza buscando formas de reducir las reuniones innecesarias y avanza a partir de ahí.

Deja que Dropbox te ayude a librarte de esa sensación de sincronización de las reuniones

Dado que el trabajo remoto e híbrido se ha convertido en una pieza clave del lugar de trabajo, las videoconferencias son la nueva normalidad de muchas empresas. Pero eso no significa que cada videoconferencia implique que todo el mundo debe dejar de trabajar para evitar perderse información clave.

Dropbox se integra perfectamente con herramientas comunes de videoconferencia como Zoom y Microsoft Teams, lo que facilita la carga automática de grabaciones de reuniones al almacenamiento en la nube. Solo tienes que crear una carpeta de Dropbox específica para las grabaciones de reuniones y compartirla con tu equipo para que puedan acceder a las grabaciones en cualquier lugar y en cualquier momento.

Tus equipos, los tengas cerca o no, te agradecerán que les permitas tomar el control de sus horarios y centrarse en su el trabajo en lugar de asistir a reuniones que no requieren su atención inmediata.