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Cinq façons d’optimiser votre workflow pour un maximum d’efficacité

6 minutes

28 avril 2025

Quels sont les avantages de l’optimisation des workflows ?

En optimisant vos processus, vous pouvez supprimer les opérations de routine inutiles et les tâches chronophages, ainsi que limiter les erreurs. D’autres avantages s’offrent à vous :

  • productivité améliorée
  • plus grande efficacité
  • meilleure communication
  • retards réduits
  • avantage concurrentiel
  • collaborateurs plus motivés
  • formation simplifiée des collaborateurs
  • responsabilités et obligations mieux définies
Gros plan sur des collègues examinant des documents posés sur une table.

Cinq façons d’optimiser des workflows

Voici cinq façons d’optimiser vos workflows :

1. Identifiez les processus actuels qui vous ralentissent

Certains signes peuvent indiquer que votre workflow doit être optimisé : des retards et des blocages qui vous empêchent de respecter les échéances des projets, de nombreuses erreurs à corriger ou itérations de tâches inutiles ou encore une technologie redondante, qui génère des problèmes supplémentaires au lieu de résoudre ceux existants.

Tenez compte des éléments suivants lors de l’évaluation de vos workflows actuels :

  • Les personnes, les systèmes ou les outils concernés.
  • Les tâches, les étapes ou les activités nécessaires pour obtenir le résultat souhaité du workflow.
  • La durée généralement requise pour effectuer chaque tâche ou activité.
  • Les informations nécessaires pour faire avancer le workflow.
  • Le déclencheur, l’action, le moment ou la condition qui démarre le workflow.
  • Le résultat escompté du workflow.

En sollicitant plusieurs collaborateurs, vous pouvez identifier ensemble les redondances ou les inefficacités de votre workflow.

Avec les outils de partage de fichiers et de collaboration Dropbox, vous pouvez recueillir plus facilement les commentaires des membres de votre équipe.

Dropbox permet par exemple à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même fichier en temps réel, simplifiant ainsi la collaboration. Cette transparence peut aider à identifier des blocages, car si un membre de l’équipe passe systématiquement plus de temps à exécuter une tâche, c’est peut-être le signe qu’un problème existe dans cette partie du workflow.

Pour trouver les étapes les plus chronophages dans le workflow et les endroits où des améliorations sont possibles, Dropbox génère aussi un journal détaillé des activités, qui répertorie toutes les actions effectuées sur un fichier (par exemple, consultations, téléchargements et modifications).

2. Définissez vos objectifs

Une fois que vous avez identifié les workflows à optimiser, vous pouvez commencer à définir les objectifs de cette optimisation et votre plan d’action.

Même si vous avez une vision généraliste au départ, le fait de réfléchir à des améliorations spécifiques et pourquoi vous aidera à cibler votre approche sur les résultats souhaités.

Par exemple, si votre équipe travaille dans des sprints avec des échéances mensuelles qui se suivent, vous pouvez optimiser le processus de commentaires pour éviter que vos projets ne soient bloqués vers la fin du mois. Avec des outils de gestion de projets comme Dropbox Paper, vous pouvez créer une liste de tâches, attribuer des tâches aux membres de l’équipe et fixer des dates d’échéance en quelques secondes. À l’approche des échéances, Paper enverra des notifications automatiques, afin que vous puissiez suivre de près les tâches du projet.

3. Utilisez des modèles et automatisez le workflow dès que cela est possible

L’automatisation des processus peut vous aider à réduire le temps passé sur des tâches manuelles ou répétitives, afin de vous consacrer à des activités plus productives.

Avec l’option d’automatisation de Dropbox, vous pouvez configurer des règles et des déclencheurs pour organiser automatiquement des fichiers dans des dossiers spécifiés. Vous gagnez ainsi du temps et de l’énergie en n’ayant plus à trier et déplacer manuellement les fichiers. Par ailleurs, vous avez la certitude que vos documents sont toujours au bon endroit.

Des outils tels que Dropbox Dash peuvent vous aider à regrouper le contenu de vos fichiers, applications, liens de navigateur et bien plus encore dans une «pile » organisée que vous pouvez partager avec votre équipe. Dash utilise l’IA pour suggérer de nouvelles piles et organiser les fichiers dans des collections basées sur des projets en fonction de votre activité récente.

Une meilleure façon d’organiser votre journée de travail existe

Gérez votre travail, gardez le contact et préparez vos réunions, le tout depuis un tableau de bord central via la page de démarrage Dropbox Dash.

Un professionnel en télétravail consulte plusieurs documents sur deux écrans d’ordinateur.

Conseils pour l’optimisation des workflows

Découvrez quelques conseils supplémentaires pour optimiser vos processus existants et améliorer l’efficacité opérationnelle :

  • Adoptez une vision à long terme : les changements que vous apportez maintenant seront-ils toujours efficaces à mesure que votre activité se développe ?
  • Optez pour la flexibilité : puisque les changements rythment l’activité, vous devez pouvoir vous adapter et effectuer des réajustements selon les besoins.
  • Basez votre optimisation sur vos priorités : identifiez les tâches essentielles et ce que vous pouvez simplifier ou automatiser.
  • Documentez les changements et les nouveaux processus : pour éviter toute confusion et garantir que chacun suit correctement le workflow.
  • Testez le workflow optimisé avant de le déployer à plus grande échelle : vous pourrez ainsi prévenir tout problème en amont et vous assurer que le processus est aussi efficace que possible.

Workflows optimisés et simplifiés avec Dropbox

Dropbox vous aide à optimiser vos workflows de vente, marketing, etc., en automatisant les processus, afin de vous éviter de passer d’une application à une autre et de perdre du temps lors du processus d’ajout de commentaires sur les contenus. Des outils pratiques comme Dropbox Paper vous permettent de partager des idées et des contenus plus facilement, et de recueillir davantage d’avis directs.

Dropbox s’intègre aux applications que vous utilisez déjà pour vous offrir tous les composants essentiels d’un workflow optimisé : efficacité et rapidité, clarté et cohérence, structure et standardisation.

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