La trampa de la gestión de activos digitales: ¿qué usar en su lugar?

La mayoría de los equipos de marketing y creativos utilizan algún tipo de sistema de gestión de activos digitales (DAM). Pero si alguna vez has perdido 15 minutos revisando carpetas con nombres poco acertados o has reutilizado accidentalmente un logotipo desactualizado, sabrás que tener un sistema DAM no siempre significa que vaya bien para ti o para tu equipo. 

Esto nos lleva a preguntarnos: ¿realmente lo necesitas? Probablemente, pero hay maneras de hacer que los sistemas DAM sean menos dolorosos.

Básicamente, la gestión de activos digitales se centra en cómo hacer lo siguiente con tus activos creativos:

• Almacenar
• Organización
• Acceso
• Mantener

Los activos incluyen elementos como fotos, plantillas, vídeos de campaña, archivos de diseño y muchos otros recursos, dependiendo de tu sector. Una configuración DAM debería facilitar la colaboración, la reutilización de contenido clave y mantener un todo coherente con la marca. 

Sin embargo, la mayoría de las plataformas de DAM empresariales son pesadas, caras y demasiado complejas para los equipos creativos, que simplemente quieren avanzar rápido y mantener los proyectos en marcha. Si tu equipo está constantemente cambiando de herramientas, buscando recursos o duplicando trabajo, tu DAM podría estar causando más daños que beneficios.

En esta guía, vamos a comentatr un problema oculto del software DAM del que nadie habla: puede que no lo necesites.

Dropbox no es un sistema DAM, ni pretende sustituirlo. Sin embargo, si buscas una alternativa de almacenamiento de archivos más ligera e intuitiva con herramientas inteligentes como Dropbox Dash, es una opción sólida. De esta forma, podrás simplificar tu día a día a la vez que mantienes tus recursos creativos organizados, accesibles y fáciles de compartir (sin costes adicionales). 

5 beneficios de usar sistemas DAM

Nadie dice que la gestión de activos digitales deba desaparecer, y no es algo que solo necesiten las grandes agencias con equipos creativos de 20 personas; a cualquier equipo de marketing o creativo que gestione activos le viene bien un poco más de orden. 

Los sistemas adecuados pueden reducir el caos, ahorrar tiempo y lograr que todos trabajen con el mismo manual. Sigue leyendo para saber cómo.

1. Coherencia de marca

La ventaja más evidente es que los sistemas DAM protegen contra las incoherencias. Ya sea el logotipo más reciente, una foto de producto o las últimas directrices de marca, tenerlo todo en un mismo lugar ayuda a mantener los activos organizados y actualizados.

Si siempre mantienes la coherencia con tu marca, todos proyectarán una imagen más profesional y tus clientes disfrutarán de la mejor experiencia. Se acabó lo de colar logotipos obsoletos en nuevas presentaciones o colores que no se corresponden con la marca en los materiales de campaña.

2. Ahorro de tiempo

Un sistema bien organizado pone tus archivos más utilizados al alcance de tu mano; ya no tendrás que rebuscar en interminables carpetas ni volver a descargar archivos adjuntos de Slack. Este es probablemente el beneficio más profundo de la gestión de activos digitales desde un punto de vista empresarial.

Se trata de eliminar esos retrasos de 5 a 10 minutos que se acumulan a lo largo del día. Si multiplicas esos ahorros durante una semana, un mes o un año, conseguirás horas o incluso días de productividad extra para tu equipo.

3. Colaboración

Una fuente central de información veraz significa que diseñadores, especialistas en marketing, creadores de contenido y cualquier otro tipo de partes interesadas trabajan con el mismo archivo, no con múltiples versiones diferentes circulando en hilos de correo electrónico.

Ya no tendrás que preguntarte qué archivo es la versión correcta, lo que facilita una transición más fluida entre equipos. Tanto si se trata de un equipo creativo que cede su trabajo a un equipo de medios, o cualquier otra variante, permite a los departamentos trabajar juntos con mayor facilidad.

4. Fácil reutilización de los activos existentes

Los sistemas DAM pueden evitar que un gran trabajo caiga en el olvido digital. Con el sistema adecuado, es fácil encontrar y reutilizar contenido de alto rendimiento, ya sea una imagen de una campaña anterior o una plantilla probada y eficaz.

La accesibilidad de los activos en un sistema DAM, tal vez con colecciones específicas para personas concretas de tu equipo, reduce la necesidad de rehacer el trabajo, ya que el buen trabajo se almacena y está listo para que la gente lo reutilice, lo amplíe o simplemente lo consulte para inspirarse.

5. Registro de auditoría/historial de versiones

Cuando tienes que gestionar comentarios y aprobaciones, el historial de versiones es tu mejor aliado. Los sistemas DAM te permiten ver qué ha cambiado, quién ha realizado los cambios y revertirlos si es necesario. Facilitan la colaboración y el logro de los hitos de la campaña.

Lo más importante de los registros de auditoría y el historial de versiones es la rendición de cuentas. Resulta fácil ver quién ha subido qué, cuándo y otros detalles directamente dentro del sistema. Esto te brinda protección contra cualquier error.

La realidad es que estos beneficios son sustanciales, pero no requieren un sistema DAM empresarial costoso con permisos complejos y una curva de aprendizaje pronunciada. Una herramienta ligera e intuitiva como Dropbox te puede ofrecer el mismo impacto, sin ralentizar a tu equipo.

5 desafíos de las herramientas DAM tradicionales

La gestión de activos digitales debería facilitar la vida, especialmente a los equipos creativos y de marketing. No obstante, con muchos sistemas DAM tradicionales, puede parecer que uno está luchando contra la herramienta en lugar de avanzar en su lista de tareas pendientes. 

A veces, los sistemas DAM empresariales resultan contraproducentes. Estos son algunos de los principales problemas con los que se encuentran los equipos:

1. Complejidad y curvas de aprendizaje pronunciadas

Algunas plataformas de DAM están tan sobrecargadas de funciones que se necesita una sesión de capacitación solo para subir un archivo. Están diseñadas para la gobernanza a nivel empresarial, pero no para las necesidades cotidianas de los equipos de marketing que trabajan a un ritmo acelerado.

La mayoría de los equipos creativos no necesitan las capacidades de los sistemas DAM empresariales, lo que significa que si tu sistema tiene estas características, simplemente están infrautilizadas (o no se utilizan en absoluto), por lo que nunca obtendrás todo su valor.

2. Interfaz de usuario deficiente o estructura inconsistente

Cuando tu sistema parece una hoja de cálculo de 2005, encontrar lo que necesitas se ve como resolver un rompecabezas. Navegar por menús confusos o interfaces engorrosas también puede paralizar un flujo de trabajo creativo. Y eso es la kriptonita de la creatividad.

Los equipos creativos responden de manera diferente a los equipos técnicos, a quienes quizás les guste un campo de datos tipo Matrix. Para los responsables de equipos en estos campos, es importante contar con una plataforma visual y altamente intuitiva para obtener los mejores resultados.

3. Gastos generales de mantenimiento

Muchas herramientas DAM tradicionales necesitan un administrador o especialista en TI a tiempo completo para gestionar los usuarios, solucionar problemas de metadatos y mantener el sistema en funcionamiento. Eso está bien para las marcas globales, pero resulta complicado para equipos más pequeños que gestionan varios proyectos a la vez.

Con un sistema DAM simplificado, los equipos creativos pueden gestionarlo ellos mismos. Dropbox puede ayudarte a etiquetar u ordenar los archivos que subes a tu almacenamiento en la nube, lo que facilita el mantenimiento de un sistema unificado y bien organizado.

4. Falta de flexibilidad

¿Estructuras de carpetas inflexibles, opciones de ordenación limitadas y ninguna forma de previsualizar archivos visuales rápidamente? Eso supone un gran inconveniente para los equipos de diseño y contenido que necesitan trabajar de forma rápida y visual, sin perder tiempo descifrando nombres de archivos.

La mayoría de las plataformas de DAM empresariales funcionan más como una base de datos, no como una biblioteca que presenta contenido visualmente. Es casi como mirar una lista de archivos en lugar de ver realmente qué es cada archivo, lo cual supone una gran diferencia en la eficiencia.

5. Coste

Los sistemas DAM no son baratos. Entre la configuración, la capacitación y el soporte continuo, un sistema DAM empresarial completo puede consumir un presupuesto que podría destinarse a recursos para campañas, crecimiento del equipo o cualquier otra cosa.

Si no utilizas todas las funciones de un sistema DAM de forma constante y no aprovechas al máximo sus capacidades, estás perdiendo mucho valor. A menudo, las alternativas de menor coste ofrecen mayor valor para los equipos creativos.

Dropbox ofrece almacenamiento en la nube con funciones de colaboración diseñadas para equipos humanos reales, no solo para departamentos de TI. Con una interfaz intuitiva, una estructura flexible y previsualizaciones que facilitan la creatividad, nuestra solución ayuda a los equipos a gestionar activos sin complicaciones.

CMS frente a DAM: ¿cuál es la diferencia?

Es fácil confundir un CMS (sistema de gestión de contenidos) con una herramienta DAM (gestión de activos digitales), especialmente cuando se utilizan ambos a la vez. Pero cumplen funciones muy diferentes en un flujo de trabajo creativo:

• Un sistema CMS te ayuda a gestionar y publicar contenido en vivo:piensa en entradas de blog, páginas de destino, textos web y contenido multimedia que ya ha sido aprobado y está disponible en todo el mundo.
• Un sistema DAM es donde tu equipo almacena, organiza y accede a los archivos creativos sin procesar: logotipos, plantillas, recursos de campaña, vídeos, archivos de diseño y todo lo que uses para que la magia suceda.

Piénsalo así: CMS = donde va el contenido cuando está terminado. DAM = donde reside el contenido mientras aún está en proceso (y también después). La mayoría de los equipos de marketing necesitan ambos, pero a menos que seas una empresa enorme, es posible que no necesites un sistema DAM muy pesado. 

Si tu equipo simplemente necesita mantenerse organizado, presevar la coherencia de los archivos y encontrar la versión correcta de un diseño, una plataforma fácil de organizar como Dropbox puede hacer el trabajo a la perfección, con mucha menos complejidad, coste e ineficiencia.

Formas sencillas de gestionar activos digitales con Dropbox

Por si aún no lo sabías, los sistemas DAM tradicionales pueden resultar excesivos para los equipos creativos y de marketing que trabajan a un ritmo acelerado. Ahí es donde entran en juego las alternativas DAM ligeras, que simplifican el proceso.

Aquí te mostramos algunas maneras en que Dropbox ofrece todas las funciones esenciales de la gestión de activos digitales sin esa complejidad, curva de aprendizaje ni un precio elevado:

• Historial de versiones y permisos inteligentes integrados: Dropbox te permite ver exactamente qué ha cambiado, cuándo ha cambiado y quién ha realizado el cambio. También puedes configurar y ajustar fácilmente los permisos de los archivos y carpetas con tan solo unos clics.
• Sin una curva de aprendizaje pronunciada: los equipos creativos pueden empezar a trabajar de inmediato sin necesidad de formación especial ni de un equipo de TI para configurarlo todo. Resulta lo suficientemente intuitivo para un profesional independiente o un emprendedor individual, pero también lo suficientemente escalable para una agencia completa.
• Económico: tanto si sois un equipo interno reducido como un departamento creativo completo, los planes de precios de Dropbox son flexibles, con muchas opciones para usuarios individuales, equipos y empresas.
• Herramientas universales de búsqueda e IA: ¿no recuerdas el nombre del archivo? No te preocupes. La búsqueda universal con tecnología de IA de Dropbox Dash analiza el contenido de los archivos, no solo los títulos, para que puedas encontrar el recurso adecuado al instante.
• Colecciones de contenido flexibles y ágiles: Dash agrupa archivos, enlaces y contenido relacionados en un espacio central que se puede compartir, sin cambiar la ubicación de origen de ningún archivo. Resulta ideal para directores creativos que quieran reunir una colección de imágenes de productos aprobadas para que los diseñadores seleccionen las que mejor se adapten a un proyecto determinado, por ejemplo.

Si tu equipo necesita una forma más sencilla de mantenerse organizado, avanzar más rápido y colaborar sin caos, Dropbox te ofrece todas las ventajas de un sistema DAM, sin las complicaciones.

Utiliza Dropbox para gestionar tus recursos creativos sin complicaciones

No todos los equipos creativos necesitan (o quieren) un sistema DAM pesado que tarda semanas en implementarse y precisa un ejército para su mantenimiento. Solo necesitas una forma sencilla de encontrar lo que necesitas, compartirlo y mantener los proyectos en marcha, sin caos.

Dropbox te ofrece precisamente eso: una forma segura, con capacidad de búsqueda y sencilla de gestionar tus activos digitales; sin software adicional ni curvas de aprendizaje pronunciadas, solo una colaboración más inteligente, tiempos de respuesta más rápidos y un flujo de trabajo más fluido.

Utiliza una herramienta que realmente funcione para mentes creativas y mantén a tu equipo alineado sin los quebraderos de cabeza administrativos. Si estás listo para evitar complicaciones y administrar tus activos como un profesional,elige un plan o prueba Dropbox gratis hoy mismo.