Por qué a los responsables de equipo les da miedo un futuro en el que el trabajo en remoto sea la norma y por qué esto no les debería preocupar

En julio de 2021, The Atlantic publicó un artículo con el título “Why Managers Fear a Remote-Work Future” (Por qué a los responsables de equipo les da miedo un futuro en el que el teletrabajo sea la norma). En el artículo, todo un desafío a las normas establecidas en el trabajo, se presenta la idea de que los hábitos de trabajo están evolucionando y que no podemos hacer nada para evitarlo.

Tuvo bastante impacto cuando se publicó, ya que llamó la atención de trabajadores de ambos lados de los organigramas. Se trató un tema delicado en un momento en el que los empleados querían conservar el derecho a trabajar con flexibilidad, mientras que muchos responsables querían que se volviera a la oficina.

Aunque los confinamientos generales han quedado atrás, el debate sobre el trabajo en remoto sigue vigente. Por un lado, algunas de las empresas más conocidas del mundo aplican una política de vuelta a la oficina. Un caso que se hizo muy famoso en junio de 2022 es el de Tesla, ya que Elon Musk dio a elegir a sus empleados entre volver a la oficina o el despido.

Por otro lado, las empresas que han adoptado el trabajo en remoto han podido elegir entre más candidatos, ya que no han estado limitadas por el criterio de proximidad.

Así que la pregunta sigue siendo válida: a medida que el trabajo en remoto se consolida en la cultura laboral moderna, ¿cómo pueden los responsables y sus equipos aprovechar esta oportunidad para colaborar mejor que antes?

Veremos todo esto en una guía definitiva para adoptar soluciones de trabajo en remoto que permitan trabajar mejor.

¿El trabajo en remoto es algo temporal?

Vamos directos al grano: si esperas encontrar pruebas de que el experimento del trabajo en remoto ha terminado y se avecina un retorno masivo a la oficina, bueno, probablemente no las encontrarás.

Tal como se predijo en el artículo de opinión de The Atlantic que hemos mencionado, el trabajo en remoto sigue convirtiéndose en uno de los pilares del trabajo.

Sinceramente, es algo que tiene mucho sentido. Dadas las ventajas para los empleados, como desplazamientos más cortos o inexistentes, entornos de trabajo más cómodos, mejor conciliación, etc., no sorprende que muchos hayan preferido un modelo de trabajo principalmente en remoto o híbrido.

Es más, las capacidades de la tecnología moderna facilitan el trabajo en remoto, por lo que ya no es necesario que los empleados estén en la oficina. Gracias a las herramientas de productividad de Dropbox, por ejemplo, compartir proyectos y colaborar en ellos en remoto nunca ha sido tan rápido.

Aunque nadie puede adivinar el futuro, cuesta imaginar que se vuelva a trabajar únicamente en la oficina.

Ventajas del trabajo en remoto para las empresas

El trabajo en remoto aporta ventajas a los empleados, pero también a las empresas y los responsables.

Estas son algunas de las ventajas del trabajo en remoto para las empresas: 

• Menos gastos generales: como hay menos gente en la oficina, basta con una oficina más pequeña y económica.

• Crecimiento más fácil: las empresas crecen rápidamente contratando a personas que trabajan en remoto, ya que pueden acceder a empleados de cualquier parte sin ampliar la oficina.

• Más colaboración: las herramientas de colaboración que funcionan en la nube ayudan a los equipos a colaborar en documentos mientras hablan de ellos en llamadas u otros canales que les permiten intercambiar comentarios.

Entonces, si son tantas las ventajas, ¿por qué hay empresas que se resisten a dar el paso?

Por qué algunas empresas no permiten trabajar desde casa

Los motivos por los que hay responsables o empresas que prefieren que no se siga trabajando desde casa son variados y se deben analizar caso por caso.

Normalmente, los retos percibidos se pueden agrupar de la siguiente manera: 

• La necesidad de control: los responsables consideran que supervisar a los equipos y confiar en ellos es más complicado a distancia.
• La visibilidad de los empleados: cómo afecta esta visibilidad al reconocimiento, los ascensos y la buena imagen.
• La cultura: preocupa que los equipos que no se vean en persona no conecten o no colaboren debidamente.

Posibles justificaciones del trabajo desde casa

¿Estás pensando en hablar de trabajo en remoto o flexible a tu equipo?

Tanto si quieres convencer a tus compañeros como a tus superiores o a ti mismo, la mejor forma de plantear un modelo de trabajo en remoto es demostrar sus ventajas y despejar las dudas mencionadas más arriba.

Un enfoque que puede ser especialmente útil es presentar soluciones que formen parte de una propuesta tangible. Con esto en mente, la tecnología que funciona en la nube y las herramientas de productividad que dependen de ella son los pilares de un trabajo en remoto eficaz.

Veamos un ejemplo: se acerca el fin de una semana muy larga, y te acaba de llegar una presentación para una empresa nueva y muy prometedora. Es una oportunidad demasiado buena, así que no la puedes dejar pasar. Para llegar a tiempo a la fecha de entrega, tendrás que contar con un especialista de cada departamento de la empresa en las próximas 24 horas. Les estás dando muy poco margen, y están muy ocupados, así que reunirlos a todos en una sala será imposible. Aquí es donde entra en juego la tecnología que funciona en la nube.

Con una solución basada en la nube como Dropbox, se puede crear un único documento con una introducción en la que se incluya un resumen claro y el contexto del cliente, además de un apartado para cada miembro del equipo en la que figure un resumen conciso del contenido que tendrá que producir.

En lugar de que cada miembro del equipo trabaje en solitario e intentar juntar todas las versiones por correo, se puede usar un archivo común para que todos trabajen al mismo tiempo.

Esto facilita la gestión del proyecto y permite que cada persona que colabore en el archivo consulte el trabajo del resto y adapte su mensaje si lo considera necesario. En este caso, los sistemas de trabajo en remoto permiten colaborar de un modo que antes no era posible.

¿Buscas más ideas? Encontrarás otras prácticas recomendadas y recursos para responsables en la colección que trata específicamente los recursos de trabajo en remoto para responsables de equipo.

Estrategias para que el trabajo en remoto funcione

Hay varias formas de crear un buen entorno de trabajo en remoto usando la tecnología de nube.

Colaboración remota en documentos

De la mano del almacenamiento en la nube y espacios colaborativos como Dropbox Paper, los equipos pueden colaborar fácilmente en documentos en tiempo real.

Además, si se usan funciones como los comentarios con notas, los eventos de calendario vinculados con documentos y los controles para compartir avanzados, colaborar es pan comido.

Gestionar empleados que trabajan desde casa

Gestionar una plantilla que teletrabaja exige confianza. Del mismo modo, como responsable, debes saber ver si el trabajo está saliendo. ¿Te fijarás en la cantidad y calidad de trabajo? ¿En los indicadores de rendimiento? ¿En otra cosa?

No pierdas tiempo y energía preocupándote por si los empleados están sentados en su mesa. Es mejor que te fijes en los resultados. Si comparas el rendimiento de los empleados con lo que esperabas de ellos, verás rápidamente si algún miembro del equipo no está trabajando al ritmo que debería.

Con la capacidad de ver a los usuarios dentro de los documentos en tiempo real, resulta fácil sentirse conectado con tus compañeros de equipo, incluso cuando no lo estás.

Si quieres conocer técnicas avanzadas y consejos de expertos para gestionar equipos a distancia, echa un vistazo a la serie de seminarios web Business as Unusual de Dropbox.

Reunirse e interactuar con equipos cuando se trabaja en remoto

Fijar una reunión periódica, como una puesta al día diaria para que el equipo te comunique lo más brevemente posible en qué trabajará ese día, puede ser buena idea.

Organizar reuniones de ese tipo es muy fácil. También lo es vincular un documento de Paper con un evento para estar al día del estado y el progreso de los proyectos.

Y, si algún compañero de trabajo se pierden alguna reunión, las reuniones asíncronas le permiten ver la sesión cuando quiera.

No tengas miedo al trabajo en remoto y úsalo a tu favor con Dropbox

Queda claro que el trabajo en remoto, en cualquiera de sus variantes, formará parte del futuro. Por eso, las empresas empiezan a ver la necesidad de disponer de un flujo de trabajo que facilite esta opción.