Le piège de la gestion des actifs numériques — et quoi utiliser à la place

La plupart des équipes marketing et créatives utilisent une forme ou une autre de système de gestion des actifs numériques (DAM). Mais si vous avez déjà perdu 15 minutes à parcourir des dossiers mal nommés ou à réutiliser accidentellement un logo désuet, vous savez qu’avoir un système de gestion des actifs numériques ne signifie pas toujours qu’il fonctionne pour vous ou votre équipe. 

Cela soulève la question : en avez-vous vraiment besoin? Probablement, mais il existe des façons de simplifier l’utilisation des systèmes de gestion des actifs numériques.

En résumé, la gestion des actifs numériques consiste à gérer vos ressources créatives de la manière suivante :

• Stockage
• Organiser
• Accès
• Maintenir

Les actifs comprennent notamment des photos, des modèles, des vidéos de campagne, des fichiers de conception et bien d’autres ressources, selon votre secteur d’activité. Un système de gestion des ressources numériques (DAM) doit faciliter la collaboration, la réutilisation du contenu clé et assurer la cohérence avec l’image de marque. 

Cependant, la plupart des plateformes de gestion des actifs numériques d’entreprise sont lourdes, coûteuses et excessivement complexes pour les équipes créatives, qui souhaitent simplement avancer rapidement et mener à bien leurs projets. Si votre équipe change constamment d’outils, recherche des ressources ou duplique le travail, votre système de gestion des ressources numériques risque de faire plus de mal que de bien.

Dans ce guide, nous aborderons un problème caché des logiciels de gestion des actifs numériques dont personne ne parle : vous n’en avez peut-être pas besoin.

Dropbox n’est pas un DAM (système de gestion des actifs numériques) et ne prétend pas en remplacer un. Cependant, si vous recherchez une solution de stockage de fichiers plus légère et plus intuitive, dotée d’outils intelligents comme Dropbox Dash, c’est une option intéressante. Vous pouvez ainsi simplifier votre quotidien tout en conservant des ressources créatives organisées, accessibles et partageables (sans frais supplémentaires). 

5 avantages de l’utilisation des systèmes de gestion des actifs numériques

Personne ne dit que la gestion des actifs numériques (DAM) doit disparaître, et ce n’est pas quelque chose dont seules les grandes agences avec des équipes créatives de 20 personnes ont besoin; toute équipe de marketing ou de création qui jongle avec des ressources peut bénéficier d’une meilleure organisation. 

Les bons systèmes peuvent réduire le chaos, faire gagner du temps et s’assurer que tout le monde travaille selon les mêmes règles. Voici comment :

1. Cohérence de la marque

L’avantage le plus évident est que les systèmes de gestion des actifs numériques protègent contre les incohérences. Qu’il s’agisse du logo le plus récent, d’une photo de produit ou de vos dernières directives de marque, le fait de tout rassembler au même endroit permet de garder vos ressources propres et à jour.

Si vous respectez toujours votre image de marque, tout le monde semble plus professionnel et vos clients ont la meilleure expérience possible. Plus de logos désuets qui s’insinuent dans les nouvelles présentations ou de couleurs non officielles qui se retrouvent dans les supports de campagne.

2. Gagnez du temps

Un système bien organisé met vos fichiers les plus utilisés à portée de la main : plus besoin de parcourir des dossiers interminables ou de retélécharger les pièces jointes depuis Slack. C’est probablement l’avantage le plus important du système de gestion des actifs numériques d’un point de vue commercial.

L’objectif est d’éliminer ces retards de 5 à 10 minutes qui s’accumulent tout au long de la journée. Cumulez ces économies sur une semaine, un mois ou un an, et vous obtiendrez des heures, voire des jours, de productivité supplémentaire de la part de votre équipe.

3. Collaboration

Une source d’information unique signifie que les concepteurs, les spécialistes du marketing, les créateurs de contenu et tous les autres types d’intervenants travaillent à partir du même fichier, et non de plusieurs versions différentes qui circulent dans des fils de discussion par courriel.

Ne plus avoir à se demander quelle version du fichier est la bonne signifie une transition plus fluide entre les équipes. Qu’il s’agisse d’une équipe créative passant le flambeau à une équipe média, ou de toute autre combinaison, les services peuvent collaborer plus facilement.

4. Réutilisation facile des actifs existants

Les systèmes de gestion des ressources numériques vous permettent d’empêcher que des travaux de qualité ne soient relégués au rang de poussière virtuelle. Avec le bon système, il est facile de trouver et de réutiliser du contenu performant, qu’il s’agisse d’un visuel d’une campagne passée ou d’un modèle ayant fait ses preuves.

L’accessibilité des ressources dans un système de gestion des actifs numériques, possiblement avec des collections spécifiques pour certaines personnes de votre équipe, réduit le besoin de reprises, car le bon travail est stocké et prêt à être réutilisé, enrichi ou simplement consulté pour s’inspirer.

5. Piste d’audit/historique des versions

Lorsque vous jonglez avec les avis et les approbations, l’historique des versions est votre meilleur allié. Un système de gestion des actifs numériques vous permet de voir ce qui a changé, qui a effectué la modification et de revenir en arrière, si nécessaire. Cela facilite la collaboration et l’atteinte des objectifs de la campagne.

L’aspect le plus important des pistes d’audit et de l’historique des versions est la responsabilisation. C’est facile de voir qui a téléversé quoi, quand et d’autres détails directement dans le système. Cela vous protège contre les erreurs.

En réalité, ces avantages sont substantiels, mais ils ne nécessitent pas un système de gestion des actifs numériques d’entreprise coûteux, avec des autorisations complexes et une courbe d’apprentissage abrupte. Un outil léger et intuitif comme Dropbox peut avoir le même impact, sans ralentir votre équipe.

5 défis des outils de gestion des actifs numériques traditionnels

La gestion des actifs numériques devrait simplifier la vie, surtout pour les équipes créatives et marketing. Néanmoins, avec de nombreux systèmes de gestion des actifs numériques traditionnels, on a parfois l’impression de lutter contre l’outil plutôt que de travailler sur sa liste de tâches. 

Parfois, les systèmes de gestion des actifs numériques d’entreprise sont un véritable frein. Voici quelques-uns des principaux problèmes rencontrés par les équipes :

1. Complexité et courbes d’apprentissage abruptes

Certaines plateformes de gestion des actifs numériques sont tellement surchargées de fonctionnalités qu’une formation est nécessaire juste pour téléverser un fichier. Elles sont conçues pour la gouvernance au niveau de l’entreprise, mais pas pour les besoins quotidiens des équipes de marketing dynamiques.

La plupart des équipes créatives n’ont pas besoin des fonctionnalités des systèmes de gestion des actifs numériques d’entreprise, ce qui signifie que si votre système possède ces fonctionnalités, elles sont tout simplement sous-utilisées (ou pas utilisées du tout), et vous n’en tirerez donc jamais pleinement profit.

2. Mauvaise interface utilisateur ou structure incohérente

Lorsque votre système ressemble à une feuille de calcul de 2005, trouver ce dont vous avez besoin, c’est comme résoudre un casse-tête. La navigation dans des menus complexes ou des interfaces peu pratiques peut aussi paralyser un processus créatif. C’est le point faible de la créativité.

Les équipes créatives réagissent différemment des équipes techniques, qui pourraient préférer un champ de données à la Matrix. Pour les gestionnaires d’équipes dans ces domaines, il est important d’avoir une plateforme visuelle et très intuitive pour tirer le meilleur parti de leurs collaborateurs.

3. Frais généraux d’entretien

De nombreux outils de gestion des actifs numériques traditionnels nécessitent un administrateur ou un spécialiste informatique à temps plein pour gérer les utilisateurs, résoudre les problèmes de métadonnées et assurer le bon fonctionnement du système. C’est parfait pour les marques mondiales, mais un vrai défi pour les petites équipes qui doivent gérer plusieurs projets à la fois.

Grâce à un système de gestion des actifs numériques simplifié, les équipes créatives peuvent le gérer elles-mêmes. Dropbox peut vous aider à étiqueter ou à trier les fichiers que vous téléversez dans votre espace de stockage infonuagique, ce qui simplifie la maintenance d’un système unifié et bien organisé.

4. Manque de flexibilité

Structures de dossiers rigides, options de tri limitées et impossibilité de prévisualiser rapidement les fichiers visuels? C’est un point rédhibitoire pour les équipes de conception et de contenu qui doivent travailler rapidement et visuellement, et non pas passer du temps à décoder des noms de fichiers.

La plupart des plateformes de gestion des actifs numériques d’entreprise fonctionnent davantage comme une base de données que comme une bibliothèque présentant le contenu visuellement. C’est presque comme regarder une liste de fichiers au lieu de voir réellement ce qu’est chaque fichier, ce qui fait une grande différence en termes d’efficacité.

5. Coût

Les systèmes de gestion des actifs numériques ne sont pas donnés. Entre la configuration, la formation et le soutien continu, un système de gestion des actifs numériques d’entreprise complet peut engloutir un budget qui pourrait être consacré aux ressources de campagne, à la croissance de l’équipe ou à tout autre poste.

Si vous n’utilisez pas systématiquement toutes les fonctionnalités d’un système de gestion des actifs numériques et ne poussez pas réellement ses capacités à leur maximum, vous passez à côté d’une vraie valeur ajoutée. Souvent, des alternatives moins coûteuses offrent davantage de valeur aux équipes créatives.

Dropbox offre un espace de stockage infonuagique avec des fonctionnalités de collaboration conçues pour de véritables équipes opérationnelles, pas seulement pour les services informatiques. Grâce à une interface intuitive, une structure flexible et des aperçus adaptés aux créatifs, notre solution aide les équipes à gérer leurs ressources sans les lourdeurs administratives.

CMS ou DAM : quelle est la différence?

Il est facile de confondre un CMS (système de gestion de contenu) avec un outil DAM (gestion des actifs numériques), surtout lorsqu’on jongle avec les deux. Mais elles remplissent des fonctions bien différentes dans un processus créatif :

• Un CMS vous aide à gérer et à publier du contenu déjà en ligne, comme des articles de blogue, des pages de destination, des textes Web et des médias déjà approuvés et diffusés.
• Un système de gestion des actifs numériques est l’endroit où votre équipe stocke, organise et accède aux fichiers créatifs bruts : logos, modèles, éléments de campagne, vidéos, fichiers de conception et tout ce que vous utilisez pour donner vie à vos idées.

Voyez-le comme ceci : CMS = l’endroit où le contenu est stocké une fois terminé. DAM = l’endroit où le contenu est stocké pendant sa création (et même après). La plupart des équipes de marketing ont besoin des deux, mais à moins d’être une très grande entreprise, vous n’aurez peut-être pas besoin d’un système de gestion des actifs numériques robuste et encombrant. 

Si votre équipe a simplement besoin de rester organisée, de maintenir la cohérence des fichiers et de trouver la bonne version d’un design, une plateforme facile à organiser comme Dropbox peut parfaitement faire l’affaire, avec beaucoup moins de complexité, de coûts et d’inefficacités.

Des moyens simples de gérer vos ressources numériques avec Dropbox

Si vous ne le saviez pas encore, les systèmes de gestion des actifs numériques traditionnels peuvent être surdimensionnés pour les équipes créatives et marketing dynamiques. C’est là qu’interviennent les solutions de rechange légères en gestion des actifs numériques, qui simplifient le processus.

Voici quelques façons dont Dropbox offre toutes les fonctionnalités essentielles de la gestion des actifs numériques, sans la complexité, la courbe d’apprentissage ni les coûts élevés :

• Historique des versions et autorisations intelligentes intégrées : Dropbox vous permet de voir exactement ce qui a changé, quand cela a été modifié et qui a effectué la mise à jour. Vous pouvez facilement définir et ajuster les autorisations des fichiers et des dossiers en quelques clics.
• Aucune courbe d’apprentissage abrupte : les équipes créatives peuvent se lancer immédiatement sans avoir besoin d’une formation spéciale ou d’une équipe informatique pour la mise en place. Il est suffisamment intuitif pour un travailleur autonome ou un entrepreneur individuel, mais aussi suffisamment évolutif pour une agence complète.
• Économiques : que vous soyez une petite équipe interne ou un service créatif complet, les formules d’abonnement de Dropbox sont flexibles, avec de nombreuses options pour les utilisateurs individuels, les équipes et les entreprises.
• Recherche universelle et outils d’IA : vous ne vous souvenez plus du nom du fichier? Pas de problème. La fonctionnalité de recherche universelle alimentée par l’intelligence artificielle (IA) dans Dropbox Dash analyse le contenu des fichiers, et pas seulement leurs titres, ce qui vous permet de trouver instantanément la ressource adéquate.
• Collections de contenu souples et agiles : les piles Dash regroupent les fichiers, liens et contenus associés dans un espace central partageable, sans modifier l’emplacement source des fichiers. C’est idéal pour les directeurs artistiques qui souhaitent constituer une collection d’images de produits approuvées dans laquelle les designers pourront choisir pour un brief donné, par exemple.

Si votre équipe a besoin d’une façon plus simple de rester organisée, de travailler plus vite et de collaborer sans chaos, Dropbox vous offre tous les avantages d’un système de gestion des actifs numériques, sans les inconvénients.

Utilisez Dropbox pour gérer vos ressources créatives en toute simplicité.

Toutes les équipes créatives n’ont pas besoin (ou envie) d’un système de gestion des actifs numériques robuste et complexe qui nécessite des semaines de mise en place et une armée pour sa maintenance. Vous avez simplement besoin d’un moyen facile de trouver ce dont vous avez besoin, de le partager et de faire avancer vos projets, sans chaos.

Dropbox vous offre précisément cela : une solution sécurisée, facile à rechercher et simple pour gérer vos ressources numériques — sans logiciel supplémentaire ni courbe d’apprentissage abrupte, juste une collaboration plus intelligente, des délais d’exécution plus rapides et un processus de travail plus fluide.

Utilisez un outil qui fonctionne vraiment pour les esprits créatifs et assurez la cohésion de votre équipe, sans les tracas administratifs. Si vous êtes prêt à éviter les solutions superflues et à gérer vos actifs comme un pro, choisissez un forfait ou essayez Dropbox gratuitement dès aujourd’hui.