Comment prendre de meilleures notes en réunion grâce à un modèle

Prendre des notes lors d’un partage d’écran, d’une réunion ou pendant une conversation peut s’avérer difficile. La synthèse des actions décidées lors de la réunion peut également poser des difficultés Ce guide vous aide à rédiger de meilleurs comptes rendus de réunion et à consigner les informations clés.

Dropbox facilite la prise de notes de réunion efficaces en proposant un modèle de compte rendu de réunion gratuit et en vous offrant les fonctionnalités suivantes :

• Sauvegarde et enregistrement automatiques pour synchroniser les notes de réunion en temps réel, afin que vous puissiez vous concentrer sur la réunion.
• Documents partagés pour permettre aux membres de l’équipe de consulter et de contribuer à l’ordre du jour de la réunion avant ou pendant la réunion, sans avoir à faire plusieurs choses en même temps.
• Transcription automatique des enregistrements pour simplifier la consultation des points abordés, les suivis et la préparation de l’ordre du jour de la réunion suivante.
• Mises à jour en temps réel des documents, consultables à tout moment et en tout lieu, pour que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.

Modèle de notes de réunion

Obtenir le modèle de notes de réunion gratuit dans Dropbox Paper constitue la première étape pour introduire les conseils et techniques avancés développés dans ce guide. 

Il fait partie d’une vaste gamme de modèles disponibles. Consultez la bibliothèque complète de modèles Dropbox Paper pour trouver des listes de tâches, des modèles de planification de projet et bien plus encore.

Pourquoi prendre des notes de réunion ?

À quelle fréquence consultez-vous réellement vos notes de réunion ? Si la prise de notes en réunion vous semble être une corvée et que vous ne les consultez jamais par la suite, il est légitime de remettre en question l’utilité même de cette démarche.

En réalité, si personne — vous y compris — n’utilise vos notes de réunion, c’est probablement le signe qu’elles ne sont pas utiles dans leur format actuel.

Alors, à quoi servent véritablement les notes de réunion ? Que devraient-elles accomplir concrètement ?

En réalité, les notes de réunion devraient avant tout servir d’outil pour que chacun reste sur la même longueur d’onde. Vos notes de réunion doivent fournir à chaque participant :

• Un résumé clair et concis de ce qui a été discuté
• Les principaux enseignements issus de ces discussions
• Un aperçu des actions décidées et des prochaines étapes

En définitive, les notes de réunion servent de feuille de route pour ce qui doit être fait une fois la réunion terminée et que les gens reprennent le travail.

Considérez vos notes comme une source unique d’informations. Plus tard, si un membre de l’équipe doute de ce qui a été convenu ou se demande quelle est sa prochaine tâche, il peut facilement se référer au compte rendu de la réunion précédente. 

De plus, si une personne était absente lors de la réunion, vos notes doivent être suffisamment complètes pour lui permettre de rattraper son retard, sans qu’il soit nécessaire de faire un récapitulatif complet des points abordés.

En rédigeant correctement vos notes de réunion à l’aide du modèle approprié, vous gagnerez du temps, augmenterez la productivité et permettrez à chacun de rester concentré sur ses objectifs. 

Notes de réunion utiles : un exemple de scénario

Voyons comment fonctionnent les notes de réunion optimisées dans un scénario tiré du monde réel.

Imaginez une réunion où vous discutez du lancement d’une promotion sur le site web de l’entreprise. Cette discussion abordera de nombreux sujets, mais les notes les plus pertinentes se concentreront sur l’essentiel : retenir les points clés sans se laisser submerger par les détails.

Pour ce faire, commencez par lister les points clés à l’ordre du jour :

• Pourquoi cette promotion est-elle lancée ? Par exemple, pour augmenter les ventes ou le trafic sur le site web.
• Quel est l’objectif concret de cette promotion ? Par exemple, d’obtenir une augmentation des ventes de 10 %.
• Qui en est responsable ? Par exemple, le service marketing pour la communication, le service juridique pour les approbations, etc.
• Quelle est la durée de la promotion ? Par exemple, deux semaines, un mois, ou autre.

Au cours de la réunion, concentrez-vous sur la synthèse des points clés pour chaque sujet. Évitez de consigner ce que la personne A dit à la personne B ainsi que les échanges qui peuvent en découler.

En rédigeant des notes de réunions formelles de manière claire et concise, vous facilitez leur consultation ultérieure par tous les participants, en évitant à vos collaborateurs d’avoir à parcourir de longues discussions inutiles.

Dans ce cas précis, les notes de réunions doivent avant tout consigner les actions à entreprendre. Dans un compte rendu de réunion efficace, ces actions doivent être indiquées clairement à la fin, en précisant la nature de l’action, la personne responsable et les échéances éventuelles. Par exemple :

• Approbation légale : personne A, à rendre d’ici vendredi
• Mises à jour du site web : personne B, à terminer d’ici mardi prochain
• Communication marketing : personne C, doit envoyer une ébauche à l’équipe d’ici jeudi.

La structure de ce scénario permet d’organiser une tâche complexe et d’en faciliter le suivi ; plutôt que de se souvenir de qui fait quoi, il suffit de consulter les notes.

Dans quels autres domaines de bonnes notes de réunion peuvent-elles être utiles ?

Les notes de réunion peuvent s’avérer salvatrices dans de nombreuses situations, surtout lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu. Les bonnes notes sont utiles dans plusieurs domaines, notamment dans les domaines suivants :

• Résolution des conflits : les notes constituent un compte rendu fiable des engagements
• Compensation des absences : lorsque des parties prenantes clés manquent une réunion
• Responsabilisation : toujours préciser qui est responsable de quoi
• Conformité : fournir des documents à des fins légales et réglementaires
• Formation : faciliter l’intégration des nouveaux employés et leur familiarisation avec le fonctionnement de l’entreprise

Les notes de réunion permettent à chacun de rester organisé, mais elles constituent également une protection pour votre équipe et une référence utile pour l’avenir. Qu’il s’agisse de résoudre un problème ou d’intégrer un nouveau membre de l’équipe, les notes sont essentielles !

Que faut-il inclure dans les notes de réunion ?

Identifier les éléments à inclure dans les notes représente la moitié du travail. Les détails varient en fonction de la nature de votre réunion, mais voici une liste de contrôle initiale pour vous guider à travers les points essentiels.

Vous pouvez utiliser tous ces éléments lorsque vous téléchargez le modèle gratuit de notes de réunion. N’hésitez donc pas à les inclure et à les adapter à vos besoins lors de la création du document.

• Date de la réunion : pour faciliter la consultation de vos notes
• Heure de la réunion : au cas où vous auriez plusieurs réunions similaires le même jour
• Sujet général de la réunion : par exemple, le nom du projet en question
• Participants : personnes présentes à la réunion
• Ordre du jour : la liste convenue des points clés et des sujets de discussion
• Discussion : principaux enseignements tirés des sujets abordés
• Actions décidées : tâches assignées à partir des sujets abordés

Cette liste est utile pour tout type de réunion, y compris les réunions informelles, les réunions du personnel, les réunions de lancement de nouvelles affaires, les réunions du conseil d’administration, et bien plus encore.

Le modèle de notes de réunion disponible dans la bibliothèque de modèles Dropbox Paper, comprend tous ces éléments et est facilement personnalisable selon vos besoins précis.

Comment prendre des notes exploitables et rendre les réunions plus productives

Prendre des notes de réunion est une méthode stratégique pour améliorer l’efficacité des réunions et s’assurer que chacun connaît ses responsabilités. C’est également un moyen pratique de consigner officiellement l’objectif de la réunion, les points abordés et les principaux enseignements tirés des réunions précédentes.

Voici comment structurer vos actions avant, pendant et après les réunions afin de rédiger des comptes rendus efficaces, qui permettent à toutes les parties prenantes de rester informées et alignées sur les décisions et actions convenues.

1. Préparez à l’avance votre modèle de notes de réunion

Venez à la réunion avec votre modèle de notes de réunion prêt à l’emploi. Un modèle préétabli vous offre une structure claire que vous pouvez remplir pendant la séance. Cela vous permet de ne manquer aucun point important et de rester organisé.

2. Remplissez à l’avance le modèle de notes de réunion avec les informations dont vous disposez

Remplissez votre modèle de notes de réunion autant que possible, en indiquant la date, l’heure, les participants et les points à l’ordre du jour. Essayez de donner une mise à jour pour chaque point de l’ordre du jour. Si vous prenez le temps de recueillir ces informations auprès des parties prenantes et des membres de l’équipe avant la réunion, vous pourrez consacrer une plus grande partie de la séance à la discussion en cours, ce qui est une excellente idée pour la productivité.

3. Favorisez la collaboration

Dropbox inclut de nombreuses fonctionnalités de collaboration permettant de répartir la charge de travail. Elles sont essentielles pour tirer le meilleur parti de vos notes de réunion. Demandez aux participants de résumer les principaux enseignements qu’ils ont tirés de la réunion, ainsi que les actions qu’ils comptent entreprendre. Cela favorise la prise de conscience tout en rendant les notes plus précises. Vous pouvez même afficher le modèle de notes de réunion sur un écran afin que chacun puisse le consulter et y contribuer ouvertement.

Avec Dropbox, tous les participants peuvent accéder aux notes et les modifier, même s’ils ne possèdent pas de compte. Après la réunion, les participants peuvent continuer à ajouter des commentaires, poser des questions ou demander des précisions. Ainsi, vos notes de réunion deviennent un document de travail, et non une simple liste statique.

4. Attribuez des tâches et des actions aux personnes

L’une des parties les plus importantes de vos notes de réunion est la liste des actions à entreprendre. Grâce aux fonctionnalités de gestion des tâches de Dropbox, vous pouvez facilement gérer les tâches en ajoutant des cases à cocher pour chaque action convenue, ce qui facilite le suivi.

Utilisez les @mentions pour assigner des tâches directement aux membres de l’équipe, afin qu’ils soient informés de leurs responsabilités. Au fur et à mesure que les tâches sont accomplies, les gens peuvent les cocher sur la liste. C’est un moyen simple de suivre les progrès et de responsabiliser les gens. Vous pouvez le faire dans Dropbox Paper, Microsoft Office ou Google Docs.

5. Organisez vos notes

Dropbox facilite l’organisation des documents. Vous pouvez créer un nouveau modèle de notes de réunion pour chaque session, ou, pour les réunions récurrentes, tenir un seul document que vous mettez à jour régulièrement. 

Stockez-les dans des dossiers de projet dédiés en utilisant les fonctionnalités de stockage de documents sécurisé de votre compte, pour un accès rapide. Vous pouvez même les stocker dans des espaces partagés auxquels les membres de votre équipe pourront accéder, ce qui vous épargnera de les renvoyer ultérieurement comme tâche de suivi.

6. Créez une transcription et utilisez des outils basés sur l’IA pour automatiser vos notes

Vous passez plus de temps à prendre des notes qu’à participer à la réunion ? En enregistrant vos réunions (avec l’accord de tous), vous pouvez saisir la conversation et vous concentrer sur les sujets abordés. Que vous utilisiez les outils de réunion intégrés ou un logiciel d’enregistrement d’écran, l’enregistrement peut ensuite être téléchargé sur votre compte Dropbox.

De nombreux outils permettent de générer des transcriptions à partir de fichiers vidéo enregistrés. Vous pouvez transcrire des vidéos en utilisant Dropbox pour tout gérer au sein d’un seul outil. Une fois que vous disposez d’une transcription, essayez d’utiliser des outils basés sur l’IA pour en analyser le contenu et obtenir un résumé de vos réunions.  Cela vous donne une vue claire des points clés, sans avoir à vous soucier des notes. 

Stockez la transcription et l’enregistrement vidéo avec vos notes de réunion, ou intégrez même la vidéo dans votre document pour la consulter ultérieurement.

Les techniques mentionnées ci-dessus permettront d’améliorer la productivité de vos réunions et de garantir que chaque participant reparte avec une vision et un objectif clairs.

Utiliser Dropbox pour optimiser vos notes de réunion

La prise de notes en réunion ne doit pas représenter une corvée ni une perte de temps. Bien rédigées, les notes de réunion peuvent constituer une ressource centrale et puissante permettant aux parties prenantes d’un projet de collaborer et d’atteindre leurs objectifs.

En plus du modèle de notes de réunion gratuit et personnalisable, Dropbox fournit des outils essentiels pour collaborer, s’organiser et gagner en efficacité. Essayez Dropbox dès maintenant pour améliorer vos comptes rendus de réunion.