Compartir archivos sin cifrar es como enviar una carta personal en una postal: cualquiera que la intercepte puede leer su contenido, poniendo en riesgo tus registros financieros, datos de clientes y documentos legales.
Y la amenaza no hace más que crecer. Los ciberataques son cada vez más frecuentes e implican más costes: McKinsey predice un aumento del 300 % en los daños causados por ciberataques para 2025 en comparación con 2015. Mientras tanto, las empresas trabajan con más archivos confidenciales que nunca, lo que convierte la seguridad en una necesidad imperiosa, no en un lujo.
Por eso el cifrado no es opcional, es esencial. Con el cifrado de extremo a extremo (E2EE) integrado, el servicio para compartir archivos seguro y estrictos controles de acceso, Dropbox te ofrece total confianza al enviar archivos confidenciales, manteniendo alejados a los hackers, los usuarios no autorizados y protegiéndote frente a las fugas de datos.
¿Te interesa? Sigue leyendo para descubrir cómo Dropbox facilita el intercambio de archivos cifrado.
Cómo protege tus archivos el cifrado
El cifrado garantiza que solo las personas autorizadas puedan acceder a tus archivos, eliminando así los problemas de piratas informáticos, usuarios no autorizados y filtraciones de datos que comprometan documentos financieros, contratos legales u otros datos confidenciales.
Antes de ver cómo enviar archivos cifrados de forma segura en Dropbox, aquí tienes una breve descripción de cómo funciona y por qué es imprescindible para las empresas que trabajan con información confidencial.
¿Qué es el cifrado?
El cifrado es una forma de mantener los archivos protegidos convirtiéndolos en código. Solo las personas que posean la clave correcta podrán desbloquear y leer los archivos. Sin la clave, los archivos permanecen bloqueados y no se pueden leer.
Para quienes tienen la tarea de proteger los datos empresariales, el cifrado no es solo un complemento útil, sino una parte vital de la seguridad para proteger los datos.
Por lo tanto, el cifrado es esencial para gestionar el riesgo reputacional, prevenir pérdidas financieras y evitar sanciones regulatorias en tu sector.
¿Hasta qué punto es segura la transferencia de archivos en la nube?
La transferencia de archivos basada en la nube es segura cuando utiliza cifrado fuerte, conexiones seguras y controles de acceso. Servicios como Dropbox cifran los archivos tanto en tránsito como en reposo, lo que significa que los datos estarán protegidos mientras se envían y almacenan, lo que reduce significativamente el riesgo de interceptación o acceso no autorizado.
¿Cuál es la diferencia entre compartir archivos cifrados y seguros?
El uso compartido de archivos cifrados protege los archivos codificando los datos para que solo los usuarios autorizados con las claves adecuadas puedan leerlos. El intercambio seguro de archivos es más amplio: incluye cifrado y medidas de seguridad como protección con contraseña, fechas de vencimiento, permisos y monitoreo de la actividad para controlar quién puede acceder a los archivos y qué puede hacer con ellos.
¿Cómo funciona el cifrado?
Existen dos métodos principales de cifrado: uno utilizado para compartir archivos y otro para almacenarlos.
- Cifrado de extremo a extremo (E2EE): cuando se comparten archivos, los archivos almacenados en carpetas E2EE se cifran antes de salir de un dispositivo. Si se interceptan, nadie (ni siquiera Dropbox) podrá leer los datos. Es una excelente opción para empresas que trabajan con documentos altamente confidenciales, como instituciones financieras, bufetes de abogados y organizaciones sanitarias.
- Cifrado en reposo/en tránsito: en el almacenamiento de archivos, el cifrado en reposo protege los datos mientras están almacenados en servidores en la nube, haciéndolos ilegibles para usuarios no autorizados. El cifrado en tránsito mantiene los archivos protegidos mientras se transfieren entre dispositivos y servidores, evitando la interceptación. Esto protege los archivos durante los flujos de trabajo normales.
El cifrado en reposo y en tránsito son protecciones estándar del almacenamiento en la nube, pero el cifrado de extremo a extremo (E2EE) aporta una seguridad adicional para las empresas que necesitan privacidad total, lo que proporciona una protección mucho más sólida y otras ventajas empresariales.
Con Dropbox, los archivos se cifran tanto en tránsito como en reposo, por lo que los datos están protegidos mientras se transfieren entre dispositivos y servidores, y mientras se almacenan en la nube.
Por qué el cifrado es importante para las empresas
El cifrado no es solo una medida de seguridad. Aquí tienes algunas razones clave para usarlo en tu negocio:
- Cumplimiento más sencillo: cumple sin problemas con el RGPD, HIPAA y otras normativas de seguridad gracias al cifrado integrado.
- Mejor protección de los datos: prevén fugas, filtraciones y ciberataques, y protege la información empresarial confidencial.
- Colaboración eficiente: garantiza la seguridad del trabajo remoto protegiendo los datos compartidos entre equipos y socios externos.
Dropbox reúne cifrado, un servicio para compartir archivos seguro y funciones de colaboración sencillas en una práctica herramienta.
6 formas de compartir archivos cifrados de manera más segura
Los retos en materia de seguridad de datos se vuelven más complejos a medida que la empresa crece, ya que hay más empleados que comparten archivos externamente, normativas de cumplimiento más estrictas y amenazas cibernéticas crecientes.
Para cifrar los archivos compartidos antes de enviarlos, Dropbox te permite colocar contenido confidencial en una carpeta cifrada de extremo a extremo (E2EE), donde los archivos se cifran en tu dispositivo antes de compartirlos. Esto garantiza que solo los destinatarios autorizados con la clave correcta puedan acceder a los archivos.
Las transferencias de archivos grandes se cifran de la misma manera. Tanto si envías documentos estándar como archivos grandes de forma externa, el cifrado está integrado: protege los datos antes de enviarlos, mientras están en tránsito y cuando los usuarios aprobados acceden a ellos.
Con Dropbox, el cifrado es sencillo, escalable y está integrado en tu flujo de trabajo, incluso al enviar archivos fuera de tu organización. Aquí te explicamos cómo hacerlo con un solo clic:
- Coloca los archivos confidenciales en una carpeta con cifrado de extremo a extremo o crea una nueva y haz clic en Cifrar esta carpeta de extremo a extremo
- Proporciona a los destinatarios una clave segura para acceder a la carpeta.
- Comparte la carpeta con ellos, sabiendo que solo los usuarios autorizados pueden descifrar los datos.
Consulta la página de la función E2EE para obtener más información sobre cómo cifrar tus archivos en Dropbox antes de enviarlos, así como otras funciones que mejoran la seguridad a las que tendrás acceso al registrarte para obtener una cuenta empresarial de Dropbox.
A continuación te indicamos seis maneras de lograr que el intercambio de archivos cifrados sea aún más seguro en Dropbox:
1. Utilizar un enlace para compartir para controlar el acceso
Sube tu archivo y genera un enlace para compartir cifrado al que solo podrán acceder los destinatarios autorizados. Resulta útil en muchos casos, como cuando los equipos financieros necesitan compartir informes financieros de forma segura con personas ajenas a la empresa, para mantener la información privada y facilitar el trabajo en equipo.
2. Establecer una fecha de vencimiento para los enlaces
Dropbox también permite añadir una fecha de vencimiento a los enlaces compartidos, de modo que el acceso se revoca automáticamente después de un tiempo determinado. Esto significa que un equipo de marketing puede enviar un documento de campaña a un cliente que ya no será accesible una vez finalizado el proyecto. También es una buena práctica de seguridad asegurarse de que los enlaces compartidos acaben caducando.
3. Añadir una contraseña
Un método de autenticación probado y verdadero. Añadir una contraseña a tus archivos compartidos en Dropbox para garantizar así que solo las personas autorizadas puedan abrirlos es muy sencillo. Esto resulta ideal para equipos legales que envían contratos privados. Pueden compartirlos con sus clientes de forma segura, sin el riesgo de que se intercepte información confidencial.
4. Añadir una marca de agua digital
Una útil función de seguridad de Dropbox permite añadir marcas de agua a los archivos. Estas marcas de agua pueden mostrar la dirección IP del destinatario, su correo electrónico o la hora en que accedió al archivo. Un buen ejemplo es cuando un fotógrafo muestra las primeras fotos a un cliente. Puede añadir una marca de agua para impedir que otros las utilicen o compartan las fotos sin permiso.
5. Restringir o permitir el acceso mediante permisos de usuario
Dropbox te permite establecer permisos detallados para controlar quién puede ver, editar o descargar archivos. Esto significa que los equipos de RR. HH. pueden restringir el acceso a los registros de los empleados, para asegurarse de que solo los gerentes autorizados puedan ver los documentos privados. También facilita a los administradores del sistema la configuración de permisos y garantiza que nadie tenga acceso que no necesita.
6. Monitorear la actividad de los archivos
Los administradores también pueden realizar un seguimiento de cuándo se abre, se visualiza o se descarga un archivo desde la Consola de administración de Dropbox. Por ejemplo, un equipo de diseño que comparte archivos de propiedad intelectual podría querer controlar el acceso y garantizar que los activos confidenciales permanezcan protegidos. Esto añade una capa adicional de seguridad para evitar el acceso no autorizado a todos tus archivos.
Envía archivos cifrados con Dropbox
Mantener los datos empresariales protegidos no debería ser complicado. Tanto si trabajas con registros financieros como con datos de clientes o documentos legales, debes mantener la información confidencial protegida sin que ello afecte a tu flujo de trabajo.
Ahí es donde entra Dropbox. Concifrado de extremo a extremo integrado (E2EE), uso compartido seguro de archivos y controles de acceso personalizables, puede mantener seguro el trabajo de su equipo y, al mismo tiempo, seguir siendo productivo. Sin pasos adicionales ni concesiones: solo seguridad perfecta diseñada para crecer con su negocio.
Prueba el intercambio de archivos cifrado en Dropbox y comprueba cómo la seguridad y la sencillez van de la mano.
Preguntas frecuentes
Puedes compartir archivos de forma segura dentro de un equipo mediante el uso compartido de archivos cifrados combinado con controles de acceso basados en roles. Con Dropbox, los archivos se cifran en tránsito y en reposo, y los administradores de equipo pueden gestionar quién puede ver, editar o descargar los archivos, lo que garantiza que todos trabajen de forma segura desde la versión correcta sin exponer datos confidenciales.
Sí. Puedes compartir archivos de forma segura con contratistas externos mediante el uso compartido de archivos cifrados y la configuración de controles de acceso granulares. Con Dropbox, puedes cifrar los archivos antes de compartirlos, limitar el acceso con permisos, contraseñas y fechas de vencimiento, y revocar el acceso en cualquier momento, para que los contratistas solo puedan ver o descargar lo que necesiten, durante el tiempo que lo necesiten.
Utiliza un servicio para compartir archivos seguro como Dropbox que ofrezca cifrado de extremo a extremo para carpetas y archivos, además de otras funciones de seguridad.
La forma más segura de compartir archivos confidenciales en línea, incluidos archivos grandes, es utilizar la transferencia de archivos cifrada a través de un servicio seguro de intercambio de archivos como Dropbox. Cifra los archivos antes de enviarlos y luego controla los accesos con permisos, contraseñas, fechas de vencimiento y seguimiento de actividad para que solo las personas autorizadas puedan ver o descargar datos confidenciales.
Sí. Se puede acceder a los archivos cifrados desde cualquier dispositivo autorizado sin necesidad de instalar un software de descifrado independiente. Con servicios como Dropbox, el cifrado y descifrado se realizan automáticamente en segundo plano, por lo que los usuarios aprobados pueden acceder de forma segura a los archivos desde su ordenador, teléfono o tableta después de iniciar sesión al tiempo que los datos siguen protegidos.
No, se puede acceder a los archivos cifrados y utilizarlos como si fueran archivos normales.
El intercambio de archivos cifrados se utiliza en distintos sectores para proteger información confidencial cuando los archivos se comparten internamente o con socios externos. Al cifrar los archivos antes de enviarlos y aplicar controles de acceso estrictos, las organizaciones pueden cumplir con los requisitos reglamentarios, reducir el riesgo de violación de datos y colaborar de forma segura en trabajos confidenciales.
Los casos de uso sectorial comunes incluyen:
- Servicios profesionales: los equipos de consultoría, marketing y agencias utilizan el intercambio de archivos cifrados para entregar de forma segura materiales confidenciales de los clientes (como documentos de estrategia, informes y propiedad intelectual) al tiempo que controlan quién puede ver, descargar o editar los archivos.
- Atención médica: el intercambio de archivos cifrados admite flujos de trabajo que cumplen con la ley HIPAA al proteger los registros de los pacientes, los informes médicos y documentos de seguros mediante cifrado, permisos de acceso y registros de auditoría.
- Finanzas: los equipos financieros comparten archivos confidenciales como declaraciones fiscales, estados financieros y documentos de inversión utilizando cifrado y controles de acceso seguros para evitar los accesos no autorizados y la fuga de datos.
- Legal: los bufetes de abogados y los departamentos legales comparten de forma segura contratos, archivos de casos y documentos de descubrimiento en línea cifrando los archivos y limitando el acceso a clientes y partes interesadas aprobados.
