Cómo tomar mejores notas en una reunión: con una plantilla para notas de reuniones

Tomar notas mientras se comparte pantalla, se dirige una reunión o cuando la gente está hablando puede resultar complicado. Resumir los puntos de acción de una reunión también puede resultar difícil. Esta guía te mostrará cómo redactar unas mejores actas de reuniones y capturar información clave.

Dropbox facilita enormemente la toma de notas efectivas en las reuniones al proporcionar una plantilla gratuita para actas de reuniones y ofrecerte lo siguiente:

• Funciones de guardado y copia de seguridad automáticas que sincronizan las notas de las reuniones en tiempo real, para que puedas centrarte en la reunión
• Documentos compartidos para que los miembros del equipo puedan ver y contribuir a la agenda de la reunión antes o durante la misma sin necesidad de realizar varias tareas a la vez
• Funciones que facilitan la transcripción automática de grabaciones, simplificando la visualización de los temas tratados y el seguimiento o elaboración del orden del día de la próxima reunión
• Actualizaciones en tiempo real de los documentos que se pueden consultar en cualquier momento y lugar para que todos estén al tanto de la información

Plantilla notas de reuniones

Obtener la plantilla gratuita para tomar notas de reuniones en Dropbox Paper es el primer paso para acceder a los consejos y técnicas detalladas que abordaremos en esta guía. 

Forma parte de una amplia gama de plantillas disponibles;consulta la biblioteca completa de plantillas de Dropbox Paper para acceder a listas de tareas, plantillas de planificación de proyectos y mucho más.

Para empezar: ¿por qué crear notas de las reuniones?

¿Con qué frecuencia revisas realmente las notas de tus reuniones? Si tomar notas de las reuniones te resulta una tarea tediosa y nunca las vuelves a mirar, quizá deberías preguntarte por qué las estás creando.

La realidad es que, si nadie —ni siquiera tú mismo— utiliza las notas de tus reuniones, probablemente sea una señal de que no resultan útiles en su formato actual.

¿Cuál es entonces el verdadero objetivo de las actas de las reuniones? ¿Para qué deberían estar sirviendo realmente?

Básicamente, las notas de las reuniones deberían ser una herramienta que ayude a todos a estar en sintonía, ni más ni menos. Las notas de la reunión deben proporcionar a todos:

• Un resumen claro y conciso de lo que se ha tratado
• Puntos clave de esas conversaciones
• Un resumen de las acciones acordadas y los siguientes pasos

En definitiva, las notas de las reuniones son tu hoja de ruta para lo que debe suceder después de que finalice la reunión y la gente vuelva al trabajo.

Considera tus notas como una única fuente de verdad. Más tarde, cuando alguien se pregunte qué se acordó o cuál es su próxima tarea, podrá consultar fácilmente las actas de la reunión anterior. 

Además, si alguien ha faltado a una reunión, tus notas deben ser lo suficientemente completas como para poner al día a los ausentes, sin necesidad de un resumen completo de los puntos tratados.

Crea las notas de tus reuniones correctamente con la plantilla adecuada y te ahorrarás tiempo, aumentarás tu productividad y mantendrás a todos enfocados. 

Notas de reuniones útiles: ejemplo de escenario

Vamos a ver cómo funcionan las notas de reuniones simplificadas en un escenario real.

Imagina dirigir una reunión para lanzar una promoción en el sitio web de la empresa. En esta discusión surgirán muchos temas, pero las mejores notas se centran en lo que realmente importa: capturar lo esencial sin perderse en los detalles.

Para ello, puedes empezar por recopilar la agenda de puntos clave:

• Motivo del lanzamiento de la promoción:por ejemplo, para aumentar las ventas o el tráfico web
• El objetivo de la promoción es, tal vez, lograr un aumento de ventas del 10 %
• ¿Quién es el responsable? Por ejemplo, marketing para las comunicaciones, el departamento legal para las aprobaciones, etc.
• ¿Cuánto durará la promoción?¿Dos semanas, un mes o lo que sea?

Durante la reunión, concéntrate en resumir las ideas clave de cada punto. No anotes lo que la Persona A le dice a la Persona B ni ningún diálogo que esto pueda suponer.

Esto hace que las actas de las reuniones formales sigan siendo claras y concisas, facilitando que todos puedan consultarlas posteriormente sin tener que leer párrafos enteros de conversaciones.

En este escenario, la parte más importante de las actas de la reunión son los puntos de acción. Se trata de los puntos que deben figurar al final de las actas de reunión efectivas, con las acciones específicas, la persona responsable y los plazos correspondientes. Aquí tienes un ejemplo:

• Aprobación legal: persona A, con vencimiento el viernes
• Actualizaciones del sitio web: la persona B deberá completarlo antes del próximo martes
• Comunicación de marketing: la persona C debe enviar un borrador al equipo antes del jueves

La estructura de este escenario mantiene una tarea compleja organizada y facilita su desarrollo, de modo que en lugar de tratar de recordar quién está haciendo qué, lo único que hay que hacer es consultar las notas.

¿En qué otros casos pueden ser útiles unas buenas notas de reuniones?

Las notas de las reuniones pueden ser una salvación en muchas situaciones, especialmente cuando las cosas no salen según lo previsto. Unas buenas notas resultan útiles en diferentes áreas, como por ejemplo:

• Resolución de conflictos: donde las notas proporcionan un registro fiable de los compromisos
• Mitigar la ausencia:cuando las partes interesadas clave no asisten a una reunión
• Responsabilidad:documentar siempre quién es responsable de cada cosa
• Cumplimiento:proporcionar registros para fines legales y reglamentarios
• Formación:facilitar la familiarización de los nuevos empleados con el funcionamiento de las cosas

Las notas de las reuniones ayudan a mantener a todos organizados, pero también son una medida de seguridad para tu equipo y un documento útil para futuras consultas. Ya sea para resolver un problema o para incorporar a un nuevo miembro del equipo, ¡las notas son clave!

Qué incluir en las notas de las reuniones

Saber qué incluir es la mitad de la trabajo. Los detalles varían según la naturaleza de la reunión, pero aquí tienes una lista de verificación inicial para guiarte a través de los aspectos esenciales.

Puedes utilizar todas estas opciones cuando descargues la plantilla gratuita para notas de reuniones, así que no dudes en incluirlas y adaptarlas a tus necesidades al crear el documento.

• Fecha de la reunión:para que tus notas sean fáciles de recuperar
• Hora de la reunión(en caso de que tengas varias reuniones similares el mismo día)
• Tema general de la reunión como, por ejemplo, el nombre del proyecto
• Asistentes:participantes en la reunión, quiénes estuvieron presentes
• Agenda: lista acordada de puntos clave y temas de debate
• Discusión:conclusiones de los temas tratados
• Puntos de acción: tareas asignadas a partir de los temas tratados

Esta lista resulta útil para cualquier tipo de reunión, incluidas las informales, las de personal, las de nuevos negocios, las de la junta directiva y muchas más.

La plantilla para notas de reuniones, disponible en la biblioteca de plantillas de Dropbox Paper, tiene todo esto configurado y se puede personalizar fácilmente según tus necesidades específicas.

Cómo tomar notas prácticas y lograr unas reuniones más productivas

Tomar notas en las reuniones es una estrategia eficaz para hacerlas más eficientes y garantizar que todos conocen sus responsabilidades. También es una forma práctica de dejar constancia oficial del propósito de la reunión, los puntos de discusión y las principales conclusiones de reuniones anteriores.

Aquí te explicamos cómo planificar antes, durante y después de las reuniones para elaborar actas efectivas que mantengan a todas las partes interesadas informadas y al tanto de los puntos de acción acordados.

1. Prepara con antelación la plantilla para tomar notas de la reunión

Acude a la reunión con tu plantilla de notas preparada. Una plantilla predefinida te ofrece una estructura clara que puedes completar durante la sesión. Garantiza que no te pierdas puntos importantes y te ayuda a mantenerlo todo organizado.

2. Rellena previamente la plantilla de notas de la reunión con la información que conoces

Completa tu plantilla de notas de reunión con la mayor cantidad de detalles posible, como la fecha, la hora, los asistentes y los temas de la agenda. Intenta ofrecer una actualización del estado de cada punto del orden del día. Si tienes tiempo para recabar información actualizada de las partes interesadas y los miembros del equipo antes de la reunión, gran parte de la sesión podrá dedicarse a la discusión, por lo que representa una excelente idea en términos de productividad.

3. Fomenta la colaboración

Dropbox incluye muchas funciones de colaboración que pueden ayudar a repartir la carga y son clave para sacar el máximo provecho de las notas de tus reuniones. Pide a los asistentes que resuman sus conclusiones y acciones a seguir. Esto garantiza la concienciación y, además, hace que las notas resulten más precisas. Incluso puedes mostrar la plantilla de notas de la reunión en una pantalla para que todos puedan verla y contribuir abiertamente.

Con Dropbox, cualquiera puede acceder a las notas y editarlas, incluso si no tiene una cuenta. Tras la reunión, los asistentes podrán seguir añadiendo comentarios, haciendo preguntas o aclarando dudas. De esta forma, tus notas se convierten en un documento de trabajo, y no solo en una lista estática.

4. Asigna tareas y acciones a las personas

Una de las partes más importantes de las notas de las reuniones es la lista de puntos de acción. Con las funciones de gestión de tareas de Dropbox, puedes gestionar fácilmente las tareas añadiendo casillas de verificación para cada acción acordada, lo que facilita su seguimiento.

Utiliza las menciones (@) para asignar tareas directamente a los miembros del equipo, asegurándote de que reciban notificaciones de sus responsabilidades. A medida que se completan las tareas, las personas pueden marcarlas en la lista. Es una forma sencilla de controlar el progreso y exigir responsabilidades. Puedes hacerlo en Dropbox Paper, Microsoft Office o Google Docs; así queda todo claro.

5. Mantén tus archivos ordenados

Dropbox facilita la organización de documentos. Puedes crear una nueva plantilla de notas de reunión para cada sesión o, en el caso de las reuniones recurrentes, mantener un único documento que actualices regularmente. 

Guárdalos en carpetas de proyecto específicas utilizando las funciones de almacenamiento seguro de documentos de tu cuenta, para un acceso rápido. Incluso puedes almacenarlas en espacios compartidos para que tu equipo acceda a ellas, ahorrándote la molestia de enviarlas posteriormente como tarea de seguimiento.

6. Realiza una transcripción y utiliza herramientas de IA para automatizar tus notas

¿Dedicas más tiempo a tomar notas que a participar en la reunión? Al grabar tus reuniones (con el permiso de todos), puedes capturar la conversación y centrarte en lo que se está discutiendo. Tanto si utilizas las herramientas de reunión integradas como el software de grabación de pantalla, esta se puede subir a tu cuenta de Dropbox.

Muchas herramientas son capaces de generar transcripciones a partir de archivos de vídeo grabados. Puedes transcribir vídeos usando Dropbox para gestionarlo todo con una sola herramienta. Una vez que tengas la transcripción, intenta usar herramientas de IA para analizar el contenido y obtener un resumen de las reuniones de negocios.  Esto te ofrece una visión clara de los puntos clave sin tener que preocuparte por tomar notas. 

Guarda la transcripción y la grabación de vídeo junto con las notas de tu reunión, o incluso inserta el vídeo en tu documento para consultarlo en el futuro.

Las técnicas anteriores mejorarán la productividad de tus reuniones y garantizarán que todos se marchen con una clara sensación de dirección y propósito.

Utiliza Dropbox para mejorar tus notas de las reuniones

Tomar notas en las reuniones no tiene por qué ser una tarea tediosa ni una pérdida de tiempo. Cuando se elaboran correctamente, las actas de las reuniones pueden resultar un documento central y poderoso que permite a las partes interesadas del proyecto colaborar y lograr resultados.

Además de nuestra plantilla gratuita para notas de reuniones, que se puede personalizar para adaptarla a tus necesidades, Dropbox ofrece herramientas esenciales para colaborar, organizarse y aumentar la eficiencia. Pruébalo ahora para crear actas de las reuniones más efectivas.