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Cinq façons de simplifier votre flux de travail pour une efficacité maximale

6 min de lecture

28 avril 2025

Quels sont les avantages des flux de travail simplifiés?

La rationalisation des processus vous permet d’éviter le travail inutile au quotidien en éliminant les tâches longues et en réduisant les erreurs. Voici certains autres avantages :

  • augmentent la productivité
  • augmentent l’efficacité
  • améliorent la communication
  • diminuent les retards et les échéances manquées
  • procurent un avantage concurrentiel
  • rehaussent le moral du personnel
  • simplifient la formation du personnel
  • précisent les responsabilités et l’imputabilité
Gros plan montrant des collègues qui consultent des documents disposés sur une table.

Cinq façons de simplifier des flux de travail

Voici cinq façons de simplifier vos flux de travail :

1. Cerner les processus qui vous ralentissent

Voici certains signes qui pourraient indiquer qu’une rationalisation de vos processus s’impose : retards et goulots d’étranglement qui nuisent à la livraison des projets dans les délais prévus; création de plusieurs nouvelles versions ou répétition inutile de certaines tâches; et problèmes créés par l’utilisation d’une technologie obsolète.

Voici quelques éléments à considérer lors de l’évaluation de vos flux de travail :

  • les personnes, les systèmes et les outils impliqués
  • les tâches, les étapes ou les activités nécessaires à l’atteinte des résultats souhaités
  • le temps habituellement requis pour effectuer chaque tâche ou activité
  • les renseignements nécessaires pour l’avancement des flux de travail
  • le déclencheur, l’action, le temps ou la condition nécessaire à l’amorce du flux de travail
  • les résultats escomptés

Lorsque vous collaborez avec d’autres personnes, vous pouvez travailler ensemble pour cerner les redondances ou les éléments inefficaces dans votre flux de travail.

Avec les outils de partage de fichiers et de collaboration Dropbox, vous pouvez recueillir plus facilement les commentaires des membres de votre équipe.

Par exemple, Dropbox permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même fichier en temps réel, favorisant ainsi une collaboration plus fluide. Cette transparence aide à repérer les goulots d’étranglement. En effet, si une personne de l’équipe prend toujours plus de temps pour effectuer une tâche, cela peut indiquer un problème à cette étape du flux de travail.

Pour déterminer les étapes les plus longues du flux de travail et celles auxquelles apporter des améliorations, Dropbox vous permet également de consulter des journaux détaillés de toutes les activités effectuées dans un fichier donné, comme les vues, les téléchargements et les modifications.

2. Définir vos objectifs

Une fois que les processus de travail à simplifier ont été cernés, vous pouvez commencer à définir ce que vous souhaitez accomplir grâce à vos modifications et établir un plan pour y parvenir.

Même si vous avez établi des plans de haut niveau au départ, pensez aux améliorations précises que vous souhaitez apporter et aux raisons de ces dernières. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur les résultats souhaités.

Par exemple, si votre équipe a tendance à travailler par sprints avec des délais mensuels récurrents, vous voudrez peut-être simplifier le processus de rétroaction afin que vos projets ne soient pas bloqués vers la fin du mois. Avec des outils de gestion de projet comme Dropbox Paper, vous pouvez créer une liste de tâches, attribuer des tâches aux membres de l’équipe et définir des dates d’échéance en quelques secondes. À mesure que les délais approchent, Paper enverra des notifications automatiques afin que vous puissiez rester au courant des tâches du projet.

3. Utiliser des modèles et l’automatisation des processus lorsque cela est possible

L’automatisation des processus peut vous aider à réduire le temps que vous consacrez aux tâches manuelles ou répétitives qui accaparent votre attention et qui vous empêchent de vous concentrer sur des activités plus productives.

Grâce à l’automatisation Dropbox, vous pouvez définir des règles et des déclencheurs afin de classer automatiquement vos fichiers dans des dossiers précis. Vous économiserez ainsi temps et efforts. En effet, vous n’aurez plus besoin de trier manuellement des dossiers et de les déplacer. Vos documents seront désormais toujours au bon endroit.

Des outils, tels que Dropbox Dash peuvent vous aider à regrouper le contenu de vos fichiers, applications, liens de navigateur et bien plus encore dans une « pile » organisée que vous pouvez partager avec votre équipe. Dash s’appuie sur l’IA pour recommander de nouvelles piles et classer vos fichiers en collections par projet en fonction de votre activité récente.

Découvrez une meilleure façon d’organiser votre journée de travail

Gérez votre travail, restez connecté et préparez vos réunions, le tout à partir d’un tableau de bord central avec la page de démarrage Dropbox Dash.

Une professionnelle utilise deux écrans d’ordinateur pour travailler sur plusieurs documents.

Conseils pour simplifier les flux de travail

Voici quelques conseils supplémentaires pour simplifier vos processus existants afin d’améliorer votre efficacité opérationnelle :

  • Pensez à long terme – Est-ce que les changements que vous effectuez aujourd’hui demeureront efficaces lors de la croissance et de l’évolution de votre entreprise?
  • Prévoyez une certaine marge de manœuvre – Dans le domaine des affaires, les choses changent rapidement. Il est donc essentiel d’être capable de s’adapter et d’effectuer des changements au besoin.
  • Établissez les optimisations en fonction des priorités – Déterminez les tâches essentielles et les façons dont vous pouvez les simplifier ou les automatiser.
  • Documentez les changements et les nouveaux processus – Vous pouvez ainsi éviter toute confusion et faire en sorte que tout le monde suit correctement le flux de travail.
  • Veillez à tester tout nouveau flux de travail simplifié avant de le mettre en œuvre – De cette façon, vous pouvez enrayer les problèmes à la source et vérifier que le processus est le plus efficace possible.

Des flux de travail rationalisés et simplifiés grâce à Dropbox

Dropbox vous aide à rationaliser les ventes, le marketing et d’autres processus de travail en automatisant les processus, en vous évitant de basculer entre les applications et en libérant du temps consacré au processus de rétroaction sur le contenu. Des outils pratiques comme Dropbox Paper vous permettent de partager des idées et du contenu plus facilement et de recueillir des commentaires plus directs.

Dropbox s’intègre directement à des applications que vous utilisez déjà afin de vous permettre de profiter de tous les avantages d’un processus de travail simplifié : efficacité et rapidité, clarté et uniformité, ainsi que structure et normalisation.

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