Liste de tâches pour le départ d'un freelance : comment clôturer un projet en toute sécurité

Les freelances aident les équipes marketing à avancer plus vite et avec plus de flexibilité. Ils peuvent concevoir une campagne, monter une vidéo, élaborer une proposition, rédiger un plan de lancement ou prêter main-forte pour les travaux clients lorsque votre équipe a besoin de renfort.

Mais lorsque le travail se termine, le projet n’est pas vraiment fini tant que les fichiers ne sont pas revenus à leur place et que les accès n’ont pas été nettoyés. Un freelance peut avoir accès à des informations telles que :

• Dossiers
• Briefs
• Brouillons
• Exportations finales
• Liens partagés
• Factures
• Fichiers des clients
• Contenu de projet confidentiel

Si l'accès reste ouvert après la fin du contrat, vous risquez de perdre le fil de ce qui a été partagé, de savoir qui peut encore le modifier et où se trouve la version finale.

Notre liste de tâches de départ vous aide à clôturer les missions de freelances et de prestataires en toute simplicité. Avec Dropbox, vous pouvez rassembler les fichiers finaux, supprimer les accès, vérifier les liens partagés et retrouver facilement votre projet par la suite. Choisissez un forfait et simplifiez le processus de départ.

Qu'est-ce que le départ d'un freelance ?

Le offboarding des freelances est le processus de clôture d'un travail sous contrat, qui consiste à collecter les livrables finaux, à sauvegarder le contexte du projet, à régler les tâches administratives et à supprimer l'accès aux fichiers, aux dossiers, aux outils ou aux liens partagés. C'est une tâche de plus en plus courante : selon une enquête McKinsey de 2022, jusqu'à 36 % des Américains actifs se considèrent comme des freelances ou des travailleurs indépendants.

Le départ des freelances est similaire à celui des employés, mais l'accent est souvent mis davantage sur le projet en question. Au lieu de la paie, des avantages sociaux et des démarches RH internes, le départ d'un freelance se résume généralement à quelques questions pratiques :

• Disposez-vous de tous les fichiers finaux que vous avez payés ?
• Votre équipe sait-elle où se trouve le travail ?
• Le freelance peut-il toujours consulter, modifier ou télécharger le contenu confidentiel du projet ?

Une bonne liste de tâches de départ d’un freelance vous offre une méthode reproductible pour répondre à ces questions avant que le projet ne disparaisse dans un dossier au nom obscur.

Pourquoi les listes de tâches de départ des employés ne couvrent pas entièrement le travail des freelances

Vous ne devriez pas appliquer un processus de départ d’employé aux freelances. Une liste de tâches Standard pour le départ d’un employé couvre généralement le matériel de l’entreprise, les comptes internes, les entretiens de départ, le solde de tout compte et le transfert des connaissances. 

Ces étapes peuvent être utiles, mais les freelances créent un autre type de risque. Les freelances travaillent souvent sur :

• Dossiers de l'entreprise
• Espaces de travail DocSend Personal
• Pièces jointes des e-mails
• Liens de transfert de fichiers
• Outils de création

Ces personnes peuvent disposer d'un accès en modification pendant qu'un projet est actif, mais elles n'ont peut-être pas besoin du même accès après la remise finale. Et si un lien partagé reste actif, le contenu du projet peut demeurer accessible même après que vous avez supprimé quelqu'un d'un dossier.

C’est pourquoi le départ d’un freelance doit se concentrer sur la clôture du cycle de contenu : récupérer le travail, conserver les bonnes personnes et supprimer l’accès des personnes qui n’en ont plus besoin.

Liste de tâches pour le départ d’un freelance : 8 étapes pour sécuriser les fichiers d’un projet

Utilisez cette liste de tâches de départ chaque fois qu'une mission en freelance, en sous-traitance ou en agence prend fin. Vous pouvez l'adapter aux projets de design, aux campagnes marketing, aux livrables client, aux montages vidéo, aux missions de conseil et à tout projet où des personnes externes gèrent du contenu Business. Voici comment procéder :

1. Vérifiez que le projet est terminé

Avant de supprimer les accès, assurez-vous que le travail est réellement terminé. Confirmez la portée finale, la date de livraison, les versions restantes, la facture finale ainsi que tout détail relatif à l'espace utilisé ou aux licences mentionné dans le contrat.

C’est aussi le moment de poser une simple question de transfert : « Y a-t-il quelque chose dont nous aurons besoin plus tard qui ne se trouve pas encore dans le dossier final ? »

Cela peut inclure des fichiers de travail, des séquences brutes, des polices, des notes de recherche, des modèles modifiables, des fichiers source, des paramètres d’exportation ou de la documentation. Examinez le contrat et prenez une décision.

2. Créez un dossier final de livrables

Rassemblez les données de projet en un seul et même endroit dans votre stockage cloud, contrôlé par votre équipe. Un dossier final peut contenir :

• Fichiers finaux approuvés
• Fichiers sources et fichiers de travail
• Contrats, factures et briefs
• Notes de réunion et journaux de décisions
• Commentaires des clients ou des parties prenantes
• Versions exportées pour la livraison

Grâce aux dossiers partagés, vous pouvez regrouper les fichiers d'un projet et gérer les personnes autorisées à les consulter ou à les modifier. Dropbox vous permet également de définir des autorisations pour les fichiers et dossiers partagés, y compris l'accès en lecture et en modification.

3. Confirmez la propriété des fichiers dont vous avez besoin

Assurez-vous que les fichiers finaux résident dans un emplacement contrôlé par l'entreprise, et pas seulement dans l'espace de travail du freelance. Ce point est particulièrement important pour les fichiers modifiables que votre équipe pourrait avoir besoin de réutiliser ultérieurement.

Par exemple, ne vous arrêtez pas à un PDF terminé si vous aurez besoin du fichier de conception modifiable au prochain trimestre. Ne vous contentez pas d'un export vidéo final si les modifications futures nécessitent le fichier de projet, les légendes, les pistes audio ou les clips bruts.

L'objectif est de garantir que le travail reste précieux et facile à utiliser une fois la contribution du freelance terminée.

4. Enregistrez le contexte du projet avant qu'il ne disparaisse

Les fichiers ne racontent pas toujours toute l’histoire. Demandez au freelance une brève note de transmission qui explique :

• Où les fichiers finaux sont conservés
• Quel fichier est la version finale approuvée
• Quels outils, modèles ou plug-ins ont été utilisés
• Ce qui a changé lors de la dernière série de modifications
• Tout problème connu, question en suspens ou prochaine étape

La plupart des freelances ont l'habitude de procéder ainsi et cela peut éviter de nombreux échanges par la suite, en particulier lorsqu'un membre de l'équipe doit reprendre le projet plusieurs mois après la fin du contrat.

5. Vérifier les autorisations des dossiers et des fichiers

Vérifiez ensuite qui peut accéder au dossier et ce que ces personnes peuvent en faire. Pendant un projet actif, un freelance peut avoir besoin d'un accès en Modifier. Après la livraison, cette personne n'a peut-être besoin que d'un accès en lecture pendant une courte période de révision, voire d'aucun accès.

Les fichiers et dossiers partagés Dropbox vous permettent de définir des droits d'accès tels que propriétaire, éditeur et lecteur. L'option « Peut modifier » permet à une personne d'ajouter, de modifier, de supprimer, de partager ou de télécharger des fichiers dans un dossier, tandis que l'option « Peut consulter » lui permet de consulter, de télécharger, de partager et de commenter des fichiers sans pouvoir les ajouter, les modifier ou les supprimer.

6. Supprimer l’accès des freelances aux fichiers et dossiers partagés

Lorsque le projet est terminé, supprimez l'accès aux fichiers et dossiers partagés dont le freelance n'a plus besoin. Dans Dropbox, supprimer un membre d'un dossier partagé signifie que cette personne perd l'accès au dossier et aux fichiers qu'il contient. Vous pouvez également choisir de lui laisser une copie du dossier, mais cette copie ne se synchronisera plus avec les autres comptes.

C'est la partie de la liste de tâches que l'on appelle parfois « révocation d'accès », ce qui semble assez dramatique. Cependant, la version quotidienne est plus simple : supprimez l'accès une fois le travail terminé.

7. Vérifiez les liens partagés, les mots de passe, les dates d’expiration et les téléchargements

Supprimer une personne d’un dossier ne couvre pas toujours tous les modes de partage d’un fichier. Les liens partagés méritent leur propre examen. Recherchez les liens envoyés pour révision, approbation, livraison client ou transfert de fichiers. Décidez quels liens conserver, lesquels laisser expirer et lesquels supprimer. 

Dropbox prend en charge les liens partagés avec des contrôles tels que la protection par mot de passe et les dates d'expiration, et les administrateurs d'équipe peuvent définir des dates d'expiration par défaut pour les liens partagés de l'équipe. Une fois qu'un lien a expiré, toute personne qui y accède constate que le lien a expiré.

Cette étape est particulièrement importante pour le contenu sous embargo, les travaux créatifs non publiés, les fichiers de tarification, les documents de stratégie, les listes de clients et tout élément couvert par un accord de confidentialité.

8. Archivez le projet et documentez la clôture

Une fois l’accès nettoyé, archivez le projet dans un endroit où votre équipe pourra le retrouver plus tard. Ajoutez une courte note qui indique :

• Où résident les fichiers finaux
• Qui y a toujours accès
• Quels liens partagés restent actifs
• Lorsque l'accès du freelance a été supprimé
• Tous les fichiers récupérés, restaurés ou remplacés pendant le départ

Cela facilite votre prochain projet. Cela donne également à votre équipe une trace claire lorsqu’un client, un responsable ou un collègue demande où est passé un élément.

Comment puis-je contrôler l’accès aux données confidentielles partagées ?

Vous pouvez contrôler l'accès aux données partagées confidentielles en limitant les autorisations, en utilisant l'accès en lecture seule lorsque cela est possible, en ajoutant des contrôles de lien tels que des Passwords ou des dates d'expiration lorsqu'ils sont disponibles, et en révisant le partage externe à la fin du projet.

Pour les projets freelance, concentrez-vous sur quatre habitudes de contrôle d'accès :

• Partagez uniquement ce dont le freelance a besoin : par exemple, un designer travaillant sur des ressources pour les réseaux sociaux n’a pas besoin d’accéder aux fichiers de tarifs, aux contrats, ou aux dossiers client sans rapport avec son travail
• Utilisez l’accès en Consulter pour la révision : si quelqu’un a seulement besoin de vérifier un fichier ou de télécharger une version approuvée, il n’a probablement pas besoin d’un accès en Modifier
• Ajoutez des contrôles de lien pour les fichiers sensibles : les mots de passe et les dates d'expiration peuvent contribuer à limiter l'accès une fois la période de révision ou de livraison terminée
• Vérifiez les accès après le transfert : à la fin du projet, contrôlez les dossiers partagés et liens avant d’archiver le travail

Cela est particulièrement important pour les contenus confidentiels. Dropbox vous offre plusieurs façons de gérer qui peut afficher ou modifier les fichiers que vous partagez. Les paramètres des liens partagés peuvent également ajouter un niveau de contrôle supplémentaire avec des Passwords et des dates d'expiration, selon votre forfait.

Puis-je définir des autorisations pour les fichiers partagés ?

Vous pouvez définir les autorisations relatives aux fichiers et dossiers partagés afin que les utilisateurs puissent afficher ou modifier le contenu, selon votre mode de partage et votre forfait Dropbox.

Cette règle simple s'avère très utile : accordez aux personnes le niveau d'accès le plus bas dont elles ont besoin pour effectuer leur travail. Cela peut signifier :

• Pendant un projet : accorder à un designer freelance l’accès en modification à un dossier de campagne
• Après la livraison finale : passez-les en accès Consulter uniquement pour une courte période
• Une fois le projet entièrement clôturé— supprimez complètement l’accès

Avant de terminer le processus de départ, vérifiez d'où provient l'accès. Un freelance peut avoir accès à un fichier directement, via un dossier partagé, ou via un dossier parent plus large. Travaillez à partir du dossier du projet vers l’extérieur afin de ne pas laisser un accès ouvert par accident.

Puis-je vérifier qui a consulté les documents partagés ?

Vous pouvez facilement surveiller les infos de consultation, l’activité des fichiers et l’ activité de partage de l’équipe dans Dropbox, selon votre forfait et vos paramètres.

Les infos de consultation peuvent indiquer si quelqu’un est en cours de consultation d'un fichier, et certains forfaits permettent de savoir quand il a été consulté pour la dernière fois. Les clients bénéficiant de certains forfaits Business, par exemple, peuvent voir qui a consulté un fichier et à quel instant il a été ouvert pour la dernière fois. Pour les comptes d’équipe, certains admins. peuvent également :

• Surveiller l’activité de partage globale
• Génération de rapports de partage à l’extérieur de l’équipe
• Gérer le contenu partagé en externe

Les rapports peuvent inclure des informations telles que ce qui a été partagé, le niveau d'accès, l'état du mot de passe ou d'expiration, la personne qui a partagé le contenu, et si le contenu a été consulté ou modifié. Avant de clôturer le projet de freelance, vérifiez les points suivants :

1. Les personnes ayant encore accès aux fichiers et dossiers partagés.
2. Quels liens partagés sont encore actifs.
3. Si du contenu sensible a été partagé à l’extérieur de l’équipe.
4. Si un élément semble inhabituel, comme des modifications tardives, des téléchargements ou des fichiers supprimés.

Il n’est pas nécessaire de transformer chaque départ de freelance en enquête approfondie. L’objectif est de confirmer que le contenu d’un projet se trouve au bon endroit et que les accès correspondent toujours au travail.

Que devez-vous faire si des fichiers de projet ont été modifiés, supprimés ou écrasés ?

Si des fichiers de projet ont été modifiés, supprimés ou écrasés lors du transfert, vérifiez l'activité des fichiers et l'historique des versions avant de clôturer le projet.

Cela peut être utile lorsqu'un problème survient juste avant la ligne d'arrivée. Peut-être qu'une présentation finale a été écrasée par une version plus ancienne, qu'un designer a supprimé des ressources inutilisées dont votre équipe a encore besoin, ou qu'un prestataire a importé les fichiers finaux dans le mauvais dossier.

Les fonctionnalités d’historique des versions et de récupération de Dropbox vous permettent de consulter les modifications apportées à un fichier ou à un dossier, de comparer des versions et de restaurer des versions précédentes. La période d’historique des versions disponible dépend de votre forfait. Effectuez cette opération avant de supprimer complètement l’accès :

• Vérifiez l’activité récente—recherchez les modifications effectuées pendant la période de transfert final
• Confirmez la version approuvée : assurez-vous que le fichier que votre équipe prévoit d'utiliser est le bon
• Restaurez si nécessaire : si un fichier a été modifié par erreur, utilisez l’historique des versions pour le récupérer

Dropbox aide également les équipes à restaurer et récupérer des fichiers après des modifications accidentelles ou des suppressions.

Comment Dropbox vous aide à mettre fin à la collaboration avec des freelances en toute sécurité

Grâce au stockage cloud Dropbox, vous pouvez récupérer les fichiers finaux, organiser la transmission, gérer les autorisations des fichiers partagés, examiner les liens partagés et conserver un historique des modifications.

Pensez à la clôture de trois projets.

• Collectez le travail : utilisez des dossiers partagés pour conserver les livrables finaux, les fichiers sources, les briefs, les factures et les notes au même endroit, sous le contrôle de votre équipe
• Contrôlez les accès : accordez aux freelances le niveau d'accès approprié pendant la durée du projet, puis supprimez cet accès, modifiez les autorisations des fichiers ou passez en revue les liens partagés une fois le projet terminé
• Gardez le projet récupérable— utilisez l’ historique des versions et la récupération de fichiers, les infos de consultation et les détails de partage pour comprendre plus facilement l’activité des fichiers

Le départ d'un freelance est plus simple lorsque le contenu du projet est déjà regroupé dans un espace partagé unique. Vous perdez ainsi moins de temps à rechercher les fichiers finaux et vous avez l'assurance que le projet est réellement terminé.

Clôturez le projet sans perdre le contrôle du travail

Une liste de tâches d’offboarding des freelances doit être cohérente. Rassemblez les fichiers finaux, sauvegardez le contexte, vérifiez les autorisations, supprimez les accès, contrôlez les liens partagés et archivez le projet.

Avec Dropbox, vous pouvez simplifier l’offboarding des freelances, du premier brief au transfert final, puis clôturer le projet avec les bons accès toujours en place. Choisissez un forfait Dropbox pour commencer dès aujourd’hui.