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En cualquier departamento o función se crea una gran cantidad de archivos y documentos. Una vez creados, es fácil que nuestros documentos se extravíen en el gran ecosistema de contenido de nuestra empresa. ¿Cómo podemos facilitar su localización entonces?
Un sistema de gestión de documentos puede ayudarte a agilizar los flujos de trabajo, impulsar la eficiencia y productividad y ahorrar mucho tiempo a tu equipo.
En este artículo, vamos a explicar qué es un sistema de gestión de documentos y qué ventajas aporta su uso, aparte de dar algunos consejos importantes para que elijas la solución más conveniente.
¿Qué es la gestión de documentos?
Se trata del proceso de capturar, almacenar, archivar, controlar y recuperar documentos electrónicos de tu empresa. Entre ellos están PDF, archivos de procesamiento de texto, vídeos y archivos impresos escaneados, como los recibos.
Con un sistema digital de gestión de documentos, puedes olvidarte del papeleo y facilitar la edición de contenido en archivos PDF, por ejemplo, así como el uso compartido de archivos para firmas electrónicas y otros procedimientos empresariales importantes.
Un sistema de gestión de documentos (DMS) te permite capturar diferentes tipos de documentos de varias fuentes, como correos electrónicos, formularios online y archivos digitales compartidos, aparte de almacenarlos en una ubicación segura y de fácil acceso.
Por qué necesitas un sistema digital de gestión de documentos
Necesitas un sistema claro pero completo para garantizar la seguridad de los documentos y garantizar la eficacia de su gestión.
Hoy en día, todos creamos una gran cantidad de datos en nuestro trabajo a medida que interactuamos con los clientes, compañeros de trabajo y otras partes interesadas. Un sistema digital de gestión de documentos ayuda a mantener nuestros archivos y carpetas accesibles y seguros mientras seguimos creando, recibiendo y compartiendo archivos como parte de nuestros flujos de trabajo y proyectos.
¿Qué ventajas aportan los sistemas de gestión de documentos?
Implementar un sistema de gestión de documentos aporta muchas ventajas a tu empresa.
1. Trabajo en equipo y colaboración
Si los miembros del equipo saben la ubicación exacta de los archivos y las carpetas con los que necesitan trabajar, la colaboración en tiempo real es mucho más sencilla. Olvídate del proceso de intercambio de documentos por correo electrónico y otras herramientas de comunicación para compartirlos y recibir comentarios.
También simplifica el proceso para compartir contenido externamente con clientes y otras partes interesadas, y añade una capa más de seguridad al guardar el documento en una ubicación segura y limitar el acceso solo a ciertas personas.
2. Facilidad de acceso
Es mucho más fácil acceder a un sistema digital de gestión de documentos que a uno local que funcione con papel y que esté limitado solo a una ubicación o a un sitio. Con un sistema digital, sobre todo uno en la nube, tú y los miembros de tu equipo podéis acceder a los documentos desde cualquier lugar y dispositivo.
Así que, tanto si trabajas desde casa como si revisas algunas tareas mientras estás de viaje, puedes despreocuparte de perder papeles gracias a un acceso seguro a los archivos que están almacenados en la nube.
Un espacio centralizado para tus documentos también te facilita la búsqueda de archivos, ya que los documentos dejarán de estar repartidos por diferentes carpetas y subcarpetas y, por tanto, desaparecerán los irremediables problemas de acceso.
3. Más seguridad
Las funciones de seguridad integradas, como Enviar y hacer seguimiento, te permiten configurar permisos de acceso y supervisar cuándo, dónde y cómo se han consultado, editado y compartido los documentos.
Los administradores pueden conceder acceso a un documento solo a la persona que lo necesita, lo que protege la información confidencial y vela por el cumplimiento de la normativa aplicable.
La gestión apropiada de registros también se ha convertido en un imperativo legal en muchos sectores, lo que significa que un sistema de gestión de documentos eficaz puede ayudar a demostrar a los auditores que cumples la normativa pertinente.
4. Eficiencia y productividad mejoradas
Con un sistema completo de gestión de documentos, no tienes que perder tiempo en buscar archivos en diferentes dispositivos, aplicaciones o pestañas del explorador.
Además, si lo mejoras con herramientas inteligentes de IA, como Dropbox Dash, puedes encontrar todo lo que necesites con solo unos clics, con independencia de los metadatos o del formato de archivo, lo que te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.
En qué aspectos hay que fijarse para elegir un sistema de gestión de documentos
Si buscas un software de gestión de documentos para tu nuevo sistema, presta atención a que ofrezca las siguientes funciones clave, entre otras:
Control de versiones y registro de auditoría: saber cómo surgió el documento actual y ver sus diferencias respecto a las versiones anteriores.
Seguridad y control de acceso: cifrado de archivos y la capacidad de proteger documentos importantes con contraseña.
Automatización del flujo de trabajo: agilizar tareas tediosas, como crear y gestionar carpetas.
Colaboración:almacenar documentos en una ubicación centralizada para que a tus compañeros les resulte fácil trabajar con los archivos al mismo tiempo.
Facilidad de búsqueda y recuperación de archivos: elegir una herramienta con una experiencia de usuario optimizada que te ayude a encontrar el documento adecuado cuando lo necesites.
El sistema que elijas también debe adaptarse perfectamente a tu flujo de trabajo de gestión de documentos, para que tú y tu equipo podáis seguir creando, compartiendo y gestionando tus documentos sin ningún inconveniente.
Un sistema de gestión de documentos unificado y centralizado
Dropbox es la ubicación centralizada ideal para almacenar los archivos de tus proyectos, así como para colaborar en ellos, obtener comentarios relacionados y gestionarlos. Con Dropbox, puedes crear, editar y compartir documentos fácilmente con los miembros de tu equipo, así como acceder a ellos en cualquier momento y lugar.
