Bonnes pratiques pour organiser et distribuer les ressources de la marque

Faire partie d’une équipe créative au sein d’une grande entreprise, c’est travailler avec plusieurs fichiers, ressources numériques et partenaires. C’est une bonne chose, car cela permet de travailler sur plusieurs fronts à la fois. Une agence réalise une vidéo pour une nouvelle campagne. Une équipe en studio travaille à la création d’un livre électronique sur le leadership éclairé, ainsi qu’à la rédaction du discours d’un cadre pour une conférence à venir. Une entreprise de marketing numérique crée un ensemble de contenu commandité qui sera lancé sur le site Web et les plateformes sociales d’un magazine populaire.

Cela ajoute également une dimension de complexité, car de nombreux facteurs sont en jeu. Les ressources numériques doivent être soigneusement organisées et faciles à retrouver. Les gens de bonne foi doivent pouvoir y avoir accès, mais il faut empêcher les personnes mal intentionnées d’y accéder. Les partenaires externes doivent savoir qu’ils ont le logo, la police et le modèle de présentation appropriés. Si ces éléments et ressources numériques simples ne sont pas en place et sécurisés, la création d’un travail de haute qualité devient plus difficile, surtout à mesure que le nombre de partenaires externes augmente.

Si vous faites partie d’une équipe créative dans une grande entreprise et travaillez avec plusieurs agences sur des ressources numériques marketing, votre souhait est de mettre en place un processus intelligent. Heureusement, Dropbox peut aider à systématiser la collecte, le regroupement et la distribution des ressources de marque.

Systématiser les ressources numériques

La première chose à prendre en compte lors de la création d’un répertoire de ressources numériques est de savoir exactement ce qui doit y être inclus. Faites une liste. Tenez compte d’éléments, tels que les logos, les slogans, les directives de style, les documents de messagerie, les modèles de documents, etc. Il est préférable de fournir à vos agences externes plus de ressources numériques que ce que vous pensez qu’elles pourraient avoir besoin, afin que l’attente d’un slogan ou d’un fichier SVG approuvé ne devienne pas un facteur de blocage pendant la production.

À partir de là, tout repose sur la configuration de la structure des dossiers. Pensez à créer des dossiers principaux, puis des sous-dossiers où seront stockées des ressources numériques spécifiques (par exemple, un dossier principal « Ressources numériques », ainsi que des sous-dossiers intitulés « Logos » et « Slogans graphiques »). Pour aller plus loin, le dossier « Logos » pourrait avoir des sous-dossiers pour les logos par taille ou par utilisation. Évidemment, vous leur avez indiqué que cette marque subsidiaire est celle que l’équipe emploie sur les réseaux sociaux, mais il serait judicieux de l’étiqueter et de l’organiser de manière systématique, ce qui évitera toute confusion ultérieure.

Organisation des fichiers par projet

Pour les projets d’équipe, une structure de dossiers fiable consiste en un dossier principal par projet, avec un ensemble cohérent de sous-dossiers. Utilisez une convention d’appellation claire et des préfixes numérotés afin que les dossiers restent dans le même ordre pour tout le monde.

Pour organiser les fichiers stockés par projet, créez un dossier de niveau supérieur pour chaque projet, puis réutilisez la même structure de sous-dossiers à chaque fois (par exemple, Brief, Fichiers de travail, Révisions et Final). Nommez vos dossiers de projet de manière cohérente (par exemple, Campagne printemps 2026-01), etc., afin qu’ils soient bien classés et faciles à retrouver.

Pour les dossiers partagés, créez un dossier Projets de niveau supérieur, puis conservez chaque initiative dans son propre dossier de projet partagé et invitez uniquement les membres de l’équipe ou les agences qui ont besoin d’accéder à ce projet. Utilisez les mêmes sous-dossiers internes (Brief, Fichiers de travail, Révisions, Final) afin que les collaborateurs sachent toujours où placer — ou trouver — ce dont ils ont besoin. Lorsqu’un projet est terminé, déplacez son dossier dans un sous-dossier Archives afin de garder le travail en cours bien organisé.

Pour organiser efficacement les fichiers clients, utilisez une structure centrée sur le client que vous pouvez répéter, par exemple : Clients > [Nom du client] > [Nom du projet] > Travail en cours interne, Prêt pour le client et Final. Partagez uniquement le dossier « Prêt pour le client » (ou « Final ») afin que les clients voient toujours les fichiers approuvés les plus récents, tandis que votre équipe conserve les ébauches et les avis de manière ordonnée.

Ajout d’étiquettes et collecte des ressources numériques

Assurez-vous aussi d’utiliser des étiquettes pour les dossiers. Il est facile de créer un dossier automatisé qui ajoutera automatiquement l’étiquette à tous les éléments qu’on y déposera. Cela simplifiera la recherche et la localisation des ressources numériques à l’avenir.

Dropbox vous permet d’étiqueter les fichiers et les dossiers avec des étiquettes simples, afin de pouvoir effectuer une recherche par étiquette et accéder rapidement aux ressources associées. Vous pouvez également créer un dossier pour que tout élément ajouté à celui-ci reçoive automatiquement la même étiquette, ce qui permet de garder votre bibliothèque organisée à mesure qu’elle s’agrandit.

Par exemple, si vous ajoutez l’étiquette #RessourceNumérique à un dossier contenant des fichiers numériques, chaque fichier du dossier principal et de tous les sous-dossiers ultérieurs recevra cette étiquette. Cette règle s'applique également au dossier « Logos » et à tous les autres dossiers. Autrement dit, si vous y ajoutez l’étiquette #Logo, chaque fichier du dossier principal et de tous les sous-dossiers ultérieurs recevra cette étiquette. Un système d’ajout d’étiquettes intelligent permet de gagner du temps par la suite.

Maintenant, il s’agit de placer les ressources numériques aux bons endroits. En utilisant la fonction de demande de fichier, il est possible de demander à des collègues de téléverser des fichiers spécifiques, qui iront automatiquement au bon endroit, même s’ils n’ont pas leur propre Dropbox. (Même s’ils devraient l’avoir!) Il suffit de demander le fichier, de l’envoyer et d’attendre que les ressources numériques se retrouvent au bon endroit. Chaque chose à sa place

Rien que pour vos yeux

La gestion des autorisations (c’est-à-dire définir les accès en mode Propriétaire, Édition et Lecture des utilisateurs) se fait cas par cas, mais quelle que soit la décision, elle est facile à mettre en œuvre. Changer le niveau d’accès, annuler le partage, permettre aux autres de partager avec de nouvelles personnes et des fonctionnalités supplémentaires sont à portée de clic.

De plus, le chiffrement de niveau entreprise de Dropbox ainsi que les options de protection par mot de passe aident à garantir la sécurité des ressources numériques, quelle que soit la personne qui y a accès.

Pour stocker en toute sécurité les fichiers sources et les conceptions propriétaires dans le nuage, conservez-les dans un dossier Dropbox accessible uniquement sur invitation. Lorsque vous partagez du contenu, ajoutez des mesures de sécurité, telles que la protection par mot de passe, les dates d’expiration et les contrôles de téléchargement, et utilisez l’historique des consultations pour suivre l’accès et le révoquer rapidement.

L’historique des versions et la récupération de fichiers peuvent également vous aider à restaurer les versions précédentes si des fichiers sont modifiés ou supprimés.

Envoyer des fichiers en toute sécurité

Répertoire de contenu créé. Très bien, très bien, très bien. La prochaine étape est de répartir les ressources numériques entre les partenaires qui en ont besoin, ou encore, de leur donner accès à notre espace de stockage interne, Dropbox, pour qu’ils puissent y avoir accès. Il existe plusieurs façons de procéder en toute sécurité.

Avec Dropbox, c’est facile de partager un dossier ou un fichier. Encore mieux, la personne qui partage peut contrôler les accès en mode lecture et en édition au fichier ou au dossier accordés aux différents utilisateurs (ceux qui ont le lien, les membres de l’équipe ou seulement ceux qui ont reçu une invitation), ainsi que déterminer qui peut fournir un accès supplémentaire. 

Il est également possible de protéger des dossiers ou des fichiers par mot de passe, de définir des dates d’expiration pour les liens et de désactiver les téléchargements afin que personne ne puisse télécharger le matériel partagé.

Si vous avez besoin d’un accès limité aux fichiers clients, partagez-les depuis Dropbox à l’aide de liens partagés avec des mécanismes de contrôle, tels que des mots de passe, des dates d’expiration ou des téléchargements désactivés selon vos besoins, et suivez l’activité des utilisateurs pour un meilleur contrôle.

Pour une protection supplémentaire, vous pouvez également ajouter des filigranes numériques afin que le contenu partagé comprenne des détails, tels que l’adresse courriel et l’adresse IP du destinataire, ce qui permet de dissuader tout partage non autorisé.

Et, bien sûr, il est toujours possible de voir qui a consulté des dossiers ou des fichiers dans un compte Dropbox.

Contrôle de version sécurisé pour les équipes travaillant à distance

Pour assurer le contrôle des versions des supports marketing au sein d’équipes travaillant à distance, assurez-vous que tous les membres utilisent le dossier Dropbox partagé et limitez l’accès en modification aux personnes autorisées à apporter des changements.

L’historique des versions et la récupération de fichiers de Dropbox vous permettent de restaurer les versions précédentes si des fichiers sont écrasés. Les mécanismes de contrôle des liens partagés, tels que les mots de passe, les dates d’expiration et les restrictions de téléchargement, vous aident à partager des brouillons en toute sécurité.

Une autre façon

Une deuxième option est d’utiliser Dropbox Transfer pour envoyer une copie d’un fichier ou d’un dossier à un partenaire externe. 

Cliquez simplement sur « Envoyer une copie » dans la liste déroulante Partager, puis envoyez par un lien ou par courriel. Avec Transfer, il existe également une option permettant de le protéger par mot de passe, de définir une date d’expiration et de recevoir des notifications de téléchargement pour plus de sécurité et de visibilité sur l’état des ressources numériques.

Gérer et distribuer les ressources de la marque n’a pas besoin d’être compliqué ou effrayant. Une méthode réfléchie, un étiquetage intelligent et un partage sécurisé aideront toute organisation ainsi que ses partenaires marketing à produire ensemble des livrables magnifiques et percutants.

Avec Dropbox, faites bien plus que stocker des fichiers : organisez-les en toute sécurité, contrôlez l’accès et transmettez vos fichiers de marque en toute confiance, depuis les dossiers partagés à Dropbox Transfer. Explorez toutes les fonctionnalités de Dropbox et découvrez comment elles peuvent optimiser votre flux de travail.