Comment Ausolan a amélioré ses opérations à grande échelle avec Dropbox

Le défi : rapprocher les équipes et mieux répondre aux besoins des clients

Ausolan est une grande entreprise avec des activités diverses. Elle compte 17 bureaux et 16 cuisines centrales en Espagne, et est également présente en France et au Chili. Même si elle évolue au sein d’un secteur d’activité traditionnel, Ausolan s’est toujours distinguée par son innovation technologique et ses services de qualité, dont bénéficient ses clients, ses employés et ses membres grâce à des processus optimisés. Ces dernières années, Ausolan a introduit de nouvelles technologies, telles qu’un système de gestion des paiements pour les élèves et l’impression d’aliments en 3D (processus de fabrication de produits alimentaires qui s’appuie sur divers procédés de fabrication additive, qui n’en sont encore qu’à leurs débuts).

La stratégie de croissance de l’entreprise consiste avant tout à répondre aux besoins de ses clients et à leur fournir des produits sûrs, sains, durables et savoureux, tout en s’intéressant à de nouveaux marchés et activités pour se diversifier. Au fur et à mesure de son expansion, l’entreprise a pris conscience qu’elle avait besoin d’un outil technologique pour optimiser les workflows de gestion, fluidifier la communication en interne, et accéder aux informations sur les produits et l’entreprise de partout et sur n’importe quel appareil, afin d’améliorer son offre pour ses partenaires et ses clients.

La solution : trouver un emplacement unique pour la gestion de projet

Comme de nombreux employés connaissaient déjà Dropbox, l’option s’est naturellement imposée. Après avoir testé d’autres fournisseurs sur le marché, l’entreprise s’est rendu compte que Dropbox se démarquait par sa simplicité d’utilisation, son interopérabilité, sa facilité d’accès et ses performances de synchronisation. Elle a ainsi finalement opté pour Dropbox.

Quatre ans plus tard, chaque employé ou presque utilise la solution pour organiser, planifier et partager son travail avec ses collègues. Achat de denrées alimentaires, préparation de menus pour les établissements scolaires, gestion des stocks dans les hôpitaux, organisation des lancements produit des clients, gestion de la logistique pour les livraisons des services traiteur... toutes les personnes impliquées dans un projet sont des utilisateurs actifs de Dropbox et bénéficient de son large éventail de fonctionnalités.

Dropbox a également joué un rôle essentiel dans le développement d’autres produits en cours de recherche et de développement chez Ausolan :

• Économie circulaire : l’outil facilite un mode de travail durable, en réduisant au minimum l’utilisation du papier et les déplacements professionnels.
• Industrie 4.0 : Ausolan peut coordonner le travail entre différents centres technologiques.
• Nouveaux produits et menus : il y a plus d’interaction entre les différentes équipes de projet utilisant Dropbox comme plateforme collaborative pour élaborer de nouvelles recettes et développer leurs produits.

Le DSI et les chefs d’équipe proposent une formation interne aux employés pour qu’ils testent Dropbox et découvrent comment l’utiliser. Des ateliers sont régulièrement organisés pour présenter l’outil et les améliorations qui peuvent s’avérer pertinentes pour les collaborateurs.

Dropbox a été essentiel pour l’équipe de direction d’Ausolan, confrontée au besoin urgent de mettre en place le télétravail, afin que les employés puissent continuer à travailler en toute fluidité de chez eux. Ausolan s’est évertué à maintenir ses activités pendant la pandémie, pour continuer à répondre aux besoins des écoles, des entreprises, des hôpitaux et d’autres secteurs. Dropbox a joué un rôle décisif dans cette réussite.

Voici quelques exemples où le partenariat entre Ausolan et Dropbox a permis de continuer à répondre aux besoins des clients pendant la pandémie :

• Département Programmation : pour ce département, travailler de la maison aurait été impensable il y a quelques années encore, en raison de la quantité élevée d’informations qu’il traite au quotidien. Cependant, malgré le climat actuel, certains membres de l’équipe ont pu travailler à distance avec des résultats très satisfaisants grâce à Dropbox et à la nouvelle solution de planification des ressources d’entreprise d’Ausolan.
• Opérateurs : grâce à Dropbox, ils ont pu accéder à toutes les informations dont ils avaient besoin directement dans le cloud. Les données sont classées et organisées en dossiers et, plus important encore, partagées avec les collègues. Cela a permis d’assurer la continuité de l’activité de manière fiable et efficace, en particulier pour les opérations en contact direct avec le client.
• Prévention : Dropbox a facilité la communication des nouvelles directives en matière de santé à l’ensemble des collaborateurs en offrant un dossier partagé commun, accessible à tous à tout moment et depuis n’importe quel endroit. Les employés reçoivent, en temps voulu, des informations sur les décisions prises pour protéger leur santé pendant la pandémie.