Qu’est-ce qu’un système de gestion des documents et pourquoi y recourir ?

Quel que soit notre service ou notre fonction, nous créons de nombreux fichiers et documents au cours de notre vie professionnelle. Mais une fois créés, nos documents peuvent facilement se perdre dans le vaste écosystème de contenu de notre entreprise. Alors, comment les retrouver plus facilement ?

Un système de gestion des documents vous permet de simplifier les workflows, de renforcer l’efficacité et la productivité et de faire gagner un temps précieux à votre équipe.

Dans cet article, nous allons voir ce qu’est un système de gestion des documents et ses avantages. Nous vous donnerons également quelques conseils pour trouver la solution adaptée à vos besoins.

Qu’est-ce que la gestion de documents ?

La gestion de document désigne le processus de capture, de stockage, d’archivage, de suivi et de récupération des documents électroniques de votre entreprise. Cela inclut les PDF, les fichiers de traitement de texte, les vidéos, et les numérisations de fichiers papier tels que les reçus.

Avec un système de gestion des documents numérique, il est possible de se libérer des documents papier et de faciliter la modification de contenus tels que les PDF, le partage de fichiers pour les signatures électroniques, ainsi que d’autres importantes procédures pour l’entreprise.

Un système de gestion des documents (“DMS”, Document Management System) vous permet de capturer différents types de documents provenant de diverses sources, telles que des e‑mails, des formulaires en ligne et des fichiers numériques partagés, et de les stocker dans un endroit sécurisé et facile d’accès.

Pourquoi avez-vous besoin d’un système de gestion des documents ?

Vous avez besoin d’un système clair, mais complet, afin de garantir la sécurité de vos documents et de veiller à ce que votre gestion des documents soit efficace.

De nos jours, nous générons tous une importante quantité de données au cours de notre vie professionnelle, au fil de nos interactions avec nos clients, nos collègues et autres parties prenantes. Un système de gestion des documents numérique permet de garder nos fichiers et dossiers accessibles et sécurisés tandis que nous continuons à en créer, à en recevoir et à en partager dans le cadre de nos workflows et de nos projets.

Quels sont les avantages des systèmes de gestion des documents ?

La mise en œuvre d’un système de gestion des documents offre de nombreux avantages significatifs à votre entreprise.

1. Le travail d’équipe et la collaboration

Lorsque les membres d’une équipe connaissent l’emplacement exact des fichiers et des dossiers dont ils ont besoin pour travailler, la collaboration en temps réel s’en trouve grandement facilitée. Dites adieu aux interminables partages de documents par e-mail et autres outils de communication !

Le système simplifie également le partage de contenu en externe avec les clients et autres parties prenantes, et renforce la sécurité en enregistrant le document dans un emplacement sécurisé et en restreignant l’accès à des personnes spécifiques.

2. La facilité d’accès

Un système de gestion des documents numérique est bien plus facile d’accès qu’un système papier sur site limité à un seul emplacement ou site. Avec un système numérique, en particulier un système basé sur le cloud, vous et les membres de votre équipe pouvez accéder aux documents sur n’importe quel appareil, où que vous soyez.

Que vous travailliez depuis chez vous ou que vous effectuiez certaines tâches pendant un déplacement, ne perdez plus aucun document en accédant en toute sécurité aux fichiers conservés précieusement dans le stockage cloud.

Un espace centralisé pour vos documents facilite également la recherche des fichiers : fini les documents éparpillés dans différents dossiers et sous-dossiers entraînant d’inévitables problèmes d’accès.

3. Une sécurité renforcée

Les fonctionnalités de sécurité intégrées, telles que la fonctionnalité « Envoyer et suivre » de Dropbox, vous permettent de configurer des autorisations d’accès et de surveiller quand, où et comment les documents ont été consultés, modifiés et partagés.

Les administrateurs peuvent accorder l’accès aux documents uniquement aux personnes qui en ont besoin, de manière à protéger les informations confidentielles et à répondre aux exigences de conformité réglementaire.

Par ailleurs, une gestion appropriée des documents constitue un impératif légal dans de nombreux secteurs, ce qui signifie qu’un système de gestion des documents efficace contribue à montrer aux auditeurs que vous respectez les lois et réglementations applicables.

4. Une amélioration de l’efficacité et de la productivité

Avec un système de gestion des documents complet, ne perdez plus de temps à chercher vos fichiers sur différents appareils, applications ou onglets de navigateur. 

De plus, si vous ajoutez à ce système des outils d’intelligence artificielle tels que Dropbox Dash, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin en quelques clics, quels que soient les métadonnées ou le format du fichier. Vous gagnerez ainsi un temps précieux et économiserez des efforts.

Quels sont les éléments à prendre en compte dans un système de gestion des documents ?

Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion des documents pour votre nouveau système, il convient de prendre en compte un certain nombre de fonctionnalités essentielles, notamment :

• Le contrôle des versions et la piste d’audit : découvrez comment le document actuel a été élaboré et ses différences par rapport aux versions précédentes

• La sécurité et le contrôle d’accès : cette fonctionnalité permet le chiffrement des fichiers et offre la possibilité de protéger les documents importants grâce à un mot de passe

• L’automatisation des workflows : réduisez le temps consacré aux tâches fastidieuses, telles que la création et la gestion des dossiers

• La collaboration : stockez vos documents dans un emplacement centralisé pour permettre à vos collègues de travailler facilement sur les fichiers en même temps

• La recherche et la récupération facile des fichiers : choisissez un outil dont l’expérience utilisateur simplifiée vous permet de trouver le bon document en temps voulu

Le système choisi doit également s’intégrer de manière fluide à votre workflow de gestion des documents afin que vous et votre équipe puissiez continuer à créer, partager et gérer vos documents sans rencontrer le moindre problème.

Un système de gestion des documents unifié et centralisé

Dropbox est l’outil centralisé idéal pour stocker, collaborer, recueillir des commentaires et gérer les fichiers de vos projets. Avec Dropbox, vous pouvez facilement créer, modifier et partager des documents avec les membres de votre équipe, mais également y accéder à tout moment, où que vous soyez.