Bonnes pratiques pour organiser et distribuer vos ressources de branding

Si vous faites partie de l’équipe créative d’une grande entreprise, vous savez que c’est un travail qui implique de nombreuses ressources et de nombreux partenaires. Ce qui est appréciable, car cela permet d’avancer sur plusieurs fronts simultanément : tandis qu’une agence réalise la vidéo d’une nouvelle campagne, un studio rédige un eBook de thought leadership et le discours d’un responsable sur le même sujet pour une conférence, et un cabinet de marketing numérique crée un ensemble de contenus sponsorisés qui seront diffusés sur le site Web et les réseaux sociaux d’un grand magazine.

Mais cette façon de faire complique aussi les choses, car elle repose sur de nombreux éléments à gérer. Les ressources doivent être organisées de façon logique et être facilement accessibles. Les bonnes personnes doivent pouvoir y accéder tandis que les pirates doivent être tenus à l’écart. Les partenaires externes doivent pouvoir s’assurer que vous leur avez envoyé le bon logo, la bonne police de caractères et le bon modèle de présentation. Et si tous ces éléments et ressources ne sont pas disponibles et sécurisés, la qualité du travail risque de s’en ressentir, en particulier lorsque les partenaires externes se font de plus en plus nombreux.

Si vous faites partie de l’équipe créative d’une grande entreprise et que vous travaillez avec plusieurs agences sur des supports marketing, vous devez mettre en place un processus intelligent. Heureusement, Dropbox peut vous aider à systématiser la collecte, l’organisation et la distribution des ressources de marque.

Systématiser le classement des ressources

Première question à vous poser lors de la création d’un référentiel de ressources : que doit‑il contenir exactement ? Dressez une liste. Envisagez d’y inclure les logos, les slogans, la charte graphique et éditoriale, les documents relatifs à la communication, les modèles de documents, etc. Il vaut mieux partager plus de ressources que nécessaire avec les agences externes  ! Ainsi, la production ne risque pas de se retrouver bloquée parce qu’il manque un slogan validé ou un fichier SVG.

Ensuite, vous allez devoir définir votre structure de dossiers, avec un dossier de premier niveau, puis à l’intérieur des sous‑dossiers où sont stockées les ressources, par exemple. Le dossier de premier niveau peut par exemple s’appeler “Ressources numériques”, avec un sous‑dossier dédié aux logos et un autre aux slogans au format visuel. Vous pouvez bien sûr aller encore plus loin et ajouter au dossier “Logos” des sous‑dossiers pour classer les logos par taille ou par utilisation. Même si vous avez déjà expliqué à l’équipe que tel logo était utilisé pour les réseaux sociaux, autant lui donner un titre clair pour éviter les questions de dernière minute.

Organisation des fichiers par projet

Pour les projets d’équipe, une structure de dossiers fiable consiste en un dossier principal par projet, avec un ensemble cohérent de sous-dossiers. Utilisez une convention de nommage claire et des préfixes numérotés afin que les dossiers restent dans le même ordre pour tout le monde.

Pour organiser les fichiers stockés par projet, créez un dossier de niveau supérieur pour chaque projet, puis réutilisez la même structure de sous-dossiers à chaque fois (par exemple, Brief, Fichiers de travail, Révisions et Final). Nommez vos dossiers de projet de manière cohérente (par exemple, 2026-01 campagne de printemps, etc.), afin qu’ils soient bien classés et faciles à retrouver.

Pour les dossiers partagés, créez un dossier Projets de niveau supérieur, puis conservez chaque initiative dans son propre dossier de projet partagé et invitez uniquement les membres de l’équipe ou les agences qui ont besoin d’accéder à ce projet. Utilisez les mêmes sous-dossiers internes (Brief, Fichiers de travail, Révisions, Final) afin que les collaborateurs sachent toujours où placer et trouver ce dont ils ont besoin. Lorsqu’un projet est terminé, déplacez son dossier dans un sous-dossier Archive afin de garder le travail en cours bien organisé.

Pour organiser efficacement les fichiers clients, utilisez une structure centrée sur le client que vous pouvez répéter. Par exemple : Clients > [Nom du client] > [Nom du projet] > Travail en cours interne, Prêt pour le client et Final. Partagez uniquement le dossier “Prêt pour le client” (ou “Final”) afin que les clients voient toujours les fichiers approuvés les plus récents, tandis que votre équipe conserve les brouillons et les commentaires de manière ordonnée.

Collecter les ressources et y ajouter des tags

Pensez également à utiliser les tags pour vos dossiers. Il est facile de créer un dossier automatisé qui ajoutera automatiquement un tag à tout son contenu existant et futur, pour vous aider à retrouver ces ressources à l’avenir.

Dropbox vous permet d’étiqueter les fichiers et les dossiers avec des libellés simples, afin de pouvoir effectuer une recherche par libellé et accéder rapidement aux ressources associées. Vous pouvez également créer un dossier pour que tout élément ajouté à celui-ci reçoive automatiquement la même étiquette, ce qui permet de garder votre bibliothèque organisée à mesure qu’elle s’agrandit.

Par exemple, si vous ajoutez un tag #RessourceNumérique à votre dossier « Ressources numériques », celui‑ci sera appliqué à chaque fichier qui y est déjà stocké, ainsi qu’à tous ceux qui y seront ajoutés par la suite. De même, un tag #Logo ajouté au dossier « Logos » sera appliqué à l’ensemble de son contenu. Un système d’ajout de tags bien pensé vous fera gagner du temps sur le long terme.

Maintenant, voyons comment stocker toutes vos ressources au bon endroit. Vous pouvez utiliser une demande de fichiers pour enjoindre vos collègues à importer des fichiers spécifiques, qui seront automatiquement enregistrés au bon endroit, même si ces collègues n’ont pas de compte Dropbox (et c’est un tort !). Créez la demande de fichiers, envoyez‑la et les ressources viendront se ranger à l’emplacement prévu. Comme on dit : chaque chose à sa place, et une place pour chaque chose.

Ce qui se passe dans votre Dropbox reste dans votre Dropbox

La gestion des autorisations, c’est‑à‑dire décider qui possède, qui peut modifier ou qui peut consulter telle ou telle ressource, se fait au cas par cas. Dans tous les cas, c’est simple à mettre en place. Il suffit d’un clic pour modifier le niveau d’accès, annuler le partage, permettre à vos collègues de partager du contenu avec d’autres personnes, et paramétrer d’autres fonctionnalités.

De plus, le chiffrement de pointe et les options de protection par mot de passe offerts par Dropbox permettent de préserver la sécurité de vos données, quelle que soit la personne qui y a accès.

Pour stocker en toute sécurité les fichiers sources et les conceptions propriétaires dans le cloud, conservez-les dans un dossier Dropbox accessible uniquement sur invitation. Lorsque vous partagez du contenu, ajoutez des mesures de protection telles que la protection par mot de passe, les dates d’expiration et les contrôles de téléchargement, et utilisez l’historique de consultation pour suivre les accès et les révoquer rapidement.

L’historique des versions et la récupération de fichiers peuvent également vous aider à restaurer les versions précédentes si des fichiers sont modifiés ou supprimés.

Envoyer des ressources de façon sécurisée

Vous avez créé votre référentiel de ressources. Très bien. Étape suivante : distribuer ces ressources aux partenaires qui en ont besoin ou accorder à vos agences partenaires l’accès à la Dropbox interne de votre entreprise. Il existe plusieurs façons sécurisées de le faire.

Dropbox facilite le partage de dossiers et de fichiers. Mieux encore, la personne à l’origine du partage contrôle qui peut consulter et modifier le dossier ou le fichier en question (les personnes disposant du lien, les membres de l’équipe ou uniquement les personnes invitées) et qui peut y accorder un accès supplémentaire. 

Vous avez également la possibilité de protéger vos dossiers ou fichiers avec un mot de passe, d’ajouter des délais de validité aux liens et de désactiver les téléchargements pour vos ressources partagées.

Si vous avez besoin d’un accès limité pour les fichiers clients, partagez-les depuis Dropbox à l’aide de liens partagés avec des contrôles tels que les mots de passe, les dates d’expiration ou la désactivation des téléchargements selon vos besoins, et suivez l’activité des utilisateurs pour un meilleur contrôle.

Pour une protection supplémentaire, vous pouvez également ajouter des filigranes numériques afin que le contenu partagé comprenne des détails tels que l’adresse électronique et l’adresse IP du destinataire, afin de dissuader tout partage non autorisé.

Sans oublier la possibilité de savoir qui a consulté les dossiers ou les fichiers d’un compte Dropbox.

Contrôle de version sécurisé pour les équipes à distance

Pour garantir le contrôle des versions des supports marketing au sein d’équipes à distance, veillez à ce que tous les membres travaillent à partir d’un dossier Dropbox partagé et limitez l’accès en modification aux personnes autorisées à apporter des changements.

L’historique des versions et la récupération de fichiers de Dropbox vous permettent de restaurer les versions précédentes si des fichiers sont écrasés, et les contrôles des liens partagés, tels que les mots de passe, les dates d’expiration et les restrictions de téléchargement, vous aident à partager des brouillons en toute sécurité.

Alternative

Une autre solution s’offre à vous : utilisez Dropbox Transfer pour envoyer une copie d’un fichier ou dossier donné. 

Cliquez simplement sur “Envoyer une copie” dans le menu déroulant “Partager”, puis envoyez‑la par lien ou par e‑mail. De même, Transfer vous offre plusieurs possibilités de configuration : protection par mot de passe, ajout d’un délai de validité et envoi de notifications de téléchargement pour plus de sécurité et de visibilité sur le statut de vos ressources.

En conclusion, organiser et partager vos ressources de marque n’est pas forcément compliqué ou effrayant ! Avec une méthode réfléchie, un ajout de tags bien pensé et un partage sécurisé, votre entreprise et ses partenaires marketing pourront produire ensemble un travail sensationnel.

Avec Dropbox, faites bien plus que stocker des fichiers : organisez-les en toute sécurité, contrôlez l’accès et transmettez vos fichiers de marque en toute confiance, des dossiers partagés à Dropbox Transfer. Explorez toutes les fonctionnalités de Dropbox et découvrez comment elles peuvent optimiser tout votre workflow.