Le PDF est presque aussi universel que l’e-mail : idéal pour le travail comme pour les loisirs, il peut aussi bien servir à échanger des contrats qu’à lire des magazines. Dans le cadre professionnel, ses avantages se répartissent en trois catégories principales.
Si vous envoyez un fichier PDF à vos grands-parents, ils pourront sans doute l’ouvrir sur leur ordinateur antédiluvien sans problème. En effet, c’est un format de fichier plutôt fiable.
Les PDF sont essentiels pour les entreprises de toute taille. Vous avez un document important ? Utilisez Dropbox Sign pour y ajouter une signature à valeur juridique. Comme vous le voyez, ses avantages sont plutôt évidents !
Et l’utilisation des PDF dans votre activité présente de nombreux autres avantages…
Les PDF offrent une meilleure compatibilité
Certes, les PDF sont ultracompatibles. Tellement compatibles que, même dans mille ans, un extraterrestre pourrait sans doute ouvrir un PDF sans problème.
Grâce à la capacité du format PDF à résister dans le temps, convertir des fichiers en PDF peut être une excellente manière d’assurer la protection à long terme de votre travail. Pour vous aider, nous avons créé des outils en ligne gratuits qui vous permettent de convertir des fichiers Word, PPT, JPG ou PNG au format PDF sans avoir besoin de compte Dropbox.
La compatibilité est donc un concept plutôt vague et difficile à expliquer. Voici quelques façons d’utiliser les PDF et leur supercompatibilité pour augmenter l’efficacité de vos workflows.
1. Ouvrez tous les documents sans souci
Comme chaque entreprise utilise des systèmes différents, il est parfois compliqué de partager des fichiers.
La solution ? Les fichiers PDF. Tout le monde ou presque peut les ouvrir sur son ordinateur ou appareil mobile, ce qui vous fait déjà une frustration en moins !
2. Partez à la conquête du monde
Les PDF sont comme un traducteur de poche universel qui facilite la collaboration à l’international.
Qu’il s’agisse de créer, lire ou partager des contenus, les PDF s’adaptent à plusieurs alphabets, langues et scripts. Adieu les barrières linguistiques. Vos opérations internationales sont désormais fluides !
3. Persuadez vos interlocuteurs lors de vos argumentaires
Les PDF sont faciles à envoyer et permettent de créer des présentations captivantes.
En plus, vous pouvez y ajouter des liens hypertextes qui redirigeront votre public vers d’autres documents clés pour conclure l’affaire. Un peu comme une carte au trésor, ils guideront votre interlocuteur vers toutes les infos dont il a besoin pour vous dire oui !
4. Enrichissez votre workflow grâce aux intégrations
Pas besoin d’être un pro des nouvelles technologies pour constater que vos applications préférées et les PDF sont faits pour s’entendre.
De nombreuses applications disposent d’une fonctionnalité « Enregistrer sous » ou « Exporter vers » permettant de convertir votre contenu dans un format fiable. Ce faisant, vous disposez d’un format universel pour toutes vos créations numériques.
5. Faites tomber les silos et boostez l’esprit d’équipe
Cet incroyable format encourage la collaboration et l’efficacité, mais aussi la cohésion d’équipe.
En effet, les PDF vous permettent de créer des ponts entre les différents départements de votre entreprise. En ayant la possibilité de partager facilement les documents importants, vous vous assurez que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
Vous pouvez consulter les PDF sur un téléphone ou un ordinateur, Windows ou Mac, et sur d’autres appareils ou systèmes d’exploitation. Leur compatibilité en fait donc un format très fiable, quel que soit l’appareil que vous utilisez.
Et Dropbox renforce encore cette compatibilité grâce à de puissantes fonctionnalités de conversion. Lisez l’article Conversion de fichiers Dropbox pour découvrir comment convertir des fichiers en PDF.
Les PDF sont garants de la sécurité de vos données
Vous pouvez définir des paramètres empêchant les utilisateurs de partager, copier et imprimer vos fichiers PDF, entre autres. La sécurité qu’ils offrent est probablement l’argument le plus convaincant pour les entreprises qui souhaitent éviter une fuite ou une modification accidentelle.
Avec un PDF, les barèmes de rémunération, informations de poste, données personnelles, données sensibles sur vos clients et autres éléments sont à l’abri des regards indiscrets. La sécurité qu’offre ce format peut profiter à votre entreprise de différentes façons.
6. Protégez vos données en toutes circonstances
Les PDF présentent un avantage incontestable : le chiffrement. Avec les bons paramètres, vos informations seront complètement inaccessibles.
C’est vous qui choisissez les personnes qui disposent du code pour consulter vos fichiers classés secrets. C’est l’alliance parfaite de l’efficacité et du gadget.
7. Préservez l’intégrité de vos documents
Concernant la protection de vos fichiers contre les modifications non autorisées, les PDF ont de sérieux atouts à faire valoir.
Grâce à la multitude de paramètres de sécurité, vous pouvez protéger les documents importants (comme les contrats) contre les modifications indésirables.
8. Inspirez instantanément confiance
Les identifiants numériques et les certificats sécurisés confèrent à vos fichiers un sceau de légitimité.
Lorsque vous ajoutez des signatures numériques à vos PDF, vous faites alors figure de conseiller de confiance doté d’un cachet d’authenticité officiel. Plus de place pour le doute chez vos interlocuteurs !
9. Privilégiez la discrétion
Le PDF est l’allié idéal des droits de propriété intellectuelle, du copyright, ou simplement des actualités à ne pas publier avant une certaine date.
Grâce aux fonctionnalités de sécurité, votre contenu précieux ou sensible reste sous clé. Vous n’avez plus à vous inquiéter des accès non autorisés ou des fuites accidentelles : tout reste secret jusqu’à votre grande annonce.
10. N’ayez plus peur du RGPD
Les PDF vous permettent de traiter des données sensibles, de protéger la confidentialité et de vous plier aux exigences des organismes de régulation.
Ils vous aident à vous conformer aux règles fondamentales de protection des données et à éviter de douloureuses pénalités : un risque auquel les entreprises sont très exposées.
Vous avez la possibilité de stocker vos PDF et de nombreux autres types de fichiers dans votre compte Dropbox pour plus de sécurité.
Choisissez un forfait Dropbox pour protéger tous vos fichiers grâce au chiffrement sécurisé.
Les PDF sont peu volumineux et faciles à compresser
Les PDF sont compacts. À tel point qu’un roman complet n’occuperait que peu de place dans votre espace de stockage. Sur le site du projet Gutenberg, le roman « Guerre et Paix » pèse moins de 5 Mo. On comprend aisément pourquoi ce format est si répandu.
La petite taille des PDF s’avère très pratique pour les enregistrements détaillés des transactions des clients, leurs profils ou simplement les données historiques. Découvrez comment les fichiers de petite taille facilitent vos activités.
11. Accélérez la distribution
Les PDF sont de véritables sprinters, qui se déplacent à travers l’Internet grâce à leur forme agile.
Surmontez les problèmes de connexion lente ou de compatibilité des fichiers grâce aux PDF qui vous permettent d’envoyer facilement documents, images et autres. Des pièces jointes, mais en version musclée !
12. Gérez votre stockage cloud
Grâce aux PDF, vous n’avez plus à attendre le chargement de fichiers volumineux ou à vous inquiéter d’un manque d’espace de stockage.
Que vous transfériez, importiez ou téléchargiez des contenus, les PDF évoluent sans effort dans votre Dropbox.
13. Dirigez vos équipes de façon fluide
Grâce aux PDF, les équipes évoluent au même rythme. Dans votre compte Dropbox, les modifications se synchronisent à la vitesse de l’éclair.
Imaginez que quelqu’un modifie un PDF. Partager et synchroniser cette nouvelle version est on ne peut plus simple. Même pas besoin d’actualiser quoi que ce soit.
14. Travaillez en déplacement
Grâce aux tailles de fichier compactes, exécuter vos tâches se fait sans aucun effort.
Les PDF sont les alliés des solopreneurs et des nomades numériques, en particulier lorsque la connexion Internet ou la bande passante ne sont pas au rendez-vous. Finies les frustrations.
15. Partagez vos créations avec le monde entier
Les PDF sont l’un des outils les plus utiles pour atteindre une couverture et une exposition maximales.
Qu’il s’agisse d’une offre d’emploi, d’une vidéo sympa ou d’un document pour les abonnés de votre newsletter, le PDF est le format de référence. Diffusez vos fichiers tout en sachant que tout le monde pourra les télécharger et les consulter.
Leur petite taille les rend très faciles à gérer, ce qui contribue à améliorer la productivité, à économiser de l’espace et à faciliter les interactions avec le contenu. En somme, les PDF sont petits, mais costauds !
Y a-t-il des inconvénients à utiliser les PDF ?
Les PDF présentent peu d’inconvénients pour les entreprises, mais leurs fonctionnalités intéressantes peuvent parfois être à double tranchant.
- Les PDF peuvent parfois être difficiles à modifier, ce qui est facile à surmonter grâce aux fonctionnalités de modification des PDF de Dropbox, disponibles dans tous les forfaits.
- Utiliser un PDF pour vos présentations peut être moins interactif et ludique qu’un PowerPoint.
- L’aspect « lettre » des PDF peut les rendre difficiles à lire, et il faut souvent faire défiler de nombreuses pages.
Voici pour les exemples de problèmes liés à l’utilisation des PDF, ce qui n’empêche qu’ils restent faciles à gérer. Leur popularité n’est pas près de baisser, car leurs avantages l’emportent sur leurs inconvénients.
Pour mieux utiliser ce format dans votre entreprise, lisez l’article « Longue vie aux PDF », qui vous explique comment les fonctionnalités Dropbox vous aideront à tirer le meilleur parti de vos fichiers.
Tirez le meilleur parti de vos fichiers avec Dropbox
Petite taille, sécurité, compatibilité : autant d’avantages qui font du PDF l’allié de votre entreprise. Grâce à lui, vous pouvez tirer le meilleur parti de vos données dans Dropbox.
Vous bénéficiez de fonctionnalités intuitives de stockage, de collaboration et de partage des données adaptées à toutes les entreprises. Choisissez un forfait Dropbox et boostez votre productivité pour tirer le meilleur parti de vos fichiers PDF.
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