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Comment envoyer des vidéos et des fichiers de grande taille par e‑mail, même si le fichier semble trop grand ?

8 minutes

2 novembre 2024

Photo d’une personne en télétravail envoyant des fichiers vidéo volumineux à ses collègues par e‑mail

Limites des pièces jointes

Avant d’aborder les solutions, il est intéressant de comprendre pourquoi il est souvent impossible de joindre certains fichiers directement à un e-mail.

Taille des fichiers

Comme nous l’avons déjà mentionné, les limites de taille constituent un inconvénient majeur lors d’envois de fichiers par e-mail sous forme de pièces jointes.

Les limites exactes varient, mais elles se situent généralement entre 10 et 25 Mo. À titre d’exemple, voici les limites de taille des fichiers joints pour certaines des plateformes d’e-mail électronique les plus populaires :

  • Gmail : 25 Mo
  • Microsoft Outlook : 20 Mo
  • iCloud Mail : 20 Mo
  • ProtonMail : 25 Mo
  • AOL Mail : 25 Mo
  • Yahoo! Mail : 25 Mo
  • GMX : 50 Mo

Ces limites conviennent pour le partage de documents, de feuilles de calcul ou d’autres formats de fichiers de petite taille, mais seront rapidement dépassées par les images et les vidéos en haute résolution.

Sécurité

Mais il ne s’agit pas juste de simplifier le partage de fichiers plus volumineux. L’envoi de fichiers sous forme de pièces jointes par e-mail a également des implications en matière de sécurité.

Prenons l’exemple d’une mallette contenant tous les fichiers que vous souhaiteriez utiliser. Le fait de joindre ces fichiers à un e-mail équivaut à jeter votre mallette par-dessus un mur au destinataire qui se trouve de l’autre côté.

Sitôt lancée, la mallette ne vous appartient plus et vous n’avez plus de contrôle dessus, même si vous vous rendez compte que vous avez envoyé les mauvais fichiers ou les avez adressés au mauvais destinataire.

Imaginons maintenant un scénario similaire, à ceci près que vous choisissez cette fois de placer votre mallette dans un casier protégé par un code numérique. Votre destinataire peut accéder au casier et l’ouvrir avec les données que vous avez partagées, mais vous pouvez également modifier à distance le code d’accès, ou même changer de destinataire.

Il s’agit d’un exemple simple, mais qui illustre bien la raison pour laquelle les pièces jointes dans les e‑mails peuvent créer des risques de sécurité problématiques en cas d’erreur, sachant que ces erreurs sont souvent inévitables. L’utilisation d’outils externes vous fait bénéficier d’un niveau de sécurité et de contrôle supplémentaire pour partager vos fichiers professionnels en toute sérénité.

Contrôle d’accès et historique des versions

Nous sommes tous passés par là : vous rédigez un e-mail important, cliquez sur Envoyer, puis vous rendez aussitôt compte d’une erreur dans le fichier joint ou la vidéo.

Avec le partage de fichiers via le cloud, vous pouvez facilement corriger une erreur dans le fichier partagé sans avoir à envoyer un e‑mail de suivi. De même, les solutions modernes de partage de fichiers permettent de mieux contrôler qui peut accéder à vos fichiers et suivre les modifications qui sont apportées.

Ainsi, si vous partagez votre dernière version avec l’équipe et devez vous assurer que les responsables de comptes peuvent y accéder, mais que seuls certains de vos collègues peuvent y apporter des modifications, il vous suffit de définir les autorisations d’accès appropriées pour chaque destinataire.

Naturellement, si vous recherchez des outils avancés pour le contrôle de version et les commentaires, une plateforme de commentaires pour vidéo spécialement conçue à cet effet, comme Dropbox Replay, pourrait être la solution idéale. En ce qui concerne les documents et autres types de fichiers, les outils de collaboration autour du contenu disponibles dans Dropbox simplifient l’ajout et la gestion des commentaires.

Révisez et approuvez les projets créatifs plus rapidement

Partagez la dernière modification que vous avez apportée, examinez et résolvez les commentaires, et obtenez l’approbation finale, le tout dans un seul et même outil.

Comment envoyer des vidéos et des fichiers de grande taille par e‑mail

L’envoi d’une vidéo ou d’un fichier de grande taille par e‑mail est d’autant plus simple qu’une variété d’options s’offre à vous.

Dans cette partie du guide, nous aborderons trois méthodes à choisir en fonction de votre objectif :

  • Partagez‑les via un stockage cloud avec un lien vers les fichiers stockés dans votre espace de stockage cloud Dropbox ou un service équivalent
  • Envoyez une copie séparée téléchargeable à l’aide d’un outil de transfert de fichiers volumineux tel que Dropbox Transfer
  • Joignez un fichier compressé s’il n’est pas possible de partager un lien, tout en sachant que la qualité peut être compromise

Partager le fichier via le stockage cloud

Avec une solution de stockage cloud comme Dropbox, vous pouvez envoyer de longues vidéos et d’autres fichiers volumineux sans avoir à importer ou à joindre quoi que ce soit. Il vous suffit de copier le lien vers ce fichier dans votre espace de stockage cloud, de le coller dans votre e‑mail et de cliquer sur Envoyer.

Lorsque vous partagez un lien vers un fichier dans votre espace de stockage cloud, vous donnez accès au même fichier que celui que vous voyez en l’ouvrant. Ainsi, les modifications que vous y apportez sont visibles par le destinataire du lien, même après l’envoi de l’e‑mail.

Cela peut être parfait pour partager un fichier de travail en cours avec un collègue ou un collaborateur.

Si vous ne souhaitez pas que quelqu’un modifie votre fichier, vous pouvez également définir des privilèges d’accès. Vous avez ainsi un contrôle total sur les personnes qui peuvent voir votre vidéo et sur ce qu’elles peuvent en faire.

Utiliser un outil de transfert pour fichiers volumineux

Si vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités offertes par le stockage cloud, mais devez tout de même envoyer des éléments finalisés (par exemple de longues vidéos), les outils de transfert de fichiers volumineux comme Dropbox Transfer,  constituent la plateforme idéale.

Il vous suffit de faire glisser et déposer jusqu’à 250 Go de fichiers dans la fenêtre d’importation de Dropbox Transfer, de sélectionner vos options et d’activer le partage, que ce soit en envoyant un e‑mail contenant le lien directement depuis l’application ou en copiant manuellement le lien dans un e‑mail que vous rédigez. Votre destinataire peut alors télécharger une copie des fichiers à partir du lien qu’il a reçu.

Capture d’écran de l’interface utilisateur Dropbox Transfer. Un curseur survole l’option permettant d’envoyer un fichier MP4 avec Dropbox Transfer.

Joindre un fichier compressé

Chaque fois que possible, une solution de partage de fichiers basée sur des liens, comme les deux présentées ci-dessus, est la meilleure façon d’envoyer des fichiers vidéo et tout autre fichier volumineux que vous avez besoin de transférer.

Toutefois, vous ne pourrez pas toujours utiliser un lien pour partager votre vidéo ou fichier. Dans ce cas, vous pouvez envisager la compression comme une solution pour réduire la taille de votre fichier et respecter les limites imposées par votre client de messagerie.

La compression vidéo ou de fichiers consiste à supprimer des éléments ou à les réduire afin de diminuer la taille globale du fichier, et notamment à :

  • Réduire la résolution d’une image ou d’une vidéo, de 4K à 1080p, par exemple
  • Réduire la fréquence d’images d’une vidéo, ce qui rend la vidéo moins fluide
  • Réduire la qualité d’un fichier audio en limitant le nombre de bits par seconde et la fréquence d’échantillonnage
  • Modifier d’autres facteurs techniques, tels que les couleurs ou l’encodage

Si vous souhaitez compresser une vidéo, il existe plusieurs façons de procéder :

  • Utilisez un logiciel intégré (comme QuickTime, sur les Mac)
  • Ayez recours à des outils tiers (comme VLC Media Player)
  • Envoyer des fichiers ou des vidéos dans un dossier .zip peut faciliter l’envoi d’un groupe de fichiers

Attention : la qualité de votre vidéo ou de votre fichier sera réduite si vous utilisez la compression pour réduire sa taille.

Si vous souhaitez préserver la qualité vidéo, privilégiez le partage de lien vers un stockage cloud ou un outil de transfert de fichiers comme Dropbox Transfer.

Envoyez des vidéos et fichiers de grande taille dans leur qualité d’origine par e‑mail avec Dropbox

Que vous partagiez la copie d’un montage terminé ou un lien pour collaborer, Dropbox vous donne les moyens d’envoyer des fichiers volumineux et de longues vidéos par e‑mail.

Pour commencer, partagez un lien depuis votre espace de stockage cloud ou accédez à Dropbox Transfer, puis ajoutez des fichiers.

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