L’avenir du travail est-il aux réunions asynchrones?

Des opportunités de travail plus flexibles, notamment des équipes hybrides et Virtual First (virtuelles d’abord), sont là pour rester. Selon une étude de PwC, 83 % des employés veulent travailler à distance au moins une journée par semaine depuis la pandémie.

Alors que de plus en plus d’entreprises se tournent vers le télétravail, les technologies de communication et de collaboration deviennent essentielles. Les réunions vidéo sont maintenant une méthode courante pour garder les équipes distantes connectées et engagées.

Pourtant, elles sont parfois difficiles à suivre et peuvent mener à un épuisement lorsqu’elles sont utilisées à outrance. La lenteur des connexions Internet, le mélange des conversations et le manque général de productivité font partie des problèmes rencontrés par les télétravailleurs lors des visioconférences.

En fait, une étude d’Atlassian démontre que les réunions sont inefficaces dans 72 % des cas. De plus, 80 % des participants à l’enquête d’Atlassian ont admis être plus efficaces lorsqu’ils consacrent moins de temps aux réunions, surtout lorsqu’elles ne génèrent aucun résultat tangible ou qu’elles incitent à proposer une nouvelle réunion. Personne n’aime assister à des réunions qui servent uniquement à organiser d’autres réunions.

Alors, comment tirer parti des avantages des réunions virtuelles, sans compromettre la productivité, l’engagement de l’équipe et la connectivité? En trois mots : les réunions asynchrones (« async »).

Commençons par les bases… qu’entendons-nous par « asynchrone »?

La communication asynchrone se produit lorsqu’une personne (ou un groupe) fournit des informations et qu’un laps de temps s’écoule avant que les destinataires y répondent.

Le courriel est un exemple typique de communication asynchrone : les messages ne nécessitent pas de réponse immédiate et un délai s’écoule entre les échanges.

En d’autres termes, une réunion asynchrone n’a pas lieu en temps réel. Elle est organisée et planifiée dans une certaine mesure, mais n’est pas figée dans le temps. Les communications peuvent être unidirectionnelles, comme une vidéo de formation préenregistrée, ou plus interactives, comme des messages vidéo à la demande.

Les visioconférences asynchrones ne sont pas diffusées en direct, mais enregistrées afin qu’elles puissent être visionnées ultérieurement. 

Quelle est la différence entre les réunions asynchrones et synchrones?

Explorons les caractéristiques uniques des réunions asynchrones. Si vous travaillez à distance depuis un certain temps maintenant, il est probable que la plupart de vos réunions aient été synchrones. Autrement dit, cela signifie qu’ils sont en direct et exigent que les participants soient actifs en même temps.

Comme les réunions asynchrones, les réunions synchrones vous permettent d’interagir avec vos collègues et vos clients où que vous soyez. Toutefois, les réunions synchrones doivent être planifiées et ne sont pas toujours enregistrées pour référence ultérieure.

En résumé :

• Les réunions synchrones se déroulent en temps réel : les visioconférences en direct sur des plateformes, telles que Zoom, reposent sur une conversation bidirectionnelle entre les participants. Les participants consultent ensemble les supports de la réunion et les avis sont exprimés en temps réel.
• Les réunions asynchrones, c’est l’inverse : elles ne sont pas diffusées en direct et la communication ne se fait pas en temps réel. Les visioconférences asynchrones sont enregistrées et partagées afin que le contenu puisse être partagé et visionné ultérieurement.

Quels sont les avantages des réunions asynchrones?

Les réunions asynchrones offrent aux entreprises de nouvelles occasions d’innover et de gagner en flexibilité.. Voyons en quoi elles peuvent être bénéfiques pour votre entreprise.

Flexibilité accrue

Les réunions asynchrones sont indispensables pour les équipes hybrides, distribuées et virtuelles qui travaillent à distance. En évitant les inconvénients des réunions en présentiel, les entreprises peuvent élargir leur bassin de talents et leurs possibilités de recrutement au-delà des limites du bureau.

Cette approche permet également de travailler sur différents fuseaux horaires et plateformes. Si vous avez des clients dans d’autres pays, aucune réunion ne sera trop tôt pour une équipe et trop tard pour une autre!

Puisqu’aucune réponse immédiate n’est attendue, les risques d’épuisement professionnel sont réduits, notamment chez les collaborateurs soumis à d’importantes contraintes de temps.

Sur le plan personnel, l’approche asynchrone démontre que vous faites confiance aux membres de votre équipe. Elle est la preuve que vous les savez capables de travailler sans l’intervention constante de leurs supérieurs hiérarchiques.

Vous reprenez le contrôle de votre emploi du temps et libérez le temps que vous auriez consacré aux réunions indispensables qui ne sont pas toujours productives. Les membres de l’équipe peuvent regarder la visioconférence à leur propre rythme, à l’heure et à l’endroit qui leur conviennent.

Productivité accrue

Comparé à la communication synchrone (et à son flux ininterrompu de notifications), les réunions asynchrones occasionnent moins d’interruptions.

Comme vous pouvez consommer le contenu asynchrone lorsque cela vous convient, vous pouvez par exemple regarder une visioconférence au moment de la journée où vous vous sentez le plus productif ou lorsque la situation est propice à la concentration.

Les réunions asynchrones vous permettent d’être plus proactif que réactif dans le travail et la collaboration avec vos collègues. Il n’est pas nécessaire de se précipiter pour regarder une vidéo ou de se sentir obligé de répondre rapidement à une réunion.

Après une réunion asynchrone, vous ne ressentirez pas la fatigue habituelle, comme c'est généralement le cas après une visioconférence en direct. Vous aurez ainsi plus d’énergie et serez mieux préparé. En ayant le temps de suivre une réunion asynchrone attentivement, avec la possibilité de faire une pause ou de revenir en arrière, vos avis seront plus clairs et pertinents.

De plus, les réunions asynchrones permettent à plus de collègues de contribuer aux discussions. Les visioconférences synchrones peuvent donner plus de place aux voix fortes, rendant difficile l’expression des membres plus réservés. Les réunions asynchrones, une autre option, favorisent une meilleure participation et collaboration.

Alors, les réunions asynchrones sont-elles l’avenir du travail?

Dans une étude réalisée en 2020 par Buffer, 20 % des télétravailleurs ont trouvé difficile de collaborer et de communiquer avec leur équipe. Buffer a répété l’étude chaque année depuis et a constaté que les difficultés des télétravailleurs en matière de collaboration et de communication diminuaient chaque année, jusqu’à 15 % en 2023. Il reste néanmoins encore du travail à faire pour que les équipes distribuées puissent mieux travailler ensemble.

Si cela vous semble familier, les réunions asynchrones peuvent offrir une solution : elles éliminent de nombreuses contraintes des réunions synchrones et offrent aux équipes plus de flexibilité. Les réunions asynchrones vous aident à innover et à adapter votre entreprise à une époque où les cultures de travail changent et où les défis en matière de productivité sont sans précédent.

Un équilibre entre les réunions synchrones et asynchrones est important

Toutefois, si les réunions synchrones ne doivent plus être votre priorité, elles n’ont pas pour autant vocation à disparaître totalement. Certains membres de l’équipe et clients préfèrent les échanges en direct aux vidéos enregistrées. De plus, vous devrez garder à l’esprit le décalage dans le temps de réponse associé aux réunions asynchrones pour les projets qui ont des délais serrés.

Idéalement, vous devriez trouver l’équilibre parfait grâce aux outils nécessaires pour faire progresser votre entreprise selon vos objectifs à long terme. Commencez par chercher des façons de réduire les réunions inutiles et partez de là.

Laissez Dropbox vous aider à éliminer ce sentiment de synchronisation lors des réunions

Face à l’essor du télétravail et du travail hybride, les visioconférences deviennent la nouvelle norme dans de nombreuses entreprises. Toutefois, une visioconférence ne signifie pas forcément que tous doivent arrêter de travailler pour ne pas rater les informations essentielles

Dropbox s’intègre parfaitement aux outils de visioconférence courants, tels que Zoom et Microsoft Teams, ce qui facilite le téléchargement automatique de tous les enregistrements de réunion vers votre espace de stockage infonuagique. Créez simplement un dossier Dropbox dédié aux enregistrements des réunions, partagez le dossier avec votre équipe afin qu’elle puisse accéder aux enregistrements n’importe où et à tout moment.

Vos équipes, proches ou éloignées, vous remercieront de leur permettre de prendre le contrôle de leur horaire et de se concentrer sur l’accomplissement de leur travail plutôt que d’assister à des réunions qui ne nécessitent pas leur attention immédiate.