Liste de tâches pour le départ d'un pigiste : comment conclure le travail d'un projet en toute sécurité

Les pigistes aident les équipes de marketing à se déplacer plus rapidement et avec plus de souplesse. Ils peuvent concevoir une campagne, éditer une vidéo, élaborer une proposition, rédiger un plan de lancement ou prêter main-forte pour la réalisation du travail des clients lorsque votre équipe a besoin de renfort.

Mais lorsque le travail se termine, le projet n'est pas vraiment achevé tant que les fichiers ne sont pas revenus à leur place et que les accès n'ont pas été nettoyés. Un pigiste peut avoir accès à des renseignements comme :

• Dossiers
• Résumés
• Brouillons
• Exportations finales
• Liens partagés
• Factures
• Fichiers du client
• Contenu de projet confidentiel

Si l'accès demeure ouvert après la fin du contrat, vous pouvez perdre le fil de ce qui a été partagé, de qui peut encore l'éditer et de l'endroit où se trouve la version finale.

Notre liste de tâches de fin de collaboration vous aide à conclure les mandats de pigistes et de sous-traitants avec moins d'incertitude. Avec Dropbox, vous pouvez recueillir les fichiers finaux, supprimer les accès, réviser les liens partagés et garder le projet facile à retrouver plus tard. Choisissez un forfait et simplifiez le processus de fin de collaboration.

Qu'est-ce que le retrait d'accès des pigistes?

Le départ d'un pigiste est le processus qui consiste à conclure un travail contractuel en recueillant les livrables finaux, en sauvegardant le contexte du projet, en réglant les tâches administratives et en supprimant l'accès aux fichiers, aux dossiers, aux outils ou aux liens partagés. C'est une tâche de plus en plus courante : selon un sondage réalisé par McKinsey en 2022, jusqu'à 36 % des Américains actifs se considèrent comme des travailleurs autonomes ou indépendants.

Le départ des pigistes ressemble à celui des employés, mais l'accent est souvent mis davantage sur le projet. Au lieu de la paie, des avantages sociaux et des étapes internes des RH, le départ d'un pigiste se résume habituellement à quelques questions pratiques :

• Avez-vous tous les fichiers définitifs que vous avez payés?
• Votre équipe sait-elle où se trouve le travail?
• Le pigiste peut-il encore consulter, éditer ou télécharger le contenu confidentiel du projet?

Une bonne liste de tâches de départ pour les pigistes vous offre une méthode reproductible pour répondre à ces questions avant que le projet ne disparaisse dans un dossier au nom obscur.

Pourquoi les listes de tâches d'intégration des employés ne couvrent pas entièrement le travail des pigistes

Vous ne devriez pas appliquer un processus de départ d'employé aux pigistes. Une liste de tâches Standard pour le départ d'un employé comprend habituellement les biens de l'entreprise, les comptes internes, les entrevues de départ, la dernière paie et le transfert des connaissances. 

Ces étapes peuvent être utiles, mais les pigistes créent un type de risque différent. Les pigistes travaillent souvent avec :

• Dossiers de l'entreprise
• Espaces de travail DocSend Personal
• Pièces jointes dans les courriels
• Liens de transfert de fichiers
• Outils créatifs

Ils peuvent avoir un accès en modification pendant qu'un projet est actif, mais ils n'ont peut-être pas besoin de ce même accès après la remise finale. Et si un lien partagé demeure actif, le contenu du projet peut rester accessible même après que vous ayez retiré quelqu'un d'un dossier.

C’est pourquoi le départ d’un pigiste devrait viser à boucler la boucle du contenu : récupérer le travail, garder les bonnes personnes et retirer l’accès à celles qui n’en ont plus besoin.

Liste de tâches pour le départ d'un pigiste — 8 étapes pour sécuriser les fichiers de Projet

Utilisez cette liste de tâches de départ chaque fois qu'un travail en pigiste, en sous-traitance ou en agence prend fin. Vous pouvez l'adapter aux projets de conception, aux campagnes marketing, aux livrables client, aux montages vidéo, au travail de consultation et à tout projet où des personnes externes gèrent du contenu Business. Voici comment procéder correctement :

1. Confirmez que le projet est terminé

Avant de supprimer l'accès, assurez-vous que le travail est réellement terminé. Confirmez la portée finale, la date de livraison, les versions de fichier restantes, la facture finale ainsi que tout détail sur l'espace utilisé ou les licences dans le contrat.

C'est aussi le moment de poser une simple question de transition : « Y a-t-il quelque chose dont nous aurons besoin plus tard qui ne se trouve pas encore dans le dossier final? »

Cela peut inclure des fichiers de travail, des séquences brutes, des polices, des notes de recherche, des modèles modifiables, des fichiers sources, des paramètres d’exportation ou de la documentation. Réfléchissez au contrat et prenez une décision.

2. Créer un dossier final de livrables

Rassemblez les données de projet en un seul endroit dans votre stockage infonuagique que votre équipe contrôle. Un dossier final pourrait comprendre :

• Fichiers finaux approuvés
• Fichiers sources et fichiers de travail
• Contrats, factures et mémoires
• Notes de réunion et registres de décisions
• Avis des clients ou des parties prenantes
• Versions exportées à livrer

Grâce aux dossiers partagés, vous pouvez regrouper les fichiers d'un projet et gérer qui peut les consulter ou les éditer. Dropbox vous permet aussi de définir des autorisations pour les fichiers et dossiers partagés, y compris l'accès en consultation et en modification.

3. Confirmez la propriété des fichiers dont vous avez besoin

Assurez-vous que les fichiers finaux se trouvent dans un emplacement contrôlé par l'entreprise, et non uniquement dans l'espace de travail du pigiste. C'est particulièrement important pour les fichiers modifiables que votre équipe pourrait avoir besoin de réutiliser plus tard.

Par exemple, ne vous arrêtez pas à un PDF finalisé si vous aurez besoin du fichier de conception modifiable le trimestre prochain. Ne vous contentez pas d'une exportation vidéo finale si les modifications futures nécessiteront le fichier de projet, les légendes, les pistes audio ou les séquences brutes.

L'objectif est de veiller à ce que le travail demeure utile et facile à utiliser une fois la contribution du pigiste terminée.

4. Enregistrez le contexte du projet avant qu'il ne disparaisse

Les fichiers ne racontent pas toujours toute l’histoire. Demandez au pigiste une brève note de transfert qui explique :

• Où sont conservés les fichiers finaux
• Quel fichier correspond à la version finale approuvée
• Quels outils, modèles ou modules ont été utilisés
• Ce qui a changé lors de la dernière série de révisions
• Tout problème connu, question en suspens ou prochaine étape

La plupart des pigistes ont l'habitude de le faire, et cela peut éviter bien des suivis par la suite, surtout lorsqu'un coéquipier doit reprendre le projet des mois après la fin du contrat.

5. Vérifier les autorisations des dossiers et des fichiers

Ensuite, vérifiez qui peut accéder au dossier et ce qu'ils peuvent en faire. Pendant un projet en cours, un pigiste peut avoir besoin d'un accès en édition. Après la livraison, il peut n'avoir besoin que d'un accès en lecture pour une courte période de révision, ou d'aucun accès du tout.

Les fichiers et dossiers partagés dans Dropbox vous permettent de définir des rôles tels que propriétaire, éditeur et lecteur. « Peut modifier » permet à une personne d'ajouter, de modifier, de supprimer, de partager ou de télécharger des fichiers dans un dossier, tandis que « Peut consulter » permet à une personne de consulter, de télécharger, de partager et de commenter des fichiers sans les ajouter, les modifier ou les supprimer.

6. Retirer l'accès du pigiste aux fichiers et dossiers partagés

Une fois le projet terminé, supprimez l'accès aux fichiers et dossiers partagés dont le pigiste n'a plus besoin. Dans Dropbox, supprimer un membre d'un dossier partagé signifie que cette personne perd l'accès au dossier et aux fichiers qu'il contient. Vous pouvez aussi choisir de lui laisser une copie du dossier, mais celle-ci ne se synchronisera plus avec les autres comptes.

C'est la partie de la liste de tâches qu'on appelle parfois « révocation des accès », ce qui semble plutôt dramatique. Toutefois, la version quotidienne est plus simple : supprimez les accès une fois le travail terminé.

7. Vérifiez les liens partagés, les mots de passe, les dates d'expiration et les téléchargements

Supprimer une personne d'un dossier ne couvre pas toujours toutes les façons dont un fichier a été partagé. Les liens partagés méritent leur propre examen. Recherchez les liens envoyés à des fins d'examen, d'approbation, de livraison au client ou de transfert de fichiers. Décidez quels liens devraient rester actifs, lesquels devraient expirer et lesquels devraient être supprimés. 

Dropbox prend en charge les liens partagés avec des contrôles tels que la protection par mot de passe et les dates d'expiration, et les administrateurs d'équipe peuvent définir des dates d'expiration par défaut pour les liens partagés de l'équipe. Après l'expiration d'un lien, la personne qui le visite verra que le lien a expiré.

Cette étape est particulièrement importante pour le contenu sous embargo, les travaux de création non publiés, les fichiers de tarification, les documents de stratégie, les listes de clients et tout ce qui est visé par une entente de confidentialité.

8. Archivez le projet et documentez la clôture

Une fois l'accès nettoyé, archivez le projet dans un endroit où votre équipe pourra le retrouver plus tard. Ajoutez une courte note qui consigne :

• Où se trouvent les fichiers finaux
• Qui y a toujours accès
• Quels liens partagés restent actifs
• Lorsque l'accès du pigiste a été révoqué
• Tout fichier récupéré, restauré ou remplacé pendant la désactivation du compte

Cela facilite votre suivant projet. Cela offre aussi à votre équipe un registre clair si un client, un gestionnaire ou un collègue demande où est passé un élément.

Comment puis-je contrôler l’accès aux données confidentielles partagées?

Vous pouvez contrôler l'accès aux données partagées confidentielles en limitant les autorisations, en utilisant l'accès en consultation seulement lorsque c'est possible, en ajoutant des contrôles de lien tels que des Passwords ou des dates d'expiration lorsqu'ils sont disponibles, et en révisant le partage externe à la fin du projet.

Pour les projets à la pige, concentrez-vous sur quatre habitudes de contrôle d'accès :

• Ne partagez que ce dont le pigiste a besoin—par exemple, un designer travaillant sur des visuels pour les réseaux sociaux n'a pas besoin d'accès aux fichiers de tarification, aux contrats ou aux dossiers de clients non liés
• Utilisez l'accès en Consulter pour la révision—si une personne a seulement besoin de vérifier un fichier ou de télécharger une version approuvée, elle n'a probablement pas besoin d'un accès en Éditer
• Ajoutez des contrôles de lien pour les fichiers sensibles : les Passwords et les dates d'expiration peuvent aider à réduire l'accès une fois la période de révision ou de livraison terminée
• Vérifiez les accès après le transfert : lorsque le projet se termine, vérifiez les dossiers partagés et les liens avant d'archiver le travail

Cela est particulièrement important pour le contenu confidentiel. Dropbox vous offre plusieurs façons de gérer qui peut afficher ou modifier les fichiers que vous partagez. Les paramètres des liens partagés peuvent aussi ajouter un niveau de contrôle supplémentaire grâce aux mots de passe et aux dates d'expiration, selon votre forfait.

Puis-je définir des autorisations pour les fichiers partagés?

Vous pouvez définir les autorisations des fichiers et dossiers partagés afin que les utilisateurs puissent consulter ou modifier le contenu, selon votre façon de le partager et votre forfait Dropbox.

Cette règle simple aide beaucoup : accordez aux gens le plus faible niveau d'accès dont ils ont besoin pour faire leur travail. Cela pourrait vouloir dire :

• Pendant un projet : accorder à un designer pigiste un accès en édition à un dossier de campagne
• Après la livraison finale—leur donner un accès en consultation seulement pendant une courte période
• Une fois le projet entièrement clos—en supprimant complètement l’accès

Avant de terminer le processus de départ, vérifiez d'où provient l'accès. Un pigiste peut avoir accès directement à un fichier, par l'intermédiaire d'un dossier partagé ou d'un dossier parent plus large. Partez du dossier de projet vers l'extérieur afin de ne pas laisser un accès ouvert par accident.

Puis-je vérifier qui a accédé aux documents partagés?

Vous pouvez facilement surveiller les infos de consultation, l'activité des fichiers et l'activité de partage de votre équipe dans Dropbox, selon votre forfait et vos paramètres.

Les infos de consultation peuvent indiquer si une personne consulte actuellement un fichier, et certains forfaits peuvent indiquer la dernière fois qu'elle l'a consulté. Les clients de certains forfaits Business, par exemple, peuvent voir qui a consulté un fichier et la dernière fois qu'il a été ouvert. Pour les comptes d'équipe, certains administrateurs peuvent aussi :

• Surveillez l’activité de partage globale
• Génération de rapports de partage en dehors de l’équipe
• Gérer le contenu partagé à l'externe

Les rapports peuvent inclure des détails comme le contenu partagé, le niveau d'accès, l'état du mot de passe ou de l'expiration, la personne qui a partagé le contenu, et si celui-ci a été consulté ou modifié. Avant de fermer le projet du pigiste, vérifiez ce qui suit :

1. Qui a encore accès aux fichiers et dossiers partagés.
2. Quels liens partagés sont encore actifs.
3. Si du contenu sensible a été partagé à l'extérieur de l'équipe.
4. Si quelque chose semble inattendu, comme des modifications tardives, des téléchargements ou des fichiers supprimés.

Vous n'avez pas besoin de transformer chaque départ de pigiste en enquête approfondie. L'objectif est de confirmer que le contenu d'un projet se trouve au bon endroit et que les accès correspondent toujours au travail à accomplir.

Que devriez-vous faire si des fichiers de projet ont été modifiés, supprimés ou écrasés?

Si des fichiers du projet ont été modifiés, supprimés ou remplacés pendant le transfert, vérifiez l'activité des fichiers et l'historique des versions avant de fermer le projet.

Cela peut s'avérer utile lorsqu'un problème survient juste avant la ligne d'arrivée. Peut-être qu'une présentation finale a été écrasée par une version plus ancienne, qu'un designer a supprimé des éléments inutilisés dont votre équipe a encore besoin, ou qu'un sous-traitant a téléversé les fichiers définitifs dans le mauvais dossier.

Les fonctionnalités d'historique des versions et de récupération de Dropbox vous permettent de voir les modifications apportées à un fichier ou à un dossier, de comparer les versions et de restaurer les versions précédentes. La période d'historique des versions offerte dépend de votre forfait. Faites ceci avant de supprimer complètement l'accès :

• Vérifiez l'activité récente— repérez les changements effectués durant la période de transfert final
• Confirmez la version approuvée : assurez-vous que le fichier que votre équipe prévoit utiliser est le bon
• Restaurez au besoin : si un fichier a été modifié par erreur, utilisez l’historique des versions pour le récupérer

Dropbox aide également les équipes à récupérer et à restaurer des fichiers après des modifications accidentelles ou des suppressions de travail.

Comment Dropbox vous aide à mettre fin au mandat de pigistes en toute sécurité

Avec le stockage infonuagique de Dropbox, vous pouvez recueillir les fichiers finaux, organiser le transfert, gérer les autorisations des fichiers partagés, examiner les liens partagés et conserver une trace des changements.

Pensez à la clôture dans trois tâches.

• Rassemblez le travail— utilisez des dossiers partagés pour regrouper les livrables finaux, les fichiers sources, les briefs, les factures et les notes en un seul endroit contrôlé par votre équipe
• Contrôlez l'accès— accordez aux pigistes le niveau d'accès approprié pendant que le travail est en cours, puis supprimez l'accès, modifiez les autorisations de fichier ou passez en revue les liens partagés une fois le travail terminé
• Gardez le projet récupérable—utilisez l’ historique des versions et la récupération de fichiers, les infos de consultation et les détails de partage pour mieux comprendre l’activité des fichiers

Le départ d'un pigiste est plus simple lorsque le contenu du projet se trouve déjà à un seul endroit partagé. Cela signifie moins de temps à courir après les fichiers finaux et plus d'assurance que le projet est réellement terminé.

Terminez le projet sans perdre le contrôle du travail

Une liste de tâches de départ pour les pigistes doit être cohérente. Rassemblez les fichiers finaux, conservez le contexte, vérifiez les autorisations, supprimez les accès, vérifiez les liens partagés et archivez le projet.

Avec Dropbox, vous pouvez simplifier le départ d’un pigiste, du premier mandat jusqu’à la remise finale, puis clore le projet en gardant les bons accès en place. Choisissez un forfait Dropbox pour commencer dès aujourd’hui.