Comment Ausolan a optimisé son activité avec Dropbox

Le défi : rapprocher les équipes et mieux répondre aux besoins des clients

Ausolan est une grande entreprise avec de nombreux projets diversifiés. L’entreprise dispose de 17 bureaux et 16 cuisines centrales en Espagne et est présente en France et au Chili. Bien qu’opérant dans un secteur traditionnel, Ausolan s’est toujours démarqué par sa technologie, améliorant ses processus pour offrir un meilleur service à sa clientèle, à ses travailleurs et à ses membres. Ausolan a introduit de nouvelles technologies ces dernières années, telles qu’un système de gestion des paiements pour les écoliers et l’impression alimentaire 3D, qui est le processus de fabrication de produits alimentaires utilisant diverses techniques de fabrication additive (encore à ses stades préliminaires).

La stratégie de croissance de l’entreprise consiste avant tout à répondre aux besoins de ses clients et à leur fournir des produits sûrs, sains, durables et savoureux, tout en s’intéressant à de nouveaux marchés et à de nouvelles activités pour se diversifier. Au fur et à mesure de son expansion, l’entreprise a pris conscience qu’elle avait besoin d’un outil technologique pour optimiser les processus de gestion, simplifier la communication en interne, et accéder aux informations produits et commerciales de partout et sur n’importe quel appareil, afin d’améliorer son offre pour ses partenaires et ses clients.

Solution : trouver un guichet unique pour la gestion de projet

Comme de nombreux employés connaissaient déjà Dropbox, l’option s’est naturellement imposée. Après avoir testé d’autres fournisseurs sur le marché, l’entreprise s’est rendu compte que Dropbox se démarquait par sa simplicité d’utilisation, son interopérabilité, sa facilité d’accès et ses performances de synchronisation. Elle a ainsi finalement opté pour Dropbox.

Quatre ans plus tard, chaque employé ou presque utilise la solution pour organiser, planifier et partager son travail avec ses collègues. Achat de denrées alimentaires, préparation de menus pour les établissements scolaires, gestion des stocks dans les hôpitaux, organisation des lancements de produit des clients, gestion de la logistique pour les livraisons des services de traiteur, etc. Toutes les personnes impliquées dans un projet sont des utilisateurs actifs de Dropbox et bénéficient de son large éventail de fonctionnalités.

Dropbox a également joué un rôle essentiel dans le développement d’autres produits en cours de recherche et de développement chez Ausolan :

• Économie circulaire : l’outil facilite un mode de travail durable, en réduisant au minimum l’utilisation du papier et les déplacements professionnels.
• Industrie 4.0 : Ausolan peut coordonner le travail entre différents centres technologiques.
• Nouveaux produits et menus : il y a plus d’interaction entre les différentes équipes de projet utilisant Dropbox comme plateforme collaborative pour élaborer de nouvelles recettes et développer leurs produits.

Le DPI et les chefs d’équipe proposent une formation interne aux employés pour qu’ils testent Dropbox et découvrent comment l’utiliser. Des ateliers sont régulièrement organisés pour présenter l’outil et les améliorations qui peuvent s’avérer pertinentes pour les collaborateurs.

Dropbox a été la clé de l’équipe de direction d’Ausolan : devoir activer de toute urgence le travail à distance, afin que les employés puissent continuer à travailler de manière transparente à partir de plusieurs endroits. Ausolan a travaillé très dur pour continuer à servir les écoles, les entreprises, les hôpitaux et d’autres secteurs pendant la pandémie. Et Dropbox a joué un rôle central dans cette réussite.

Voici quelques exemples où le partenariat entre Ausolan et Dropbox a permis de continuer à répondre aux besoins des clients pendant la pandémie :

• Service de programmation : pour ce service, travailler de la maison aurait été impensable il y a encore quelques années en raison de l’énorme quantité d’informations qui y est traitée chaque jour. Cependant, malgré le climat actuel, certains membres de l’équipe ont pu travailler à distance avec des résultats très satisfaisants grâce à Dropbox et à la nouvelle solution ERP d’Ausolan.
• Opérateurs : grâce à Dropbox, ils ont pu accéder à toutes les informations dont ils avaient besoin directement dans le nuage. Les données sont classées et organisées en dossiers et, plus important encore, elles sont partagées avec les collègues. Cela a permis d’assurer la continuité de l’activité de manière fiable et efficace, en particulier pour les activités en contact direct avec le client.
• Prévention : Dropbox a facilité la communication des nouvelles directives en matière de santé à l’ensemble des collaborateurs en offrant un dossier partagé commun, accessible à tous à tout moment et de n’importe quel endroit. Les employés reçoivent, en temps voulu, des informations sur les décisions prises pour protéger leur santé pendant la pandémie.