Lista de verificación para la desvinculación de autónomos: cómo cerrar el trabajo de un proyecto de forma segura

Los freelancers ayudan a los equipos de marketing a trabajar con mayor rapidez y flexibilidad. Pueden diseñar una campaña, editar un vídeo, crear una propuesta, redactar un plan de lanzamiento o ayudar a entregar el trabajo para los clientes cuando el equipo necesita ayuda adicional.

Pero cuando el trabajo termina, el proyecto no está realmente finalizado hasta que los archivos vuelven a su sitio y se depura el acceso. Un freelancer puede tener acceso a información como:

• Carpetas
• Resúmenes
• Borradores
• Exportaciones finales
• Enlaces compartidos
• Facturas
• Archivos de los clientes
• Contenido confidencial de proyectos

Si el acceso permanece abierto después de que finalice el contrato, puede perder el control de lo que se compartió, de quién puede seguir editándolo y de dónde se encuentra la versión final.

Nuestra lista de verificación de finalización de colaboraciones le ayuda a cerrar el trabajo con autónomos y colaboradores sin tantas conjeturas. Con Dropbox, puede recopilar los archivos definitivos, eliminar accesos, revisar los enlaces compartidos y hacer que el proyecto sea fácil de encontrar más adelante. Elija un plan y simplifique el proceso de baja.

¿Qué es el offboarding de trabajadores autónomos?

La desvinculación de trabajadores autónomos es el proceso de finalizar el trabajo por contrato mediante la recopilación de las entregas finales, el almacenamiento del contexto del proyecto, la resolución de tareas de administrador y eliminar acceder a archivos, carpetas, herramientas o enlace compartido. Es una tarea cada vez más habitual: una encuesta de McKinsey de 2022 indica que hasta el 36 % de los estadounidenses con empleo se consideran autónomos o trabajadores independientes.

La desvinculación de trabajadores autónomos es similar a la de los empleados, pero el enfoque suele centrarse más en el proyecto. En lugar de la nómina, las prestaciones y los trámites internos de RR. HH., la desvinculación de un freelance suele reducirse a unas cuantas preguntas prácticas:

• ¿Tiene todos los archivos finales por los que pagó?
• ¿Sabe su equipo dónde está el trabajo?
• ¿El freelancer puede seguir viendo, editando o descargando el contenido confidencial del proyecto?

Una buena lista de verificación para dar de baja a un freelancer le ofrece un método repetible para responder a esas preguntas antes de que el proyecto desaparezca en una carpeta con un nombre poco claro.

Por qué las listas de verificación para la baja de empleados no cubren del todo el trabajo de los freelancers

No debería aplicar el proceso de baja de empleados a los trabajadores autónomos. Una lista de verificación Standard para la desvinculación de empleados suele abarcar la propiedad de la empresa, las cuentas internas, las entrevistas de salida, el pago final y la transferencia de conocimientos. 

Esos pasos pueden ser útiles, pero los freelancers generan un tipo de riesgo diferente. Los freelancers suelen trabajar en distintos ámbitos:

• Carpetas de empresa
• Espacios de trabajo personales
• Archivos adjuntos de correo
• Enlaces de transferencia de archivos
• Herramientas creativas

Es posible que tengan acceso de edición mientras un proyecto está activo, pero puede que no necesiten ese mismo acceso tras la entrega final. Y si un enlace compartido permanece activo, el contenido del proyecto puede seguir siendo accesible incluso después de eliminar a alguien de una carpeta.

Por eso, la desvinculación de los freelancers debe centrarse en cerrar el círculo del contenido: recopilar el trabajo, mantener a las personas adecuadas y eliminar el acceso de quienes ya no lo necesitan.

Lista de verificación para la baja de freelancers: 8 pasos para proteger los archivos del proyecto

Utilice esta lista de verificación de finalización de proyectos siempre que concluya el trabajo de freelancers, contratistas o agencias. Puede adaptarla a proyectos de diseño, campañas de marketing, entregables para clientes, ediciones de vídeo, trabajos de consultoría y cualquier proyecto en el que personas externas gestionen contenido Business. Le explicamos cómo hacerlo correctamente:

1. Confirma que el proyecto está completado

Antes de eliminar el acceso, asegúrese de que el trabajo esté realmente terminado. Confirme el alcance final, la fecha de entrega, las revisiones pendientes, la factura final y cualquier detalle de uso o licencia que figure en el contrato.

Este es también el momento de plantear una sencilla pregunta de traspaso: «¿Hay algo que necesitaremos más adelante y que aún no esté en la carpeta final?».

Esto puede incluir archivos de trabajo, material sin editar, fuentes, notas de investigación, plantillas editables, archivos de origen, configuración de exportación o documentación. Revise el contrato y tome una decisión.

2. Cree una carpeta final de entregables

Reúna los datos del proyecto en un solo lugar dentro de su almacenamiento en la nube que su equipo controla. Una carpeta final podría incluir:

• Archivos aprobados definitivos
• Archivos de origen y archivos de trabajo
• Contratos, facturas e informes
• Notas de reuniones y registros de decisiones
• Comentarios de clientes o partes interesadas
• Versiones exportadas para la entrega

Con las carpetas compartidas, puede mantener juntos los archivos de un proyecto y gestionar quién puede verlos o editarlos. Dropbox también le permite configurar permisos para los archivos y carpetas compartidos, incluido el acceso para ver y editar.

3. Confirme la propiedad de los archivos que necesita

Asegúrese de que los archivos definitivos se guarden en una ubicación controlada por la empresa, y no solo en el espacio de trabajo del profesional autónomo. Esto es especialmente importante para los archivos editables que el equipo pueda necesitar reutilizar más adelante.

Por ejemplo, no se conforme con un PDF terminado si va a necesitar el archivo de diseño editable el próximo trimestre. No se conforme con una exportación final del vídeo si las ediciones futuras van a requerir el archivo del proyecto, las leyendas, las pistas de audio o los clips sin editar.

El objetivo es garantizar que el trabajo siga siendo valioso y fácil de usar una vez que finalice la parte del autónomo.

4. Guarda el contexto del proyecto antes de que desaparezca

Los archivos por sí solos no siempre lo cuentan todo. Pide al profesional independiente una breve nota de traspaso que explique lo siguiente:

• Dónde se almacenan los archivos finales
• Qué archivo es la versión final aprobada
• Qué herramientas, plantillas o plugins se usaron
• Qué cambió durante la última ronda de revisiones
• Cualquier problema conocido, pregunta pendiente o Siguiente paso

La mayoría de los autónomos están acostumbrados a hacerlo y puede ahorrar mucho seguimiento posterior, sobre todo cuando un compañero de equipo necesita reanudar el proyecto meses después de que finalice el contrato.

5. Revisar los permisos de carpetas y archivos

A continuación, comprueba quién puede acceder a la carpeta y qué puede hacer con ella. Durante un proyecto activo, es posible que un profesional autónomo necesite acceso de edición. Tras la entrega, es posible que solo necesite acceso de visualización durante un breve periodo de revisión, o que no necesite ningún acceso.

Los archivos y las carpetas compartidos de Dropbox permiten asignar roles como propietario, editor y lector. «Puede editar» permite a una persona añadir, editar, eliminar, compartir o descargar archivos de una carpeta, mientras que «Puede ver» le permite ver, descargar, compartir y comentar sin añadir, editar ni eliminar archivos.

6. Eliminar el acceso del freelancer a los archivos y carpetas compartidos

Cuando se cierre el proyecto, elimina el acceso a los archivos y las carpetas compartidos que el trabajador autónomo ya no necesite. En Dropbox, eliminar a un miembro de una carpeta compartida significa que esa persona pierde el acceso a la carpeta y a los archivos que contiene. También puedes elegir si conserva una copia de la carpeta, pero esa copia ya no se sincronizará con otras cuentas.

Esta es la parte de la lista de verificación que a veces se denomina «revocación de acceso», lo que suena bastante dramático. Sin embargo, la versión cotidiana es más sencilla: elimine el acceso cuando el trabajo esté terminado.

7. Compruebe los enlaces compartidos, las contraseñas, las fechas de vencimiento y las descargas

Eliminar a una persona de una carpeta no siempre cubre todas las formas en que se compartió un archivo. Los enlaces compartidos merecen una revisión propia. Busque los enlaces que se enviaron para revisión, aprobaciones, entrega al cliente o transferencia de archivos. Decida qué enlaces deben conservarse, cuáles deben caducar y cuáles deben eliminarse. 

Dropbox permite enlaces compartidos con controles como la protección con contraseña y las fechas de vencimiento, y los administradores de equipo pueden establecer fechas de vencimiento por defecto para los enlaces compartidos del equipo. Una vez que un enlace haya vencido, quien lo visite verá que ha caducado.

Este paso es especialmente importante para el contenido bajo embargo, los trabajos creativos inéditos, los archivos de precios, los documentos de estrategia, las listas de clientes y todo lo que esté cubierto por un acuerdo de confidencialidad.

8. Archiva el proyecto y documenta el cierre

Una vez depurados los accesos, archive el proyecto en un lugar donde el equipo pueda encontrarlo más adelante. Añada una breve nota que indique:

• Dónde se encuentran los archivos finales
• Quién sigue teniendo acceso
• Qué enlaces compartidos permanecen activos
• Cuando se retiró el acceso del profesional independiente
• Cualquier archivo recuperado, restaurado o reemplazado durante la baja

Así, el siguiente proyecto será más fácil. También proporciona a tu equipo un registro claro por si un cliente, un responsable o un compañero pregunta dónde fue a parar algo.

¿Cómo controlo el acceso a datos confidenciales compartidos?

Puede controlar el acceso a los datos confidenciales compartidos limitando los permisos, utilizando el acceso de solo ver siempre que sea posible, añadiendo controles de enlaces como contraseñas o fechas de vencimiento cuando estén disponibles y revisando el uso compartido con usuarios externos cuando finalice el proyecto.

Para los proyectos de autónomos, céntrese en cuatro hábitos de control de acceso:

• Comparta solo lo que el freelance necesite: por ejemplo, un diseñador que trabaja en recursos para redes sociales no necesita acceder a archivos de precios, contratos ni carpetas de clientes que no guarden relación con su tarea
• Utilice el acceso de solo ver para las revisiones: si alguien solo necesita consultar un archivo o descargar una versión aprobada, probablemente no necesite acceso de edición
• Añade controles de enlace para los archivos confidenciales: las contraseñas y las fechas de vencimiento pueden ayudar a reducir el acceso una vez que se cierre el periodo de revisión o de entrega
• Revise el acceso tras la entrega: cuando finalice el proyecto, compruebe las carpetas compartidas y los enlaces antes de archivar el trabajo

Esto resulta especialmente importante para el contenido confidencial. Dropbox le ofrece varias formas de gestionar quién puede ver o editar los archivos que comparte. La configuración de los enlaces compartidos también puede añadir otra capa de control con Passwords y fechas de vencimiento, según el plan.

¿Puedo definir permisos para los archivos compartidos?

Puedes establecer permisos para los archivos y las carpetas compartidos de modo que las personas puedan ver o editar el contenido, según cómo lo compartas y tu plan de Dropbox.

Esta sencilla regla ayuda mucho: conceda a cada persona el nivel de acceso más bajo que necesite para realizar el trabajo. Esto puede significar:

• Durante un proyecto: dar a un diseñador freelance acceso de edición a una carpeta de campaña
• Tras la entrega final: cambie el acceso a solo ver durante un breve periodo
• Una vez que el proyecto se cierre por completo: eliminar el acceso por completo

Antes de finalizar la baja, comprueba de dónde procede el acceso. Es posible que un freelance tenga acceso a un archivo directamente, a través de una carpeta compartida o de una carpeta superior más amplia. Empieza por la carpeta del proyecto y avanza hacia fuera para no dejar el acceso abierto por accidente.

¿Puedo auditar quién ha accedido a los documentos compartidos?

Puede supervisar fácilmente la información del lector, la actividad de los archivos y la actividad de uso compartido del equipo en Dropbox, en función del plan y la configuración.

La información del lector puede mostrar si alguien está Visualizando un archivo en ese momento, y algunos planes pueden indicar cuándo lo vio por última vez. Los clientes con algunos planes Business, por ejemplo, pueden saber quién ha visto un archivo y cuándo se ha abierto por última vez. En el caso de las cuentas de equipo, determinados administradores también pueden:

• Supervisa la actividad general de uso compartido
• Genera informes de uso compartido externo
• Gestionar el contenido compartido externamente

Los informes pueden incluir detalles como qué se compartió, el nivel de acceso, la contraseña o el estado de vencimiento, quién compartió el contenido y si este se visualizó o editó. Antes de cerrar el proyecto del profesional autónomo, revise lo siguiente:

1. Quién sigue teniendo acceso a los archivos y las carpetas compartidos.
2. Qué enlaces compartidos siguen activos.
3. Si se compartió contenido confidencial fuera del equipo.
4. Si algo parece inesperado, como ediciones tardías, descargas o archivos eliminados.

No es necesario convertir la salida de cada profesional independiente en una revisión forense. El objetivo es confirmar que el contenido de un proyecto está donde debe estar y que el acceso sigue correspondiendo al trabajo.

¿Qué debe hacer si los archivos del proyecto se han modificado, eliminado o sobrescrito?

Si los archivos del proyecto se han modificado, eliminado o sobrescrito durante la transferencia, consulte la actividad del archivo y el historial de versiones antes de cerrar el proyecto.

Esto puede ser útil cuando algo sale mal cerca de la recta final. Puede que se haya sobrescrito una presentación final con una versión anterior, que un diseñador haya eliminado recursos sin usar que el equipo todavía necesita o que un colaborador externo haya subido los archivos finales a la carpeta equivocada.

Las funciones de historial de versiones y recuperación de Dropbox le permiten consultar los cambios realizados en un archivo o una carpeta, comparar versiones y restaurar versiones anteriores. El período disponible del historial de versiones depende del plan. Haga esto antes de eliminar el acceso por completo:

• Comprueba la actividad reciente: busca los cambios realizados durante el periodo de entrega final
• Confirma la versión aprobada: asegúrate de que el archivo que tu equipo va a utilizar es el correcto
• Restaurar si es necesario: si un archivo se modificó por error, use el historial de versiones para recuperarlo

Dropbox también ayuda a los equipos a restaurar y recuperar archivos tras modificaciones hechas por error o trabajos eliminados.

Cómo le ayuda Dropbox a desvincular a los autónomos de forma segura

Con el almacenamiento en la nube de Dropbox, puede recopilar los archivos finales, organizar la entrega, gestionar los permisos de los archivos compartidos, revisar los enlaces compartidos y llevar un registro de los cambios.

Piense en la finalización de tres proyectos.

• Recopile el trabajo: utilice carpetas compartidas para mantener las entregas finales, los archivos de origen, los briefs, las facturas y las notas en un solo lugar controlado por su equipo
• Controle el acceso: otorgue a los freelancers el nivel de acceso adecuado mientras el trabajo esté activo y elimine el acceso, cambie los permisos de archivos o revise los enlaces compartidos cuando finalice
• Mantenga el proyecto recuperable: use el historial de versiones y la recuperación de archivos, la información del lector y los detalles de uso compartido para entender la actividad de los archivos con mayor facilidad

La baja de autónomos es más sencilla cuando el contenido de los proyectos ya se encuentra en un único espacio compartido. Esto significa dedicar menos tiempo a perseguir los archivos definitivos y tener más confianza en que el proyecto está realmente cerrado.

Cierre el proyecto sin perder el control del trabajo

Una lista de verificación de finalización de colaboraciones con autónomos debe ser coherente. Reúna los archivos finales, guarde el contexto, revise los permisos, elimine el acceso, compruebe los enlaces compartidos y archive el proyecto.

Con Dropbox, puedes simplificar la desvinculación de los freelancers desde el primer briefing hasta la entrega final, y luego cerrar el proyecto con los accesos adecuados aún vigentes. Elige un Plan de Dropbox para Comenzar hoy mismo.