Cinq façons d’assurer la conformité en matière de ressources humaines avec Dropbox

Les ressources humaines gèrent toutes sortes d’informations personnelles et confidentielles : données de santé, détails des salaires et des avantages, commentaires internes, résultats de sondage et plus encore. Les équipes des RH les plus efficaces sont celles qui exploitent les données qu’elles collectent, organisent et stockent, pour permettre d’atteindre des objectifs commerciaux, d’améliorer les fonctions et les processus internes, et d’attirer de nouveaux talents.

Mais l’accès à ces données implique de grandes responsabilités, et la protection des informations sensibles des employés et des données confidentielles de l’entreprise en est une. De plus, cette protection est essentielle pour répondre aux exigences de conformité. Les responsables des RH ont des obligations envers les employés et doivent s’assurer que ceux-ci suivent les règles de sécurité et de l’entreprise. C’est là que Dropbox intervient. Voici cinq façons dont Dropbox peut sécuriser les données confidentielles et assurer la conformité dans le domaine des RH.

1. Contrôler les accès aux fichiers et aux dossiers confidentiels

L’une des premières et des plus simples façons de contrôler les renseignements personnels est de limiter l’accès aux données. Grâce aux autorisations d’accès granulaires de Dropbox, vous pouvez facilement définir qui peut accéder à chaque dossier ou fichier, et quel type d’accès doit être accordé. En utilisant les autorisations de groupe, vous pouvez partager une feuille de calcul détaillant les salaires d’une équipe spécifique avec son gestionnaire sans donner à l’équipe accès au dossier dans lequel se trouve la feuille de calcul (c’est-à-dire un dossier contenant des feuilles de calcul avec toutes les informations sur les salaires). 

De plus, l’interface d’administration et les fonctionnalités d’équipe de l’outil de signature électronique Dropbox Sign offrent également des autorisations limitant les accès aux documents essentiels qui requièrent une signature juridiquement contraignante. Avec Dropbox Sign, il est facile d’obtenir des signatures juridiquement contraignantes sur les accords des employés, tels que les lettres d’offre, les accords de confidentialité, les contrats et les clauses de non-concurrence. Ces documents sont infalsifiables et disposent d’une piste d’audit permettant de suivre facilement leur parcours en cas de litige juridique.

2. Créer des niveaux de protection

La protection des données se présente sous plusieurs formes. Tout d’abord, il y a le meilleur système de sécurité de sa catégorie qui comprend la norme de chiffrement avancé 256 bits, Secure Sockets Layer et Transport Layer Security pour protéger les données en transit entre les applications Dropbox et les serveurs, un programme de récompense robuste en cas de vulnérabilité de sécurité, une vérification en deux étapes, et bien plus encore. Deuxièmement, il existe plusieurs façons pour les RH et les autres utilisateurs d’ajouter des couches de protection supplémentaires. L’utilisation du système de fichiers infonuagiques Dropbox permet d’envoyer des liens en lecture seule, qui permettent au destinataire de visualiser, de commenter et de télécharger le fichier, mais pas de le modifier, tandis que l’ajout d’une vérification en deux étapes aux documents crée un moyen de s’assurer que seul le destinataire prévu peut voir les documents RH sensibles.

3. Gérer les appareils et suivre le partage des données de manière proactive

C’est une chose de savoir qui peut voir un fichier ou un dossier. C’est une autre question de savoir qui a eu accès à l’information. Avec Dropbox, un simple coup d’œil vous fournira ces informations, car toute personne visualisant le contenu verra son avatar affiché en couleur, tandis que les personnes disposant d’autorisations de visualisation et de modification qui ne visualisent pas actuellement le contenu verront leur avatar affiché en gris. Et vérifier qui a consulté, modifié, déplacé ou autrement modifié un fichier est aussi simple que d’ouvrir le fichier et de cliquer sur Activité dans la barre latérale droite. Vous pouvez également vous déconnecter d’un compte Dropbox à distance et, avec les forfaits Plus, Family, Professional ou Business, vous pouvez supprimer tous les fichiers Dropbox en vous déconnectant à distance. Vous n’avez pas à vous inquiéter que des informations sur des appareils perdus ou volés tombent entre de mauvaises mains.

4. Protéger les fichiers et les dossiers individuels avec un mot de passe

Une feuille de calcul contient les renseignements personnels de chaque employé de l’entreprise. Elle doit être protégée au maximum. Pourquoi ne pas aller au-delà de l’infrastructure de sécurité déjà robuste et ajouter un mot de passe à un fichier, un dossier ou un document Dropbox. Seules les personnes disposant du mot de passe pourront y accéder. Si les RH doivent envoyer le fichier, il ne peut pas non plus être ouvert sans le mot de passe. Vous pouvez par ailleurs définir un délai d’expiration pour les liens partagés. Ainsi, une fois le délai expiré, plus personne ne pourra télécharger ou afficher le fichier, même avec un mot de passe. C’est simple, efficace et sûr.

5. Surveiller et détecter les comportements suspects et les fuites de données

Les responsables des RH qui utilisent Dropbox Advanced ou Enterprise peuvent configurer des alertes pour des problèmes tels que la détection de rançongiciels, la suppression ou le déplacement en masse de données, la présence de maliciels, les tentatives de connexion à répétition, et plus. Ces alertes sont essentielles pour détecter les problèmes au plus tôt et éviter qu’ils n’entraînent des conséquences négatives. Les pratiques de sécurité de Dropbox facilitent le suivi des informations en indiquant, par exemple, qui est à l’origine du problème, ce qu’il s’est passé, quand cela s’est produit, et quels sont les fichiers, les dossiers ou les employés concernés. Les responsables des RH savent que les fuites de données sont une réalité. Ce qui compte, c’est la façon dont ces fuites sont gérées et la qualité de la réponse fournie. Seulement ainsi les RH pourront instaurer et assurer un climat de confiance dans toute l’entreprise. 

L’utilisation de technologies et d’outils appropriés simplifie la mise en place de pratiques sécurisées dans le domaine des RH. C’est une condition essentielle au succès d’une entreprise. Chaque employé doit avoir la certitude que ses informations sont sécurisées, protégées et uniquement accessibles aux personnes qui en ont besoin. Les responsables doivent s’assurer que leurs activités sont conformes aux règles de sécurité et aux règles commerciales. Pour éviter qu’une violation des données affecte gravement votre réputation et vos finances, vous devez mettre en place des pratiques RH extrêmement fiables.