Puede que esta situación te suene: estamos a mitad de una semana frenética; lo has dado todo para que un proyecto salga bien, y el equipo creativo ha exportado la versión final editada de un vídeo. Solo te queda adjuntar el archivo a un correo electrónico para los clientes y enviárselo. De repente, hay un problema: el archivo es demasiado grande.
Muchas personas usamos el correo electrónico todos los días por temas de trabajo, pero quizás no siempre enviamos archivos grandes. Para nosotros, ver que no se puede adjuntar un archivo por su tamaño es una sorpresa desagradable.
Entonces, ¿qué soluciones hay cuando un archivo es demasiado grande para enviarlo por correo electrónico?
En esta guía, te explicamos por qué los correos electrónicos tienen límites de tamaño de archivo. También veremos tres métodos que puedes probar para enviar archivos o vídeos grandes por correo electrónico, incluido el uso de herramientas de transferencia de archivos como Dropbox Transfer.
Antes de entrar en detalles, planteemos la pregunta del millón: ¿es posible?
¿Se pueden enviar archivos y vídeos grandes por correo electrónico?
Compartir el contenido con un servicio de almacenamiento en la nube.
Ve directamente a la solución que necesitas
Breve resumen
- Se comparte un enlace a un archivo en un servicio de almacenamiento en la nube.
- Los usuarios pueden ver la versión más reciente de un archivo, incluidas las ediciones hechas desde que se haya compartido el enlace.
- Si tienen acceso de edición, los usuarios incluso pueden colaborar en el archivo.
Cuándo se usa
- Al colaborar con otras personas.
- Cuando se quiere compartir un archivo de vídeo que no está terminado y que habrá que actualizar.
Enviar una copia con una herramienta de transferencia de archivos.
Ve directamente a la solución que necesitas
Breve resumen
- Se comparte un enlace a una copia descargable del archivo.
- Se establecen permisos de acceso y el vencimiento del enlace para reforzar la seguridad.
- Se usan páginas de descarga con personalización de marca para dar una buena primera impresión.
Cuándo se usa
- Al enviar exportaciones de vídeos finales y versiones finales de archivos.
- Cuando se quieren enviar archivos sin que los destinatarios vean la versión que está en el almacenamiento en la nube.
Adjuntar un archivo comprimido
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Breve resumen
- Se comprime el vídeo o el archivo para que ocupe menos. En el proceso, se pierde calidad de imagen.
Cuándo se usa
- Si hay que usar un archivo adjunto de correo electrónico
- Las herramientas de uso compartido en almacenamiento en la nube y de transferencia de archivos ofrecen más control y admiten archivos más grandes.
Limitaciones de los archivos adjuntos de correo electrónico
Antes de ver las soluciones, vale la pena dedicar unos momentos a entender por qué adjuntar un archivo directamente a un correo electrónico no suele funcionar.
El tamaño del archivo
Tal como ya hemos mencionado, los límites del tamaño del archivo son un gran inconveniente a la hora de enviar archivos por correo electrónico como adjuntos.
Los límites de archivo no siempre son los mismos, pero la mayoría están entre los 10 y los 25 MB. Por ejemplo, fijémonos en los límites de tamaño de archivo adjunto de algunas de las plataformas de correo electrónico más conocidas:
- Gmail: 25 MB
- Microsoft Outlook: 20 MB
- iCloud Mail: 20 MB
- ProtonMail: 25 MB
- AOL Mail: 25 MB
- Yahoo! Mail: 25 MB
- GMX: 50 MB
Aunque estas opciones son útiles para compartir documentos, hojas de cálculo u otros formatos de archivo pequeños, las imágenes y los vídeos de alta resolución no tardarán en superar el tamaño de archivo permitido.
Seguridad
Más allá de la comodidad de compartir archivos grandes, hay otros aspectos importantes. Al enviar archivos como adjuntos de correo electrónico, también hay que tener en cuenta la seguridad.
Por ejemplo, imagina que tienes un maletín con todos los archivos que quieres enviar. Adjuntar los archivos a un correo electrónico sería como lanzárselos por encima de una pared a los destinatarios, que estarían al otro lado.
En el momento en el que lanzas el maletín, dejas de tenerlo controlado. Da igual si te das cuenta de que has enviado los archivos que no eran o si se los has enviado a quien no debías.
Ahora, imagina esa misma situación, con la diferencia de que dejas el maletín en una taquilla remota que está protegida con un PIN. Los destinatarios podrán acceder a la taquilla y abrirla con la información que les hayas dado, y tú podrás cambiar el código de acceso o cambiar de destinatarios a distancia.
Es un ejemplo sencillo, pero sirve para ilustrar el motivo exacto por el que los archivos adjuntos de correo electrónico pueden llevar a situaciones desagradables por los problemas de seguridad que habrá tarde o temprano. Si usas herramientas externas, podrás trabajar con más seguridad y control, lo que te ayudará a compartir tu trabajo sin preocupaciones.
Acceso y control de versiones
Acabas de hacer clic en Enviar para mandar un correo electrónico importante y, justo después, te das cuenta de que el archivo adjunto o el vídeo está mal. Es más habitual de lo que parece.
El servicio para compartir archivos en la nube permite corregir el error en el archivo compartido sin tener que enviar un correo electrónico con aclaraciones. Del mismo modo, las soluciones modernas de servicios para compartir archivos ofrecen mucho más control sobre quién accede a los archivos y qué se puede hacer con ellos.
Así pues, si quieres compartir tu edición más reciente con el equipo y necesitas que los gestores de cuenta la vean, pero que solo los demás editores puedan hacer cambios, establece los permisos de acceso para cada destinatario.
Obviamente, si quieres usar herramientas avanzadas de control de versiones y para enviar comentarios, una plataforma específicamente diseñada para comentar vídeos (como Dropbox Replay) puede ser la solución perfecta para ti. En cuanto a documentos y otros tipos de archivo, las herramientas de colaboración de contenido disponibles en Dropbox facilitan el intercambio de comentarios y su implementación.
Cómo enviar archivos y vídeos grandes por correo electrónico
Enviar un archivo o un vídeo grande por correo es sencillo, ya que hay muchas opciones entre las que elegir.
En esta parte de la guía, trataremos los tres métodos indicados a continuación, que serán o no serán viables en función de lo que quieras conseguir:
- Compartirlo con un servicio de almacenamiento en la nube usando un enlace a los archivos en tu almacenamiento en la nube de Dropbox o un servicio equivalente.
- Enviar una copia independiente y descargable con una herramienta de transferencia de archivos grandes como Dropbox Transfer.
- Adjuntar un archivo comprimido si no es posible compartir un enlace. Se perderá calidad.
Enviar una copia con una herramienta de transferencia de archivos grandes
Si no necesitas todas las funciones que ofrece el almacenamiento en la nube, pero sí tienes que entregar material terminado, las herramientas de transferencia de archivos grandes (por ejemplo, Dropbox Transfer) son la opción ideal para enviar vídeos de mayor duración.
Solo tienes que arrastrar archivos de hasta 250 GB y soltarlos en la ventana de subida de Dropbox Transfer, seleccionar las opciones y compartir el contenido enviando un correo electrónico con el enlace directamente desde Transfer, o bien copiando el enlace a mano y pegándolo en un correo electrónico que hayas redactado tú. Los destinatarios podrán descargar una copia de los archivos a través del enlace que reciban.
Con Dropbox Transfer, tendrás control pleno de tus archivos y siempre sabrás en qué estado se encuentran. Esto es lo que podrás hacer:
- Envía copias para evitar ediciones no deseadas.
- Controla el acceso mediante la protección con contraseña.
- Establecer las fechas de vencimiento de los enlaces para que los archivos se descarguen antes.
- Confirma las entregas con notificaciones de descarga.
No hay por qué esperar a que los clientes vean los vídeos para causar una primera impresión. Con Dropbox Transfer, puedes personalizar tu página de descarga con una imagen de fondo y un logotipo.
Adjuntar un archivo comprimido
Siempre que esté disponible, un servicio para compartir archivos que funcione con enlaces, como los dos que hemos mencionado anteriormente, será la mejor opción para enviar archivos de vídeo y cualquier otro archivo de gran tamaño que debas enviar.
Sin embargo, puede que a veces no puedas usar un enlace para compartir un archivo o un vídeo. En esos casos, recurre a la compresión para reducir el tamaño del archivo de manera que cumpla los límites del cliente de correo electrónico que estés usando.
La compresión de archivos y de vídeo consiste en quitar ciertos elementos o hacerlos más pequeños para reducir el tamaño de archivo. Estos son algunos ejemplos:
- Reducir la resolución de una imagen o vídeo; por ejemplo, de 4K a 1080p.
- Reducir la velocidad de fotogramas: el vídeo se puede entrecortar y se ve menos fluido.
- Reducir la calidad de un archivo de audio bajando la tasa de bits o la frecuencia de muestreo.
- Modificar otros aspectos técnicos, como los colores o la codificación.
Hay varias formas de comprimir un vídeo:
- Usar software integrado, como QuickTime en un Mac.
- Usar herramientas de terceros, como VLC Media Player.
- Enviar archivos o vídeos comprimidos en formato .zip, que puede ser útil para enviar grupos de archivos.
Ten en cuenta que, si usas la compresión para reducir el tamaño de archivo, la calidad de vídeo será menor.
Si te importa la calidad de vídeo, puedes compartir enlaces en un servicio de almacenamiento en la nube o usar una herramienta de transferencia de archivos como Dropbox Transfer.
Enviar archivos o vídeos grandes por correo electrónico sin perder calidad con Dropbox
Tanto si quieres enviar una copia como si compartes un enlace para colaborar en el contenido, en Dropbox encontrarás todo lo que necesitas para compartir archivos grandes y enviar vídeos largos por correo electrónico.
Para comenzar, comparte un enlace desde el servicio de almacenamiento en la nube que uses o abre Dropbox Transfer y añade archivos.
